Бумажный документ: как фиговый листок?

В избранном В избранное
Печать
Голенко Александр, шеф-редактор
Налоги и бухгалтерский учет Август, 2017/№ 65
Старая бухгалтерская поговорка гласит: больше бумаги — чище… репутация бухгалтера. Наверное, поэтому многих волнует вопрос: какие бухгалтерские документы, существующие в электронном формате, следует распечатать на бумаге к приходу контролеров?

Понятно желание встретить контролеров, обложившись всевозможными бумажками, как броней в танке…

Но прежде разберемся, какие документы контролеры вправе от вас потребовать.

Показать все, но по закону

Обратившись к НКУ, мы видим, что в п.п. 20.1.6 установлено право контролирующего органа запрашивать во время проведения проверки

«первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, регистры, финансовую, статистическую и другую отчетность, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей…»

Акцентируем ваше внимание на том, что контролеры вправе потребовать от вас предоставления не только учетных регистров, но также и первичных документов, на основании которых собственно и заполнялись регистры. О формате тех и других поговорим позже.

Отдельно сказано в п.п. 20.1.44 НКУ о праве налоговиков проверять правильность определения финансового результата до налогообложения.

Как видите, уже в одном этом подпункте просматривается необходимость предоставления контролерам — разумеется, по их требованию — по сути всей бухгалтерской документации! ☹

Да-да, в абзаце первом п. 85.2 НКУ (напомним, что ст. 85 НКУ регламентирует порядок предоставления плательщиками документов при налоговой проверке) так прямо и написано, мол, плательщик обязан предоставить контролерам

«в полном объеме все документы, принадлежащие или относящиеся к предмету проверки»

Подчеркнем: не вообще все подряд, а именно — непосредственно связанные с предметом проверки. Кстати, там же установлено, что такая обязанность возникает у плательщика уже после начала проверки. То есть бежать впереди паровоза не стоит… ☺

Когда документы не горят

Поскольку мы говорим о документах, то, разумеется, касаемся документальных проверок. Но тут важно сделать еще как минимум четыре замечания.

Первое. Напомним, что на основании п.п. 20.1.9 НКУ контролеры имеют право во время проведения проверки (налоговики настаивают: любого вида) потребовать проведения плательщиком инвентаризации основных средств, ТМЦ, денежных средств, снятия остатков ТМЦ, наличности. Подробно об этой ситуации вы читали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 63, с. 28. Здесь же мы лишь отметим, что при этом вам придется составлять соответствующие документы согласно Положению об инвентаризации активов и обязательств, утвержденному приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879 (ср. 025069200). Причем, составлять не заранее, а на дату инвентаризации.

Второе. Даже если проверкой и не пахнет, то согласно п. 73.3 НКУ фискалы вправе направить плательщику запрос на документально подтвержденную информацию (т. е. фактически — на предоставление плательщиком документов). Перечень последних конкретизирован в п.п. 16.1.5 НКУ. Это документы по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая отчетность, другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов. Как видите, этот перечень «резиновый»…

Обратим при этом внимание крупных плательщиков налогов, во-первых, на специальный для них — абзац второй п. 85.2 НКУ, предписывающий подавать налоговикам на запрос копии документов сугубо в электронной форме, а во-вторых — на известную проблему: законодательством не установлен порядок заверения электронных копий электронных документов.

Отметим главное: в указанном п. 73.3 НКУ установлены конкретные основания для подобного запроса (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 54, с. 4), а соответствующая процедура регламентирована специальным Порядком периодической подачи информации органам ГНС…, утвержденным постановлением КМУ от 27.12.2010 г. № 1245. Впрочем, все подробности «запросной» ситуации вам давно знакомы из «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 50, с. 19.

Третье. Как в п. 85.4, так и в п. 85.8 НКУ дублируются две нормы: (1) контролеры при проведении проверки вправе получить от плательщика лишь копии документов, принадлежащих предмету проверки; (2) такие копии должны быть заверены подписью плательщика или его должностного лица и скреплены печатью (если, конечно, предприятие таковую использует).

Четвертое. В продолжение третьего замечания: в отсутствие уголовного производства в отношении плательщика

запрещается изымать оригиналы первичных, финансово-хозяйственных и других документов

В общем, из всего сказанного можно резюмировать, что при проверке налоговики вправе будут потребовать от вас для ознакомления и получить заверенную копию любого учетного документа — первички, регистра, финансового и налогового отчета и т. п. ☹ Но. Хотя выражение «копия документа», казалось бы, подразумевает его «бумажную» форму, говоря строго, о форме документов, в которой копии должны быть предоставлены контролерам, в НКУ ничего не сказано.

Давайте вместе разберемся с необходимостью распечатывать бухгалтерские документы.

Бумага или бумажка?

Конечно же, если говорить о зашедших извне первичных документах на бумаге — при том, что в вашей бухгалтерии все документы создаются в электронной форме, — тут велосипед не изобретешь. Предложение сканировать такой документ в бумажной форме, чтобы превратить его в документ в электронной форме, вряд ли приемлемо, поскольку первичный документ должен исходно создаваться либо в письменной (т. е. бумажной), либо в электронной форме (п. 2.1 Положения № 88*). А обсуждаемый документ создавался третьим лицом таки в бумажной форме. Так что запрошенную контролерами копию бумажной первички, наверное, придется изготовить также в бумажной форме.

* Положение о документальном обеспечении записей в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Кстати, о новых веяниях в сфере «первичного» законодательства вы читали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 43, с. 6; № 45, с. 8.

Вообще, согласно ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете**

** Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации

Другими словами, насколько регулярно распечатывать на бумаге свои бухрегистры и распечатывать ли их вообще, предприятие решает самостоятельно (и устанавливает в соответствующем документе, регулирующем правила документооборота). Если рассматривать подобную процедуру с точки зрения обеспечения сохранности электронных документов (как первички, так и регистров) — а недавняя вирусная атака заставила многих задуматься над этим — то программисты могут предложить вам массу не столь архаичных — и при этом «безбумажных» вариантов.

Сравните: в п. 9 ст. 3 Закона Украины «О применении РРО в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.99 г. № 265/95-ВР обязанность субъекта в отношении фискальных отчетных чеков сформулирована абсолютно однозначно — словом «печатать». Что не допускает иных толкований, кроме создания именно в бумажной форме. То есть, если законодатель хочет установить именно бумажную форму документа — он так прямо и пишет…

В любом случае, ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете возлагает на предприятие обязанность обеспечить должное хранение как первички, так и регистров и отчетности в электронной форме в течение установленных сроков (согласно Перечню, утвержденному приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5). Этому вторит и п. 6.4 Положения № 88, а ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете возлагает соответствующую ответственность на собственника (должностное лицо) предприятия.

Что касается именно распечатки на бумаге конкретно первичных документов, то в п. 2.3 Положения № 88 прямо установлена обязанность предприятия по требованию контролеров сделать за свой счет копии первичных документов, которые были созданы в электронной форме. А что касается распечатки на бумаге также учетных регистров, то хотя в п. 3.3 Положения № 88 прописана лишь «обязанность обеспечить технические средства их воспроизведения в удобном для чтения виде», тем не менее в ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете на предприятие возложена обязанность, аналогичная описанной для первички:

по требованию контролеров изготовить копии на бумажных носителях не только первички, но и учетных регистров

Внимание — «по требованию»! ☺

Что в копии тебе моей?

Возвращаясь к разговору о копиях документов, отметим следующее.

Профильный Закон № 851* оперирует в ст. 7 тремя разными терминами:

* Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.

1) «оригинал электронного документа» (часть первая);

2) «электронная копия электронного документа» (часть пятая) и

3) «копия документа на бумаге для электронного документа» (часть шестая). Кстати, последнюю предусмотрено заверять «в порядке, установленном законодательством» (т. е., как сказано выше — подписью должностного лица и печатью предприятия, если она есть).

Важно, что ст. 8 Закона № 851 не устанавливает различий в правовом статусе между электронным учетным документом и его копией.

Таким образом, законодательство не требует предоставления контролерам копий документов исключительно в бумажном формате. Конечно же, с учетом предписания ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.3 Положения № 88, упомянутого выше.

То есть, если контролеры прямо требуют предоставить заверенную распечатку документа — ее таки следует сделать. Кстати, сегодня контролеры с этим не особо заморачиваются, предпочитая иметь дело с налоговой информацией в электронной форме — особенно что касается регистров и отчетности. А бумажные копии больше в ходу только в отношении бумажных первичных документов (несмотря на все новомодные усилия законодателя по нивелированию «подтверждающей функции» последних)…

Наконец, требования к хранению электронных документов сформулированы в ст. 13 Закона № 851, а конкретизированы в Порядке работы с электронными документами в деловодстве…, утвержденном приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886/5. Без лишних подробностей обратим ваше внимание вот на что. Согласно части третьей ст. 13 Закона № 851, если только предприятие не в силах гарантированно выполнить требования по должному хранению электронных документов (бумажный оригинал которых отсутствует),

электронный документ должен храниться в виде копии документа на бумаге

Спасибо еще, что для «надежности» не предложили высекать документы в камне…☺

«Электро-кассовая» книга

Особняком стоят в законодательстве соответствующие требования о распечатке кассовых документов.

Если кассовую книгу вы ведете в электронной форме, то наверняка строго соблюдаете предписания п. 4.4 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637. И значит, если к вам пришли с проверкой в середине месяца, то у вас в наличии:

— не распечатанные (пока что!) на бумаге, но автоматически пронумерованные с начала года и заполненные кассиром «листы» электронной кассовой книги («Вкладний аркуш касової книги» и «Звіт касира») плюс хранящиеся в кассе должным образом оформленные (разумеется, бумажные) РКО и корешки от ПКО за период с начала такого месяца;

— за каждый месяц с начала календарного года: (1) в кассе — распечатанные и сгруппированные помесячно листы «Вкладного аркуша касової книги» с подписью кассира о передаче в бухгалтерию соответствующих кассовых документов; (2) в бухгалтерии — сгруппированные помесячно распечатанные листы «Звіт касира» с приложенными к ним кассовыми документами;

— за предыдущие годы: (1) подшивки в хронологическом порядке распечатанных за каждый год отдельно листов «Вкладного аркуша касової книги» с указанным и засвидетельствованным подписями руководителя и главбуха общим количеством листов за год, сформированные в книгу (скрепленную печатью, если она у предприятия есть); (2) аналогичные подшивки «Звітів касира» с приложенными к ним кассовыми документами; (3) электронная кассовая книга за каждый год отдельно, хранящаяся на электронных носителях.

«Мне сверху видно все»…

В качестве послесловия заметим, что сегодня контролеры «благодаря» ст. 72, 73 НКУ до начала проверки располагают достаточной налоговой информацией о плательщике и анализируют ее «до того». А потому, как правило, уже не крыжат все документы и регистры подряд, а, придя на проверку, хорошо ориентируются в «рисковых» операциях «жертвы»…☹ И если такие операции есть — тут вопрос «распечатывать-не распечатывать» столь же важен, как вопрос из старого анекдота — что надеть невесте в брачную ночь… ☹

Ну и при проверке таких «электронизированных» налогов, как НДС и акциз, у проверяющих на руках есть все необходимые документы в электронной форме, так что об их распечатке вопросов, видимо, не возникает…

А ударение в предпоследнем слове названия статьи поставьте, пожалуйста, самостоятельно. ☺

выводы

  • Плательщик обязан предоставить контролерам в полном объеме все документы, относящиеся к предмету проверки.
  • Контролерам запрещается изымать оригиналы первичных, финансово-хозяйственных и других документов.
  • Проверяемое предприятие обязано по требованию контролеров изготовить за свой счет копии первичных документов и учетных регистров на бумажных носителях.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить