Особливості первинки в електронному вигляді

Первинні документи можуть складатися в паперовій або електронній формі (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік*, п. 1.2 Положення № 88**). Під електронним розуміють документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону про електронні документи***). Документ, складений в електронній формі, має такий же статус (юридичну силу), як і паперовий. Тому, в якій формі вести документообіг, підприємство вирішує самостійно, а також за домовленістю з контрагентами.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

*** Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

Чи роздруковувати електронну первинку?

Ні, обов’язкового роздрукування електронних первинних документів законодавство не вимагає. Тому

А суб’єктові господарювання досить забезпечити зберігання електронних документів на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (ст. 13 Закону про електронні документи).

Тим паче, що оригіналом електронного документа є саме електронний примірник такого документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора (ст. 7 Закону про електронні документи). А ось паперова роздруківка електронного документа оригіналом не вважається, а є його копією (БЗ 135.03).

Хоча можливість одночасного створення одного і того ж документа і в електронній, і в паперовій формі (якщо в тому є необхідність) також допускається (ст. 7 Закону про електронні документи). Тому якщо складено електронний документ (з усіма обов’язковими реквізитами, у тому числі електронним підписом) і ідентичний паперовий документ, то кожен із цих документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (ст. 7 Закону про електронні документи).

А ось обов’язок створювати документи одночасно у двох формах (і в паперовій, і в електронній) установлений тільки для документів постійного або тривалого зберігання (більше 10 років) (п. 4 розд. 1 Порядку № 1886/5*).

* Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки для передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5.

Зберігання електронних документів

Документи, створені в електронній формі, слід зберігати на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

При зберіганні електронних документів:

1) інформація, що міститься в них, має бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений / отриманий;

3) за наявності повинна зберігатися інформація, що дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення / отримання.

При цьому

Тобто не менше строків, установлених п. 44.3 ПКУ і Переліком, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Нагадаємо, що строки зберігання бухпервинки, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів документів для платників податку на прибуток, юросіб-єдиноподатників, неприбуткових організацій збільшили до 5 років. Детальніше про це див. «Строки зберігання первинки: внесено зміни до Переліку № 578/5» // «Податки & бухоблік», 2024, № 20; «Строки зберігання первинки та війна: поточний стан справ & майбутнє» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55; «Строки зберігання первинки: від донедавніх 1095 днів до нових 1825 днів» // «Податки & бухоблік», 2023, № 29.

А ось у разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях протягом установленого строку підприємство зобов’язане продублювати електронні документи на декількох електронних носіях інформації або, якщо і такі вимоги виконати неможливо, то зберігати їх у вигляді паперових копій (ст. 13 Закону про електронні документи).

Дата складання і дата підписання електронної первинки

Проблема в тому, що дата складання електронного документа і дата підписання можуть не збігатися (і навіть припадати на різні періоди). Адже в законодавстві немає вимог про те, що документ має бути підписаний виключно в періоді складання.

Проте слід врахувати, що за бухобліковими правилами господарські операції мають бути відображені в обліку в періоді їх здійснення — тобто в тому звітному періоді, в якому були фактично здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Тому дата складання первинного документа повинна відповідати даті здійснення господарської операції. А ось

Таким чином, для облікових цілей значення має не дата підписання первинного документа (зокрема, дата накладення електронного підпису), а саме дата (період) здійснення госпоперації, зазначена в первинному документі. На це звертають увагу Мінфін і податківці (листи Мінфіну від 26.12.2019 № 35210-06-62/35178, ДПСУ від 19.03.2024 № 1488/ІПК/99-00-21-03-02).

Про те, що дата складання електронного первинного документа може відрізнятися від дати накладення електронного підпису, говориться і в п. 187.1 ПКУ. У зв’язку з чим прямо обумовлено, що для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником, вважається дата, вказана в самому документі як дата його складання відповідно до Закону про бухоблік, незалежно від дати накладення електронного підпису. Тому, зокрема, і податкові зобов’язання з ПДВ (якщо постачання — перша подія) треба нараховувати за датою складання електронного документа, а не датою підписання. Детальніше про це див. «Акт на послугу: ПЗ за датою складання» // «Податки & бухоблік», 2020, № 24 (ср. ).

Таким чином, дата складання первинки не повинна залежати від дати підписання. І чекати на підписання електронного документа (щоб відобразити операцію в бухобліку за датою підписання) не можна.

А якщо ж на момент закриття звітного періоду електронний первинний документ ще не підписаний, то, щоб своєчасно відобразити операцію в обліку (у своєму періоді), її слід задокументувати самостійно внутрішньою первинкою, склавши, наприклад, самоакт (п. 2.5 Положення № 88, детальніше про його складання див. «Первинка відсутня або запізнилася: складаємо самоакт» // «Податки & бухоблік», 2022, № 50) або бухгалтерську довідку (лист Мінфіну від 21.03.2023 № 41010-07-5/7607, детальніше див. «Спізнюються документи від постачальників: бухдовідка — замість самоакта, Мінфін не проти» // «Податки & бухоблік», 2023, № 28).

Підписування внутрішніх електронних документів

Ні, нехтувати підписуванням електронних документів, навіть якщо це внутрішні накладні (акти), не можна. Адже електронний документ (як і паперовий) вважається належним чином оформленим, якщо містить усі обов’язкові реквізити первинного документа. У свою чергу, перелік обов’язкових реквізитів первинних документів (у тому числі складених в електронній формі) встановлений ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.3 Положення № 88. До них належить і підпис, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.

До того ж, як обумовлено ч. 3 ст. 6 Закону про електронні документи, накладенням електронного підпису та/або печатки завершується створення електронного документа. Тож без електронного підпису процес складання електронного документа не можна вважати завершеним. Тому будь-який первинний документ — неважливо, зовнішній він чи внутрішній, складений у паперовій чи в електронній формі — має бути підписаний. Інакше

Таким чином, електронний документ без підпису не вважатиметься повноцінним первинним документом. Тому внутрішні електронні документи (накладні, акти) залишати непідписаними не можна.

Надання документів податківцям

При проведенні перевірок податківці мають право отримувати від платників податків належним чином засвідчені копії документів (п.п. 20.1.2 і п. 85.4 ПКУ). Тому

Тобто на яких написано словами «Згідно з оригіналом», а також зазначені назва посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ім’я та прізвище, дата засвідчення копії (п. 8 гл. 11 розд. II Правил організації діловодства.., затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

При цьому виготовити паперові копії електронних документів для надання їх податківцям підприємство повинне за свій рахунок (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.2 Положення № 88).

Також контролери при перевірці можуть ознайомитися з оригіналами електронних документів (БЗ 130.03). Проте вилучати оригінали первинних документів і регістрів податківці не можуть (вилучення оригіналів забороняється, окрім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством, п. 85.5 ПКУ, ч. 9 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.2 Положення № 88).