Загальний алгоритм розрахунку
Для того, щоб розрахувати суму відпускної компенсації, необхідно зробити 3 кроки.
Давайте розглянемо кожен з них детальніше.
Дні, що підлягають компенсації
Нагадаємо: працівникові може бути виплачена компенсація за невикористані дні щорічної відпустки (без звільнення) тільки після того, як він використає 24 календарні дні щорічної відпустки за відповідний робочий рік. Тому дні відпустки, що підлягають компенсації за бажанням працівника за робочий рік, визначити нескладно. Це буде різниця між кількістю зароблених працівником цього року днів щорічної відпустки (основної і додаткової) і кількістю календарних днів щорічної відпустки, яку він уже «відгуляв» за такий робочий рік (не менше 24 к. дн.).
Приклад 1. Загальна тривалість щорічної відпустки держслужбовця (із стажем держслужби 6 років) складає 32 к. дн. (30 к. дн. — щорічна основна відпустка і 2 к. дн. — щорічна додаткова відпустка за стаж держслужби).
Якщо такий працівник використовує за відповідний робочий рік 24 дні щорічної відпустки, то він може отримати компенсацію за 8 днів (32 - 24).
До речі, для того щоб визначити кількість зароблених працівником днів відпустки за неповний робочий рік, необхідно (лист Мінпраці від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11):
• розрахувати кількість днів щорічної відпустки, що припадають на один календарний день умовного робочого року (без урахування святкових і неробочих днів);
• отриманий результат помножити на кількість календарних днів без урахування святкових і неробочих днів, відпрацьованих працівником у робочому періоді.
Виняток — педагоги. Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, фахівцям навчальних закладів у разі звільнення виплачують грошову компенсацію за невикористані дні щорічних відпусток:
• з розрахунку їх повної тривалості — якщо такі працівники до звільнення пропрацювали 10 місяців і більше;
• пропорційно відпрацьованому ними часу (з розрахунку тривалості щорічної основної відпустки за кожен відпрацьований місяць 5,6; 4,2 і 2,8 календарного дня при тривалості щорічної основної відпустки 56, 42 і 28 календарних днів відповідно) — якщо вони відпрацювали менше 10 місяців.
Незважаючи на це, тривалий час фахівці Мінсоцполітики рекомендували для підрахунку кількості днів щорічної відпустки, що підлягають компенсації у таких працівників, все ж використовувати механізм нарахування, закладений у Порядку № 100. Тобто загальну методику розрахунку днів невикористаної відпустки, яка використовується для усіх працівників (лист Мінсоцполітики від 28.10.2016 р. № 616/13/116-16). Водночас застосування методики, прописаної в абз. 2 п. 6 Порядку № 346, також не вважалося помилкою. Адже саме цей нормативний акт є спеціальним для вказаної категорії працівників. Нещодавно Мінекономіки у своєму листі від 02.10.2020 р. № 3512-06/59939-07 висловило вже свою точку зору із цього приводу.
Зверніть увагу: про застосування «загальної» методики розрахунку фахівці цього відомства вже не згадують. Більше того, вони наполягають: у разі звільнення педагогічному працівникові має бути виплачена компенсація за усі невикористані дні щорічної основної відпустки з розрахунку тривалості щорічної основної відпустки за кожен відпрацьований місяць 5,6; 4,2 і 2,8 календарних дня при тривалості щорічної основної відпустки відповідно до 56, 42 і 28 календарних днів.
Тобто визначати кількість днів невикористаної відпустки слід виходячи з повністю відпрацьованих місяців. Більше подробиць ви знайдете в коментарі до вказаного листа в «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 39, с. 5.
Середня зарплата
Розрахунок середньої заробітної плати для виплати «відпускної» компенсації проводиться згідно з Порядком № 100. Послідовність розрахунку така:
1) визначається тривалість розрахункового періоду;
2) підсумовуються виплати, нараховані в розрахунковому періоді, які включаються в розрахунок середньої заробітної плати;
3) розраховується «відпускна» середня зарплата.
Розрахунковий період. У загальному випадку розрахунок середньої заробітної плати для компенсації за невикористані відпустки здійснюється виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації (п. 2 Порядку № 100).
Тобто подією для визначення розрахункового періоду при розрахунку компенсації за невикористану відпустку є нарахування такої компенсації. Нагадаємо: нараховується така виплата в місяці, в якому затверджений наказ (розпорядження) про нарахування і виплату грошової компенсації.
Таким чином, якщо наказ (розпорядження) про виплату працівникові компенсації за невикористану відпустку буде затверджений у жовтні 2020 року, то розрахунковим періодом для визначення суми компенсації за невикористану відпустку буде відповідно жовтень 2019 року — вересень 2020 року.
Аналогічно визначається розрахунковий період і в наступній ситуації.
Приклад 2. Працівник пішов у щорічну відпустку на 30 календарних днів і після 24 календарних днів захворів. Вийшовши на роботу, він захотів отримати грошову компенсацію за невикористану через хворобу частину відпустки (6 к. дн.).
Так от, якщо дата наказу роботодавця про надання компенсації за невикористану частину відпустки припадає на наступний місяць після первинного надання щорічної відпустки, доведеться розрахувати нову середню заробітну плату виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати вказаної компенсації (лист Мінекономіки від 07.10.2020 р. № 3512-06/60873-07). Тож будьте уважні.
При цьому не забувайте, що з розрахункового періоду слід виключити святкові і неробочі дні, а також періоди, протягом яких працівник не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 6 п. 2 Порядку № 100).
Це дні: відпустки «за свій рахунок», наданої на підставі ст. 25 або 26 Закону про відпустки (у тому числі «карантинної»); простою; відпустки для догляду до 3 років; невідпрацьовані у зв’язку з введенням за ініціативою роботодавця неповного робочого тижня (ст. 32 КЗпП) і так далі.
Ну а якщо працівник пропрацював менше 12 календарних місяців? Середню зарплату для нього розраховуємо виходячи з:
• виплат за фактичний час роботи (з 1-го числа місяця після оформлення і до 1-го числа місяця, в якому виплачується компенсація) — якщо працівник пропрацював менше року, при цьому є місяці, відпрацьовані таким працівником з 1-го по останній день*;
* Якщо працівник прийнятий у перший робочий день місяця, то цей місяць вважається повністю відпрацьованим попри те, що такий день — не перший календарний день місяця (див. лист Мінсоцполітики від 06.10.2014 р. № 493/18/99-14).
• посадового (місячного) окладу, тарифної ставки працівника — якщо працівник працював менше місяця. Що мається на увазі? Посадовий оклад працівника (на момент проведення обчислень) слід помножити на 12 місяців, а потім поділити на кількість календарних днів в умовному розрахунковому періоді, за винятком святкових і неробочих днів. Отриманий результат множимо на число календарних днів відпустки, що підлягають компенсації, і отримуємо суму компенсації (лист Мінсоцполітики від 19.06.2019 р. № 933/0/206-19 // «ОП», 2019, № 14, с. 10).
Нюанс. Якщо працівник пропрацював на підприємстві менше місяця, при цьому йому трудовим договором установлений неповний робочий час, то у такому разі Мінсоцполітики рекомендує використовувати в розрахунку середньої заробітної плати не повний посадовий оклад, а лише його частину — пропорційно зайнятості (див. лист від 19.06.2019 р. № 933/0/206-19 // «ОП», 2019, № 14, с. 10).
Приклад 3. Згідно з трудовим договором працівник працює по 4 години на день, тобто обіймає 0,5 штатної одиниці. Оклад за його посадою (для повної зайнятості) — 5000 грн.
Частина посадового окладу, яка братиме участь у розрахунку середнього заробітку, складе:
5000 грн x 0,5 = 2500 грн.
Середньоденна зарплата складатиме:
2500 грн х 12 міс. : (366 к. дн. - 11 к. дн.) = 84,51 грн.
Виплати, що беруть участь у розрахунку. У розрахунок середньої заробітної плати включаються усі виплати, зазначені в абз. 1 п. 3 Порядку № 100, а виплати, наведені в п. 4 Порядку № 100, — ні. Також у розрахунок середньої зарплати не забудьте включити (абзац четвертий п. 3 Порядку № 100):
• виплати за час, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток (зокрема, за час щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження та ін.);
• лікарняні;
• декретні (листи Мінсоцполітики від 17 червня 2011 р. № 190/13/116-11 і від 22 червня 2006 р. № 4201/0/14-06/13).
Детальніше про те, які виплати слід уключати в розрахунок «відпускної» середньої, а які — ні, ви можете дізнатися з таблиці-шпаргалки, наведеної у статті «Основні виплати: доплата до МЗП, індексація, включення до розрахунку середньої зарплати, оподаткування» цього номера.
І, звичайно, не забуваємо про вимоги п. 10 Порядку № 100. Ця норма свідчить: у разі підвищення посадового окладу працівника як у розрахунковому періоді, так і в періоді, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, виплати, що враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, за період до підвищення слід відкоригувати на коефіцієнт підвищення.
При цьому пам’ятаєте: компенсація за невикористану відпустку не є збереженням середнього заробітку. Тому підстава для коригування «відпускної» середньої, що використовується при обчисленні компенсації, буде одна — підвищення окладів у розрахунковому періоді. Якщо підвищення окладу відбулося в місяці нарахування компенсації — заробіток для її обчислення коригувати на коефіцієнт підвищення не треба.
Після цього приступаємо до головного — власне розрахунку суми компенсації. Для цього множимо кількість днів відпустки, що підлягають компенсації, на середню зарплату.
От і все. Залишилося лише закріпити сказане на прикладі.
Приклад 4. Загальна тривалість щорічної відпустки у працівника — 30 календарних днів. 19.10.2020 р. працівник іде в щорічну відпустку на 24 календарні дні. За решту 6 календарних днів відпустки він хоче отримати грошову компенсацію (подав відповідну заяву). Для проведення розрахунків слід урахувати таке:
• з 18.03.2020 р. по 30.04.2020 р. він перебував у відпустці «за свій рахунок»;
• сума зарплати, нарахованої працівникові за розрахунковий період, складає 79285,68 грн.
Для такого працівника розрахунковим періодом є жовтень 2019 року — вересень 2020 року. З нього виключаємо святкові і неробочі дні (ст. 73 КЗпП), а також період неоплачуваної «карантинної» відпустки.
Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати, дорівнює:
366 - 11 - 43 = 312 к. дн.,
де 43 — кількість днів відпустки без збереження зарплати за період з 18 березня по 30 квітня 2020 року, без урахування 19 квітня (Великдень). Цей день уже виключений із загальної кількості календарних днів за розрахунковий період у складі святкових і неробочих днів (11).
Середньоденна зарплата складе:
79285,68 грн : 312 к. дн. = 254,12 грн.
Сума відпускної компенсації дорівнює:
254,12 грн х 6 к. дн. = 1524,72 грн.