Страховий стаж: як визначити й не помилитися

Страховий стаж — для чого?

Законом про соцстрахування* передбачено обчислення двох видів страхового стажу:

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

— загального страхового стажу;

— страхового стажу за 12 місяців, що передують дню настання страхового випадку.

До речі, кожен з них обчислюється на день настання тимчасової непрацездатності.

Загальний страховий стаж. Цей показник впливає на відсоток оплати днів тимчасової непрацездатності працівників (ст. 17 Закону про соцстрахування).

Як саме — покажемо у таблиці нижче.

Розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності залежно від загального страхового стажу працівника

Але зверніть увагу! Для деяких категорій працівників лікарняні обчислюють незалежно від їх страхового стажу. Зокрема:

— пільговим категоріям працівників (перераховані у п. 5 ч. 1 ст. 17 Закону про соцстрахування) допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується у розмірі 100 % середньоденної зарплати;

— працівникам або гіг-спеціалістам резидента Дія Сіті — виходячи із суми зарплати (доходу), з якої фактично сплачено страхові внески;

— особам, які перебувають на лікарняному або на самоізоляції під медичним наглядом через COVID-19, — у розмірі 50 % середньоденної зарплати;

— медпрацівникам та фахівцям з реабілітації, які перебувають на лікарняному або на самоізоляції під медичним наглядом через COVID-19, — у розмірі 100 % середньоденної зарплати.

Не залежить від страхового стажу й розмір допомоги по вагітності та пологах. Така виплата надається в розмірі 100 % середньої зарплати (крім працівників та гіг-спеціалістів резидентів Дія Сіті).

Страховий стаж за останні 12 місяців. Його визначають для того, щоб правильно застосувати обмеження, встановлені для сум лікарняних/декретних.

Якщо працівник протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку заробив собі страховий стаж менше 6 місяців, то до суми допомоги доведеться застосувати обмеження, передбачене ч. 4 ст. 12 Закону про соцстрахування. Як наслідок, такий працівник матиме право на лікарняні, розраховані виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачувався ЄСВ, але не більше розміру допомоги, розрахованої з МЗП.

Як бачите, дуже важливо правильно визначити страховий стаж працівника (від цього залежить сума лікарняних/декретних, яку працівник зможе отримати в разі настання страхового випадку). Проте обчислити його — справа не з легких, адже законодавство постійно змінюється, змінюються й правила визначення страхового стажу. Як урахувати всі нюанси й не помилитися — розкажемо далі.

Де брати дані для визначення страхового стажу

Закон про соцстрахування було викладено у новій редакції з 01.01.2023. У зв’язку з цим, у ст. 14 цього документа тепер зазначено, що страховий стаж визначається:

— за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, у тому числі за даними про трудову діяльність працівників, внесеними відповідно до Закону про ЄСВ*;

— а за періоди до 01.07.2000 — у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше.

* Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Тобто з початку 2023 року головним орієнтиром у визначенні страхового стажу працівника є дані реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Як отримати такі дані? ПФУ пропонує страхувальникам використовувати для цього (листи ПФУ від 12.04.2023 № 2800-030401-8/19784 та від 20.02.2023 № 5670-4673/К-03/8-2800/23):

— довідки за формами ОК-5 чи ОК-7 (додатки 4 та 5 до Положення № 10-1*) — для отримання інформації про страховий стаж працівника за період з 01.07.2000 до 01.01.2016;

* Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затверджене постановою правління ПФУ від 18.06.2014 № 10-1.

— форму «Дані про трудовий стаж» (додаток 9 до Положення № 10-1) — за період з 01.01.2016.

Проте тут слід урахувати деякі нюанси.

Нюанс 1. Для правомірного включення даних про страховий стаж, наведений у довідках ОК-5 та ОК-7, сам ПФУ радить додатково використовувати дані про трудові відносини, зазначені в трудовій книжці працівника. Адже ці форми мають деякі недоліки (про них нижче).

Нюанс 2. Для того щоб внести дані про трудову діяльність працівників до Державного реєстру страхувальників (відсканувати трудові книжки й направити їх до ПФУ), роботодавцям надано 5 років (з 10.06.2021 до 10.06.2026). Якщо дехто з роботодавців «забарився по дорозі» й досі не надав дані про трудову діяльність працівників до ПФУ, даних для визначення страхового стажу у реєстрі не вистачить.

Нюанс 3. Програмне забезпечення ПФУ працює недосконало й може не враховувати деякі періоди при обчисленні страхового стажу працівника*.

* Про причини розбіжностей між автоматично розрахованим ПФУ й реальним страховим стажем працівника читайте у статті «Заява-розрахунок: як перемогти розбіжності з даними ПФУ» // «Оплата праці», 2023, № 12.

Що ж тоді робити? Чи правомірно визначати страховий стаж працівника (за періоди після 01.07.2000) виключно за даними реєстру застрахованих осіб?

Вважаємо, що — ні. Краще зробити це самостійно. Але для цього доведеться врахувати всі особливості обчислення страхового стажу, що діяли в певний проміжок часу. Як це зробити — читайте далі.

Період до 28.02.2001

Звичайні працівники. До 28.02.2001 для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності визначався не страховий (як зараз), а загальний трудовий стаж (до речі, який у той час збігався з пенсійним стажем).

При цьому тривалість такого загального трудового стажу встановлювалася:

— згідно із записами у трудовій книжці працівника;

— з урахуванням вимог Правил № 1658*.

* Правила обчислення загального трудового стажу для призначення працівникам допомоги по тимчасовій непрацездатності, затверджені постановою КМУ від 19.10.98 № 1658 (втратили чинність з 11.07.2001).

Тому визначити страховий стаж працівника за цей період вельми просто — достатньо зазирнути у трудову книжку працівника і підсумувати періоди, які зараховуються у страховий стаж згідно з п. 4 Правил № 1658.

До речі, до загального трудового стажу працівника тоді зараховувалися такі періоди:

— час роботи на умовах трудового договору (контракту) на підприємствах, в установах, організаціях, протягом якої працівник підлягав обов’язковому соціальному страхуванню;

— період військової служби;

— час перебування на альтернативній (невійськовій) службі;

— період перепідготовки та навчання нових професій;

— час участі в оплачуваних громадських роботах;

— період отримання допомоги (в тому числі матеріальної) по безробіттю;

— час відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами, частково оплачуваної відпустки по догляду за дитиною до досягнення 3 (6) років;

— час навчання у професійно-технічному закладі освіти тощо.

Водночас до загального стажу НЕ враховувалися:

— період роботи на умовах договору цивільно-правового характеру;

— час участі працівника у страйку, що визнаний судом незаконним;

— час навчання у вищому закладі освіти (у тому числі на підготовчих відділеннях), в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі з денною (очною) формою навчання;

— період отримання допомоги по догляду за дитиною до 3 років та/або при народженні дитини непрацюючими особами (лист Мінсоцполітики від 18.12.2018 № 450/0/247-18).

ФОП. До 28.02.2001 фізичним особам — підприємцям, які обрали:

— спрощену систему оподаткування, зараховувався до загального трудового стажу весь період сплати ними єдиного податку, фіксованого сільськогосподарського податку, здійснення діяльності на підставі спеціального торгового патенту;

— загальну систему оподаткування (особи, застраховані на умовах добровільного страхування) — період сплати ними збору на обов’язкове соціальне страхування (страхових внесків). Підтвердженням тому має бути довідка про сплату відповідних внесків від ПФУ (адже у трудовій книжці такий період зазначений не буде).

Період з 28.02.2001 до 01.01.2011

Звичайні працівники. 28.02.2001 набув чинності Закон № 2240*.

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 № 2240-III.

З цього моменту порядок визначення пенсійного та страхового стажу починають відрізнятися (соцвнески поділено за видами соцстрахування: є соцвнески до ПФУ, а є соцвнески до ФСС з ТВП).

У статті 7 Закону № 2240 (у редакції, що діяла до 01.01.2011) вперше було наведено поняття «страховий стаж»*.

* Зауважимо, що Закон про соцстрахування на той час вже набув чинності (з 01.04.2001). Але тоді він визначав засади страхування від нещасного випадку.

Так, страховий стаж був визначений як період (сума періодів), протягом якого особа:

— підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням*;

* Це, зокрема, особи, які працювали на умовах трудового договору (контракту), члени колективних підприємств, сільськогосподарських та інших виробничих кооперативів тощо.

— та сплачує або за неї сплачуються страхові внески до ФСС з тимчасової втрати працездатності (далі — ФСС з ТВП). Зауважте, розмір (сума) сплаченого страхового внеску в цей період був не важливий. Мав значення лише факт його сплати.

Як виняток, до страхового стажу також зараховувалися періоди:

— тимчасової втрати працездатності;

— перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами (незважаючи на те, що на той час страхові внески з такої допомоги не сплачувалися);

— перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3 років;

— отримання виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування, крім пенсій усіх видів. Зокрема, допомоги по безробіттю (підтвердити її отримання можна записами в трудовій книжці або довідкою центру зайнятості про періоди виплати допомоги по безробіттю).

НЕ зараховувалися до страхового стажу такі періоди:

— робота на умовах договору цивільно-правового характеру;

— відпустка для догляду за дитиною від 3 до 6 років (лист ФСС з ТВП від 02.10.2007 № 04-06/Х-179з-283);

— навчання в училищі, професійно-технічному закладі освіти, ВНЗ, аспірантурі, докторантурі;

— час військової служби (такі особи не підлягали обов’язковому державному соціальному страхуванню через тимчасову втрату працездатності);

— перебування у відпустці без збереження зарплати (лист ФСС з ТВП від 28.08.2009 № 04-06/К-158з-216) тощо.

Відповідно для визначення страхового стажу працівника в цей період слід орієнтуватися на:

— вимоги ст. 7 Закону № 2240 в редакції, що діяла до 01.01.2011;

— трудову книжку працівника (підтверджує факт перебування працівника у трудових відносинах, а отже, й належність до застрахованих осіб);

— довідку за формою ОК-5* (додаток 4 до Положення № 10-1) (підтверджує факт сплати страхових внесків).

* Як отримати таку довідку, читайте у статті «Страховий стаж працівника: як отримати дані на вебпорталі ПФУ» // «Оплата праці», 2023, № 12.

Зауважте, що форма ОК-5 вважається «пенсійною» довідкою. Адже в ній не зазначається факт сплати внесків за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності. Тому для правомірного включення даних про страховий стаж, зазначених у формі ОК-5, необхідно додатково використовувати дані про трудові відносини, зазначені в трудовій книжці застрахованої особи.

Іншими словами, не можна включати той чи інший період до страхового стажу працівника тільки на підставі довідки ОК-5. Для цього ще потрібні відповідні записи у його трудовій книжці.

ФОП. Якщо особа у цей період була підприємцем:

— на єдиному податку — весь такий період у межах з 28.02.2001 до 01.01.2011 можна зараховувати до її страхового стажу (за умови наявності довідки з ДПІ про сплату єдиного податку). Адже в цей період єдиний податок поєднував у собі відрахування до місцевого бюджету, ПФУ та ФСС, а ФОП-єдинники автоматично вважалися застрахованими особами на випадок тимчасової втрати працездатності;

— на загальній системі — зазначений період зараховується до стажу за умови сплати внесків до ФСС з ТВП (за наявності довідки з Фонду про сплату страхових внесків за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку, затвердженого постановою ФТВП від 02.06.2005 № 62). Через те, що стати застрахованими особами в системі соцстрахування на випадок тимчасової втрати працездатності вони могли лише на добровільних засадах.

Період з 01.01.2011 до 01.01.2016

Звичайні працівники. 01.01.2011 набирає чинності Закон про ЄСВ, яким вносяться зміни до Закону № 2240.

З цього моменту:

— замість чотирьох соцвнесків (до ПФУ, до ФСС на випадок безробіття, до ФСС з ТВП, до ФСС НВ) впроваджено єдиний соціальний внесок (ЄСВ);

— запрацював персоніфікований облік відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. У зв’язку з цим страховий стаж тепер обчислюється за даними, що містяться в такій системі персоніфікованого обліку, а до її впровадження — у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше.

Але найцікавіше те, що тепер страховий стаж визначається як період (строк), протягом якого (ч. 1 ст. 7 Закону № 2240, у редакції, яка діяла після 01.01.2011):

— особа підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням;

— і за який щомісяця сплачені страхові внески (нею, роботодавцем) в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.

Тобто з 01.01.2011 для визначення страхового стажу не важливо, скільки днів працівник знаходився у трудових відносинах (відпрацював протягом місяця). Якщо за цей місяць сплачено ЄСВ не менше мінімального страхового внеску, він увійде до страхового стажу як повний.

А якщо сума сплаченого за відповідний місяць ЄСВ менше, ніж мінімальний страховий внесок? Тоді цей період зараховують до страхового стажу пропорційно сплаченому ЄСВ.

Як виняток, незалежно від факту сплати страхових внесків і їх розміру в страховий стаж потрапляли (як періоди, за які сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску):

— пенсії по інвалідності. Тому якщо навіть працівник з інвалідністю працював у режимі неповного робочого часу й отримував зарплату менше за мінімальну, то всі місяці, в яких працівник працював на таких умовах, все одно мають бути зараховані до його страхового стажу як повні;

— період отримання виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування, крім пенсій усіх видів. Зокрема: отримання допомоги по вагітності та пологах; по безробіттю; унаслідок нещасного випадку на виробництві;

— період відпустки для догляду за дитиною до 3 років (завдяки Закону України від 19.11.2013 № 691-VII).

До страхового стажу НЕ зараховувалися:

— період роботи на умовах цивільно-правового договору;

— період перебування у відпустці для догляду за дитиною від 3 до 6 років;

— навчання в училищі, професійно-технічному закладі освіти, у ВНЗ, аспірантурі, докторантурі;

— військова служба (на середній заробіток мобілізованих працівників, працівників-строковиків і працівників-контрактників, що компенсувався з бюджету, ЄСВ не нараховувався та не утримувався).

Разом з тим перелік застрахованих осіб у системі загальнообов’язкового державного «непрацездатного» соцстрахування не змінився. До нього й досі входять наймані працівники; особи, застраховані на добровільних засадах; особи, які перебували в страхових випадках, що підлягають включенню до страхового стажу.

Виходячи з цього, для визначення страхового стажу працівника з 01.01.2011 слід орієнтуватися на:

а) вимоги ст. 7 Закону № 2240 (в редакції, що діяла з 01.01.2011);

б) трудову книжку працівника (підтверджує факт перебування у трудових відносинах, а отже, й належність до застрахованих осіб);

в) дані, що містяться в Держреєстрі соцстрахування. Використовуємо довідку за формою ОК-7 (додаток 5 до Положення № 10-1).

До речі, інформація, зазначена в у формі ОК-7, найбільш наближена до вимог визначення страхового стажу, що діяли в той період. Але попереджаємо: оскільки довідка не визначає джерело доходу, з якого було сплачено ЄСВ, то до неї можуть потрапити періоди, які в той час не зараховувалися до страхового стажу. Зокрема:

— період роботи на умовах ЦПД;

— період отримання допомоги по догляду за дитиною до 3 років непрацюючою особою тощо.

Зверніть увагу, що з 01.01.2015 відбулися деякі вирішальні зміни:

1) втратив чинність Закон № 2240;

2) викладено у новій редакції Закон про соцстрахування. Тим самим законодавець запустив процес злиття «лікарняного» і «нещасного» Фондів соцстрахування;

3) період відпустки для догляду до 3 років був зазначений як період, що включається до страхового стажу як період, за який сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску.

Ба більше, у ст. 8 Закону про ЄСВ встановлено вимогу щодо сплати ЄСВ з МЗП.

Але ці корективи не сильно вплинули на визначення страхового стажу працівників. Оскільки на той час фахівці ПФУ вважали, що при підрахунку страхового стажу слід ураховувати страхові внески, сплачені з фактично нарахованої зарплати. А сума ЄСВ, сплачена з додаткової бази справляння ЄСВ, не бере участі в таких розрахунках.

ФОП. Фізособам-підприємцям (незалежно від обраної системи оподаткування) при добровільній сплаті ЄСВ (за ставками 36,6 % або 38,11 %)* за відповідний період такий період зараховується до страхового стажу за загальними правилами.

Нагадаємо: з 01.01.2011 розмір єдиного податку був зменшений до частини, яка відраховувалась до місцевого бюджету. Тобто до нього вже не входили обов’язкові відрахування до ПФУ та ФСС з ТВП.

Але отримати страховий стаж підприємець може лише за наявності:

— договору про добровільну участь у системі соцстрахування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності;

— довідки від ПФУ про строк дії такого договору.

* Сплата ЄСВ за «мінімальним тарифом» (за ставкою 34,7 %) передбачала страхування тільки в системі обов’язкового пенсійного страхування та соцстрахування на випадок безробіття.

Період з 01.01.2016

Звичайні працівники. 01.01.2016 до Закону про ЄСВ вносяться чергові корективи (Законом України від 24.12.2015 № 909-VIII). З того часу:

— застосовується єдина ставка ЄСВ (22 %). Пільгові ставки збережені лише для працівників-інвалідів та для підприємств та організацій всеукраїнських громадських організацій інвалідів, у тому числі УТОГ та УТОС;

— ставка ЄСВ застосовується тільки у частині нарахувань;

— залишається вимога щодо нарахування ЄСВ з МЗП.

У цей період до страхового стажу включаються (лист ПФУ від 20.02.2023 № 5670-4673/К-03/8-2800/23):

а) періоди, протягом яких особа підлягала страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та за які щомісяця сплачено нею та роботодавцем або нею страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок;

б) періоди, за які сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску (не роботодавцем й не застрахованою особою). Зокрема: період відпустки для догляду до 3 років та період отримання виплат за окремими видами соціального страхування, крім пенсій усіх видів (за винятком пенсії по інвалідності).

Але це ще не все. З 11.10.2017 зазнає змін ч. 4 ст. 21 Закону про соцстрахування. Через що до страхового стажу прирівнюються періоди, починаючи з 1 січня 2016 року, протягом яких:

— особа не підлягала страхуванню згідно з цим Законом;

— але нею або роботодавцем за неї сплачено єдиний внесок відповідно до Закону про ЄСВ.

Що це означає? Що тепер на формування страхового стажу впливає лише факт та розмір сплаченого ЄСВ. При цьому не має значення:

— джерело доходу, з кого сплачено єдиний внесок;

— кількість днів перебування працівника у трудових відносинах, як і наявність записів у трудовій книжці працівника.

Тобто з 01.01.2016 до страхового стажу зараховуються (за умови сплати ЄСВ) наступні періоди:

— час роботи на умовах трудового договору;

— період роботи на умовах цивільно-правового договору;

— період відпустки для догляду до 3 років (за цей час ЄСВ сплачує структурний підрозділ з питань соціального захисту населення);

— час перебування на обліку в центрі зайнятості (період отримання допомоги по безробіттю, з якої сплачується ЄСВ у розмірі мінімального внеску);

— військова служба (в цей час ЄСВ сплачується військовою частиною з грошової винагороди працівника-солдата);

— отримання пенсії по інвалідності;

— період отримання державної соціальної допомоги на догляд за дитиною з інвалідністю (лист ПФУ від 12.04.2023 № 2800-030401-8/19784;

— періоди отримання допомоги при народженні дитини непрацюючим батьком тощо.

НЕ зараховуються до страхового стажу:

— період відпустки ля догляду за дитиною від 3 до 6 років (якщо за цей період особа не отримує допомогу від держави, з якої сплачується ЄСВ);

— період відпустки без збереження зарплати (якщо вона припадає на повний місяць, через що роботодавець не сплачує ЄСВ) тощо.

Наче б усе просто. Для визначення страхового стажу достатньо відслідковувати сплату ЄСВ за відповідний місяць. І тут слід бути пильними роботодавцям, працівники яких працюють в іншому місці за сумісництвом. Бо може статися так, що:

— за основним місцем роботи такий працівник перебуває у відпустці без збереження зарплати вже довгий час (за нього роботодавець не сплачує ЄСВ);

— а за сумісництвом — він продовжує працювати (роботодавець за сумісництвом сплачує за такого працівника ЄСВ). А отже, формується і його страховий стаж.

Тому для правильного визначення страхового стажу за цей період не зайвим буде перевіряти інформацію щодо працівників за допомогою:

— і форми «Дані про трудовий та страховий стаж» (додаток 9);

— і довідок за формами ОК-7 та ОК-5.

Але зверніть увагу на такий нюанс. Якщо за працівника в якийсь період ЄСВ сплачував не роботодавець (а наприклад, управління соціального захисту населення), то:

— у додатку 9 (на порталі ПФУ її може отримати лише роботодавець) можуть не бути зазначені такі періоди;

— в той час як у довідці за формою ОК-5 (її може отримати тільки сам працівник) такий період буде вказаний.

Тому будьте уважні. За можливості зіставляйте інформацію, вказану у таких довідках.

ФОП. У ФОП теж усе просто. За умови сплати ЄСВ вони отримують страховий стаж для оплати лікарняних/декретних. Підтвердити страховий стаж за період починаючи з 01.01.2016 допоможуть форми ОК-7, ОК-5 або додаток 9.

Тут хочемо звернути увагу тих роботодавців, у яких є працівники, які одночасно зареєстровані як ФОП. Не забувайте, що ФОП:

— звітують про ЄСВ (подають відповідний додаток) лише раз на рік;

— можуть добровільно сплачувати ЄСВ (попри дозволене звільнення).

Тому може статися так, що після граничного строку подання ФОП-звітності у додатку 9 відобразиться «запізнілий» страховий стаж такого ФОП-працівника, зароблений ним протягом року здійснення підприємницької діяльності.

Через це, якщо в такому періоді ФОП-працівнику були нараховані лікарняні, можливо, доведеться їх перерахувати (див. статтю «Запізнілий страховий стаж працівника: чи донараховувати лікарняні?» // «Оплата праці», 2023, № 9).