Відновлюємо втрачені первинні документи: строки і дії

З чого розпочинати при втраті первинки?

Алгоритм дій у разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності визначає п. 6.10 Положення № 88*, а в податковому обліку — п. 44.5 ПКУ.

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Загалом послідовність кроків при втраті первинних документів зводиться ось до чого. Так, керівник підприємства повинен:

1) письмово повідомити про це правоохоронні органи;

2) наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення;

3) у 5-денний строк із дня такої події письмово повідомити податківців за місцем обліку і митний орган, яким було здійснено митне оформлення втрачених митних декларацій (звичайно, якщо мала місце їх втрата). У повідомленні слід вказати обставини втрати документів, коли та за який період вони втрачені і навести їх загальний перелік.

Зокрема, податківці хочуть бачити копії заяви/повідомлення, поданого правоохоронцям, та документа, що підтверджує її прийняття і реєстрацію (див. лист ДФСУ від 22.08.2017 № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК). А на наш погляд, незайвим буде додати і наказ про призначення комісії та навіть копію документа, що підтверджує обставини, за яких документи були втрачені. Також разом з повідомленням фіскалам надсилають копію акта комісії (див. про нього нижче, а також постанову ВС від 07.04.2023 у справі № 420/9587/20), звичайно ж, якщо він до цього моменту вже був складений і затверджений керівником;

4) затвердити результати роботи комісії. Такі результати оформляють актом. Його складають у довільній формі. У акті описують обставини, за яких відбулася втрата документів, час і місце події, причини того, що сталося, зазначають осіб, відповідальних за збереження документів з отриманими від них письмовими поясненнями, а також наводять перелік відсутніх документів;

5) у 10-денний строк із моменту складання надіслати копію акта податківцям, а також органу, у сфері управління якого перебуває підприємство. Втім, цього кроку може й не бути, якщо акт було направлено податківцям разом із повідомленням на етапі їх інформування про втрату документів (див. крок 3).

Зауважте! На день встановлення факту втрати документів чи на день після закінчення надзвичайної події (пожежі, повені, ракетного обстрілу тощо) обов’язково потрібно провести інвентаризацію в обсязі, визначеному керівником підприємства. Причому інвентаризація обов’язкова незалежно від того, що саме сталося з документами — втрата, псування, крадіжка чи будь-який інший вплив, який унеможливлює їх пред’явлення податківцям (п. 7 розд. І Положення № 879*). А от якщо до первинних документів відсутній безпечний та безперешкодний доступ — з інвентаризацією слід почекати до відновлення такої можливості (п. 8 розд. І Положення № 879).

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Усі наведені дії виконали? Тоді можна розпочинати відновлювати втрачені документи.

У які строки слід відновити документи?

Для відновлення первинки у підприємства є 90 календарних днів із дня, що настає за днем повідомлення про це податківців. Протягом цього строку оштрафувати за відсутність документів фіскали не зможуть. А в разі проведення перевірки зобов’язані перенести її до дати відновлення втрачених документів у межах установлених 90 днів. Проте водночас строк перенесення не може складати більше 120 днів (п. 44.5 ПКУ).

Втім, в умовах війни відновити первинку вдається далеко не всім і не завжди. Тож для таких випадків діє воєнна спецнорма п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. Поширюється ця спецнорма на тих платників, що (1) не можуть пред’явити первинку, на підставі якої сформовано показники, пов’язані з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, та які (2) провадили діяльність на:

— територіях активних бойових дій або

— тимчасово окупованих рф територіях України (ТОТ).

Підставами неможливості надання первинних документів є:

— втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів;

— знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на ТОТ, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, установленими органами влади.

Відтак у разі втрати та/або неможливості вивезення первинки платник податків / податковий агент повинен подати до податкової повідомлення про неможливість вивезення первинних документів в довільній формі (див. лист ДПСУ від 27.03.2023 № 686/ІПК/99-00-07-06-01-06). Якщо згодом стане відомо про втрату таких документів, тоді контролерам слід подати повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати. Докладно про це читайте у статтях «Не вберегли первинку: особливості у воєнний стан» // «Податки & бухоблік», 2022, № 82 і «Первинку знищена війною — що робити?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 50 (ср. ).

Тобто, по суті, п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ дозволяє (!) не відновлювати втрачені документи. А от

(див. БЗ 129.07, діяла до 06.05.2023). Тоді він керується загальними правилами п. 44.5 ПКУ.

Однак перебіг 5-денного строку для письмового повідомлення податківців про втрату документів і 90 днів для їх відновлення зупиняється на час воєнного стану (ВС) п.п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. Але, врахуйте, що з 1 серпня 2023 року ці податкові строки побіжать* (див. статті «Законопроєкт № 8401: огляд податкових змін» // «Податки & бухоблік», 2023, № 52 і «Законопроєкт № 8401 прийнято: що змінили в останню мить» // «Податки & бухоблік», 2023, № 54).

* Зверніть увагу: це не стосується процедури, пов’язаної з «військовою» втратою документів (див. п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Як відновити втрачені документи?

Відновлювати облік (первинні документи) можна як власними силами, так і за допомогою сторонніх (спеціалізованих) організацій, укладаючи з ними договір на надання таких послуг. Кому саме це доручити, визначають у наказі про відновлення втраченої документації.

Власне відновлення проводять у три етапи:

1) аналізують поточний стан справ бухгалтерського обліку підприємства, а також періоди, суміжні з «втраченими», з метою виявлення перехідних операцій;

2) відновлюють зовнішні документи. Для цього звертаються:

— до контрагентів (постачальників і покупців) з проханням надати копії (дублікати) втрачених документів (договорів, накладних, рахунків, актів тощо). Податкові накладні відновлювати не доведеться. Адже вони — електронні і зберігаються поза підприємством у системі електронного адміністрування. До речі, за їх допомогою буде легше відновити облікову картину;

— до обслуговуючого банку — щоб отримати виписки-реєстри операцій, проведених за поточними рахунками, а також копії платіжних документів;

— до податкової — з проханням надати копії втраченої звітності і податкових декларацій, які подавалися на папері;

3) відновлюють внутрішню документацію.

Закінчили процедуру відновлення документів? Повідомте про це податківців. Хоча законодавчо цей обов’язок прямо не встановлений, однак фіскали вважають, що таке повідомлення потрібне з метою виконання вимог п. 44.5 ПКУ в частині перенесення строків перевірки до дати відновлення документів (див. лист ДФСУ від 22.08.2017 № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК). Тож сперечатися тут особливо немає сенсу.

А про те, чи можна втрачену первинку, що була раніше на папері, відновити вже в електронній формі, читайте у статті «Паперову» первинку знищено: чи можна їх відновити в електронному вигляді?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 41.

За який період відновлювати первинку?

Підприємство має забезпечити зберігання первинних документів протягом установленого строку (ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік*). Строки зберігання документів, що стосуються діяльності суб’єктів господарювання, визначені Переліком, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Але визначені там строки не повинні бути меншими, ніж передбачено п. 44.3 ПКУ. А за вимогами п.п. 44.3.2 ПКУ

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-ХIV.

Виняток — документи, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання у 2555 днів (див. статтю «Строки зберігання первинки: від донедавніх 1095 днів до нових 1825 днів» // «Податки & бухоблік», 2023, № 29). Цей обов’язок стосується:

— платників податку на прибуток — резидентів;

— нерезидентів, які здійснюють діяльність через постійне представництво;

— неприбуткових підприємств, установ та організацій, а також

— юросіб — платників єдиного податку.

Щоправда, вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів (замість 1095 днів) слід застосовувати до документів, які розроблено:

1) до 28.04.2023*, строк зберігання яких не закінчився на цю дату;

* День набрання чинності Законом України від 20.03.2023 № 2970-IX.

2) починаючи з 28.04.2023;

3) особою, стосовно якої на 28.04.2023 розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації);

4) особою, стосовно якої прийнято рішення про ліквідацію після 28.04.2023.

При цьому відлік строків зберігання розпочинають з дня подання податкової звітності/граничного строку її подання (якщо вона не подавалася).

Проте врахуйте, що наразі строк зберігання первинки зупинений на весь період ВС (п. 102.9 ПКУ). До того ж іще раніше цей строк зупиняв карантин (п. 52² підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). І згідно з прийнятою редакцією законопроєкту № 8401 у зв’язку з продовженням до кінця ВС мораторію на планові та позапланові перевірки одночасно за перевірками, на які діє мораторій, подовжуються строки зберігання первинних документів та інформації, визначених п. 44.1 ПКУ (див. статтю «Законопроєкт № 8401 прийнято: що змінили в останню мить» // «Податки & бухоблік», 2023, № 54).

Але навіть після закінчення встановлених строків зберігання знищувати документи не можна — вони підлягають обов’язковій передачі до архіву (п. 6.1 Положення № 88). На цьому акцентували увагу і податківці (див. лист ДФСУ від 20.11.2015 № 24797/6/99-99-22-04-02-15). Мабуть, натякаючи на те, що втрачені документи необхідно відновлювати незалежно від того, чи сплив установлений законом строк їх зберігання.

Хоча, на наш погляд, «минулі» документи є сенс відновлювати тільки у тому випадку, якщо податкова звітність за період, до якого ці документи належить, не подавалася. Адже тоді згідно з п. 102.2 ПКУ податківці зможуть перевірити цей період і покарати за відсутність документів. В інших випадках втрачені документи зі строком зберігання, що минув, у принципі, можна і не відновлювати.

А якщо відновити вдалося не все?

У разі невідновлення первинних документів або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання права на відновлення, вважається, що такі документи були відсутні у платника на час складення податкової звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства (п. 44.5 ПКУ).

Ба більше, якщо платник до закінчення перевірки або протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання акта, не надає контролерам документи (незалежно від причини, крім виїмки правоохоронними органами), вважається, що такі документи були відсутні на момент складання податкової звітності (п. 44.6 ПКУ). А, як відомо, платникам заборонено формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами (п. 44.1 ПКУ). Тому

Не працює це правило лише щодо втраченої (знищеної чи зіпсованої) первинки платників, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на ТОТ. І тільки за умови письмового повідомлення податківців про неможливість вивезти чи про втрату первинних документів.