Работники резидента Дія Сіті: как рассчитать декретные

* i.factor.ua/journals/ot/2023/october/issue-20/article-126772.html

Право на страховые выплаты

Работниками резидента Дія Сіті являются физические лица, находящиеся с таким субъектом хозяйствования в трудовых отношениях (заключившие с ним трудовой договор) (п.п. 14.1.283 НКУ).

В соответствии с ч. 2 ст. 1 Закона о соцстраховании* они являются застрахованными лицами**. А значит, работники резидента Дія Сіті имеют право на материальное обеспечение и социальные услуги по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности на общих основаниях (ст. 11 Закона о соцстраховании).

* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

** Застрахованные лица — это лица, которые подлежат общеобязательному государственному социальному страхованию, и уплачивают (уплачивали) и/или за которое уплачивается или уплачивался ЕСВ (п. 3 ч. 1 ст. 1 Закона Украины от 08.07.2010 № 2464-VI).

Иначе говоря, работники резидента Дія Сіті имеют право на пособие по беременности и родам на тех же основаниях, что и обычные работники.

Порядок назначения выплат

Застрахованным лицам, которые работают на условиях трудового договора (контракта) у резидента Дія Сіті (работникам резидента Дія Сіті), пособие по беременности и родам назначается (ч. 1 ст. 22 Закона о соцстраховании):

— по основному месту работы (деятельности);

— в общем порядке.

То есть резидент Дія Сіті проходит обычную процедуру назначения и выплаты декретных своим работникам, а именно осуществляет следующие шаги.

Шаг 1. Руководитель / уполномоченный / комиссия по уполномоченным по основному месту работы работницы принимает решение об оплате / отказе в оплате больничного листа.

Основанием для назначения декретных является обычный больничный лист (в электронном или бумажном виде), сформированный медзаведением, в котором женщина находится на учете.

Обратите внимание, что для отказа в назначении декретных выплат у резидента Дія Сіті (если это основное место работы работницы) очень мало оснований. В частности, это могут быть:

— наличие ошибок в больничном листе по беременности и родам;

— если работница обратилась за назначением пособия по беременности и родам позднее 6 месяцев после окончания отпуска в связи с беременностью и родами. Но это может произойти только в том случае, если работнице был оформлен бумажный лист нетрудоспособности по беременности и родам*.

* Детали — в статье «Срок давности для больничных: как долго можно подавать заявление-расчет» // «Оплата труда», 2023, № 14.

А вот тот факт, что больничный по беременности и родам работнице был оформлен в период простоя, отпуска без сохранения зарплаты, ежегодного, творческого, учебного отпуска или в период приостановления действия трудового договора, не является основанием для отказа в его оплате.

Поэтому, как правило, руководитель / уполномоченный / комиссия по уполномоченным по основному месту работы работницы принимает решение об оплате такого больничного листа.

Шаг 2. Бухгалтерия:

— рассчитывает, начисляет декретные выплаты работнице сразу за весь период (все календарные дни) отпуска в связи с беременностью и родами;

— подает заявление-расчет в Пенсионный фонд;

— выплачивает страховые средства работнице и отчитывается о такой выплате в ПФУ.

Особенности оплаты больничного листа

В общем случае больничный по беременности и родам выдается женщине с 30-й недели беременности продолжительностью не менее 126 календарных дней (70 дней до родов и 56 дней после). На основании такого листка нетрудоспособности работодатель предоставляет работнице отпуск в связи с беременностью и родами.

Оплачивается такой больничный в размере 100 % за счет ПФУ (то есть независимо от страхового стажа работницы). Пособие по беременности и родам начисляется за все календарные дни временной нетрудоспособности работницы, указанные в таком листке нетрудоспособности.

Однако встречаются случаи, когда женщина несмотря на наступление права на отпуск в связи с беременностью и родами решает продолжить работать. Что в таком случае делать?

Обратите внимание! 29.07.2023 в ст. 18 Закона о соцстраховании* были внесены изменения, которые дали право женщинам переносить часть отпуска в связи с беременностью и родами, предусмотренную до родов (70 календарных дней), и использовать ее частично или полностью после родов, начиная со дня родов.

Воспользоваться таким правом работницы могут:

— по желанию;

— только при отсутствии медицинских противопоказаний.

* Подробнее в статье «Отпуск в связи с беременностью и родами: изменения» // «Налоги & бухучет», 2023, № 64.

Рассчитываем декретные

Как указано в ст. 22 Закона № 1667*, расчет пособия по беременности и родам для работников резидента Дія Сіті осуществляется в порядке, предусмотренном Законом о соцстраховании.

* Закон Украины «О стимулировании развития цифровой экономики в Украине» от 15.07.2021 № 1667-IX.

Однако в Законе о соцстраховании прописаны только ограничения по сумме декретных для работников резидентов Дія Сіті. Как быть? Нужно заглянуть в п. 3 Порядка № 1266*.

* Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266.

С 01.01.2023 в этой норме указано, что среднедневная сумма зарплаты (дохода) застрахованного лица, которое является работником резидента Дія Сіті, рассчитывается в соответствии с Порядком № 1266.

То есть исчисление декретных для работников резидента Дія Сіті проводится в общем порядке. А раз так, то резиденту Дія Сіті для расчета декретных придется пройти следующие этапы.

Этап 1. Определить расчетный период.

В общем порядке расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая.

Определить расчетный период в иных случаях вам поможет статья «Декретные-2023: порядок расчета» // «Оплата труда», 2023, № 9.

Заметьте, месяц наступления страхового случая — это месяц, на который согласно больничному листу приходится начало временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами. Поэтому:

— если работница пошла в декретный отпуск с опозданием, расчетный период все равно останется таким же, если бы она пошла в такой отпуск своевременно (в соответствии с больничным листом) (см. комментарий к письму ПФУ от 31.07.2023 № 29023-33229/У-03/8-2800/23 в статье «Отпуск в связи с беременностью и родами: изменения» // «Налоги & бухучет», 2023, № 64);

— если работнице будет оформлен дополнительный листок нетрудоспособности продолжительностью 14 календарных дней, то для расчета средней зарплаты (для оплаты такого дополнительного больничного) расчетный период будет таким же, как и для оплаты первичного листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами.

Этап 2. Исключить из расчетного периода дни, не отработанные по уважительным причинам (они перечислены в п. 3 Порядка № 1266).

Это, в частности: календарные дни временной нетрудоспособности, отпусков без сохранения зарплаты, периода приостановления действия трудового договора, военной службы без сохранения среднего заработка и т. п.

Этап 3. Учесть выплаты, участвующие в расчете средней зарплаты.

Для работников резидента Дія Сіті это будет начисленная в расчетном периоде сумма заработной платы, с которой фактически уплачен ЕСВ.

Напомним, что у специалистов Дія Сіті эта сумма может как равняться размеру минзарплаты, так и быть больше МЗП.

Поэтому за месяцы, за которые резидент Дія Сіті уплачивал за работника ЕСВ только с МЗП, в расчет декретных попадет только зарплата в пределах размера МЗП, которая была установлена в соответствующем месяце расчетного периода.

А за месяцы, за которые работодатель — резидент Дія Сіті уплачивал ЕСВ с фактического размера зарплаты работника (с учетом максимальной базы начисления ЕСВ) (например, до получения статуса резидента Дія Сіті), — фактические суммы зарплаты с учетом такой максимальной базы.

Нюанс. Если в течение месяца сумма начисленной зарплаты работнику резидента Дія Сіті составляла меньше минималки, а ЕСВ был уплачен с размера МЗП (в соответствии с требованиями законодательства), в расчет средней попадет только сумма фактически начисленной зарплаты работника за такой месяц.

Этап 4. Рассчитать среднедневную зарплату (доход).

Для этого нужно разделить начисленную за расчетный период зарплату работника, с которой фактически уплачен ЕСВ, на количество календарных дней расчетного периода, участвовавших в расчете средней.

Напомним, что пособие по беременности и родам предоставляется застрахованным лицам (в том числе и работникам резидента Дія Сіті) в размере 100 % средней зарплаты. А значит, общий страховой стаж работницы не влияет на размер таких выплат (ст. 19 Закона о соцстраховании).

В связи с этим, для того чтобы определить сумму декретных для работников резидента Дія Сіті, достаточно умножить их среднедневную зарплату на количество календарных дней временной нетрудоспособности, указанное в больничном листе по беременности и родам.

Но, к сожалению, это еще не все. Нужно еще учесть ограничения.

Ограничения для декретных

Для суммы декретных работников резидента Дія Сіті установлены максимальные и минимальное ограничения.

Так, в ст. 19 Закона о соцстраховании указано, что

Но это еще не все. Сумма пособия по беременности и родам в расчете на месяц:

— не может быть меньше размера пособия, исчисленного из минимальной зарплаты, установленной на время наступления страхового случая (ч. 2 ст. 19 Закона о соцстраховании);

— не должна превышать размера заработной платы (дохода) таких лиц, с которого фактически уплачены страховые взносы (единый взнос) (абз. 4 п. 2 Порядка № 1266).

Как выполнить все эти условия? Ведь пытаясь соблюдать одно, можно не выполнить другое.

Пенсионщики в своем письме от 04.05.2023 № 17595-20802/У-03/8-2800/23 предлагают следующий алгоритм действий:

1) рассчитать среднедневную зарплату и сумму пособия по беременности и родам в соответствии с требованиями Порядка № 1266;

2) в случае необходимости применить к сумме пособия ограничение, предусмотренное абз. 4 п. 2 Порядка № 1266;

3) если размер ограниченного пособия по беременности и родам окажется меньше размера пособия, исчисленного из МЗП, окончательный расчет пособия провести с минималки, установленной на время наступления страхового случая.

Рассмотрим на примере, как применить все сказанное выше.

Шаг 1. Прежде всего рассчитаем среднедневную зарплату работницы.

Из-за того, что в расчетном периоде (ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года) ЕСВ уплачивался с минимальной зарплаты 6700 грн, среднедневная зарплата работницы будет равна:

(6700 × 12) : 365 = 220,27 грн/день,

где 12 — количество месяцев в расчетном периоде;

365 — количество календарных дней в расчетном периоде.

Общая сумма пособия по беременности и родам, рассчитанная с фактической среднедневной зарплаты, составляет:

220,27 × 126 = 27754,02 грн.

Далее распределяем общую сумму пособия по месяцам, за которые оно начислено. Для этого среднедневную зарплату умножаем на количество дней отпуска в каждом месяце. Для наглядности все расчеты мы покажем в таблице (см. ниже). Сумма больничных, которую мы определили на первом этапе, указана в гр. 3 таблицы.

Шаг 2. Сравниваем полученный результат с максимальным ограничением в каждом месяце (гр. 4 таблицы).

Для полных календарных месяцев пребывания в отпуске в связи с беременностью и родами это размер МЗП, действовавший в последнем месяце расчетного периода (см. комментарий к письму ПФУ от 21.04.2023 № 15806-17907/У-03/8-2800/23 в статье «Дія Сіті и больничные» // «Налоги & бухучет», 2023, № 36).

Для неполных календарных месяцев пребывания в отпуске в связи с беременностью и родами это часть МЗП, установленной в последнем месяце расчетного периода, которая приходится на календарные дни временной нетрудоспособности в таком месяце (см. комментарий к письму ПФУ от 21.04.2023 № 15806-17907/У-03/8-2800/23 в статье «Больничные в Дія Сіті & МЗП-ограничения: разъясняет ПФУ» // «Оплата труда», 2023, № 11).

Если рассчитанная сумма пособия (гр. 3) окажется выше минзарплаты или ее части (гр. 4), то для следующего шага берем обрезанное значение.

Шаг 3. Теперь нам нужно определить размер минимального ограничения.

Напомним, что сумма пособия по беременности и родам не может быть меньше размера пособия, исчисленного из минзарплаты, установленной на время наступления страхового случая (п. 2 Порядка № 1266).

В 2023 году минимальный размер декретных — 220,11 грн (6700 : 30,44).

Сумма пособия, исчисленного из минимальной зарплаты, установленной на время наступления страхового случая, указана в гр. 5 таблицы. Чтобы определить сумму пособия за месяц, сравниваем величину, определенную на предыдущем шаге, с минимальным ограничением.

В ноябре рассчитанная сумма пособия (5506,75 грн) меньше максимального предела (5583,33 грн), но больше минимального предела (5502,75 грн), поэтому работнице начисляем именно эту сумму (гр. 6 таблицы).

В декабре рассчитанная сумма пособия (5828,37 грн) больше максимального ограничения (6700 грн), поэтому с минимальным ограничением (6823,41 грн) сравниваем сумму МЗП (6700,00 грн). Поскольку минимальный предел оказался больше МЗП (6823,41 > 6700,00), то начисляем пособие в размере минимального предела (гр. 6).

Как применять спецограничение к сумме декретных

Общая сумма декретных (с учетом ограничений) составляет 27742,50 грн.

Налогообложение декретных

Особый режим. Особый режим налогообложения для резидентов Дія Сіті позволяет таким субъектам:

а) облагать НДФЛ по ставке 5 % доходы в виде зарплаты, прочих поощрительных и компенсационных выплат или других выплат и вознаграждений, начисленных работникам;

б) начислять ЕСВ в размере минимального страхового взноса на сумму (ч. 14¹ ст. 8 Закона о ЕСВ) начисленной каждому работнику зарплаты.

А что насчет налогообложения декретных?

НДФЛ и ВС. Сумма пособия по беременности и родам не включается в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика налога. Поэтому НДФЛ и ВС с декретных выплат не удерживается.

Но! Суммы такого пособия следует отразить в приложении 4ДФ к Объединенной отчетности с признаком дохода «128» (сумма государственной и социальной материальной помощи).

ЕСВ. Декретные входят в базу начисления ЕСВ (ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ). А значит, на суммы таких выплат начисляют ЕСВ:

— по ставке 22 % (в том числе для лиц с инвалидностью*);

— в общем порядке (категория 201.04.01 ЗІР).

* О том, как резиденту Дія Сіті отразить начисление работникам с инвалидностью в Объединенном отчете, читайте в статье «Работники с инвалидностью в Объединенном отчете резидента Дія Сіті» // «Налоги & бухучет», 2023, № 80 (ср. ).

Обратите внимание! Учитывая то, что декретные не относятся к фонду оплаты труда, льгота, предусмотренная ч. 14¹ ст. 8 Закона о ЕСВ (см. выше), на эти выплаты не распространяется. Поэтому ЕСВ на декретные работникам резидента Дія Сіті начисляют отдельно, а не исходя из минимального страхового взноса. То есть отдельно начисляют ЕСВ на сумму декретных, а отдельно — на МЗП.