Расчетный период: определяем, включаем, исключаем

В избранном В избранное
Печать
Гуль Татьяна, эксперт по вопросам оплаты труда
Оплата труда Октябрь, 2018/№ 19
Вот уже четвертый год мы применяем новый расчет больничных. А именно расчетный период в общем случае составляет 12 календарных месяцев. Кроме того, среднюю зарплату для исчисления суммы больничных/декретных рассчитываем за 1 календарный день. Но если бы все было так просто, у бухгалтеров не возникали вопросы: как правильно определить расчетный период, какие дни учитывают в расчете среднедневной зарплаты, а какие следует исключить, что делать, если в расчетном периоде нет данных для расчета или болезнь наступила в первый рабочий день? Ответы на них — в статье.

Мы решили не перечислять «сухие» нормы Порядка № 1266 в отношении определения расчетного периода, а сразу начать рассматривать практические примеры. Итак, поехали.

Классический случай — стаж работы более года

Пример 1. Работник принят на работу 16.05.2016 г. С 10.09.2018 г. он заболел.

Для расчета больничных расчетным периодом являются 12 календарных месяцев работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая (п. 25 Порядка № 1266). В приведенном примере работник проработал более года, поэтому расчетным периодом для определения больничных будут 12 полных календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления болезни (сентябрь 2017 года — август 2018 года).

Работник трудится менее года

Пример 2. Работник принят на работу 19.02.2018 г. С 05.09.2018 г. он заболел.

Пунктом 26 Порядка № 1266 предусмотрено, что если работник отработал у работодателя менее 12 месяцев, в расчет средней заработной платы попадут полные календарные месяцы (с 1-го до 1-го числа), предшествующие месяцу, в котором работник заболел.

Поскольку работник был принят на работу 19 февраля, а страховой случай наступил 5 сентября 2018 года, расчетным периодом в данном случае будет март — август 2018 года.

С первого рабочего, но не с первого календарного

Пример 3. Работник принят на работу с 02.07.2018 г. С 10 сентября 2018 года он заболел.

Особенность данной ситуации в том, что работник был принят на работу в первый рабочий день месяца, но не в первый календарный — 2 июля 2018 года. То есть июль такой работник отработал полностью.

Вместе с тем при расчете больничных/декретных месяц, в котором работник был принят на работу с первого рабочего дня месяца, но не с первого календарного дня, не включается в расчетный период. Это прямо следует из положений п. 25 Порядка № 1266. То есть в расчетный период попадают только полные календарные месяцы пребывания работника в трудовых отношениях, т. е. с первого до первого числа месяца. Подтверждают это и специалисты ФСС (см. письмо ФСС по ВПТ от 31.05.2016 г. № 5.2-32-880 // «ОТ», 2016, № 24, с. 6).

Таким образом, в приведенном примере расчетный период для расчета больничных будет состоять только из одного месяца — августа 2018 года. Июль 2018 года в расчетный период не включается.

У «новичка» нет отработанного месяца

Пример 4. Работник Иваненко И. А. принят на работу 20 августа 2018 года. С 13 сентября он заболел. Работник Петренко П. П. принят на работу 3 сентября 2018 года. С 13 сентября он заболел.

Для расчета больничных расчетным периодом в обоих случаях будет фактически отработанное время (календарные дни) перед наступлением болезни (п. 27 Порядка № 1266).

Для работника Иваненко И. А. расчетный период — с 20 августа по 12 сентября 2018 года включительно.

Для работника Петренко П. П. расчетный период — с 3 по 12 сентября 2018 года включительно.

Особые ситуации: изучаем детали

В некоторых случаях определить расчетный период и рассчитать среднюю зарплату «по шаблону» не получится. Все дело в том, что болезнь может наступить в первый рабочий день, или же у работника не будет заработка в расчетном периоде. А бывают ситуации, когда часть расчетного периода не отработана по уважительной причине. Как действовать в таких ситуациях, расскажем далее.

Заболел в первый рабочий день

Пример 5. С работником был заключен трудовой договор, согласно которому он должен был приступить к работе 6 сентября 2018 года. Однако в этот день он заболел. Работнику установлен оклад 5000 грн.

Фактически у работника нет заработка для расчета больничных. Но он является застрахованным лицом и согласно Закону № 1105 ему должны оплатить больничный, поскольку болезнь наступила в период трудовых отношений. Для такого случая есть спецнорма: расчет средней зарплаты нужно проводить исходя из оклада. Это предусмотрено п. 28 Порядка № 1266. При этом согласно п. 5 данного Порядка среднедневную зарплату в этом случае находят делением оклада на среднемесячное число календарных дней (5000 грн. : 30,44 к. дн. = 164,26 грн.).

В расчетном периоде нет заработка

Пример 6. Работница вышла из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет в связи с его окончанием и приступила к работе с 03.09.2018 г. С 12 сентября 2018 года у нее заболел ребенок. Должностной оклад работницы — 4800 грн.

Несмотря на то, что у работницы есть зарплата за несколько отработанных дней перед временной нетрудоспособностью в связи с необходимостью ухода за больным ребенком, среднедневную зарплату рассчитываем по общим правилам Порядка № 1266: исходя из заработка за 12 месяцев перед наступлением страхового случая. Болезнь наступила в сентябре 2018 года. Значит, расчетным периодом будут последние 12 календарных месяцев, предшествующих нетрудоспособности, — сентябрь-2017 — август-2018.

Вместе с тем в расчетном периоде работница находилась в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет. Период пребывания работницы в таком отпуске должен быть исключен из расчетного периода при определении средней зарплаты для расчета страховых выплат, поскольку он относится к уважительным причинам в понимании Порядка № 1266 (подробнее об этом дальше).

Получается, что в расчетном периоде работница не имела заработка по уважительной причине. Это значит, среднедневная зарплата рассчитывается исходя из оклада, установленного работнице:

4800 грн. : 30,44 к. дн. = 157,69 грн.

Исключаем отдельные периоды из расчетного периода

Месяцы расчетного периода, полностью не отработанные работником по уважительным причинам (с 1-го до 1-го числа), исключают из расчетного периода (п. 3 Порядка № 1266, письмо Минсоцполитики от 13.10.2016 г. № 334/18/99-16).

Исчерпывающий перечень таких причин приведен в п. 3 Порядка № 1266. Это:

1) временная нетрудоспособность;

2) отпуск в связи с беременностью и родами;

3) отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего или шестилетнего возраста по медицинскому заключению;

4) отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный согласно закону.

Заменять при этом исключенные из расчетного периода месяцы новыми не нужно!

Пример 7. Работница уходит в декретный отпуск с 10 сентября 2018 года. В расчетном периоде со 2 по 31 июля 2018 года она болела.

В данном примере работница не работала в июле 2018 года (больничный со 2 по 31 июля). Но! Возникает вопрос, а что делать, если первый день этого месяца — это выходной (1 июля) и на него не приходится уважительная причина — временная нетрудоспособность?

Выбрасывать ли июль полностью из расчетного периода? Или «уйти» должны только дни, на которые приходятся уважительные причины (2 — 31 июля)? А выходной день (1 июля) примет участие в расчете декретных?

Минсоцполитики в письме от 13.10.2016 г. № 334/18/99-16 считает, что такой неотработанный месяц должен целиком покинуть расчетный период.

Действительно, в п. 3 Порядка № 1266 указано, что месяцы расчетного периода (с 1-го до 1-го числа), в которых застрахованное лицо не работало по уважительным причинам, исключают из него. В рассматриваемой ситуации у работника нет отработанных дней (часов) в июле. Поэтому июль исключаем из расчетного периода. И обратите внимание на такой момент: если в таком месяце была начислена выплата (например, премия), то она также будет исключена. Это очень важно!

Исключаем календарные дни из расчетного периода

При расчете среднедневной зарплаты для оплаты больничных (декретных) зарплату за расчетный период делят на количество календарных дней в расчетном периоде.

То есть после того, как определили расчетный период, в том числе исключили полностью не отработанные работником по уважительным причинам месяцы (если такие есть), подсчитываем количество календарных дней в нем. При подсчете не учитываем дни, на которые приходится действие перечисленных выше уважительных причин.

Все остальные дни, не отработанные работником в расчетном периоде по каким-либо причинам (например, дни ежегодного отпуска), а также выходные, праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на расчетный период, принимают участие в подсчете количества календарных дней расчетного периода.

Пример 8. Работодатель предоставил работнику (по его заявлению) отпуск за «свой счет» на 15 календарных дней (с 4 по 18 июня 2018 года) на основании ст. 26 Закона об отпусках. С 7 по 14 сентября 2018 года работник болел.

В приведенном примере расчетный период: сентябрь 2017 года — август 2018 года. Поскольку работнику был предоставлен отпуск «за свой счет», дни такого отпуска надо исключить из общего количества календарных дней за расчетный период. Получается, что в расчете средней зарплаты будут участвовать не 365 календарных дней, а 350 (365общее количество дней - 15дни отпуска «за свой счет»).

«Дни МСЭК» исключаем из расчета

Пример 9. Работник предоставил больничный лист за период с 3 по 14 сентября 2018 года. В расчетном периоде работник болел:

с 23.02.2018 г. по 27.03.2018 г. (33 к. дн.);

с 28.03.2018 г. по 26.04.2018 г. (30 к. дн.);

с 27.04.2018 г. по 31.05.2018 г. (35 к. дн.).

с 01.06.2018 г. по 20.06.2018 г. При этом согласно листку нетрудоспособности документы работника были направлены в МСЭК 20.06.2018 г., осмотр в МСЭК — 25 июня. По результатам осмотра работник был признан лицом с инвалидностью II группы с 20.06.2018 г.

Несколько слов о последнем больничном. В указанной ситуации 6 «дней МСЭК» (с 20 по 25 июня 2018 года включительно) не оплачиваются, а 19 календарных дней временной нетрудоспособности (с 1 по 19 июня 2018 года) оплачиваются.

По общему правилу дни, не отработанные по уважительной причине, исключают из общего количества календарных дней за расчетный период. Как быть с «днями МСЭК»?

«Дни МСЭК», попавшие в расчетный период, нужно исключить из расчета среднедневной зарплаты. Да, такие дни не были оплачены, но они все равно считаются днями, пропущенными из-за временной нетрудоспособности, т. е. исключаются из количества календарных дней за расчетный период. Таково мнение специалистов Минсоцполитики (см. письмо от 06.09.2016 г. № 293/18/99-16).

В приведенном примере общее количество календарных дней за расчетный период (сентябрь 2017 года — август 2018 года) составляет 365. Исключим из него все дни, пропущенные работником по уважительным причинам, в том числе те, которые не оплачивались:

365 - 33 - 30 - 35 - 19 - 6«дни МСЭК» = 242 (к. дн.).

В расчетном периоде — больничный с отметкой об алкогольном опьянении

Пример 10. Работник болел в сентябре 2018 года. В месяце расчетного периода — январе 2018 года — он тоже болел со 3 по 29 января (получил травму), что подтверждает больничный лист. При этом в январском больничном стоит отметка об алкогольных промилле. Проведенное работодателем расследование показало, что алкогольное опьянение стало прямой причиной полученной травмы — больничный не оплачивали.

Несмотря на то, что январский больничный лист с отметкой об алкогольном опьянении не оплачивается*, он подтверждает временную нетрудоспособность. С точки зрения Закона № 1105, дни, указанные в таком больничном листе, считаются неотработанными по уважительной причине. То есть такие дни должны быть исключены из количества календарных дней расчетного периода при расчете больничных за сентябрь.

* Перечень причин для отказа в оплате больничного листа можно найти в ст. 23 Закона № 1105.

Количество календарных дней, участвующих в расчете среднедневной зарплаты для оплаты сентябрьского больничного, составит:

365 - 27 = 338 (к. дн.),

где 27 — количество дней неоплачиваемой временной нетрудоспособности со 3 по 29 января 2018 года.

В расчетном периоде — «детская» справка

Пример 11. Работница болела с 5 по 14 сентября 2018 года. В одном из месяцев расчетного периода — марте 2018 года — болел ее ребенок. За период его болезни работнице выдали 2 документа:

больничный лист по уходу за больным ребенком (с 6 по 19 марта);

справку по форме № 138/о (с 20 по 30 марта).

Справка по форме № 138/о, выписанная работнице в марте 2018 года, является основанием для освобождения от выполнения должностных обязанностей (см. письмо ФСС по ВПТ от 25.05.2016 г. № 5.2-32-812). Все календарные дни, обозначенные в ней, — это временная нетрудоспособность в связи с необходимостью ухода за больным ребенком. Такие дни, так же как и календарные дни по листку нетрудоспособности, следует исключать из общего количества календарных дней, участвующих в расчете больничных за сентябрь 2018 года.

Определим количество календарных дней, участвующих в расчете среднедневной зарплаты:

365 - 14оплачиваемый ЛН - 11неоплачиваемая справка = 340 (к. дн.).

В расчетном периоде — неисправленный больничный

Пример 12. Работник болел с 7 по 11 сентября 2018 года. В расчетном периоде (сентябрь-2017 — август-2018) он также болел в мае 2018 года, но в майском больничном допустили ошибку — неправильно написано название организации (работодателя). Работник отказался ее исправлять (обращаться в медучреждение для ее исправления).

Здесь ситуация отличается от предыдущих двух.

Больничный лист с ошибкой не подлежит оплате. Кроме того, с точки зрения Закона № 1105, такой документ не подтверждает временную нетрудоспособность работника. А значит, календарные дни такой временной нетрудоспособности остаются в расчетном периоде и участвуют в расчете среднедневной зарплаты. К таким выводам приходит ФСС по ВПТ в своем письме от 25.05.2016 г. № 5.2-32-812.

В нашем примере дни болезни в мае, не подтвержденные документально, остаются в расчетном периоде, и в расчете будут участвовать все 365 календарных дней расчетного периода.

Обратите внимание! Если впоследствии работник все-таки решится исправить больничный лист за январь, то работодатель должен будет его оплатить. Более того, тогда придется пересчитать и сумму больничных по сентябрьскому листку нетрудоспособности.

«Накладка» рабочего дня на первый день болезни: как учесть для расчета больничных в последующем

Пример 13. Работник заболел 7 сентября 2018 года. В расчетном периоде (сентябрь-2017 — август-2018) он болел, при этом больничный лист был открыт 11 июня 2018 года, но этот день работник отработал полностью. Болезнь продолжалась по 20 июня включительно.

Ситуации, когда один и тот же день у работника отмечен в табеле учета использования рабочего времени как отработанный, а в листке нетрудоспособности как первый день болезни — не редкость. Как быть с таким днем-«накладкой» потом, когда он попадет в расчетный период следующего больничного? Ведь, с одной стороны, он оплачен как рабочий день, а с другой — согласно листку нетрудоспособности с этого дня наступила болезнь. А как мы знаем, период временной нетрудоспособности должен быть исключен из расчетного периода.

Давайте посмотрим, что говорят нормы законодательства.

Согласно п.п. 1 ч. 1 ст. 22 3акона № 1105 пособие по временной нетрудоспособности предоставляется застрахованному лицу в форме материального обеспечения, которое полностью или частично компенсирует потерю зарплаты (дохода) в случае болезни или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве. Таким образом, если работник в день открытия больничного листа отработал полный рабочий день по графику работы, значит, за него нужно заплатить работнику зарплату. А раз заработок в этот день не потерян, то и оплачивать такой день, как день болезни, нет оснований**.

** См. также письмо ФСС по ВПТ от 17.05.2016 г. № 2.4-46-753 и комментарий к нему // «ОТ», 2016, № 11, с. 5.

Учтите также все нюансы оплаты такого больничного. За отработанный день-«накладку» начисляется зарплата, но при этом этот же день идет в учет первых пяти календарных дней, оплачиваемых за счет работодателя, независимо от того, что этот день отработан работником и оплачен как рабочий. То есть за счет работодателя будут оплачены 4 календарных дня болезни. С шестого дня нетрудоспособности оплата осуществляется за счет средств ФСС (см. письмо ФСС по ВПТ от 17.05.2016 г. № 2.4-46-753 // «ОТ», 2016, № 11, с. 5)***.

*** Подробнее о нюансах «накладки» рабочего дня на день болезни (о том, как заполнить Заявление-расчет в ФСС, как оплачивать такой день, особенности отражения в ЕСВ-отчете и Отчете по форме № Ф4-ФСС з ТВП) читайте в «ОТ», 2018, № 15, с. 17.

Идем дальше. В п. 3 Порядка № 1266 сказано, что среднедневная зарплата исчисляется делением начисленной за расчетный период (12 календарных месяцев) зарплаты, на которую начислен ЕСВ, на количество календарных дней занятости в расчетном периоде без учета календарных дней, не отработанных по уважительным причинам. То есть в Порядке № 1266 четко сказано — без учета календарных дней, НЕ ОТРАБОТАННЫХ по уважительным причинам. А поскольку такой день-«накладка» отработан и за него работнику начислена зарплата, то, по нашему мнению, его не исключают из расчетного периода, даже несмотря на то, что в листке нетрудоспособности он отмечен как день временной нетрудоспособности. Главное условие для его исключения — «не отработан» — не выполнено.

Таким образом, и зарплата за день-«накладку», и сам день-«накладка» участвуют в расчете средней зарплаты.

В приведенном примере количество календарных дней, участвующих в расчете среднедневной зарплаты, будет таким:

365 - 9 = 356 к. дн.,

где 365 — общее количество календарных дней за расчетный период сентябрь-2017— август-2018;

9 — количество календарных дней, не отработанных из-за болезни, — с 12 по 20 июня 2018 года (11 июня не исключаем из расчета).

Дни, которые остаются в расчетном периоде

Алгоритм расчета средней зарплаты для оплаты больничных/декретных такой: заработок в расчетном периоде делят на количество календарных дней занятости (п. 3 Порядка № 1266). То есть для расчета используем количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях. В общем случае при 12-месячном расчетном периоде заработок делят на 365 (366) календарных дней. Но все ли дни занятости участвуют в расчете?

Порядок № 1266 делает исключение лишь для дней, не отработанных по уважительным причинам. Такие дни исключают из расчетного периода. О них мы подробно поговорили выше. Получается, что все остальные календарные дни занятости (выходные и праздничные (нерабочие) дни, оплачиваемый отпуск (ежегодный, учебный, чернобыльский и пр.), простой (как по вине, так и не по вине работника) и т. п.) участвуют в расчете средней зарплаты.

Выводы

• Расчетный период в общем случае составляет 12 календарных месяцев.

• Если работник отработал у работодателя менее 12 месяцев, в расчет средней зарплаты попадут полные календарные месяцы, предшествующие месяцу наступления страхового случая.

• Если в расчетном периоде нет данных для расчета средней зарплаты или страховой случай наступил в первый рабочий день, среднюю зарплату за 1 календарный день рассчитывают из оклада, установленного работнику.

• Из расчетного периода исключают дни, не отработанные по уважительным причинам. Дни, не отработанные по другим причинам, включают в расчет средней зарплаты.

Использованные документы

Закон № 1105Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.

Закон об отпускахЗакон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Порядок № 1266Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить