Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

В избранном В избранное
Печать
Налоги и бухгалтерский учет Май, 2016/№ 40
После того, как мы подробно описали правила обращения с наличностью, перейдем к вопросам контроля за соблюдением этих правил. О том, кто и каким образом осуществляет этот контроль, а также как оформляются результаты контроля, мы с вами поговорим в этом разделе.

Прежде всего, скажем, что контроль за операциями с наличностью можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний контроль осуществляют сами субъекты хозяйствования путем регулярного проведения инвентаризаций кассы. Кроме того, в ходе документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию касс и проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций:

— вышестоящие организации (при их наличии) на всех подведомственных предприятиях;

— аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами.

В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.

Внешний контроль за соблюдением порядка ведения операций с наличностью осуществляют контролирующие органы. Указом № 436 к ним отнесены:

— органы Государственной фискальной службы Украины;

— органы Государственной финансовой инспекции Украины*;

* См. письмо Госфининспекции от 04.06.2013 г. № 02-18/624.

— органы Министерства внутренних дел Украины;

— финансовые органы.

Начнем с внутреннего контроля.

10.1. Инвентаризация кассы

Периодичность проведения

Как мы указали ранее, внутренний контроль предприятия осуществляют с помощью инвентаризаций кассы.

Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяет собственник (руководитель) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству ( ч. 2 ст. 10 Закона о бухучете).

Перечень оснований для обязательной инвентаризации активов (в том числе наличных в кассе) установлен п. 7 разд. І Положения № 879. В частности, в обязательном порядке инвентаризацию кассы проводят:

— перед составлением годовой финансовой отчетности (в период 2 месяцев до даты баланса);

— при смене материально ответственного лица (на день приемки-передачи дел);

— если установлены факты краж или злоупотреблений (на день установления таких фактов);

— по судебному решению или на основании должным образом оформленного документа, составленного органом, который имеет право требовать проведения инвентаризации (в сроки, указанные в этих документах, но не ранее их получения);

— в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (на день их окончания);

— в случае прекращения предприятия;

— при переходе на составление отчетности по МСФО;

— в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Таким образом, периодичность и сроки, в которые должна проводиться инвентаризация кассы, устанавливаются руководителем предприятия с учетом оснований, предусмотренных Положением № 879.

Когда речь идет о наличности в кассе, инвентаризацию желательно проводить не только при наличии обязательных оснований, а гораздо чаще.

Как правило, плановая инвентаризация кассы проводится не реже 1 раза в квартал

Распространенный способ объективного контроля за наличностью в кассе — так называемые внезапные инвентаризации. Их проводят с периодичностью, установленной специальным приказом о кассовой дисциплине. Особенность этих инвентаризаций состоит в том, что они неожиданны для проверяемого лица.

Кроме того, в обязательном порядке инвентаризация кассы осуществляется на подведомственных предприятиях вышестоящей организацией, а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами при проведении документальной проверки ( п. 4.10 Положения № 637).

Заметьте: необходимость в инвентаризации кассы может возникнуть при налоговой проверке. Так, органы ГФСУ имеют право в ходе проверки потребовать от вас провести инвентаризацию денежных средств, в том числе снять остатки наличных ( п.п. 20.1.9 НКУ). Причем если вы откажетесь проводить такую инвентаризацию, фискалы могут применить ст. 94 НКУ «Административный арест имущества» (см. п.п. 8 п. 3.1 Порядка № 568, консультацию в категории 136.02 БЗ).

Если налоговики потребовали такой инвентаризации, она должна быть проведена до окончания проверки. Ведь результаты инвентаризации повлияют и на результаты проверки. Именно к такому выводу налоговики пришли в письме ГНАУ от 26.05.2011 г. № 6322/5/23-4016.

Инвентаризационная комиссия

Любая инвентаризация начинается с того, что на предприятии создается инвентаризационная комиссия ( п. 1 разд. ІІ Положения № 879). В ее состав входят:

— представители аппарата управления предприятия;

— представители бухгалтерской службы (аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, физлица-предпринимателя, осуществляющего ведение бухучета на предприятии на договорных началах);

— опытные работники предприятия, которые знают объект инвентаризации и первичный учет.

Возглавляет такую комиссию руководитель предприятия или его заместитель. Состав инвентаризационной комиссии утверждается приказом руководителя. На небольших предприятиях вся инвентаризационная работа, в том числе инвентаризация кассы, проводится именно этой (основной) инвентаризационной комиссией.

А что делать на предприятиях, где большой объем работ и одна комиссия физически не может его выполнить? В таком случае создают рабочие инвентаризационные комиссии ( п. 2 разд. ІІ Положения № 879). В их состав должны входить представители аппарата управления, бухгалтерской службы и опытные работники, которые хорошо знакомы с объектом инвентаризации. Также в состав рабочих комиссий могут быть включены члены инвентаризационной комиссии ( п.п. 2.2 разд. ІІ Положения № 879).

Председателя и состав рабочих инвентаризационных комиссий распорядительным документом утверждает руководитель предприятия. При этом помните: запрещено назначать председателем рабочей комиссии для проверки активов, которые находятся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника два года подряд ( п.п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879).

Инвентаризацию проводят полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии материально ответственного лица.

Обратите внимание:

сами материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не включаются, однако должны присутствовать при проведении инвентаризации

Если член инвентаризационной комиссии отсутствует по уважительной причине, например в связи с болезнью или командировкой, руководитель соответствующим распоряжением может произвести его замену. На это обращает внимание Минфин в письме от 15.12.2003 г. № 31-04200-30-23/191.

Наконец, если провести инвентаризацию от вас потребовали налоговики, их должностные лица также могут (по их согласию) присутствовать при такой инвентаризации ( п. 1 разд. ІІ Положения № 879).

Инвентаризацию кассы инвентаризационная комиссия осуществляет на основании приказа руководителя предприятия о ее проведении.

Проводим инвентаризацию кассы

При инвентаризации комиссия должна проверить фактическое наличие находящихся в кассе денежных средств, ценных бумаг, чековых книжек и т. п.

Инвентаризацию лучше приурочить к началу или к окончанию рабочего дня, когда в кассовой книге кассир подвел итоги за день и вывел остаток наличных на начало следующего дня.

Инвентаризацию наличности проводят в такой последовательности:

1. Перед началом кассир дает расписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию, все поступившие денежные средства полностью оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Эта расписка приведена на титульной стороне Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств ( приложение 7 к Положению № 637).

2. Комиссия подсчитывает фактическое наличие в кассе денежных средств. Причем должен осуществляться полный покупюрный пересчет всей наличности.

Никакие документы или расписки в остаток наличности не включаются

Заявления кассира об имеющейся в кассе наличности и других ценностях, не принадлежащих предприятию, во внимание не принимаются.

3. Проверяют правильность оприходования и списания наличных денежных средств, а также оформления кассовых документов. То есть следует проверить оформление:

— кассовой книги (типовая форма № КО-4);

— приходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-1), расходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-2) и ведомостей на выплату денег;

— журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 или № КО-3а);

— реестров депонированной заработной платы;

— книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5).

Если кассовая книга ведется в электронной форме, следует обращать внимание на то, правильно ли работают программные средства обработки кассовых документов.

4. Остаток наличности в кассе сверяют с данными кассовой книги.

5. Фактическое наличие денежных средств сопоставляют с данными бухгалтерского учета.

Если предприятие применяет РРО, сумма фактической наличности сверяется с суммой, указанной в дневном Х-отчете РРО.

Ценные бумаги в документарной форме, которые хранятся в кассе, инвентаризируем поштучно. Особое внимание уделяем:

— фактическому наличию ценных бумаг;

— правильности их оформления и реальности стоимости, по которой они отраженны в балансе предприятия;

— тому, насколько полно и своевременно отражены в бухгалтерском учете доходы от финансовых инвестиций.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам.

Оформляем результаты инвентаризации

Чтобы оформить результаты инвентаризации кассы, составляют Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств. Его форма приведена в приложении 7 к Положению № 637. Для денежных документов и бланков строгой отчетности может применяться Акт инвентаризации наличия денежных документов, бланков документов строгой отчетности, форма которого утверждена приказом № 572.

При составлении актов инвентаризации соблюдают требования, установленные п.п. 6.1 разд. ІІІ Положения № 879:

— в Акте указывают фактический остаток наличных и остаток денег по данным бухучета, после чего определяется результат инвентаризации;

— сведения о наличных в иностранной валюте вносят в Акт следующим образом:

1) указывают название и сумму иностранной валюты;

2) приводят курс НБУ на начало рабочего дня инвентаризации;

3) указывают сумму иностранной валюты в пересчете в гривни;

— в Акт инвентаризации денежных документов, бланков документов строгой отчетности вносят данные об их названии, номере, серии и номинальной стоимости.

При инвентаризации ценных бумаг, находящихся в кассе, в Акте указывают название, серию, номер, номинальную и балансовую стоимости ценных бумаг, а также сроки их погашения ( п.п. 6.4 разд. ІІІ Положения № 879).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии

Также Акт должно подписать материально ответственное лицо (кассир). При этом один экземпляр Акта передается в бухгалтерию, а другой остается у материально ответственного лица.

А что если инвентаризацию проводят в связи со сменой материально ответственного лица? Напомним: в таком случае, согласно Положению № 879, инвентаризация проводится обязательно. В этой ситуации Акт составляют в трех экземплярах, поскольку экземпляр Акта должны получить как передающее, так и принимающее ценности материально ответственное лицо.

Итак, мы определили фактическое наличие в кассе предприятия денежных средств, денежных документов, ценных бумаг и т. д. и сверились с данными бухгалтерского учета.

Наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная приходными кассовыми ордерами, считается излишком. Если наличных средств в кассе хранится меньше, чем по данным учета, налицо недостача. И недостачи, и излишки отражают в Акте инвентаризации. Кроме того, в этом случае обязательно надо описать причины, по которым возникли расхождения между данными бухучета и фактическим наличием ценностей в кассе.

Сумму излишка наличности зачисляют в доход предприятия (см. п. 4.10 Положения № 637, п.п. 2.5.19 письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572) и приходуют в кассе путем выписки приходного кассового ордера.

Сумма недостачи, возникшей по вине кассира, взыскивается с него в полном объеме

Ведь кассир является материально ответственным лицом и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Кассир предприятия имеет право добровольно возместить недостачу путем внесения денежных средств в кассу или на текущий счет предприятия. Если работник добровольно не возмещает сумму недостачи, то следует руководствоваться нормами ст. 136 КЗоТ. Указанная статья предусматривает два способа взыскания с работника причиненного предприятию ущерба (в зависимости от его размера):

а) если сумма недостачи меньше среднего месячного заработка кассира — возмещение осуществляется по распоряжению собственника предприятия или уполномоченного им органа. Сумма недостачи в этом случае удерживается из заработной платы кассира;

б) если сумма недостачи больше среднего месячного заработка — возмещение осуществляется через судебный иск.

Больше о возмещении материального ущерба работниками предприятия см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93, с. 115.

10.2. Внешний контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Мы уже перечисляли органы, которые имеют право осуществлять контроль за соблюдением кассовой дисциплины на предприятиях и у ФЛП (см. с. 103). Понятно, что наиболее часто обычные субъекты хозяйствования сталкиваются с органами ГФСУ.

Существует специальный порядок, по которому контролирующие органы проводят и оформляют проверки соблюдения кассовой дисциплины. Он установлен гл. 7 Положения № 637. Кроме того, должностные лица органов ГФСУ руководствуются Методрекомендациями № 210 (ср. 025069200). Перечислим основные правила проведения внешних проверок.

Что проверяют фискалы

Периодичность проверок и срок, в течение которого они осуществляются, определяют непосредственно контролирующие органы. При этом перечень субъектов хозяйствования, которые подлежат проверке за конкретный период, определяется с учетом объемов наличных операций у них ( пп. 7.1 и 7.2 Положения № 637).

Проверка непосредственно по местонахождению предприятия (предпринимателя) осуществляется на основании документов, установленных законодательством Украины, за определенный период — квартал, полугодие, год и т. д.

Основные направления проверок:

— правильность ведения предприятием кассовой книги, других кассовых документов и их оформления;

— наличие у предприятия журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов и книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег, а также правильность их ведения;

— соблюдение порядка оприходования наличности в кассе предприятий и предпринимателей;

— соблюдение предприятиями установленного лимита кассы;

— контроль за выдачей и использованием значительных сумм наличности;

— соблюдение порядка, в котором наличность выдается под отчет, и как она используется;

— соблюдение ограничений наличных расчетов.

При проверке кассовой книги устанавливается сам факт ее наличия на предприятии, а также ( п. 7.8 Положения № 637):

— соответствие ее оформления требованиям действующего законодательства;

— правильность ведения кассовой книги, оформления в ней кассовых операций по приему и выдаче наличных денежных средств;

— соответствие указанных в кассовой книге сумм принятой и выданной наличности данным приходных и расходных кассовых ордеров;

— качество и своевременность записей кассира согласно указанным в кассовой книге кассовым документам;

— наличие подписи бухгалтера, который проверил записи в кассовой книге относительно количества принятых им кассовых ордеров;

— правильность подсчета в кассовой книге фактических остатков наличности в кассе на конец дня.

Также при проверке устанавливают правильность заполнения всех реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров и ведомостей на выплату денег. Сюда относится наличие дат, номеров, сумм, указание оснований для выписки, наличие подписей должностных лиц и получателей средств, печатей и штампов, оформление депонированных сумм и т. д. По отдельным ведомостям на выплату денег может выборочно пересчитываться сумма выплаченной наличности ( п. 7.9 Положения № 637).

Предположим теперь, что во время проверки выявлены кассовые ордера или ведомости на выплату денег, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя. В таком случае сумма наличности по этим расходным документам прибавляется к остатку наличности в кассе в день, в котором оформлены указанные расходные документы. Если при этом окажется, что превышен лимит остатка наличности в кассе, предприятию-нарушителю грозит штраф (см. раздел 11 на с. 110).

Обратите внимание:

в дальнейшем указанная сумма не принимается в расчет сверхлимитных остатков наличности ( п. 7.24 Положения № 637)

Кроме того, проверяющие анализируют:

— правильно ли отражены в кассовых документах номера корреспондирующих счетов;

— соответствуют ли друг другу корреспонденции счетов, указанные в кассовой книге и в кассовых ордерах;

— есть ли в наличии необходимые документы, которые прилагаются к кассовым ордерам и являются основанием для выдачи наличности (заявления, накладные, счета, справки и т. п.), и отметки об их погашении.

В кассовых документах, которые вызывают сомнения относительно их подлинности, проверяется достоверность подписей получателей средств и должностных лиц предприятия ( п. 7.10 Положения № 637).

Проверяя, насколько полно и своевременно приходовались наличные поступления, контролеры, прежде всего, анализируют общее состояние кассовых оборотов. Речь идет о поступлениях наличности из касс банка в кассу предприятия. Банковские выписки и записи в кассовой книге сверяют с данными соответствующих приходных кассовых ордеров по суммам полученных средств и датам. В случае необходимости могут также сравниваться данные корешков денежных чеков с выписками банка ( пп. 7.13 и 7.14 Положения № 637).

А вот если наличность поступила в кассу от осуществления хозяйственной деятельности, то полнота и своевременность ее оприходования проверяется по-другому. А именно: записи в кассовой книге сверяются по суммам и срокам с данными соответствующих приходных кассовых ордеров. В случае необходимости для проверки привлекают расчетные документы, квитанции к приходным кассовым ордерам, счета-фактуры, товарно-транспортные и налоговые накладные и т. п. Проверяется также факт регистрации указанных ордеров (по суммам и датам) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ( п. 7.16 Положения № 637).

Наконец, для контроля за полным и свое­временным оприходованием наличности конкретным субъектом хозяйствования контролирующие органы могут применять встречные документальные проверки. Их осуществляют непосредственно у покупателей (заказчиков), уплативших наличные средства. Проверяющие привлекают к такой проверке соответствующие первичные документы и сверяют кассовые документы получателей наличности с данными покупателей.

Если при проверке контролирующие органы выявили в кассе наличность, не подтвержденную приходными ордерами,

она считается неоприходованной в кассе и зачисляется в доход предприятия

Проверка на предмет соблюдения лимита кассы ( пп. 7.21 и 7.22 Положения № 637) состоит в следующем:

— определяется, установлен ли на предприятии лимит кассы и правильно ли он рассчитан;

— проверяется, довело ли предприятие суммы лимита своим обособленным подразделениям (с помощью соответствующих приказов, распоряжений или других распорядительных документов)*;

* Для предприятий, в составе которых есть обособленные подразделения.

— выясняется, как предприятие соблюдает установленный лимит кассы, сроки и порядок сдачи наличной выручки.

Механизм для подсчета сверхлимитных сумм описан в п. 7.23 Положения № 637 и п. 4.4 Методрекомендаций № 210.

Согласно нормам упомянутых документов чтобы определить сверхлимитные остатки наличности, фактические остатки (по данным кассовой книги) сравнивают с суммой установленного лимита за каждый день. При этом не имеет значения, осуществлялись в этот день кассовые обороты (поступление либо выдача наличности) или нет.

Если выявлено превышение лимита кассы, то инспектор выясняет ( п. 7.23 Положения № 637):

— сумму сверхлимитных остатков;

— время (в днях), в течение которого сверхлимитные суммы не сдавались в установленные сроки в банк;

— причины того, что образовались сверхлимитные остатки;

— общую сумму сверхлимитной наличности.

Пример того, как определять сверхлимитные поступления в кассу, приведен в п. 7.23 Положения № 637.

В расчет сверхлимитных остатков не включают суммы, которые не считаются сверхлимитными в соответствии с п. 5.9 Положения № 637

Кроме того, не увеличивают сверхлимитный остаток и суммы, которые предназначены для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, стипендий, дивидендов и находятся в кассе в течение сроков, предусмотренных п. 2.10 Положения № 637.

Более подробно о том, какие суммы не считаются сверхлимитными, читайте на с. 62 этого спецвыпуска.

При осуществлении проверок в сфере торговли, общественного питания и услуг фискалы обращают внимание еще на одну дополнительную обязанность. Субъекты хозяйствования, работающие в этой сфере за наличные, должны всегда иметь в кассах разменную монету всех мелких номиналов, чтобы выдавать сдачу. Исключение — те номиналы банкнот и монет, которые НБУ прекратил выпускать в обращение ( п. 7.25 Положения № 637).

В ходе проверки порядка выдачи наличности под отчет и ее использования:

— анализируется порядок выдачи подотчетных сумм;

— выявляются факты неправомерной выдачи наличных под отчет (например, работникам, которые не отчитались за ранее выданные им средства);

— выявляются случаи передачи подотчетных средств одним работником другому и т. п.

При проверке отчетов об использовании средств для решения хозяйственных вопросов особое внимание уделяют тому, насколько подотчетные лица соблюдали установленные сроки их составления. Также контролируют своевременность возврата в кассу остатка неиспользованных средств и наличие оригиналов подтверждающих документов. Кроме того, учитывается, что подача отчетов с нарушением установленных сроков может разрешаться только в связи с временной нетрудоспособностью под­отчетного лица или при других обстоятельствах, имеющих документальное подтверждение ( п. 7.39 Положения № 637).

В свою очередь, при проверке соблюдения порядка выдачи под отчет наличных на командировку устанавливается ( п. 7.43 Положения № 637):

— наличие распорядительных документов на служебные командировки (приказа, распоряжения);

— соблюдение предельной продолжительности служебной командировки;

— своевременность отчетности за израсходованные во время командировки средства;

— правильность возмещения расходов работникам и т. п.

Оформление результатов проверки

Окончательные результаты проверки оформляются в порядке, изложенном в п. 7.4 Положения № 637.

Если в ходе проверки предприятия были выявлены нарушения, то по ее результатам составляется специальный Акт в трех экземплярах (форма этого Акта приведена в приложении 9 к Положению № 637).

В Акте проверки должно быть изложено содержание нарушения с соответствующим его обоснованием

Акт должен содержать выводы о результатах проверки, а также рекомендации руководству предприятия (предпринимателю) относительно устранения выявленных недостатков. Акт подписывают должностные лица, проводившие проверку, а также руководитель и главный бухгалтер предприятия (или предприниматель).

Первый экземпляр Акта направляется органам ГФСУ по месту государственной регистрации субъекта хозяйствования для принятия мер, предусмотренных действующим законодательством. Второй экземпляр Акта передается непосредственно предприятию (предпринимателю), а третий — остается в документах контролирующего органа.

Если же нарушения не выявлены, то должностные лица, проводившие проверку, составляют справку произвольной формы. В справке указывают наименование предприятия, на котором проводилась проверка (фамилия, имя и отчество предпринимателя), срок проверки, ссылка на соответствующую норму законодательства, согласно которому проводилась проверка, проверяемые вопросы. Справку подписывают должностные лица, проводившие проверку, а также руководитель и главный бухгалтер предприятия (предприниматель).

Руководитель предприятия (ФЛП) имеет право при составлении Акта проверки не согласиться с ее результатами. В этом случае он может представить соответствующие обоснованные замечания (пояснения) в письменной форме, которые прилагаются к Акту. Результаты проверки рассматриваются руководством предприятия (предпринимателем), как правило, в 3-дневный срок после ее окончания.

В зависимости от специфики деятельности субъекта хозяйствования и задач, которые стоят перед контролирующими органами во время проверки, могут рассматриваться и другие вопросы, не предусмотренные гл. 7 Положения № 637. Также могут использоваться другие формы актов проверок, нежели установленная приложением 9 к Положению № 637 (п. 7.6 этого Положения).

выводы

  • Внутренний контроль за соблюдением кассовой дисциплины осуществляет само предприятие путем инвентаризации остатков наличности.

  • Инвентаризация кассы проводится инвентаризационной комиссией на основании приказа руководителя предприятия, как правило, не реже одного раза в квартал.

  • Инвентаризация проводится обязательно в случаях, предусмотренных Положением № 879, а также по требованию органов ГФСУ при проверке.

  • Результаты инвентаризации оформляются Актом, который подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

  • На хозрасчетных предприятиях (у ФЛП) внешний контроль за соблюдением кассовой дисциплины осуществляют органы ГФСУ.

  • Контроль за соблюдением лимита кассы производится путем сравнения фактических остатков с суммой установленного лимита за каждый день.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить