Алгоритм дій у разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності визначає п. 6.10 Положення № 88*, а в податковому обліку — п. 44.5 ПКУ.
Загалом послідовність кроків при втраті первинних документів зводиться ось до чого. Так, керівник підприємства повинен:
1) письмово повідомити про це правоохоронні органи;
2) наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення;
3) у 5-денний строк із дня такої події письмово повідомити податківців за місцем обліку і митний орган, яким було здійснено митне оформлення втрачених митних декларацій (звичайно, якщо мала місце їх втрата). У повідомленні слід вказати обставини втрати документів, коли та за який період вони втрачені і навести їх загальний перелік.
До повідомлення необхідно додати документи, які підтверджують настання події, унаслідок якої відбувалися втрата, пошкодження чи дострокове знищення первинних документів