Документы для организации и ведения воинского учета

Предложение работнику вести ВУ

Организация ВУ на предприятиях возлагается на руководителя. А вот обязанности по ведению ВУ можно поручить работнику службы персонала, службы управления персоналом, лицу, осуществляющее учет кадров.

Для этого работодателю нужно:

— направить работнику предложение вести ВУ;

— получить заявление о согласии вести ВУ и быть ответственным за его ведение;

— издать приказ (распоряжение) о поручении обязанностей по ведению ВУ и установлении доплаты

Заявление о согласии вести ВУ и быть ответственным за его ведение*

Приказ о поручении обязанностей по ведению ВУ и установлении доплаты*

* Образцы этих документов можно найти в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48.

Документ, в котором указаны функциональные обязанности ответственного лица за ведение ВУ

Заметьте: это один из документов, подлежащих проверке ТЦКСП по организации и ведению ВУ на предприятии (см. приложение 31 к Порядку № 1487*). Поэтому без него не обойтись. Это может быть:

— положение о функциональных обязанностях ответственного за ведение ВУ**;

— приказ (распоряжение) с определением обязанностей ответственного за ведение ВУ;

— должностная инструкция инспектора по ВУ;

— положение о подразделении, функциональных обязанностях лиц, ответственных за ведение ВУ (если на предприятии более 2 лиц, ответственных за ведение ВУ)

* Порядок организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487.

** Образец этого документа ищите в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48.

Уведомление о назначении, увольнении (освобождении) руководителя и должностных лиц, ответственных за организацию и ведение ВУ* (приложение 1 к Порядку № 1487)

Этот документ заполняем и подаем в ТЦКСП в случае назначения/увольнения (освобождения):

— руководителя предприятия;

— лица (лиц), ответственного за ведение ВУ.

Заметьте, подписывает такой документ исключительно руководитель предприятия.

Подаем приложение 1:

— в 7-дневный срок с даты издания соответствующего приказа (!). Учтите, что здесь имеются в виду календарные дни;

— в ТЦКСП, в котором предприятие стоит на учете.

Как подавать? Сейчас существует два способа подачи:

— либо по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения);

— либо лично.

По желанию, к приложению 1 составляем сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо о направлении уведомления о назначении/увольнении руководителя и должностных лиц, ответственных за ведение ВУ (по желанию)*

* Как заполнить/составить такие документы, смотрите в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги и бухучет», 2024, № 48.

Военно-учетный документ (далее — ВУД):

— единого образца в электронном и/или в бумажном виде (форма утверждена Порядком № 559*);

— удостоверение о приписке к призывному участку (для призывников);

— временное удостоверение или военный билет (для военнообязанных и резервистов)

При приеме на работу призывников, военнообязанных и резервистов — проверяем ВУД на наличие и актуальность указанных в них данных.

Помните, что ВУД в электронной форме (в том числе распечатанный) является действительным только при наличии QR-кода и не может использоваться без него (п. 8¹ Порядка № 559).

ВУД в электронной форме (в том числе распечатанный) и ВУД в бумажной форме имеют одинаковую юридическую силу (п. 9 Порядка № 559).

Копии бумажных ВУД (распечатки электронных ВУД с QR-кодом) обязательно храним в:

— личных делах работников (п. 12 гл. 2 разд. IV Правил, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5);

— делах, которые формируются к каждой группе списков персонального ВУ (п. 37 Порядка № 1487);

— в отдельном деле, сформированном по работникам, которые были исключены из ВУ (кроме тех, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе) (п. 38 Порядка № 1487).

При необходимости принимаем оригиналы бумажных ВУД под расписку в бланках расписок. Они понадобятся в случае:

— проведения «внутренней» сверки данных, указанных в таких ВУД, с учетными данными, содержащимися в списках персонального ВУ (приложение 5 к Порядку № 1487);

— представления в соответствующие ТЦКСП с целью проведения «внешней» сверки;

— оформления бронирования военнообязанных на период мобилизации и на военное время (п. 3 Порядка № 76***)

Бланки расписок о принятии от призывников, военнообязанных и резервистов их ВУД** (приложение 7 к Порядку №1487)

* Порядок оформления (создания) и выдачи военно-учетного документа для призывников, военнообязанных и резервистов и формы такого документа, утвержденный постановлением КМУ от 16.05.2024 № 559.

** Бланк такого документа и образец его заполнения ищите в журнале «Кадровику» № 6 («Військовий облік»). А о том, как сформировать блокнот бланков расписок, — читайте в статье «Организуем воинский учет с нуля» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48.

*** Порядок бронирования военнообязанных во время военного положения, утвержденный постановлением КМУ от 27.01.2023 № 76.

Правила ВУ

(приложение 2 к Порядку № 1487)

Учтите: это один из документов, которые ТЦКСП требуют при проверке по вопросам организации и ведения ВУ на предприятии. Поэтому обязательно(!):

1) печатаем Правила в актуальной редакции и вывешиваем их на видном месте в общедоступных помещениях предприятия (!);

2) ознакомляем с Правилами военнообязанных, резервистов и призывников (в т. ч. женщин), которые были приняты на работу с 05.01.2023 (дата вступления в силу Порядка № 1487) под личную подпись.

Для этого используем Лист доведения до призывников, военнообязанных и резервистов Правил ВУ (составляется в произвольной форме);

3) обновляем Правила (если произошли изменения) и по желанию ознакомляем с такими обновлениями всех работников, по которым ведется ВУ.

Утверждать такой документ отдельным приказом (распоряжением) не нужно

Лист доведения до призывников, военнообязанных и резервистов Правил ВУ

Письмо (уведомление) в ТЦКСП о нарушении призывниками, военнообязанными, резервистами Правил ВУ

У работодателя есть обязанность постоянно информировать ТЦКСП о призывниках, военнообязанных и резервистах, которые нарушают правила ВУ. Она установлена п. 34 Порядка № 1487.

Во исполнение этого требования работодатель:

— составляет соответствующее уведомление (в произвольной форме);

— подает этот документ в ТЦКСП, в котором нарушитель состоит на ВУ.

Способ и срок подачи уведомления Порядком № 1487 не установлены. А значит, этот документ можно:

— либо направить в ТЦКСП по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения);

— либо отнести туда лично.

Срок подачи уведомления можно прописать во внутренних документах предприятия

Уведомление об изменении учетных данных призывников, военнообязанных и резервистов* (приложение 4 к Порядку № 1487)

Этот документ подаем в ТЦКСП в случае:

— приема на работу / увольнения с работы призывников, военнообязанных и резервистов. Если это руководитель предприятия или лицо, ответственное за ведение ВУ, то подаем также приложение 1 к Порядку № 1487;

— изменения учетных данных призывников, военнообязанных и резервистов (Ф. И. О., реквизитов паспорта, адреса места жительства, семейного положения, образования, места работы и должности).

Обратите внимание, что такое уведомление подписывает исключительно руководитель предприятия.

В какой срок подавать? Все зависит от того, по какой причине это нужно сделать. Так:

— в случае приема на работу / увольнения с работы работника уведомление следует подать в 7-дневный срок со дня издания соответствующего приказа (!). Заметьте, что здесь имеются в виду календарные дни;

— в случае изменения учетных данных (в том числе если расхождения в таких данных выявлены во время «внутренней» сверки) — ежемесячно до 5-го числа, в котором работником были поданы документы об изменениях / лицом, ответственным за ведение ВУ, выявлены соответствующие расхождения в учетных данных.

Внесенные изменения обязательно отражаем в списках персонального ВУ (приложение 5 к Порядку № 1487).

Куда подавать? Уведомление подаем в ТЦКС, в котором работник состоит на ВУ.

Как подавать? Порядком № 1487 предусмотрен единственный способ подачи — по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения)

* Больше подробностей о подаче такого уведомления, а также образец его заполнения ищите в статье «Уведомление об изменении учетных данных: когда подавать в ТЦК» // «Оплата труда», 2024, № 13.

Списки персонального ВУ* (приложение 5 к Порядку № 1487)

Персональный ВУ на предприятиях ведем по спискам персонального ВУ. Такие списки составляем отдельно по четырем группам:

1) список персонального ВУ военнообязанных (резервистов) офицерского состава;

2) список персонального ВУ военнообязанных (резервистов) рядового, сержантского и старшинского состава;

3) список персонального ВУ военнообязанных и резервистов из числа женщин;

4) список персонального ВУ призывников.

В каждой из этих групп выделяем сведения о военнообязанных, которым выданы мобилизационные распоряжения и которые были забронированы за предприятием.

Заметьте, если призывников, военнообязанных или резервистов какой-то группы нет, то такой список не ведем.

Внимание! Ежегодно до 25 января списки персонального ВУ, сформированные по состоянию на 1 января:

— распечатываем (если списки вели в электронной форме);

— подписываем (свою подпись должен поставить и руководитель предприятия, и лицо, ответственное за ведение ВУ);

— регистрируем в службе делопроизводства предприятия.

Внимание! Подавать Списки персонального ВУ в ТЦКСП следует исключительно по запросу военкомата!

Списки ведем постоянно в течение года в электронной и/или бумажной формах. Обязательно (!) следим за тем, чтобы сведения, указанные в списках персонального ВУ, были актуальными. С этой целью в списки при необходимости вносим изменения в следующие сроки:

1) в течение 5 к. дн. от даты определенного события, а именно в случае:

— приема на работу / увольнения с работы призывников, военнообязанных, резервистов;

— выявления ошибок/расхождений при проведении сверки («внутренней» или «внешней»);

2) в течение 5 к. дн. со дня подачи соответствующих документов — в случае изменения в учетных данных призывников, военнообязанных, резервистов;

3) с 1 января следующего года — если работник был исключен с ВУ, мобилизован (есть отметка в ВУД).

По графику, утвержденному на предприятии, сверяем учетные данные списков с данными, указанными в ВУД работников («внутренняя» сверка)

* Бланк такого документа и образец его заполнения ищите в журнале «Кадровику» № 6 («Військовий облік»).

Сведения оперативного учета призывников, военнообязанных и резервистов* (приложение 12 к Порядку № 1487)

Этот документ содержит информацию о численности призывников, военнообязанных и резервистов на предприятии по каждой из 4 групп, указанных в списках персонального ВУ, в таком разрезе:

— те, которые имеют мобилизационные распоряжения;

— забронированные;

— военнообязанные, которые не забронированы и не имеют мобилизационных распоряжений;

— принятые на работу с 1 января текущего года;

— уволенные с работы с 1 января текущего года.

Ежегодно до 25 января сведения оперативного учета, сформированные по состоянию на 1 января:

— распечатываем (если сведения вели в электронной форме);

— подписываем (свою подпись должен поставить и руководитель предприятия, и лицо, ответственное за ведение ВУ);

— регистрируем в службе делопроизводства предприятия (для этого может быть сформирован отдельный журнал).

Внимание! Подавать сведения в ТЦКСП следует исключительно по запросу военкомата!

Сведения ведем постоянно в течение года в электронной и/или бумажной формах.

Обязательно (!) следим за тем, чтобы информация, указанная в сведениях, была актуальной. С этой целью в сведения при необходимости вносим изменения. Причем в те же сроки, что и в списки персонального ВУ (см. выше).

По графику, утвержденному на предприятии, — сверяем учетные данные сведений с данными в ВУД призывников, военнообязанных и резервистов («внутренняя» сверка).

Храним сведения вместе со списками персонального ВУ

* Бланк такого документа и образец его заполнения ищите в журнале «Кадровику» № 6 («Військовий облік»).

Сводный список граждан, подлежащих взятию на ВУ призывников (приложение 6 к Порядку № 1487)

Этот документ составляем только при наличии призывников в штате предприятия.

Подаем его в ТЦКСП, в котором предприятие стоит на учете.

В какой срок? Ежегодно до 1 декабря текущего года

Приказ об определении потребности в повышении квалификации лиц, ответственных за ведение ВУ

Учтите, наличие такого документа обязательно (!). Составлять его нужно даже в том случае, если лицо, ответственное за ведение ВУ, не нуждается в повышении квалификации в текущем году*.

Формируем приказ об определении потребности в повышении квалификации:

— ежегодно до 1 октября;

— в произвольной форме

* Напомним, повышение квалификации лиц, ответственных за ведение ВУ, осуществляется не реже одного раза в пять лет (п. 12 Порядка № 1487).

Уведомление в ТЦКСП о работницах, получивших образование по медицинской или фармацевтической специальности и не находящихся на ВУ

Руководители предприятий обязаны уведомлять ТЦКСП о женщинах, которые работают на таком предприятии и которые получили образование по медицинской или фармацевтической специальности и не находятся на ВУ (абз. 2 п. 51 Порядка № 1487).

Такое уведомление:

— составляем в произвольной форме;

— подаем в ТЦКСП, в котором предприятие стоит на учете.

Также (в отдельном уведомлении) информируем работницу о ее обязанности:

— стать на ВУ военнообязанных, если она закончила заведение профессионального (профессионально-технического), профессионального предвысшего или высшего образования и получила медицинскую или фармацевтическую специальность;

— предоставить ВУД после того, как женщина станет на ВУ

Сообщение работнице о необходимости стать на ВУ и предоставить ВУД

Приказ (распоряжение) о проведении оповещения призывников, военнообязанных и резервистов о необходимости их прибытия в ТЦКСП

Такой приказ (распоряжение) составляем сразу, как только получаем распоряжение ТЦКСП (приложение 13 к Порядку № 1487).

В этом документе обязательно указываем:

— основание и цель его издания;

— перечень лиц, подлежащих оповещению;

— дату, время и место прибытия работников в ТЦКСП;

— способы их доставки;

— ответственных лиц за осуществление оповещения;

— порядок осуществления контроля за оповещением и прибытием военнообязанных.

Доводим приказ (распоряжение) до сведения работников под их личную подпись.

В случае отказа работника ознакомиться с приказом об оповещении составляем соответствующий акт

На основании приказа (распоряжения) ответственные лица осуществляют оповещение работников в рабочее время путем вручения повесток (приложение 11 к Порядку № 1487, приложение 1 к Порядку № 560) под их личную подпись.

В случае отказа работника получить повестку составляем соответствующий акт

Акт об отказе ознакомиться с приказом об оповещении работников о вызове в ТЦК и СП

Акт об отказе от получения повестки (приложение 2 к Порядку № 560)

Приказ (распоряжение) об освобождении работника от работы на время посещения ТЦКСП*

После того как будет осуществлено оповещение работников (им будут вручены повестки), составляем приказ (распоряжение) об освобождении таких работников от работы на время посещения ТЦКСП, указанное в таких повестках

* Образец такого документа вы можете найти в статье «Работник идет в ТЦК: как оформить отсутствие?» // «Оплата труда», 2024, № 8.

Уведомление в ТЦКСП о работниках, которые отказались от получения повесток, и работниках, которые написали заявления об освобождении

Работодатель должен безотлагательно (!) информировать ТЦКСП о работниках, которые отказались от получения повесток, и работниках, которые написали заявления об увольнении (п. 13 Порядка № 560).

Для этого составляем уведомление в произвольной форме и подаем в ТЦКСП, который предоставил распоряжение об оповещении.

Как подавать? Способ подачи этого документа не установлен ни Порядком № 1487, ни Порядком № 560. Поэтому уведомление можно либо направить по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения), либо отнести лично

Уведомление работникам, которые работают дистанционно, временно нетрудоспособны, в отпуске или командировке, о вызове их в ТЦКСП

Доводим приказ (распоряжение) о проведении оповещения также и до работников, которые выполняют дистанционную, надомную работу, временно нетрудоспособны и/или находятся в отпуске/командировке.

Для этого:

— составляем уведомление в произвольной форме;

— отправляем этот документ работнику вместе с извлечением из приказа (распоряжения) об оповещении по почте (рекомендованным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении).

В какой срок? Срок уведомления работников для такого случая не установлен.

Учитывая то, что о результатах оповещения следует уведомить ТЦКСП в 3-дневный срок, времени для такого оповещения мало

Сопроводительное письмо в ТЦКСП о направлении копии приказа (распоряжения) о вызове работников в ТЦКСП и подтверждающей информации или документов об осуществлении оповещения

О результатах оповещения работников и выполнения резервистами и военнообязанными требований законодательства обязательно уведомляем ТЦКСП в письменной форме. Для этого:

— составляем сопроводительное письмо (в произвольной форме);

— прилагаем к нему копии соответствующих приказов (распоряжений) об оповещении и подтверждающие документы или документы об оповещении;

— направляем эти документы по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения) в ТЦКСП.

В какой срок? В 3-дневный срок (календарные) со дня получения распоряжения об оповещении

Приказ (распоряжение) об утверждении внутреннего графика сверки учетных данных списков персонального ВУ с записями в ВУД

Обязательно (!) проводим периодическую сверку списков персонального ВУ с записями в ВУД призывников, военнообязанных и резервистов — так называемую «внутреннюю» сверку (пп. 34, 45 Порядка № 1487).

Для этого:

1) составляем внутренний график сверки учетных данных списков персонального ВУ с записями в ВУД (в произвольной форме);

2) утверждаем его соответствующим приказом (распоряжением).

С графиком сверки ознакомляем работников под их личную подпись.

Учтите, что законодательством не установлена ни периодичность составления такого графика, ни срок проведения сверки. Эти вопросы предприятие может решить самостоятельно (зафиксировать их в своих внутренних документах);

3) направляем работникам уведомление о прохождении сверки в соответствии с графиком.

В случае выявления недостатков в ВУД работника, формируем уведомление о необходимости устранить выявленные недостатки и вручаем его работнику под подпись. В уведомлении указываем:

— срок, в течение которого он должен посетить ТЦКСП, в котором он стоит на ВУ;

— обязанность сообщить предприятию о результатах такого посещения.

После проведения «внутренней» сверки:

— результаты сверки отражаем в Журнале учета результатов проверки (приложение 9 к Порядку № 1487);

— в случае выявления расхождений вносим изменения в списки персонального ВУ и сведения оперативного учета;

— подаем в ТЦКСП уведомление об изменении учетных данных (приложение 4 к Порядку № 1487)

Внутренний график сверки учетных данных списков персонального ВУ с записями в ВУД*

Уведомление работника о прохождении сверки в соответствии с графиком*

Уведомление работника о необходимости устранить выявленные недостатки / обновления ВУД

* Образцы этих документов приведены в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48.

Сопроводительное письмо в ТЦКСП о направлении для сверки данных списков персонального ВУ («внешняя» сверка)

Предприятия также обязаны сверять данные списков персонального ВУ с учетными данными документов ТЦКСП, в котором предприятие стоит на учете, и ТЦКСП, в которых состоят на ВУ работники (п. 46 Порядка № 1487). То есть проходить так называемую «внешнюю» сверку.

Периодичность таких сверок устанавливается графиками, утвержденными распоряжениями председателя соответствующей районной, районной в гг. Киеве и Севастополе госадминистрации, городского головы.

Для сверки списков персонального ВУ (копий их ВУД) с учетными данными документов ТЦКСП, в котором предприятие стоит на учете, ответственное лицо должно лично прибыть в военкомат с необходимыми документами.

В то же время для проведения сверки данных списков персонального ВУ с данными ТЦКСП, в котором работники стоят на учете, поступаем так:

— составляем сопроводительное письмо о направлении для сверки данных списков персонального ВУ (в произвольной форме);

— прилагаем к нему извлечения из списков персонального ВУ (в двух экземплярах) и копии ВУД работников, попавших в извлечение;

— направляем указанные документы по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении и с описью вложения).

После проведения «внешней» сверки:

— результаты сверки отражаем в Журнале учета результатов проверки (приложение 9 к Порядку № 1487);

— в случае выявления расхождений вносим изменения в списки персонального ВУ и сведения оперативного учета

Журнал учета результатов проверки состояния ВУ призывников, военнообязанных и резервистов, сверки их учетных данных с данными ТЦКСП* (приложение 9 к Порядку № 1487)

В этом документе отражаем результаты проведенных:

— сверок («внутренних», «внешних»);

— проверок состояния ВУ (плановых, внеплановых). Основание — акт о проверке, который в 20-дневный срок со дня окончания проверки направляют на предприятие

* Бланк такого документа и образец его заполнения ищите в журнале «Кадровику» № 6 («Військовий облік»).