Больничный лист: нарезка правильных решений

Все внимание — на Инструкции!

Начнем мы с того, что образцового оформления больничного листа (далее — БЛ) от нас требует Закон № 1105. В ч. 1 ст. 31 этого Закона определено:

Все, точка! Шаг вправо, влево — нарушение закона.

Выловить больничные с неправильным заполнением и не набраться штрафов за такое нарушение нам помогут две главные «больничные» Инструкции — № 455, № 532. Именно они регламентируют условия выдачи больничных листов и порядок их заполнения. Но, к сожалению, не все ситуации из практики четко прописаны в этих документах. Поэтому нам не обойтись без дополнительных разъяснений специалистов Минсоцполитики, ФСС и Минздрава.

ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА БЛАНКА БЛ

Графа «Назва і місцезнаходження закладу охорони здоров’я»

Первую информацию, которую мы считываем с лицевой части бланка, — это адрес и название медучреждения, которое его выдало. Обычно на эту графу не слишком обращают внимание. И зря!

Да, информация этой графы редко является неправильно оформленной, но именно она дает нам информацию о том, на что очень важно обратить внимание. На что именно? Давайте разбираться.

Так, в амбулаторно-поликлинических учреждениях БЛ преимущественно выдают по месту жительства или работы (п. 1.9 Инструкции № 455).

Проверяйте — так ли это. Если так и есть и больничный лист выдан работнику поликлиникой по месту его жительства (о котором вы должны знать) или по месту работы, то можете переходить к проверке следующих граф БЛ.

Однако в настоящее время в связи с проведением медицинской реформы украинцы могут сами выбирать себе врача первичного звена, у которого будут обслуживаться.

Выбрать специалиста можно независимо от места регистрации и места жительства. В связи с этим часто стали возникать следующие вопросы.

В случае выбора лицом лечащего врача и лечебно-профилактического заведения не по месту жительства или работы БЛ (справка) выдается при наличии заявления-ходатайства лица, согласованного с главным врачом этого заведения или его заместителем, заверенного подписью и круглой печатью лечебно-профилактического учреждения (п. 1.9 Инструкции № 455).

В графе БЛ «Видачу листка непрацездатності дозволяю:» должна стоять подпись главного врача и круглая печать лечебно-профилактического учреждения.

Поэтому внимание! Если БЛ выдан не по месту жительства (прописки) или работы, а это вы можете определить по данным из паспорта работника и информации из графы «Назва і місцезнаходження закладу охорони здоров’я», то проверяйте, чтобы была заполнена графа БЛ «Видачу листка непрацездатності дозволяю:».

Графа «місце роботи…»

Это, пожалуй, самый распространенный вопрос среди прочих. А все дело в том, что согласно п. 3.1 Инструкции № 532 в строке с названием «місце роботи» должно стоять полное название предприятия (учреждения, организации) и его местонахождение (адрес).

Что же делать в данной ситуации?

Ответ на этот вопрос будет зависеть от того, утверждено ли сокращенное название страхователя учредительными документами.

Так, если такое сокращенное название утверждено учредительными документами, то больничный лист можно не исправлять. О возможности использования сокращенного названия указывали специалисты ФСС по ВПТ в своем письме от 19.05.2016 г. № 5.1-31-768 (см. «ОТ», 2016, № 22, с. 5)

Если же сокращенное название страхователя не утверждено учредительными документами, то больничный лист придется исправить.

Приведем еще один вопрос, связанный с заполнением графы «місце роботи…».

Действительно, типографский бланк БЛ не предусматривает указание в нем адреса места работы. Графа «місце роботи: назва підприємства, установи, організації» ограничивается лишь названием места работы. Поэтому вопрос «нужен ли в этой графе адрес?» вполне логичен. Для ответа давайте обратимся к Инструкции № 532.

Так, согласно п. 3.1 Инструкции № 532 следует указывать адрес работодателя в этой графе. Причем только юридический! Поэтому юридический адрес работодателя по основному месту работы указать в БЛ нужно.

А если все же что-то пошло не так….. с заполнением графы «місце роботи…». Читайте далее.

Во-первых, можно письменно обратиться от лица комиссии по социальному страхованию страхователя непосредственно к главврачу учреждения здравоохранения, которым был выдан больничный лист, с просьбой указать причину отказа в исправлении БЛ.

Если это не поможет, то, во-вторых, можно отправить запрос в структурное подразделение по вопросам охраны здоровья областной, Киевской городской государственной администрации, в подчинении которого находится заведение здравоохранения, выдавшее БЛ. На это указывали специалисты ФСС по ВПТ в письме от 19.03.2010 г. № 01-14-551 («ОТ», 2010, № 8, с. 4) и Минздрава от 12.06.2017 г. № 3.04.02-Н-7698/6898-зв («ОТ», 2017, № 22, с. 17).

То есть комиссия по социальному страхованию работодателя должна сделать все для защиты права работника на своевременное получение материального обеспечения, нарушенного ненадлежащим оформлением бланка БЛ.

«Первинний», «продовження листка № »

Информация о том, что больничный лист первичный, т. е. он выдан в связи с наступлением страхового случая, или о том, что больничный лист является продолжением предыдущего листа, указывается врачом путем подчеркивания в бланке БЛ соответствующего слова «первинний» или «продовження».

По одному страховому случаю может быть выдано несколько больничных листов в продолжение предыдущих. Так, в первом БЛ в верхней части бланка подчеркивается «первинний», а в нижней части бланка в строке «Видано новий листок непрацездатності (продовження) № …» ставится номер следующего (второго) БЛ. Во втором БЛ в верхней части тогда уже подчеркивается «продовження листка № …» и указывается номер первого БЛ. Ссылка первого БЛ на второй, а второго — на первый должна соблюдаться всегда. Такая же связка должна соблюдаться между вторым и третьим БЛ и т. д. Только так можно проследить за тем, что вся эта цепь из БЛ относится к одному и тому же страховому случаю. А теперь давайте рассмотрим случаи, когда из этой цепи выпало одно из звеньев — утерян один из БЛ.

Ситуация с потерей больничного листа не такая уж простая, но все же решаемая. Все зависит от того, кто допустил потерю: работник или работодатель. А также от того, когда он был потерян: до того, как был оплачен, или после.

1. Проще всего решить этот вопрос, если БЛ потерял работник и соответственно до того, как получил больничные. В этом случае он может с легкостью его восстановить. Так, п. 12 Инструкции № 532 в случае потери листка нетрудоспособности предусмотрено оформление его дубликата.

Дубликат выписывается лечащим врачом при наличии справки с места работы о том, что выплата по утраченному листку нетрудоспособности не производилась.

Как видите, работнику нужна лишь справка с места работы о том, что потерянный больничный еще не был оплачен.

В верхнем углу нового листка нетрудоспособности указывается «дубликат», а в графе «Звільнення від роботи» одной строкой записывается весь период нетрудоспособности, подтверждается подписью и печатью лечащего врача и председателя врачебно-консультационной комиссии.

Комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию предприятия, учреждения, организации принимает решение о назначении материального обеспечения на основании листка нетрудоспособности с пометкой «дубликат» (письмо ФСС по ВПТ от 31.05.2016 г. № 5.2-32-880 // «ОТ», 2016, № 24, с. 6).

Ведь именно первичный БЛ может содержать отметки, которые могут повлиять на решение об отказе в предоставлении больничных. Например: отметки о травмах в результате алкогольного, токсического опьянения или действия наркотиков.

2. Если больничный лист утерян не работником, а работодателем после его оплаты, то — у вас проблема.

После того как работодатель принял документ к начислению и оплатил его, дубликат не выдается! Такой вывод был сделан в письме ФСС по ВПТ от 02.06.2014 г. № 5.2-32-1264 (ср. ). В таком случае при проведении проверки ФСС сумма выплат по потерянному больничному листу будет расценена как факт нарушения порядка использования средств Фонда. Проверка их просто не признает и заставит работодателя возместить причиненный ущерб фонду. Поэтому после обнаружения «потеряшки» советуем сразу брать ситуацию в свои руки.

Работнику (представителю работодателя), виновному в потере листка нетрудоспособности, лучше самому прийти «на ковер» (до проверки ФСС) и внести в кассу всю сумму больничных и начисленного на нее ЕСВ. Далее ее надо «поделить».

Средства за «первые 5 дней» и ЕСВ на всю сумму больничных:

• остаются в самом учреждении, организации — при возобновлении расходов по операциям текущего бюджетного года;

• направляются (возвращаются) в общий фонд бюджета — при возобновлении расходов по операциям прошлого бюджетного года.

Средства, которые были получены за счет ФСС, надо ему вернуть. Для этого существует «своя» процедура, описанная в разд. VII Порядка № 4:

1) в письменном виде уведомить орган Фонда о факте выявления ошибки. Письменное уведомление составляется в двух экземплярах;

2) перечислить органу ФСС всю сумму пособия по временной нетрудоспособности, не подтвержденную больничным;

3) исправить ошибку в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП. Если ошибка была допущена в прошлых кварталах отчетного года, то корректируете соответствующие показатели отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП. В случае когда ошибка допущена в прошлых годах, безосновательно начисленную сумму пособия отражаем в строке 3 таблицы I.

В случае выполнения всех трех вышеперечисленных действий штрафные санкции к работодателю не применяются.

Казалось бы, в данной ситуации налицо — факт нарушения режима лечения, женщина не появилась на медицинское освидетельствование с ребенком в поликлинику в срок, установленный врачом стационара. Что делать?

Считаем: первый БЛ нужно оплачивать. Если, конечно, он оформлен и выдан в установленном порядке (не содержит ошибок в заполнении). Причин для отказа в его оплате, предусмотренных ст. 23 Закона № 1105, нет.

Что касается «продолжения», то согласно ч. 2 ст. 23 Закона № 1105 лица, которые в период получения пособия по временной нетрудоспособности нарушают режим, установленный для них врачом, либо не появляются без уважительных причин в назначенный срок на медицинское освидетельствование, в том числе на врачебно-консультативную комиссию (ВКК) или медико-социальную экспертную комиссию (МСЭК), теряют право на это пособие со дня допущения нарушения на срок, устанавливаемый решением органа, который назначает пособие по временной нетрудоспособности.

Так, в случае нарушения режима врач записывает в бланк БЛ дату нарушения и заверяет ее подписью (п. 3.4 Инструкции № 532). При этом в графе «ПРИМІТКА» кратко описывается характер нарушения, например:

• самовольный уход из стационара и т. п.;

• неявка (несвоевременная явка) на медицинский осмотр врача,

• выход на работу без соответствующей выписки в больничном листе;

• отказ от направления на процедуры или какие-то виды лечения.

Если такой записи в первом БЛ нет, а второго БЛ вообще нет, то комиссии по социальному страхованию ничего не остается, как назначить оплату за дни нетрудоспособности до даты фиксации нарушения, выявленного комиссией самостоятельно. По факту выход на работу женщины без соответствующей выписки в больничном листе означает, что она нарушила установленные для нее указания врача, не явившись с ребенком в назначенный срок на медицинское освидетельствование. Выплата больничных с этого дня ей прекращается.

Графа «Причина непрацездатності: догляд (вік) — 10»

Сразу успокоим. То, какой из этих вариантов выберет врач, — значения не имеет. Инструкция № 532 конкретных указаний в отношении заполнения этой части не содержит. Поэтому если у вас есть несколько БЛ «по уходу» за ребенком и информация о возрасте в них указана по-разному, не стоит считать какой-то из этих больничных оформленным не верно.

Графа «Режим»

Да, действительно п. 3.4 Инструкции № 532 звучит следующим образом:

Известно, что обычно словосочетание «тому подобное» употребляется в конце какого-либо перечня как указание на его неполноту и предусматривает возможность его продления.

Считаем, что режим «ліжковий» вполне подходит по смыслу под продолжение перечня режимов, приведенных в Инструкции. Горячая линия ФСС тоже успокоила, что такой режим существует и часто указывается врачами в БЛ. Поэтому БЛ в данной ситуации исправлять не нужно.

Графа «Стати до роботи»

Нужно сказать, что женская консультация в этом случае права. Дело в том, что в п. 9 Инструкции № 532 обозначено, что при выписке листка нетрудоспособности по беременности и родам в его графах:

«Звільнення від роботи» одной строкой записывается суммарная продолжительность отпуска (126 дней) с отметкой даты открытия больничного листа;

«Стати до роботи» — дата окончания отпуска.

Как отмечает ФСС на своем сайте (www.fssu.gov.ua) в разъяснении от 18.09.2017 г.:

Поэтому не смущаемся и оплачиваем женщине все 126 календарных дней декретного отпуска, а на работу выводим ее (отправляем в отпуск ежегодный или до 3-х лет) на 127-й день.

Однако это не все, о чем вам следует знать!

Как показывает практика, существует и другой вариант заполнения графы «Стати до роботи» декретного БЛ. А именно: в эту графу иногда ставят 127-й день — день, в который женщина должна приступить к работе (уйти в ежегодный отпуск, отпуск до 3-х лет, прочее). Правильно ли это? — Да. Нужно сказать, этот вариант тоже «имеет право быть». На это дает добро сам ФСС (см. разъяснение на сайте ФСС от 18.09.2017 г.).

Это значит, что возвращать для исправления декретные БЛ в учреждения здравоохранения не требуется ни в первом, ни во втором варианте их выписки. Каждый из них подлежит оплате в обычном порядке.

Печати врачей

Обычно БЛ закрывает тот же врач, который его открыл. Тогда вы увидите в нем не только две одинаковые печати, а и две одинаковые фамилии и подписи этого врача.

Но может получиться и так, что лечение работника начал один врач, а долечивал другой. Тогда печати в листке будут разными. Для такой ситуации это нормально. Менять (исправлять) документ не нужно.

ОБРАТНАЯ СТОРОНА БЛАНКА БЛ

Из-за ошибок на обратной стороне бланка БЛ проверяющие из ФСС также могут «прикопаться» и признать БЛ оформленным в неустановленном порядке.

Давайте изучим общий порядок исправления ошибок работодателем, чтобы не попасть в неприятную ситуацию.

Итак, Инструкция № 532 не содержит предписаний относительно заполнения обратной стороны бланка больничного листа. Соответственно нет в ней и порядка исправления ошибок. Но есть разъяснение специалистов ФСС о том, что «исправляться» надо (см. письмо ФСС по ВПТ от 22.01.2015 г. № 5.2-32-133).

Так что допустив погрешность при заполнении обратной стороны бланка, действуйте по общим правилам, предусмотренным разд. 4 Положения № 88.

Ну и, в конце концов, кто нам запрещает «подглядывать» в метод исправления ошибок, прописанный для медиков, — п. 4.5 Инструкции № 532.

Итак:

1. Ошибки подлежат исправлению ответственными лицами, которые их допустили. Ошибся кадровик — исправляет кадровик. Ошибся член комиссии по соцстрахованию — исправляет он же.

2. Исправляют ошибки корректурным способом: зачеркивают неправильный текст так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху записывают правильный вариант. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное.

Одновременно (на полях бланка) делают запись о сделанном исправлении: «Исправленному «…» на «…» верить». Запись заверяется подписью ответственного лица (допустившего и исправляющего ошибку).

А если работодатель ошибочно заполнил строку, которая заполнению не подлежит? (Например, заполнили строку «До роботи став з «…», а работник продолжает болеть — есть соответствующая отметка на лицевой стороне бланка).

Тогда «ответственному» за ошибку на полях бланка нужно сделать следующую запись: «Строку «…» считать незаполненной» и подтвердить подписью.

И еще, старайтесь возле каждой записи об исправлении (на полях) ставить, кроме подписи, — дату исправления (п. 4.4 Положения № 88).

А что с количеством исправлений? Сколько их допускается?

Если врач на исправление третьей ошибки в больничном листе не имеет права, то для работодателя не все так строго. Для его представителей количество исправлений на бланке БЛ не ограничено.

Главное — все сделать по правилам и не использовать корректирующее или другие аналогичные средства.

Срок исправления ошибок в листках нетрудоспособности не установлен. Но лучше побеспокоиться об этом до того, как ФСС проведет выездную проверку.

Да, разрешается не заполнять разделы БЛ «Довідка про заробітну плату», если расчет средней заработной платы производится автоматизированно.

При этом к листку нетрудоспособности обязательно прилагается расчет, оформленный аналогично листку нетрудоспособности, заверенный подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью (письмо ФСС по ВПТ от 20.07.2016 г. № 2.4-46-1257 // «ОТ», 2016, № 18, с. 5).

При этом учтите, что речь идет только о «справке» и только потому, что бланк действующего листка нетрудоспособности не соответствует нормам действующего законодательства. Раздел БЛ «Належить до виплати», строка «Включено до платіжної відомості за… місяць 20… р.» и подписи с печатью подлежат заполнению!

Речь идет о заполнении раздела обратной стороны БЛ «Страховий стаж на день настання непрацездатності: до 5 років, від 5 до 8, від 8 і більше років (потрібне підкреслити)», которым занимается отдел кадров.

Вопрос вызван появлением новой формы Заявления-расчета. Теперь данные о страховом стаже в его графы (гр. 21 и 22) нужно заносить в месяцах. Ну а поскольку этой информацией владеют кадровики, а заполняют ее в Заявлении-расчете бухгалтеры, то передавать «кадровую» информацию о стаже в месяцах в бухгалтерию удобнее через бланк больничного листа. Тем более, что отдел кадров и так это делает, но только через подчеркивание периода стажа.

Так вот, ФСС считает внесение такой информации в БЛ допустимым (см. разъяснение на сайте ФСС http://www.fssu.gov.ua от 01.11.2018 г.).

То есть, кроме общих данных о стаже (путем подчеркивания соответствующего периода), отдел кадров (уполномоченный) в этой части бланка может записать дополнительно информацию относительно стажа застрахованного лица в месяцах.