3.1. Источники поступления наличных в кассу
Источники поступления наличных денежных средств в кассу предприятия могут быть различными. Прежде всего, денежные средства могут быть получены с текущего счета в учреждении банка. Кроме того, наличные в кассу могут вносить покупатели товаров (продукции, работ, услуг) или же непосредственно сами работники предприятия (например, в случае возврата подотчетных сумм).
Перечень наиболее распространенных оснований для поступления наличности в кассу предприятия приведем в табл. 3.1.
Таблица 3.1. Основания для поступления наличности в кассу предприятия
| № п/п | Основания для поступления наличных в кассу предприятия | Документ |
| 1 | Поступление торговой выручки | Договор, счет-фактура, расходная накладная, акт выполненных работ (предоставленных услуг) |
| 2 | Поступление денежных средств из банка на выплату заработной платы, для выдачи подотчетным лицам на хозяйственные нужды, командировочные расходы и т. д. | Корешок денежного чека из чековой книжки |
| 3 | Возврат неиспользованных подотчетных сумм | Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет |
| 4 | Погашение недостач по результатам инвентаризации | Сличительные ведомости, акты инвентаризации, выписка из протокола инвентаризационной комиссии, распоряжение руководителя предприятия |
| Обратите внимание: субъекты хозяйствования при проведении расчетов с материально ответственным лицом, которое возмещает в наличной форме ущерб за недостачу ТМЦ, проводят такие расчеты в кассе предприятия с оформлением приходного кассового ордера (см. письмо ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572). Подробнее о проведении инвентаризации на предприятиях, в том числе о порядке оформления выявленных в ходе нее расхождений (излишков или недостач), можно прочитать в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93. | ||
| 5 | Оприходование излишка денежных средств по результатам инвентаризации кассы | Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств |
| О порядке проведения инвентаризации кассы см. в разделе 10 на с. 103. | ||
| 6 | Взнос в уставный капитал предприятия наличными денежными средствами | Устав или протокол собрания учредителей |
| 7 | Поступление возвратной и безвозвратной финансовой помощи | Договор о предоставлении займа либо договор дарения |
| 8 | Арендная плата | Договор аренды, счет-фактура, акт |
3.2. Оприходование поступившей наличности
Запомните: все наличные средства, поступающие в кассу предприятия (независимо от источника поступления), нужно своевременно (в день их получения) и в полной сумме оприходовать. Такое требование содержит п. 2.6 Положения № 637.
Что значит оприходовать
Оприходованием наличных является проведение предприятиями и предпринимателями учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге, книге учета доходов и расходов, книге учета расчетных операций ( п. 1.2 Положения № 637).
Порядок оприходования наличности регламентирован п. 2.6 Положения № 637. Он зависит от способа проведения наличных расчетов. Подробнее об этом — в табл. 3.2.
Таблица 3.2. Порядок оприходования наличности
| № п/п | Способы проведения наличных расчетов | Что считается оприходованием |
| 1 | Через кассы предприятий с оформлением кассовых ордеров и ведением кассовой книги | Осуществление учета наличных в полной сумме их фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров |
| 2 | С применением РРО | Осуществление учета наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в книге учета расчетных операций (далее — КУРО) на основании фискальных отчетных чеков РРО |
| 3 | С использованием РК | Осуществление учета наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в КУРО на основании данных РК |
| 4 | Физлицо-предприниматель (далее — ФЛП), имеющее право принимать наличные средства без РРО или РК* | Осуществление учета наличных в полной сумме их фактических поступлений в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) по формам, утвержденным приказом № 481 или приказом № 579** |
| * Случаи неприменения РРО и РК можно найти в тематическом номере «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 65. ** На тот факт, что оприходование наличности частными предпринимателями осуществляется в книге учета доходов и расходов без оформления приходных кассовых ордеров, указывает и НБУ в письме от 09.03.2011 г. № 11-117/982-3354. | ||
Особый порядок оприходования наличности предусмотрен для предприятий, которые в соответствии с Законом об РРО имеют право производить наличные расчеты с потребителями без использования РРО и РК и специфика функционирования которых делает невозможным оформление ими каждой операции кассовым ордером. Такое случается, в частности, при продаже проездных и перевозочных документов, билетов государственных лотерей, билетов на посещение культурно-спортивных и зрелищных мероприятий и т. п. Так, согласно п. 2.6 Положения № 637 таким предприятиям разрешено оприходовать наличные в конце рабочего дня по совокупности операций в целом за рабочий день с оформлением кассовыми документами и отражением в соответствующей книге учета.
Как видно из табл. 3.2 (см. с. 26), для того чтобы денежные средства, полученные в кассу предприятия, считались оприходованными, необходимо должным образом оформить приходный кассовый ордер и сделать об этом запись в кассовой книге. Причем
оприходуемые суммы наличных должны соответствовать суммам, указанным в кассовых (расчетных) документах ( п. 2.6 Положения № 637)
Порядок оформления приходных кассовых ордеров и кассовых книг рассмотрен в разделе 4 на с. 30.
Обратите внимание: если при проверке кассы предприятия контролирующим органом будут выявлены суммы наличных средств, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, то такие суммы будут расценены проверяющими как неоприходованные ( п. 7.19 Положения № 637). А это, в свою очередь, может повлечь за собой применение к предприятию-нарушителю финансовых санкций, предусмотренных Указом № 436 (см. с. 110).
3.3. Направление расходования наличных из кассы предприятия
Наличные денежные средства, полученные из банка, от контрагентов и работников, могут использоваться для обеспечения нужд, возникающих в процессе функционирования предприятия. К наиболее распространенным случаям выдачи наличности из кассы предприятия относят:
— выплату заработной платы, материальной помощи, пособий;
— выплаты подотчетным лицам (на командировочные расходы, хозяйственные нужды, а также на приобретение сельскохозяйственной продукции);
— выдачу ссуд работникам;
— сдачу наличной выручки в банк.
Перечень наиболее распространенных оснований для выплаты наличности из кассы предприятия приведен в табл. 3.3.
Таблица 3.3. Основания для выплаты наличности из кассы предприятия
| № п/п | Основания для выдачи наличных из кассы предприятия | Документ |
| 1 | Выдача наличности под отчет (командировочные расходы и хозяйственные нужды) | Приказ руководителя предприятия или заявление на выдачу наличности с разрешительной надписью руководителя |
| 2 | Выплата заработной платы, пособий, материальной помощи | Ведомость на выплату денег |
| 3 | Выдача ссуды работнику | Договор о предоставлении ссуды |
| 4 | Выплата дивидендов участникам общества | Выписка из протокола общего собрания участников |
| 5 | Сдача наличной выручки и других поступлений в кассу предприятия на текущий счет в банке: | |
| — самостоятельно | Квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка | |
| — через инкассатора | Копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью, заверенная подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика | |
| — через программно-технический комплекс самообслуживания для дальнейшего перечисления на текущий счет предприятия | Квитанция платежного терминала (слип) | |
Обратите внимание: Положение № 637 не предъявляет к предприятиям требований относительно целевого использования наличных средств, полученных ими со своего банковского счета. Кроме того, о том, что субъекты хозяйствования могут свободно распоряжаться собственными денежными средствами, находящимися на их банковских счетах, говорят нормы ГКУ ( ст. 1066 и 1074). При этом банки не имеют права определять и контролировать направления использования денежных средств клиента. Поэтому, например, получив в банке наличные средства для выдачи подотчетным лицам, предприятие может направить их на выдачу ссуды работнику.
Кстати, на тот факт, что средства, полученные в банке на определенные цели (например, на командировки работников), при необходимости (в том числе и при изменении обстоятельств) могут быть направлены на прочие хозяйственные нужды предприятия, специалисты НБУ указывали в письмах от 01.04.2005 г. № 11-113/1077-3214 и от 26.01.2005 г. № 11-111/226-703. Заполнение соответствующего реквизита в денежном чеке относительно целевого направления средств осуществляется исключительно для анализа денежных потоков по направлениям и изучения тенденций наличного обращения.
Также Положение № 637 не содержит никаких ограничений в отношении выплат из выручки. Такое мнение разделяет и НБУ (см. письма от 01.04.2005 г. № 11-113/1077-3214 и от 01.12.2009 г. № 11-113/5437-22295).
Это означает, что денежные средства, поступившие в кассу предприятия (в частности, из банка, в виде наличной выручки от реализации продукции (товаров, работ, услуг) или в результате возврата ранее выданной под отчет наличности), могут быть выданы для осуществления хозяйственных нужд предприятия без предварительного зачисления их на текущий счет в банке. Однако помните: поступление средств, предшествующее их выдаче, должно быть надлежащим образом оформлено приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге. Об этом, в частности, свидетельствует разъяснение фискалов, приведенное в категории 109.14 БЗ.
Выдача наличных из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам или ведомостям на выплату денег ( п. 3.4 Положения № 637). При этом помните:
выдачу наличных из кассы, не подтвержденную подписью получателя в расходном документе, для выведения остатка наличных в кассе не принимают
Таким образом, для предприятия неподписанный получателем расходный кассовый ордер может обернуться штрафом за превышение лимита кассы согласно Указу № 436 (см. с. 111).
Подробно о порядке документального оформления выдачи наличности из кассы предприятия см. в разделе 4 на с. 30.
3.4. Порядок и сроки сдачи наличных в банк
Предприятия могут хранить в нерабочее время в своих кассах наличную выручку (наличность) исключительно в сумме, не превышающей установленный лимит кассы* ( п. 2.8 Положения № 637).
* Подробнее о порядке расчета лимита кассы см. в разделе 5 на с. 61.
Заметьте: если предприятие в отдельные дни не имеет превышения лимита кассы, оно может в эти дни не сдавать накопившуюся в кассе наличность ( п. 5.1 Положения № 637).
А вот наличные средства, превышающие установленный лимит остатка наличных в кассе, предприятие обязано сдавать в учреждение банка для зачисления на свой банковский счет.
Если лимит кассы не установлен, все наличные, имеющиеся в кассе предприятия на конец дня, нужно сдать в банк в порядке, определенном Положением № 637
В противном случае вся наличность, находящаяся в кассе предприятия на конец рабочего дня и своевременно не сданная в банк, будет считаться сверхлимитной со всеми вытекающими из этого последствиями ( п. 5.8 Положения № 637).
Наличные денежные средства предприятия (предприниматели) сдают в банк самостоятельно (в том числе с применением платежных устройств и через пункты приема наличных) или через соответствующие службы, которым согласно законодательству Украины предоставлено право на перевозку валютных ценностей и инкассацию средств.
Сдавать наличность можно для зачисления на любой банковский счет субъекта хозяйствования на его выбор.
О том, в какие сроки это нужно делать, нам расскажет п. 5.1 Положения № 637.
Так, сроки сдачи предприятиями наличной выручки для зачисления на банковские счета предприятие определяет по согласованию с банком, в котором открыт счет и на который зачисляются средства. Согласованные сроки указывают в договорах банковского счета между предприятиями и банками.
При этом нужно соблюдать требования Положения № 637. В зависимости от особенностей деятельности и месторасположения предприятия установлены такие сроки сдачи наличности (см. табл. 3.4):
Таблица 3.4. Сроки сдачи наличности в банк
| № п/п | Юридические лица | Сроки сдачи наличности в учреждение банка |
| 1 | Предприятия, расположенные в населенных пунктах, в которых есть банки | Ежедневно (в день поступления наличной выручки (наличности) в кассу) |
| 2 | Предприятия, у которых время окончания рабочего дня (смены), установленное правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством Украины, не дает возможности обеспечить сдачу наличности в день ее поступления | День, следующий за днем поступления наличности в кассу |
| 3 | Предприятия, которые расположены в населенных пунктах, где нет банков | Не реже чем один раз в 5 рабочих дней |
| Предприятия, устанавливающие срок сдачи наличной выручки в соответствии с п. 3 этой таблицы, должны сдавать сверхлимитную наличность для ее зачисления на банковские счета не позднее следующего рабочего дня независимо от установленного срока сдачи наличности ( п. 5.10 Положения № 637). | ||
Для обеспечения своевременной сдачи выручки банки могут создавать кассы для приема наличной выручки в рабочие, выходные и праздничные дни, а также в послеоперационное время.
Предприятия, работающие в выходные и праздничные дни и не имеющие возможности из-за отсутствия соответствующей договоренности с банком на инкассацию сдать полученную ими за эти дни наличную выручку (наличные), сдают ее в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и предприятия.
Отдельным юридическим лицам установлены особые правила сдачи наличности. В частности, речь о предприятиях, осуществляющих страховую деятельность и деятельность по выпуску и проведению лотерей. Такие предприятия устанавливают сроки сдачи наличности для страховых агентов и распространителей лотерей, действующих на основании заключенных договоров, с учетом специфики их функционирования (режима работы в вечерние часы, выходные и праздничные дни) и объемов сдаваемой выручки, но не реже одного раза в 5 рабочих дней ( п. 5.1 Положения № 637).
А вот банкам и религиозным организациям (религиозные общины, управления и центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения), не осуществляющим предпринимательской деятельности, сроки сдачи наличности вообще не устанавливаются ( пп. 2.7 и 5.6 Положения № 637). То же касается и предпринимателей (см. раздел 9 на с. 99).
Выдачу наличных из кассы для сдачи ее в банк в соответствии с п. 3.7 Положения № 637 оформляют расходным кассовым ордером с отражением такой операции в кассовой книге.
выводы
Наличные денежные средства могут поступать в кассу предприятия, в частности, с текущего счета в учреждении банка, а также путем их внесения покупателями товаров (продукции, работ, услуг) или же непосредственно самими работниками предприятия.
Все наличные средства, поступающие в кассу предприятия, нужно своевременно (в день их получения) и в полной сумме оприходовать.
Законодательство не предъявляет к субъектам хозяйствования требований относительно целевого использования наличных средств, полученных ими со своего банковского счета.
Наличные средства, превышающие установленный лимит кассы, предприятие обязано сдавать в учреждение банка для зачисления на свой банковский счет в сроки, установленные п. 5.1 Положения № 637.
