У вас появился студент

Прием на работу

О том, что студенты имеют право на трудовую деятельность во внеучебное время, говорится в ч. 1 ст. 53 Закона Украины «Об образовании» от 05.09.2017 № 2145-VIII и п. 3 ч. 1 ст. 62 Закона Украины «О высшем образовании» от 01.07.2014 № 1556-VII.

Исключение составляют соискатели высшего образования высших военных учебных заведений, заведений высшего образования со специфическими условиями обучения*, военных учебных подразделений заведений высшего образования, которым присвоено воинское или специальное звание. Если ваш студент к таким не относится, его можно смело принимать на работу.

* Речь об учебных заведениях, осуществляющих подготовку курсантов (слушателей, студентов), адъюнктов для службы на должностях среднего и высшего состава Нацполиции, начальствующего состава МВД, ГСЧС, Государственной уголовно-исполнительной службы.

Со студентом может быть заключен как срочный (на определенный срок, установленный по соглашению сторон, или на время выполнения определенной работы), так и бессрочный трудовой договор.

При этом учтите: если работник несовершеннолетний, то п. 5 ч. 1 ст. 24 КЗоТ требует заключать с ним трудовой договор в письменной форме. Однако ч. 1 ст. 2 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ (далее — Закон № 2136) до прекращения/отмены военного положения разрешает определять форму трудового договора по соглашению сторон. Поэтому пока можно обойтись без письменного трудового договора, ограничившись изданием приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Также не забудьте, что лица моложе 18 лет принимаются на работу только после предварительного медосмотра. Кроме того, в дальнейшем до достижения ими 21 года они должны проходить ежегодный медосмотр (ст. 191 КЗоТ). О других нюансах приема на работу несовершеннолетних см. в статье «Особенности труда отдельных категорий работников» // «Налоги & бухучет», 2021, № 92.

Еще один важный вопрос касается признака места работы, на которое трудоустраивается студент: основное или совместительство?

Дело в том, что обучение в вузе, даже если речь идет о дневной форме, не является работой. Заведение высшего образования не заключает со студентом трудовой договор. В свою очередь, совместительством считается выполнение работником, кроме основной, также иной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время на том же или другом предприятии / у предпринимателя (ст. 102¹ КЗоТ). Таким образом, студент, не имеющий другого места работы, является основным работником.

На тот факт, что работа по трудовому договору лиц, которые совмещают ее с дневной формой обучения, не является совместительством, обращалось внимание в п. 14 постановления Пленума ВСУ «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 № 13. Такое же мнение высказывали специалисты Минсоцполитики в письме от 25.05.2015 № 198/06/186-15.

Об определении места работы как основного работник указывает в заявлении о приеме на работу.

Особенности выполнения работы

Место выполнения работы. Зачастую студентам, особенно обучающимся online, удобнее выполнять работу дистанционно (на дому). Если исходя из должностных обязанностей такой вариант организации труда возможен, с работником может быть заключен трудовой договор о:

— дистанционной работе (ст. 60² КЗоТ). Она выполняется в любом месте по выбору работника вне рабочих помещений или территории работодателя с использованием информационно-коммуникационных технологий. Подробно см. в статье «Дистанционная работа» // «Налоги & бухучет», 2023, № 57;

— надомной работе (ст. 60¹ КЗоТ). В этом случае работа выполняется по месту проживания работника либо в других определенных им помещениях, но вне производственных или рабочих помещений работодателя. Место работы надомника должно характеризоваться наличием закрепленной зоны и технических средств, необходимых для производства продукции, предоставления услуг, выполнения работ или функций, предусмотренных учредительными документами. Больше об этом см. в статье «Надомная работа» // «Налоги & бухучет», 2023, № 57.

Договоры о дистанционной/надомной работе могут заключаться как с вновь принятым, так и со «старым» работником, который стал студентом.

В соответствии с п. 6¹ ч. 1 ст. 24 КЗоТ трудовой договор о дистанционной или надомной работе следует заключать в письменной форме. Типовые формы таких договоров утверждены приказом Минэкономики от 05.05.2021 № 913-21.

В то же время согласно ч. 8 ст. 60¹ и ч. 11 ст. 60² КЗоТ без письменного трудового договора можно обойтись:

— на время угрозы распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника в случаях, установленных законодательством;

— при возникновении угрозы вооруженной агрессии;

— в случае чрезвычайной ситуации техногенного, природного или иного характера.

При таких обстоятельствах дистанционную/надомную работу можно ввести приказом (распоряжением) работодателя. С этим приказом (распоряжением) работника следует ознакомить в течение 2 дней со дня его издания, но до введения дистанционной/надомной работы.

Кроме того, как мы указывали выше, согласно ч. 1 ст. 2 Закона № 2136 в период действия военного положения форма трудового договора (письменный или устный) определяется по соглашению сторон.

Неполное рабочее время. Поскольку студент может работать в свободное от обучения время, вероятно, потребуется установить для него режим неполного рабочего времени (см. ст. 56 КЗоТ). Однако этот вопрос решается по согласованию между работодателем и студентом в зависимости от возможности последнего совмещать работу и учебу. Законодательство не требует в обязательном порядке устанавливать такой режим работы даже в том случае, когда работник обучается на дневной форме.

То есть

Об этом, в частности, говорилось в письме Минсоцполитики от 25.07.2014 № 301/13/116-14 (ср. ).

В ситуации когда стороны договариваются о неполном рабочем времени при приеме на работу, это условие сразу вносят в трудовой договор. Если же изначально такого условия в трудовом договоре не было, а работник, став студентом, просит изменить ему режим работы, он подает работодателю соответствующее заявление. При отсутствии возражений со стороны работодателя издают приказ об установлении работнику-студенту неполного рабочего времени.

Учтите, что работодатель не может отказать в установлении режима неполного рабочего времени (см. ст. 56, 172 и 186¹ КЗоТ):

— беременной женщине;

— женщине, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка с инвалидностью (отцу, воспитывающему ребенка без матери, опекуну, попечителю, одному из приемных родителей, одному из родителей-воспитателей);

— женщине, осуществляющей уход за больным членом семьи согласно медзаключению;

— лицу с инвалидностью.

Что касается остальных студентов, то им придется договариваться с работодателем.

Сокращенное рабочее время. Если студент, работающий на вашем предприятии, является несовершеннолетним, то ему следует установить сокращенное рабочее время. Причем в этой ситуации от желания работодателя ничего не зависит. Он обязан это сделать без просьбы работника.

Так, согласно ст. 51 КЗоТ для лиц в возрасте от 16 до 18 лет устанавливается сокращенное рабочее время продолжительностью 36 часов в неделю. При этом время, в течение которого работник выполняет свои трудовые обязанности, сокращается, но оплата его труда производится в размере полной тарифной ставки/оклада.

А если несовершеннолетний студент хотел бы работать, например, не 36, а 18 часов в неделю, и работодатель не против? Здесь снова речь идет о неполном рабочем времени. Но учтите, что при определении заработной платы работника (пропорционально отработанному времени) в качестве нормы будет выступать установленное для этой категории работников сокращенное рабочее время. То есть в нашем примере работник будет занимать 0,5 штатной единицы: 18 ч : 36 ч = 0,5.

Подробнее об установлении сокращенного и неполного рабочего времени см. в статье «Рабочее время: сокращенное vs неполное» // «Налоги & бухучет», 2023, № 57.

Гарантии студентам

Учебный отпуск. Предоставление работникам-студентам отпусков в связи с обучением предусмотрено ст. 15 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) и ст. 216 КЗоТ. В соответствии с этими нормами дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляют работникам, которые успешно обучаются в вузах без отрыва от производства на вечерней и заочной формах обучения.

Оплачиваемый учебный отпуск работник может получить по основному месту работы (см. ст. 217 КЗоТ) на основании его заявления и справки-вызова из вуза. Если студент является совместителем, то он на этот период может оформить неоплачиваемый отпуск на основании п. 14 ст. 25 Закона об отпусках (см. письмо Минсоцполитики от 12.09.2016 № 1294/13/84-16).

Информацию о продолжительности учебного отпуска, установленной ст. 216 КЗоТ для студентов и аспирантов заведений высшего образования, приведем в таблице ниже.

Учебный отпуск для студентов и аспирантов заведений высшего образования

Если работник получает второе (следующее) высшее образование по заочной (вечерней) форме обучения, то продолжительность отпуска для него определяется как для лиц, обучающихся на третьем и последующих курсах вуза (ч. 2 ст. 15 Закона об отпусках).

Для работников, успешно обучающихся в вузах, в которых учебный план имеет свои особенности, дополнительно к перечисленным учебным отпускам предоставляют оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска, продолжительность которых установлена Порядком № 634*. Здесь речь о студентах, получающих творческие профессии (музыкантах, актерах, режиссерах и т. п.).

* Порядок, продолжительность и условия предоставления ежегодных отпусков работникам, обучающимся в высших учебных заведениях с вечерней и заочной формами обучения, где учебный процесс имеет свои особенности, утвержденный постановлением КМУ от 28.06.97 № 634.

Имейте в виду: поскольку планирование учебного процесса относится к компетенции учебных заведений, в справке-вызове может быть указана продолжительность отпуска меньше гарантированной законодательством для соответствующего года обучения. При предоставлении отпуска ориентируйтесь на количество дней, указанное в справке-вызове.

Оплачиваемый учебный отпуск предоставляют независимо от стажа работы студента на предприятии. Использовать его можно только в течение соответствующего учебного года. Он не может быть поделен или перенесен. За него не выплачивают компенсацию.

Важно! Как мы уже отметили выше, оплачиваемый учебный отпуск предоставляется только тем студентам, которые обучаются на вечерней или заочной форме обучения. При дневной форме обучения такой отпуск не положен. Поэтому по желанию студента дневной формы обучения на время сессии ему может быть предоставлен ежегодный отпуск или отпуск за свой счет.

Так же можно действовать при других формах обучения, например, дистанционной.

Но следует отличать дистанционную форму обучения и проведение сессии с использованием технологий дистанционного обучения. Согласно п. 2.1 Положения о дистанционном обучении, утвержденного приказом МОН от 25.04.2013 № 466, дистанционное обучение реализуется путем:

— применения дистанционной формы как отдельной формы обучения;

— использования технологий дистанционного обучения для обеспечения обучения в разных формах.

Таким образом,

Дистанционные технологии могут применяться и при заочной, и при вечерней форме обучения. Потому если в справке-вызове вуза указано, что сессия будет проводиться с использованием технологий дистанционного обучения, студенту, получающему образование на заочной или вечерней форме обучения, оплачиваемый учебный отпуск должен быть предоставлен.

Ежегодный отпуск. Продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков работников-студентов определяется без каких-либо особенностей. А вот в порядке предоставления ежегодных отпусков есть некоторые нюансы.

Так, согласно ч. 16 ст. 10 Закона об отпусках работникам, обучающимся в учебных заведениях без отрыва от производства, ежегодные отпуска по их желанию присоединяются ко времени проведения установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, подготовки и защиты дипломного проекта и других работ, предусмотренных учебной программой.

При этом по просьбе таких работников ежегодный отпуск полной продолжительности в первый год их работы должен быть предоставлен до окончания 6-месячного срока беспрерывной работы у этого работодателя (п. 7 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках).

Исключение составляют только лица, которые привлечены к работе на объектах критической инфраструктуры. Согласно ч. 2 ст. 12 Закона № 2136 в период действия военного положения работодатель может отказать им в предоставлении любого вида отпуска (кроме отпуска в связи с беременностью и родами и отпуска для ухода за ребенком до 3 лет).

Свободные от работы дни. Работникам, которые учатся на последних курсах заведений высшего образования, предоставляются дни, свободные от работы (ст. 218 КЗоТ). В частности, в течение 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов* предоставляют:

* Этот период определяет вуз согласно учебному плану.

— один свободный день еженедельно (при 6-дневной рабочей неделе) для подготовки к занятиям с оплатой в размере 50 % получаемой зарплаты, но не ниже минзарплаты. При 5-дневной рабочей неделе количество свободных от работы дней меняется в зависимости от продолжительности рабочей смены при условии сохранения общего количества свободных от работы часов. Порядок расчета количества свободных от работы дней для 5-дневной рабочей недели был приведен в письме Минсоцполитики от 01.12.2011 № 1084/13/84-11;

— по желанию работника один-два свободных от работы дня в неделю (дополнительно) без сохранения зарплаты.

Работникам-аспирантам, обучающимся без отрыва от производства, по их желанию предоставляют:

— в течение 4 лет обучения один свободный от работы день в неделю (независимо от того, сколько дней составляют рабочую неделю) с оплатой в размере 50 % средней заработной платы работника;

— в течение четвертого года обучения дополнительно еще один свободный день в неделю без сохранения заработной платы.

Для получения свободного от работы дня работник подает соответствующее заявление. На основании этого документа работодатель оформляет приказ (распоряжение).

Оплата проезда в вуз. Работодатель обязан один раз в год оплатить работникам, обучающимся в вузах с вечерней или заочной формой обучения, 50 % стоимости проезда до месторасположения учебного заведения и обратно (ст. 219 КЗоТ). Сделать это необходимо в случае поездки студента на установочные занятия, для выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, подготовки и защиты дипломного проекта (работы). При этом вид транспорта, которым пользуется работник-студент, не имеет значения.

Для получения компенсации стоимости проезда работник должен подать соответствующее заявление и документы, подтверждающие расходы.

Учтите! Такая компенсация включается в налогооблагаемый доход ее получателя как дополнительное благо (см. БЗ 103.25). В 4ДФ Объединенной отчетности по НДФЛ/ВС/ЕСВ такую выплату показывают с признаком дохода «126».

Налоговая социальная льгота. К зарплате работников-студентов может применяться налоговая социальная льгота (далее — НСЛ). Так, согласно п.п. «г» п.п. 169.1.3 НКУ студентам, аспирантам, ординаторам, адъюнктам предоставляется НСЛ в размере 150 % обычной льготы. Таким образом,

Указанная льгота может применяться при выполнении следующих условий:

1) зарплата работника за месяц не превышает суммы, равной прожиточному минимуму для трудоспособного лица на 1 января отчетного года, умноженному на 1,4 и округленному до ближайших 10 грн, т. е. в 2023 году — 3760 грн (п.п. 169.4.1 НКУ). Такой вариант возможен, например, в случае установления студенту режима неполного рабочего времени;

2) студент не получает стипендию из бюджета (п.п. 163.2.3 НКУ).

А вот форма обучения (дневная, вечерняя, заочная) значения не имеет.

Учтите, что «студенческая» НСЛ не применяется автоматически. Для получения права на нее работник должен предоставить:

— заявление о применении НСЛ;

— справку из вуза о том, что он действительно обучается в этом учебном заведении и не получает стипендию из бюджета.

Как можно убедиться, законодательство содержит довольно много нюансов, о которых нужно помнить, если ваш работник — студент.