Лікарняний лист: нарізка правильних рішень

Уся увага — на Інструкції!

Розпочнемо ми з того, що зразкового оформлення лікарняного листа (далі — ЛЛ) від нас вимагає Закон № 1105. У ч. 1 ст. 31 цього Закону визначено:

Усе, крапка! Крок управо, вліво — порушення закону.

Виловити лікарняні з неправильним заповненням і не набратися штрафів за таке порушення нам допоможуть дві головні «лікарняні» Інструкції — № 455 та № 532. Саме вони регламентують умови видачі лікарняних листів і порядок їх заповнення. Але, на жаль, не усі ситуації з практики чітко прописані в цих документах. Тому нам не обійтися без додаткових роз’яснень фахівців Мінсоцполітики, ФСС і МОЗ.

ЛИЦЬОВИЙ БІК БЛАНКА ЛЛ

Графа «Назва і місцезнаходження закладу охорони здоров’я»

Першу інформацію, яку ми прочитуємо з лицьової частини бланка, — це адреса і назва медзакладу, який його видав. Зазвичай на цю графу не занадто звертають увагу. І даремно!

Так, інформація цієї графи рідко є неправильно оформленою, але саме вона дає нам інформацію про те, на що дуже важливо звернути увагу. На що саме? Давайте розбиратися.

Так, в амбулаторно-поліклінічних установах ЛЛ переважно видають за місцем проживання або роботи (п. 1.9 Інструкції № 455).

Перевіряйте — чи це так. Якщо так і є та лікарняний лист виданий працівникові поліклінікою за місцем його проживання (про яке ви повинні знати) або за місцем роботи, то можете переходити до перевірки наступних граф ЛЛ.

Проте нині у зв’язку з проведенням медичної реформи українці можуть самі обирати собі лікаря первинної ланки, у якого обслуговуватимуться. Обрати фахівця можна незалежно від місця реєстрації і місця проживання. У зв’язку з цим часто стали виникати такі запитання.

У разі вибору особою лікуючого лікаря та лікувально-профілактичного закладу не за місцем проживання або роботи ЛЛ (довідка) видається за наявності заяви-клопотання особи, погодженої з головним лікарем цього закладу або його заступником, засвідченої підписом і круглою печаткою лікувально-профілактичного закладу (п. 1.9 Інструкції № 455).

У графі ЛЛ «Видачу листка непрацездатності дозволяю:» повинні стояти підпис головного лікаря та кругла печатка лікувально-профілактичного закладу.

Тому увага! Якщо ЛЛ виданий не за місцем проживання (прописки) або роботи, а це ви можете визначити за даними з паспорта працівника та інформації з графи «Назва і місцезнаходження закладу охорони здоров’я», то перевіряйте, щоб була заповнена графа ЛЛ «Видачу листка непрацездатності дозволяю:».

Графа «місце роботи…»

Це, мабуть, найпоширеніше запитання серед інших. А річ у тому, що згідно з п. 3.1 Інструкції № 532 в рядку з назвою «Місце роботи» повинні стояти повна назва підприємства (установи, організації) та його місцезнаходження (адреса).

Що ж робити в цій ситуації?

Відповідь на це запитання залежатиме від того, чи затверджена скорочена назва страхувальника установчими документами.

Так, якщо така скорочена назва затверджена установчими документами, то лікарняний лист можна не виправляти. Про можливість використання скороченої назви вказували фахівці ФСС з ТВП у своєму листі від 19.05.2016 р. № 5.1-31-768 (див. «ОП», 2016, № 22, с. 5).

Якщо ж скорочена назва страхувальника не затверджена установчими документами, то лікарняний лист доведеться виправити.

Наведемо ще одне запитання, пов’язане із заповненням графи «місце роботи…».

Дійсно, друкарський бланк ЛЛ не передбачає зазначення в ньому адреси місця роботи. Графа «місце роботи: назва підприємства, установи, організації» обмежується лише назвою місця роботи. Тому запитання, чи «потрібна в цій графі адреса?», цілком логічний. Для відповіді давайте звернемося до Інструкції № 532.

Так, згідно з п. 3.1 Інструкції № 532 слід зазначати адресу роботодавця в цій графі. Причому тільки юридичну! Тому юридичну адресу роботодавця за основним місцем роботи зазначати у ЛЛ потрібно.

А якщо все ж щось пішло не так…. із заповненням графи «місце роботи…»? Читайте далі.

По-перше, можна письмово звернутися від імені комісії із соціального страхування страхувальника безпосередньо до головлікаря закладу охорони здоров’я, яким був виданий лікарняний лист, із проханням зазначити причину відмови у виправленні ЛЛ.

Якщо це не допоможе, то, по-друге, можна відправити запит до структурного підрозділу з питань охорони здоров’я обласної, Київської міської державної адміністрації, у підпорядкуванні якого перебуває заклад охорони здоров’я, що видав ЛЛ. На це вказували фахівці ФСС з ТВП у листі від 19.03.2010 р. № 01-14-551 («ОП», 2010, № 8, с. 4) та МОЗ від 12.06.2017 р. № 3.04.02-Н-7698/6898-зв («ОП», 2017, № 22, с. 17).

Тобто комісія із соціального страхування роботодавця повинна зробити усе для захисту права працівника на своєчасне отримання матеріального забезпечення, порушеного неналежним оформленням бланка ЛЛ.

«Первинний», «продовження листка №»

Інформація про те, що лікарняний лист первинний, тобто він виданий у зв’язку з настанням страхового випадку, або про те, що лікарняний лист є продовженням попереднього листа, зазначається лікарем шляхом підкреслення у бланку ЛЛ відповідного слова «первинний» або «продовження».

За одним страховим випадком може бути видано декілька лікарняних листів на продовження попередніх. Так, у першому ЛЛ у верхній частині бланка підкреслюється «первинний», а в нижній частині бланка в рядку «Видано новий листок непрацездатності (продовження) №…» ставиться номер наступного (другого) ЛЛ. У другому ЛЛ у верхній частині тоді вже підкреслюється «продовження листка №…» і зазначається номер першого ЛЛ. Посилання першого ЛЛ на другий, а другого — на перший повинне дотримуватися завжди. Така ж зв’язка повинна дотримуватися між другим та третім ЛЛ і т. д. Тільки так можна простежити за тим, що увесь цей ланцюг з ЛЛ належить до одного й того ж страхового випадку. А тепер давайте розглянемо випадки, коли з цього ланцюга випала одна з ланок — загублено один з ЛЛ.

Ситуація у разі втрати лікарняного листа не така вже проста, але все-таки розв’язувана. Усе залежить від того, хто допустив втрату: працівник або роботодавець. А також від того, коли його було втрачено: до того, як було оплачено, або після.

1. Найпростіше розв’язати це питання, якщо ЛЛ втратив працівник і відповідно до того, як отримав лікарняні. У цьому випадку він може легко його відновити. Так, п. 12 Інструкції № 532 у разі втрати листка непрацездатності передбачено оформлення його дубліката.

Дублікат виписується лікуючим лікарем за наявності довідки з місця роботи про те, що виплата у разі втрати листка непрацездатності не здійснювалася.

Як бачите, працівникові потрібна лише довідка з місця роботи про те, що втрачений лікарняний ще не був оплачений.

У верхньому куті нового листка непрацездатності зазначається «дублікат», а в графі «Звільнення від роботи» одним рядком записується увесь період непрацездатності, підтверджується підписом та печаткою лікуючого лікаря і голови лікарсько-консультаційної комісії.

Комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства, установи, організації приймає рішення про призначення матеріального забезпечення на підставі листка непрацездатності з позначкою «дублікат» (лист ФСС з ТВП від 31.05.2016 р. № 5.2-32-880 // «ОП», 2016, № 24, с. 6).

Адже саме первинний ЛЛ може містити позначки, які можуть вплинути на рішення про відмову в наданні лікарняних. Наприклад: позначки про травми в результаті алкогольного, токсичного сп’яніння або дії наркотиків.

2. Якщо лікарняний лист загублений не працівником, а роботодавцем після його оплати, то — у вас проблема.

Після того як роботодавець прийняв документ до нарахування та оплатив його, дублікат не видається! Такий висновок був зроблений у листі ФСС з ТВП від 02.06.2014 р. № 5.2-32-1264 (ср. ). У такому разі при проведенні перевірки ФСС сума виплат за втраченим лікарняним листом буде розцінена як факт порушення порядку використання коштів Фонду. Перевірка їх просто не визнає і змусить роботодавця відшкодувати заподіяний збиток фонду. Тому після виявлення «загубленки» радимо відразу брати ситуацію у свої руки.

Працівникові (представнику роботодавця) винному у втраті листка непрацездатності, краще самому прийти «на килим» (до перевірки ФСС) і внести до каси всю суму лікарняних і нарахованого на неї ЄСВ. Далі її потрібно «поділити».

Кошти за «перші 5 днів» та ЄСВ на всю суму лікарняних:

• залишаються в самій установі, організації — при відновленні витрат за операціями поточного бюджетного року;

• направляються (повертаються) до загального фонду бюджету — при відновленні витрат за операціями минулого бюджетного року.

Кошти, які були отримані за рахунок ФСС, потрібно йому повернути. Для цього існує «своя» процедура, описана в розд. VII Порядку № 4:

1) письмово повідомити орган Фонду про факт виявлення помилки. Письмове повідомлення складається у двох примірниках;

2) перерахувати органу ФСС усю суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, не підтверджену лікарняним;

3) виправити помилку у Звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП. Якщо помилки припустилися в минулих кварталах звітного року, то коригуєте відповідні показники Звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП. У разі коли помилки припустилися в минулих роках, безпідставно нараховану суму допомоги відображаємо в рядку 3 таблиці I.

У разі виконання всіх трьох вищеперелічених дій штрафні санкції до роботодавця не застосовуються.

Здавалося б, у цій ситуації на лице — факт порушення режиму лікування, жінка не з’явилася на медичний огляд з дитиною до поліклініки в строк, установлений лікарем стаціонару. Що робити?

Вважаємо: перший ЛЛ потрібно оплачувати. Якщо, звісно, він оформлений і виданий в установленому порядку (не містить помилок у заповненні). Причин для відмови у його оплаті, передбачених ст. 23 Закону № 1105, немає.

Що стосується «продовження», то згідно з ч. 2 ст. 23 Закону № 1105: особи, які в період отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності порушують режим, установлений для них лікарем, або не з’являються без поважних причин у призначений строк на медичний огляд, у тому числі на лікарсько-консультаційну комісію (ЛКК) або медико-соціальну експертну комісію (МСЕК), втрачають право на цю допомогу з дня допущення порушення на строк, що встановлюється рішенням органу, який призначає допомогу по тимчасовій непрацездатності.

Так, у разі порушення режиму лікар записує до бланка ЛЛ дату порушення і засвідчує її підписом (п. 3.4 Інструкції № 532). При цьому в графі «ПРИМІТКА» коротко описується характер порушення, наприклад:

• самовільне залишення стаціонару і т. п.;

• нез’явлення (несвоєчасне з’явлення) на медичний огляд лікаря;

• вихід на роботу без відповідної виписки в лікарняному листі;

• відмова від направлення на процедури або якісь види лікування.

Якщо такого запису в першому ЛЛ немає, а другого ЛЛ взагалі немає, то комісії із соціального страхування нічого не залишається, як призначити оплату за дні непрацездатності до дати фіксації порушення, виявленого комісією самостійно. За фактом вихід на роботу жінки без відповідної виписки в лікарняному листі означає, що вона порушила встановлені для неї вказівки лікаря, не з’явившись із дитиною в призначений строк на медичний огляд. Виплата лікарняних із цього дня їй припиняється.

Графа «Причина непрацездатності: догляд (вік) — 10»

Відразу заспокоїмо. Те, який із цих варіантів обере лікар, — значення не має. Інструкція № 532 конкретних вказівок щодо заповнення цієї частини не містить. Тому якщо у вас є декілька ЛЛ «по догляду» за дитиною та інформація про вік у них зазначена по-різному, не варто вважати якийсь із цих лікарняних оформленим неправильно.

Графа «Режим»

Так, дійсно п. 3.4 Інструкції № 532 звучить таким чином:

Відомо, що зазвичай слово «тощо» вживається наприкінці будь-якого переліку як показник його неповноти і передбачає можливість його продовження.

Вважаємо, що режим «ліжковий» цілком підходить за змістом під продовження переліку режимів, наведених в Інструкції. Гаряча лінія ФСС теж заспокоїла, що такий режим існує і часто зазначається лікарями у ЛЛ. Тому ЛЛ у цій ситуації виправляти не потрібно.

Графа «Стати до роботи»

Треба сказати, що жіноча консультація в цьому випадку має рацію. Річ у тому, що в п. 9 Інструкції № 532 зазначено, що при виписуванні листка непрацездатності по вагітності та пологах у його графах:

«Звільнення від роботи» одним рядком записується сумарна тривалість відпустки (126 днів) із зазначенням дати відкриття лікарняного листа;

«Стати до роботи» — дата закінчення відпустки.

Як відзначає ФСС на своєму сайті (www.fssu.gov.ua) в роз’ясненні від 18.09.2017 р.:

Тому не переймаємося та оплачуємо жінці всі 126 календарних днів декретної відпустки, а на роботу виводимо її (відправляємо у відпустку: щорічну або до 3 років) на 127-й день.

Проте це не все, про що вам слід знати!

Як показує практика, існує й інший варіант заповнення графи «Стати до роботи» декретного ЛЛ. А саме: до цієї графи іноді ставлять 127-й день — день, у який жінка повинна стати до роботи (піти в щорічну відпустку, відпустку до 3 років тощо). Чи правильно це? — Так. Треба сказати, цей варіант теж «має право бути». На це дає добро сам ФСС (див. роз’яснення на сайті ФСС від 18.09.2017 р.).

Це означає, що повертати для виправлення декретні ЛЛ до закладів охорони здоров’я не вимагається ні в першому, ні в другому варіанті їх виписування. Кожен з них підлягає оплаті у звичайному порядку.

Печатки лікарів

Зазвичай ЛЛ закриває той же лікар, який його відкрив. Тоді ви побачите в ньому не лише дві однакові печатки, а й два однакові прізвища і підписи цього лікаря.

Але може статися й так, що лікування працівника розпочав один лікар, а доліковував інший. Тоді печатки в листку будуть різними. Для такої ситуації це нормально. Міняти (виправляти) документ не потрібно.

ЗВОРОТНИЙ БІК БЛАНКА ЛЛ

Через помилки на зворотному боці бланка ЛЛ перевіряючі з ФСС також можуть «прикопатися» і визнати ЛЛ оформленими в неустановленому порядку.

Давайте вивчимо загальний порядок виправлення помилок роботодавцем, щоб не потрапити в неприємну ситуацію.

Отже, Інструкція № 532 не містить приписів щодо заповнення зворотного боку бланка лікарняного листа. Відповідно немає в ньому й порядку виправлення помилок. Але є роз’яснення фахівців ФСС про те, що «виправлятися» потрібно (див. лист ФСС з ТВП від 22.01.2015 р. № 5.2-32-133). Тож допустивши погрішність при заповненні зворотного боку бланка, дійте за загальними правилами, передбаченими розд. 4 Положення № 88.

Ну і, врешті-решт, хто нам забороняє «підглядати» до методу виправлення помилок, прописаного для медиків, — п. 4.5 Інструкції № 532.

Отже:

1. Помилки підлягають виправленню відповідальними особами, які їх припустилися. Помилився кадровик — виправляє кадровик.

Помилився член комісії із соцстрахування — виправляє він же.

2. Виправляють помилки коректурним способом: закреслюють неправильний текст так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху записують правильний варіант. Закреслення здійснюється однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене. Одночасно (на полях бланка) роблять запис про зроблене виправлення: «Виправленому з «…» на «…» вірити». Запис засвідчується підписом відповідальної особи (яка допустила і виправила помилку).

А якщо роботодавець помилково заповнив рядок, який заповненню не підлягає? (Наприклад, заповнили рядок «До роботи став з «…», а працівник продовжує хворіти — є відповідна позначка на лицьовому боці бланка). Тоді «відповідальному» за помилку на полях бланка потрібно зробити такий запис: «Рядок «…» вважати незаповненим» і підтвердити підписом.

І ще, намагайтеся біля кожного запису про виправлення (на полях) ставити, крім підпису, — дату виправлення (п. 4.4 Положення № 88).

А що з кількістю виправлень? Скільки їх допускається?

Якщо лікар на виправлення третьої помилки в лікарняному листі не має права, то для роботодавця не все так суворо. Для його представників кількість виправлень на бланку ЛЛ не обмежена. Головне – усе зробити за правилами і не використовувати коригувальний або інший аналогічний засіб.

Строк виправлення помилок у листках непрацездатності не встановлений. Але краще потурбуватися про це до того, як ФСС проведе виїзну перевірку.

Так, дозволяється не заповнювати розділи ЛЛ «Довідка про заробітну плату», якщо розрахунок середньої заробітної плати робиться автоматизовано. При цьому до листка непрацездатності обов’язково додається розрахунок, оформлений аналогічно листку непрацездатності, засвідчений підписом керівника та головного бухгалтера і печаткою (лист ФСС з ТВП від 20.07.2016 р. № 2.4-46-1257 // «ОП», 2016, № 18, с. 5).

При цьому зауважте, що йдеться лише про «довідку» і лише тому, що бланк діючого листка непрацездатності не відповідає нормам чинного законодавства. Розділ ЛЛ «Належить до виплати», рядок «Включено до платіжної відомості за… місяць 20… р.» і підписи з печаткою підлягають заповненню!

Йдеться про заповнення розділу зворотного боку ЛЛ «Страховий стаж на день настання непрацездатності: до 5 років, від 5 до 8, від 8 і більше років (потрібне підкреслити)», яким займається відділ кадрів.

Запитання викликане появою нової форми Заяви-розрахунку. Тепер дані про страховий стаж до її граф (гр. 21 і 22) потрібно заносити в місяцях. Ну а оскільки цією інформацією володіють кадровики, а заповнюють її в Заяві-розрахунку бухгалтери, то передавати «кадрову» інформацію про стаж у місяцях до бухгалтерії зручніше через бланк лікарняного листа. Тим паче, що відділ кадрів це все одно робить, але тільки через підкреслення періоду стажу.

Так от, ФСС вважає внесення такої інформації до ЛЛ допустимим (див. роз’яснення на сайті ФСС http://www.fssu.gov.ua від 01.11.2018 р.).

Тобто, крім загальних даних про стаж (шляхом підкреслення відповідного періоду), відділ кадрів (уповноважений) у цій частині бланка може записати додатково інформацію щодо стажу застрахованої особи в місяцях.