3.1. Источники поступления наличных в кассу
Источники поступления наличных денежных средств в кассу предприятия бывают разные. Прежде всего денежные средства можно получить с текущего счета в учреждении банка. Кроме того, наличные в кассу могут вносить покупатели товаров (продукции, работ, услуг) или же непосредственно сами работники предприятия (например, в случае возврата подотчетных сумм).
Перечень наиболее распространенных оснований для поступления наличности в кассу предприятия приведем в табл. 3.1 на с. 21.
Таблица 3.1. Основания для поступления наличности в кассу предприятия
№ п/п | Основания для поступления наличности в кассу предприятия | Документ |
1 | Поступление торговой выручки | Договор, счет-фактура, расходная накладная, акт выполненных работ (предоставленных услуг) |
Обратите внимание: в общем случае при получении наличных денежных средств за реализованные товары, работы, услуги необходимо применять РРО или РК (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 24). | ||
2 | Поступление денежных средств из банка на выплату заработной платы, для выдачи подотчетным лицам на хозяйственные нужды, командировочные расходы и т. д. | Корешок денежного чека из чековой книжки |
3 | Возврат неиспользованных подотчетных сумм | Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет |
4 | Погашение недостач по результатам инвентаризации | Сличительные ведомости, акты инвентаризации, выписка из протокола инвентаризационной комиссии, распоряжение руководителя предприятия |
Подробнее о проведении инвентаризации на предприятиях, в том числе о порядке оформления выявленных в ходе нее расхождений (излишков или недостач), вы можете прочесть в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93; 2017, № 98. | ||
5 | Оприходование излишка денежных средств по результатам инвентаризации кассы | Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств |
О порядке проведения инвентаризации кассы см. в разделе 10 на с. 89. | ||
6 | Взнос в уставный капитал предприятия наличными денежными средствами | Устав или протокол собрания учредителей |
7 | Поступление возвратной и безвозвратной финансовой помощи | Договор о предоставлении займа либо договор дарения |
8 | Арендная плата | Договор аренды, счет-фактура, акт |
Имейте в виду: налоговики настаивают на том, что полученные наличными арендные платежи следует проводить через РРО (см. консультацию в подкатегории 109.03 БЗ). |
3.2. Оприходование поступившей наличности
Итак, наличная «денежка» пришла в кассу. Что дальше? А теперь ее нужно по всем правилам оприходовать. Так велит п. 11 Положения № 148. В нем сказано, что
наличность, поступающая в кассы, оприходуется в день ее получения в полной сумме
А что собой представляет оприходование наличности? Ответ находим в п.п. 18 п. 3 Положения № 148.
Так, оприходованием наличных является проведение субъектами хозяйствования учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге или Книге учета доходов (и расходов).
Обратите внимание: в ныне действующем Положении № 148, в отличие от его предшественника (Положения № 637), оприходованием наличности больше не считается отражение поступившей налички в Книге учета расчетных операций (далее — КУРО). Поэтому запись в КУРО теперь, с точки зрения оприходования наличности, ничего не значит.
Как правильно оприходовать наличные денежные средства, «знает» п. 11 Положения № 148. В нем сказано, что оприходованием наличности в кассах предприятий (обособленных подразделений), осуществляющих наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги, с применением РРО либо с применением КУРО без использования РРО является осуществление ее учета в полной сумме фактических поступлений в кассовой книге.
На фактически поступившую в кассу сумму выписывают ПКО. А затем на его основании кассир в день поступления наличности осуществляет запись в кассовой книге (п. 40 Положения № 148).
Если предприятие использует РРО или РК с КУРО (без применения РРО), п. 11 Положения № 148 допускает возможность оприходования наличности в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков или данных расчетных квитанций. Однако эта норма диссонирует с п. 25 Положения № 148, который требует осуществлять прием наличности в кассу исключительно по ПКО. К самому же кассовому ордеру может быть приложен документ, на основании которого он составлен. В связи с этим советуем все же оформлять прием наличности в кассу ПКО и уже его данные вносить в кассовую книгу. По крайней мере, пока НБУ не прояснит ситуацию на этот счет.
Для физлиц-предпринимателей (далее — ФЛП) оприходованием наличности будет считаться осуществление учета наличных в полной сумме их фактических поступлений в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) по формам, утвержденным приказом № 481 или приказом № 579.
Особый порядок оприходования наличности предусмотрен для субъектов хозяйствования, которые в соответствии с Законом об РРО имеют право производить наличные расчеты с потребителями без использования РРО с применением соответствующих книг учета и специфика функционирования которых делает невозможным оформление ими каждой операции кассовым ордером. Такое случается, в частности, при продаже проездных и перевозочных документов, билетов государственных лотерей, билетов на посещение культурно-спортивных и зрелищных мероприятий и т. п. Согласно п. 13 Положения № 148 таким субъектам разрешено оприходовать наличные в конце рабочего дня по совокупности операций в целом за рабочий день с оформлением кассовыми документами и отражением в КУРО или РК.
Как видите, в общем случае для того чтобы денежные средства, полученные в кассу предприятия, считались оприходованными, необходимо должным образом оформить ПКО и сделать об этом запись в кассовой книге. Причем оприходуемые суммы наличных должны соответствовать суммам, указанным в соответствующих кассовых (расчетных) документах (абзац второй п. 13 Положения № 148).
С порядком оформления ПКО и кассовых книг вы можете ознакомиться в разделе 4 на с. 26.
3.3. Выдача наличных из кассы предприятия
Наличные денежные средства, полученные предприятием (из банка, от контрагентов, от работников и пр.), могут использоваться для обеспечения нужд, возникающих в процессе его функционирования. Чаще всего наличность из кассы предприятия выдают для:
— выплаты заработной платы, материальной помощи, пособий;
— выплаты подотчетным лицам (на командировочные расходы, хозяйственные нужды, а также на приобретение сельскохозяйственной продукции);
— выдачи ссуд работникам;
— сдачи наличной выручки в банк.
Перечень наиболее распространенных оснований для выплаты наличности из кассы предприятия приведен в табл. 3.2.
Таблица 3.2. Основания для выплаты наличности из кассы предприятия
№ п/п | Основания для выдачи наличности из кассы предприятия | Документ |
1 | Выдача наличности под отчет (командировочные расходы и хозяйственные нужды) | Приказ руководителя предприятия или заявление на выдачу наличности с разрешительной надписью руководителя |
2 | Выплата заработной платы, пособий, материальной помощи | Ведомость на выплату наличности |
3 | Выдача ссуды работнику | Договор о предоставлении ссуды |
4 | Выплата дивидендов участникам общества | Выписка из протокола общего собрания участников |
5 | Сдача наличной выручки и других поступлений в кассу предприятия на текущий счет в банке: | |
— самостоятельно | Квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати банка | |
— через инкассатора | Копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью, заверенная подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика | |
— через банкомат или программно-технический комплекс самообслуживания для дальнейшего перечисления на текущий счет предприятия | Квитанция/чек банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания | |
— путем проведения инкассации денежных средств в режиме реального времени с использованием платежных терминалов | Чек платежного терминала |
Обратите внимание: Положение № 148, как и предшествующее ему Положение № 637, не предъявляет к предприятиям требований относительно целевого использования наличных средств, полученных ими со своего банковского счета. Поддерживает субъектов хозяйствования в этом плане и ГКУ.
В ч. 3 ст. 1066 и ч. 1 ст. 1074 этого Кодекса сказано, что клиенты банка могут свободно распоряжаться собственными денежными средствами, находящимися на их банковских счетах*. При этом
* За исключением редких случаев ограничения прав клиента распоряжаться находящимися на его счете денежными средствами, установленных ч. 1 ст. 1074 ГКУ.
банки не имеют права определять и контролировать направления использования денежных средств клиента
Поэтому, например, получив в банке наличные средства для выдачи подотчетным лицам, предприятие может направить их на выдачу ссуды работнику.
Кстати, на тот факт, что средства, полученные в банке на определенные цели (например, на командировки работников), при необходимости (в том числе и при изменении обстоятельств) могут быть направлены на прочие хозяйственные нужды предприятия, специалисты НБУ указывали в письмах от 21.11.2016 г. № 50-0004/95394 и от 26.01.2005 г. № 11-111/226-703. Заполнение соответствующего реквизита в денежном чеке относительно целевого направления наличных средств осуществляется исключительно для анализа денежных потоков по направлениям и изучения тенденций наличного обращения.
Также Положение № 148 не содержит никаких ограничений в отношении выплат из выручки.
Таким образом, денежные средства, поступившие в кассу предприятия (из банка, в виде наличной выручки от реализации или в результате возврата ранее выданной под отчет наличности), могут быть выданы на любые цели (на хознужды, командировки, займы и т. п.) без предварительного зачисления их на текущий счет в банке.
Единственное исключение — суммы пособий от Фонда социального страхования, снятые со спецсчета в банке. Их можно использовать только по целевому назначению.
Учтите: поступление в кассу средств, предшествующее их выдаче, должно быть надлежащим образом оформлено ПКО и записью в кассовой книге. О необходимости надлежащего оприходования наличности в кассе в таком случае говорили и фискалы в разъяснении, размещенном в подкатегории 109.14 БЗ*.
* Ввиду вступления в силу Положения № 148 это разъяснение было переведено в состав недействующих, однако не думаем, что это как-то повлияло на мнение налоговиков.
Выдача наличных из кассы осуществляется по РКО или ведомостям на выплату наличности** (п. 26 Положения № 148). При этом помните: выдачу наличных из кассы, не подтвержденную подписью получателя в расходном документе, для выведения остатка наличных в кассе не принимают (абзац второй п. 27 Положения № 148).
** Подробнее см. в разделе 4 на с. 26.
Поэтому будьте внимательны! Ведь не подписанный получателем РКО может обернуться для предприятия штрафом за превышение лимита кассы*** согласно Указу № 436 (см. с. 96).
*** Об установлении и соблюдении лимита кассы читайте в разделе 5 на с. 54.
3.4. Порядок и сроки сдачи наличных в банк
Первое, что здесь стоит отметить: предприятия могут хранить в нерабочее время в своих кассах наличную выручку (наличность) исключительно в сумме, не превышающей установленный лимит кассы (абзац первый п. 15 Положения № 148). Если же наличные средства превышают такой лимит, предприятие обязано сдавать «вершок» в учреждение банка для зачисления на свой банковский счет.
Таким образом, если в отдельные дни предприятие «вписывается» в лимит кассы, оно может в эти дни не сдавать накопившуюся в кассе наличность в банк (абзац третий п. 49 Положения № 148).
Как видите, речь здесь идет только о предприятиях. А вот ФЛП беспокоиться о превышении лимита не придется, ведь для них лимит кассы не устанавливается (п. 14 Положения № 148).
Учтите:
если лимит кассы не установлен предприятием, все наличные, имеющиеся в его кассе на конец дня, нужно сдать в банк в порядке, определенном Положением № 148
Это очень важный момент! Ведь в противном случае вся наличность, находящаяся в кассе предприятия на конец рабочего дня и своевременно не сданная в банк, будет считаться сверхлимитной со всеми вытекающими из этого последствиями (п. 53 Положения № 148).
Но нюансы, касающиеся лимита кассы, пока оставим в стороне (о них мы будем отдельно говорить в разделе 5 на с. 54), а сейчас сконцентрируем внимание на процедуре сдачи наличности в банк.
Наличные денежные средства субъекты хозяйствования могут сдавать в банк такими способами (абзац второй п. 16 Положения № 148):
— самостоятельно (в том числе с применением платежных устройств и через пункты приема наличных);
— через соответствующие службы, которым согласно законодательству Украины предоставлено право на перевозку валютных ценностей и инкассацию средств;
— через предприятия, которые получили лицензию НБУ на предоставление банкам услуг по инкассации.
Обратите внимание: сдавать наличность можно для зачисления на любой банковский счет субъекта хозяйствования на его выбор. О том, в какие сроки это нужно делать, нам расскажут пп. 48 и 49 Положения № 148.
Вначале скажем, что законодатель разрешает не устанавливать сроки сдачи наличной выручки (наличности) в банк ФЛП (см. раздел 9 на с. 85) и, собственно, самим банкам (абзац третий п. 14 Положения № 148). Кроме того, «амнистированы» религиозные организации****, не осуществляющие производственную либо другую предпринимательскую деятельность. Им не устанавливать сроки сдачи наличности в банк разрешает п. 51 Положения № 148.
**** Религиозные общины, управления и центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения.
А вот другие субъекты хозяйствования сроки сдачи наличной выручки для зачисления на свои банковские счета определяют по согласованию с банком, в котором открыт счет и на который зачисляются средства. Согласованные сроки указывают в договорах банковского счета между предприятиями и банками.
При этом нужно соблюдать требования Положения № 148. В зависимости от особенностей деятельности и месторасположения предприятия установлены такие сроки сдачи наличности (см. табл. 3.3):
Таблица 3.3. Сроки сдачи наличности в банк
№ п/п | Юридические лица | Сроки сдачи наличности в учреждение банка |
1 | Предприятия, расположенные в населенных пунктах, в которых есть банки | Ежедневно (в день поступления наличности в кассу) |
2 | Предприятия, у которых время окончания рабочего дня (смены), установленное правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством Украины, не дает возможности обеспечить сдачу наличности в день ее поступления | День, следующий за днем поступления наличности в кассу |
3 | Предприятия, расположенные в населенных пунктах, где нет банков | Не реже чем один раз в 5 рабочих дней |
Для обеспечения своевременной сдачи выручки банки могут создавать кассы для приема наличной выручки в выходные и праздничные дни, а также в послеоперационное время.
Предприятия, работающие в выходные и праздничные дни и не имеющие возможности сдать полученную ими за эти дни наличную выручку (наличные) в банк из-за отсутствия соответствующей договоренности с банком на инкассацию средств, сдают ее (абзац первый п. 49 Положения № 148):
— через банкоматы или программно-технические комплексы самообслуживания в день поступления наличных в кассу либо
— непосредственно в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и предприятия.
Отдельным юридическим лицам установлены особые правила сдачи наличности. В частности, речь идет о предприятиях, осуществляющих страховую деятельность и деятельность по выпуску и проведению лотерей. Такие субъекты хозяйствования устанавливают сроки сдачи наличности для страховых агентов и распространителей лотерей, действующих на основании заключенных договоров, с учетом специфики их функционирования (режима работы в вечерние часы, выходные и праздничные дни) и объемов сдаваемой выручки, но не реже одного раза в 5 рабочих дней (абзац пятый п. 48 Положения № 148).
Выдачу наличных из кассы для сдачи ее в банк в соответствии с п. 29 Положения № 148 оформляют РКО с отражением такой операции в кассовой книге.
выводы
- Наличность, поступающую в кассы, оприходуют в день ее получения в полной сумме путем ее учета в кассовой книге / Книге учета доходов (и расходов).
- Прием наличности в кассу осуществляют по ПКО, а выдачу — по РКО или ведомостям на выплату наличности.
- Законодательство не предъявляет к субъектам хозяйствования требований относительно целевого использования наличных средств, полученных ими в виде выручки.
- Наличные средства, превышающие установленный лимит кассы, предприятие обязано сдавать в учреждение банка для зачисления на свой банковский счет в сроки, установленные Положением № 148.