Зрозуміле бажання зустріти контролерів, обклавшись усілякими папірцями, як бронею у танку…
Але перш за все розберемося, які документи контролери мають право від вас саме вимагати.
Показати усе, але згідно із законом
Звернувшись до ПКУ, ми бачимо, що в п.п. 20.1.6 встановлено право контролюючого органу запитувати та вивчати під час проведення перевірки
«первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів…»
Акцентуємо увагу на тому, що контролери мають право вимагати від вас надання не лише облікових регістрів, але також і первинних документів, на підставі яких власне і робилися відповідні записи в облікових регістрах.
Про формат тих та інших поговоримо пізніше.
Окремо сказано в п.п. 20.1.44 ПКУ про право податківців перевіряти правильність визначення фінансового результату до оподаткування.
Як бачите, вже в одному цьому підпункті вбачається необхідність надання контролерам — зрозуміло, на їх вимогу — по суті, усієї бухгалтерської документації!☹
Так-так, в абзаці першому п. 85.2 ПКУ (нагадаємо, що ст. 85 ПКУ регламентує порядок надання платниками документів при податковій перевірці) так прямо і написано, мовляв, платник зобов’язаний надати контролерам
«у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки»
Підкреслимо: не взагалі всі поспіль, а саме — безпосередньо пов’язані з предметом перевірки. До речі, там же встановлено, що такий обов’язок виникає у платника вже після початку перевірки. Тобто бігти попереду паровоза не варто… ☺
Коли документи не горять
Оскільки ми говоримо про документи, то, зрозуміло, торкаємося документальних перевірок.
Але тут важливо зробити чотири зауваження.
Перше. На підставі п.п. 20.1.9 ПКУ контролери мають право під час проведення перевірки (податківці наполягають: будь-якого виду) зажадати проведення платником інвентаризації основних засобів, ТМЦ, грошових коштів, зняття залишків ТМЦ, готівки. Детально про цю ситуацію ви читали в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 63, с. 28. Тут ми лише відзначимо, що при цьому вам доведеться складати відповідні документи згідно з Положенням про інвентаризацію активів і зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (ср. ). Причому складати не заздалегідь, а на дату інвентаризації.
Друге. Навіть без перевірки згідно з п. 73.3 ПКУ фіскали мають право направити платникові запит на документально підтверджену інформацію (тобто фактично — на надання платником документів). Перелік останніх конкретизований у п.п. 16.1.5 ПКУ. Це документи щодо обліку доходів, витрат і інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів.
Звертаємо увагу великих платників податків, по-перше, на спеціальний для них — абзац другий п. 85.2 ПКУ, що приписує подавати податківцям на запит копії документів суто в електронній формі, а по-друге, на відому проблему: законодавством не встановлений порядок завірення електронних копій електронних документів.
Увага: у п. 73.3 ПКУ встановлені конкретні підстави для запиту (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 54, с. 4), а відповідна процедура регламентована Порядком періодичного подання інформації органам ДПС…, затвердженим постановою КМУ від 27.12.2010 р. № 1245.
Утім, усі подробиці ситуації щодо запиту вам давно знайомі з «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 50, с. 19.
Третє. Як у п. 85.4, так і в п. 85.8 ПКУ дублюються дві норми:
(1) контролери при проведенні перевірки мають право отримати від платника лише копії документів, що належать предмету перевірки;
(2) такі копії мають бути засвідчені підписом платника або його посадової особи і скріплені печаткою (якщо, зрозуміло, підприємство її використовує).
Четверте. На продовження третього зауваження: за відсутності кримінального провадження щодо платника
забороняється вилучати оригінали первинних, фінансово-господарських і інших документів
Загалом, з усього сказаного можна резюмувати, що при перевірці податківці матимуть право вимагати від вас для ознайомлення та отримати засвідчену копію будь-якого облікового документа — первинки, регістра, фінансового і податкового звіту тощо… ☹ Але. Хоча вираз «копія документа», здавалося б, натякає на його «паперову» форму, кажучи строго, про форму документів, у якій їх копії мають бути надані контролерам, у ПКУ нічого не сказано.
Давайте разом розберемося з необхідністю роздруковувати бухгалтерські документи.
Папір чи папірець?
Звичайно ж, якщо говорити про первинні документи, що зайшли ззовні на папері — при тому, що у вашій бухгалтерії усі документи створюються виключно в електронній формі, — тут велосипед не винайдеш.
Пропозиція сканувати такий документ в паперовій формі, щоб перетворити його на документ в електронній формі, навряд чи прийнятна, оскільки первинний документ повинен початково створюватися або в письмовій (тобто паперовій), або в електронній формі (п. 2.1 Положення № 88*). А обговорюваний документ створювався третьою особою таки в паперовій формі. Отже, запрошену контролерами копію паперової первинки напевно доведеться виготовити також в паперовій формі.
До речі, про новації у сфері «первинного» законодавства ви читали в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 43, с. 6; № 45, с. 8.
Взагалі, згідно із ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік**
** Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
підприємство самостійно затверджує правила документообігу і технологію обробки облікової інформації
Інакше кажучи, наскільки регулярно роздруковувати на папері свої бухрегістри і чи роздруковувати їх взагалі, підприємство вирішує самостійно (і встановлює у відповідному документі, що регулює правила документообігу). Якщо розглядати подібну процедуру з точки зору забезпечення збереження електронних документів (як первинки, так і регістрів) — а недавня вірусна атака змусила багатьох замислитися над цим — то програмісти можуть запропонувати вам масу не настільки архаїчних — і при цьому «безпаперових» варіантів.
Порівняйте: у п. 9 ст. 3 Закону України «Про застосування РРО у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг» від 06.07.99 р. № 265/95-ВР обов’язок суб’єкта щодо фіскальних звітних чеків сформульований абсолютно однозначно — словом «друкувати». Що не допускає жодних тлумачень, окрім створення саме в паперовій формі. Тобто якщо законодавець хоче встановити саме паперову форму документа — він так прямо і пише…
У будь-якому випадку ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік покладає на підприємство обов’язок забезпечити належне зберігання як первинки, так регістрів і звітності в електронній формі протягом встановлених термінів (згідно з Переліком, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5). Цьому вторить і п. 6.4 Положення № 88, а ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік покладає зазначену відповідальність на власника (посадову особу) підприємства.
Що ж стосується саме роздрукування на папері конкретно первинних документів, то в п. 2.3 Положення № 88 прямо встановлений обов’язок підприємства на вимогу контролерів зробити за свій рахунок копії первинних документів, які були створені в електронній формі. А що стосується роздрукування на папері також облікових регістрів, то хоча в п. 3.3 Положення № 88 прописаний лише «обов’язок забезпечити технічні засоби їх відтворення в зручному для читання вигляді», проте в ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік на підприємство покладений обов’язок:
на вимогу контролерів виготовити копії на паперових носіях не лише первинки, але й облікових регістрів
Увага — «на вимогу»!☺
Що в копії тобі моїй?
Повертаючись до розмови про копії документів, відзначимо таке.
Профільний Закон № 851* оперує у ст. 7 трьома різними термінами:
* Закон України «Про електронні документи і електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.
1) «оригінал електронного документа» (частина перша);
2) «електронна копія електронного документа» (частина п’ята) і
3) «копія документа на папері для електронного документа» (частина шоста). До речі, останню передбачено завіряти «в порядку, встановленому законодавством» (тобто як сказано вище — підписом посадової особи і печаткою підприємства, якщо вона, звісно, є).
Важливо, що ст. 8 Закону № 851 не встановлює відмінностей в правовому статусі між електронним обліковим документом і його копією.
Таким чином, законодавство не вимагає надання контролерам копій документів виключно в паперовому форматі. Звичайно ж, з урахуванням припису ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.3 Положення № 88, згаданого вище. Тобто якщо контролери прямо вимагають надати завірену роздруківку документа — це таки слід зробити. До речі, сьогодні контролери з цим не дуже морочаться, вважаючи за краще мати справу з податковою інформацією в електронній формі — особливо, що стосується регістрів і звітності. А паперові копії більше в ходу тільки щодо паперових первинних документів (незважаючи на усі новомодні зусилля законодавця із нівеляції «підтверджувальної функції» останніх)…
Нарешті, вимоги щодо зберігання електронних документів сформульовані у ст. 13 Закону № 851, а конкретизовані в Порядку роботи з електронними документами у діловодстві…, затвердженому наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5. Без зайвих подробиць звернемо вашу увагу ось на що.
Згідно з частиною третьою ст. 13 Закону № 851 якщо тільки підприємство не в змозі гарантовано виконати вимоги по належному зберіганню електронних документів (паперовий оригінал яких відсутній),
електронний документ повинен зберігатися у вигляді копії документа на папері
Спасибі ще, що для «надійності» не запропонували висікати документи в камені… ☺
«Електро-касова» книга
Осібно стоять у законодавстві відповідні вимоги по роздрукуванню касових документів.
Якщо касову книгу ви ведете в електронній формі, то напевно строго дотримуєтеся приписів п. 4.4 Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637. І таким чином, якщо до вас завітали з перевіркою в середині місяця, то у вас є в наявності:
— не роздруковані (поки що!) на папері, але автоматично пронумеровані з початку року і заповнені касиром «листи» електронної касової книги («Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира») плюс ті, що зберігаються в касі належним чином оформлені (зрозуміло, паперові) РКО і корінці від ПКО за період з початку такого місяця;
— за кожен місяць з початку календарного року: (1) в касі — роздруковані і згруповані щомісячні листи «Вкладного аркуша касової книги» з підписом касира про передачу у бухгалтерію відповідних касових документів; (2) у бухгалтерії — згруповані щомісячні роздруковані листи «Звіт касира» з прикладеними до них касовими документами;
— за попередні роки: (1) підшивки в хронологічному порядку роздрукованих за кожен рік окремо листів «Вкладного аркуша касової книги» із вказаною і засвідченою підписами керівника і головбуха загальною кількістю листів за рік, сформованих у книгу (скріпленою печаткою, якщо вона у підприємства є); (2) аналогічні підшивки «Звітів касира» з прикладеними до них касовими документами; (3) електронна касова книга за кожен рік окремо, що зберігається на електронних носіях.
«Мені згори видно усе»…
Як післямову відзначимо, що сьогодні контролери «завдяки» ст. 72 і 73 ПКУ до початку перевірки мають у своєму розпорядженні достатню податкову інформацію про платника і аналізують її «до того». А тому, як правило, вже не крижать усі документи і регістри підряд, а прийшовши на перевірку, добре орієнтуються в «ризикових» операціях «жертви»… ☹ І якщо такі операції є — тут питання «роздруковувати/не роздруковувати» настільки ж важливе, як питання із старого анекдота — що вдягти нареченій у шлюбну ніч… ☹
Ну, і при перевірці таких «електронізованих» податків, як ПДВ і акциз, у перевіряючих на руках є усі необхідні документи в електронній формі, так що про їх роздрукування питань, мабуть, не виникає…
А наголос в передостанньому слові назви статті поставте, будь ласка, самостійно ☺.
висновки
- Платник зобов’язаний надати контролерам в повному обсязі усі документи, що відносяться до предмета перевірки.
- Контролерам забороняється вилучати оригінали первинних, фінансово-господарських і інших документів.
- Підприємство, що перевіряється, зобов’язане на вимогу контролерів виготовити за свій рахунок копії первинних документів і облікових регістрів на паперових носіях.
