Відпускна компенсація без звільнення: правила гри

4 причини для компенсації

Звичайно, просто так замінити працівникові невикористані ним дні відпустки грошовою компенсацією не можна. Це можливо зробити тільки у випадках, передбачених ст. 24 Закону про відпустки.

Переважно — при припиненні трудових відносин. Тобто в разі звільнення працівника або його смерті*.

* Одержувачами компенсації в такому разі будуть спадкоємці померлого працівника (ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки). Подробиці в статті «Помер працівник: що робити роботодавцеві» // «ОП», 2019, № 9.

Тоді компенсації підлягають усі невикористані працівником дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки «на дітей» (ч. 1 ст. 83 КЗпП, ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки). Інші види відпусток (додаткові відпустки для чорнобильців і учасників бойових дій, навчальні та творчі відпустки) компенсації не підлягають.

Окремо тут можна виділити звільнення працівника за переведенням (згідно з п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП). У цій ситуації грошову компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки працівник за своїм бажанням може не отримувати на руки, а попросити роботодавця перерахувати її на рахунок підприємства, на яке він буде переведений (ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки).

Зауважимо, перерахувати компенсацію за невикористані дні «дитячої» відпустки новому роботодавцеві не можна (лист Мінсоцполітики від 20.09.2013 р. № 807/13/155-13). Такі суми виплачують працівникові на руки в день звільнення на попередньому місці роботи.

Перерахувавши компенсацію новому роботодавцеві, працівник отримує низку переваг:

• до стажу роботи, що надає право на щорічну (основну і додаткову) відпустку на новому місці роботи, зараховується період, за який він не використав дні відпустки в колишнього роботодавця (ч. 3 ст. 9 Закону про відпустки);

• він може отримати відпустку повної тривалості до закінчення 6-місячного терміну роботи в нового роботодавця (п. 8 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).

Проте для отримання компенсації за дні відпустки працівникові не обов’язково так кардинально змінювати своє життя. Замінити відпустку грошима можна, просто повідомивши про своє бажання роботодавцеві. Як це зробити — розберемо детальніше.

Компенсуємо «за бажанням»

Відразу зазначимо, що особам до 18 років заміна будь-якого виду відпустки на компенсацію не допускається (ч. 5 ст. 24 Закону про відпустки).

Іншим працівникам можемо компенсувати невикористані дні щорічної відпустки, але при дотриманні певних умов.

Для того щоб правильно компенсувати невикористані дні відпустки, потрібно врахувати таке.

1. Види відпусток, які можна компенсувати.

За бажанням працівника замінити грошовою компенсацією можна тільки дні щорічної (основної і додаткової) відпустки (ст. 24 Закону про відпустки).

Нагадаємо, що до щорічних додаткових відпусток належать відпустки (ст. 76 КЗпП, ст. 4 Закону про відпустки):

• за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки);

• за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки);

• інші відпустки, передбачені законодавством.

Що це за відпустки? Наприклад, щорічні додаткові відпустки держслужбовців і посадових осіб місцевого самоврядування за стаж служби.

Згідно з ч. 1 ст. 58 Закону № 889 і п. 2 Порядку № 270** за кожен рік держслужби (після досягнення п’ятирічного стажу) держслужбовцеві надається один календарний день щорічної додаткової оплачуваної відпустки, але не більше 15 календарних днів. Іншими словами, за наявності стажу держслужби понад 5 років — тривалість додаткової відпустки в держслужбовця становитиме 1 календарний день. Починаючи з 6-го року держслужби він збільшується ще на 1 календарний день, і таке збільшення відбувається за кожен наступний рік держслужби до досягнення максимальної тривалості цієї відпустки — 15 календарних днів.

** Порядок надання державним службовцям додаткових оплачуваних відпусток, затверджений постановою КМУ від 06.04.2016 р. № 270.

Що стосується посадових осіб ОМС, то таким працівникам, що мають стаж служби в ОМС більше 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю 5 календарних днів, а починаючи з 11-го року ця відпустка збільшується на 2 календарні дні за кожен наступний рік.

Загальна тривалість додаткової оплачуваної відпустки не може перевищувати 15 календарних днів (ст. 21 Закону № 2493*** і постанови № 250****).

*** Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 р. № 2493-III.

**** Постанова КМУ «Про порядок і умови надання державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування додаткових оплачуваних відпусток» від 27.04.94 р. № 250.

Але це ще не все. До відпусток, які не підлягають компенсації за бажанням працівника, належать: навчальна відпустка, творчі відпустки, відпустки для підготовки та участі в змаганнях, чорнобильські відпустки і додаткові відпустки учасникам бойових дій (див. лист Мінпраці від 18.06.2007 р. № 150/13/133-07).

2. Тривалість наданих працівникові щорічної (основної та додаткової) і додаткових відпусток не має бути менше 24 календарних днів.

Іншими словами, за бажанням працівника після використання ним за робочий рік, за який надається відпустка, 24 календарних днів щорічної відпустки, за інші дні невикористаної щорічної відпустки за цей же робочий рік йому може бути виплачена грошова компенсація.

Загальна тривалість щорічної відпустки працівника становить рівно 24 календарні дні? Їх грошова компенсація можлива лише при звільненні (якщо такі дні не будуть використані).

Як це працює — покажемо на прикладах.

Якщо працівник використовує за відповідний робочий рік щорічну відпустку повної тривалості (24 к. дн.), він може отримати компенсацію за 4 к. дн.

Оскільки соціальна відпустка «на дітей» не належить до щорічних відпусток, грошову компенсацію за 10 к. дн. працівниця отримати не зможе.

До речі, навіть якщо працівниця спочатку піде в щорічну відпустку тривалістю 14 к. дн., а потім візьме 10 к. дн. відпустки «на дітей», умова на отримання компенсації виконана не буде. А отже, і компенсувати їй решту 10 к. дн. щорічної відпустки грошима не вийде.

3. Скористатися правом на отримання грошової компенсації працівник може в кожному робочому році (після використання 24 календарних днів).

А чи можна отримати відпускну компенсацію, якщо працівник не користувався щорічною відпусткою протягом декількох років?

Якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку за декілька попередніх років, він має право його використати (листи Мінпраці від 22.02.2008 р. № 33/13/116-08 і від 17.06.2011 р. № 9/242-пд).

А ось замінити грошовою компенсацією невикористані дні щорічної відпустки, які накопичилися в такого працівника, він зможе після того, як «відгуляє» 24 календарні дні за відповідний робочий рік, у якому такий працівник не використав своє право на відпустку.

Право на отримання відпускної компенсації надається працівникові в кожному робочому році після використання ним 24 календарних днів.

Тому якщо працівник спершу «відгуляє» 48 календарних днів щорічної відпустки (24 к. дн. х 2) або напише заяву на надання щорічної відпустки такої тривалості, він зможе отримати грошову компенсацію за решту 4 календарних дні відпустки (26 к. дн. х 2 - 24 к. дн. х 2).

За бажанням працівника за дні щорічної додаткової відпустки за ненормований робочий день, які належать за ті ж робочі роки, що й використані дні щорічної основної відпустки (умову про необхідність «відгуляти» 24 к. дн. виконано), йому може бути виплачена грошова компенсація загалом за 35 календарних днів (7 к. дн. х 5 років).

Якщо всі умови дотримано — переходимо до оформлення документів.

Оформлюємо документи

Для отримання грошової компенсації працівник повинен написати заяву з проханням виплатити йому грошову компенсацію за певну кількість невикористаних днів щорічної відпустки (у довільній формі).

На підставі цієї заяви керівник видає наказ (розпорядження) про виплату грошової компенсації.

Але чи завжди достатньо буде однієї заяви?

Припустимо, що працівник пішов у щорічну основну відпустку на 30 календарних днів. Але після 24 календарних днів захворів. Після хвороби працівник вийшов на роботу і хоче отримати компенсацію за 6 календарних днів невикористаної через хворобу відпустки.

Чи повинен працівник для отримання компенсації написати дві заяви: спершу про перенесення невикористаної частини щорічної основної відпустки на інший період, а потім з проханням про компенсацію? Чи достатньо однієї заяви на отримання компенсації за невикористану відпустку?

Мінекономіки у своєму листі від 07.10.2020 р. № 3512-06/60873-07 (див.«Щодо компенсації за невикористану відпустку» у цьому номері) вважає, що для заміни грошовою компенсацією невикористаної частини щорічної відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю достатньо:

• листка тимчасової непрацездатності;

• відповідної заяви працівника;

• наказу роботодавця про надання компенсації за невикористану частину відпустки.

А ось додатково писати заяву про перенесення невикористаної частини відпустки працівникові не потрібно.

Що ж, із документами розібралися. Тепер переходимо до нюансів виплати «відпускної» компенсації.

Коли виплачувати?

Мінсоцполітики неодноразово у своїх листах висловлювало думку про те, що грошову компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки можна виплатити тільки після того, як працівник відгуляє «обов’язкові» 24 календарних дні щорічної відпустки за відпрацьований рік (листи Мінсоцполітики від 21.06.2012 р. № 207/13/116-12, від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11, від 25.06.2014 р. № 248/13/116-14).

І це правильно. Єдине послаблення в цьому питанні може бути тільки за ситуації, коли працівник пише одночасно заяву на відпустку на 24 календарних дні і заяву на надання компенсації за невикористані дні відпустки.

Так, у своєму листі від 07.12.2016 р. № 731/13/116-16 // «ОП», 2017, № 2, с. 3 фахівці Мінсоцполітики заявили: компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки можна виплатити:

• або після використання працівником 24 календарних днів щорічної відпустки;

• або одночасно з виплатою відпускних за 24 календарних дні щорічної відпустки, яка здійснюється до його виходу у відпустку.

Виходить, працівник має повне право попросити, а роботодавець — виплатити компенсацію за невикористану відпустку одночасно з виплатою відпускних до фактичного використання днів відпустки.