Первинка: «рецепти» від Мінфіну

1

від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339

Рахунок-фактура (інвойс) набуває статусу первинного документа і може бути підставою для відображення госоперацій у бухобліку тільки в разі його оплати

Основний постулат листа такий. Належним чином оформлений рахунок-фактура (інвойс) є достатньою підставою для відображення в бухобліку операцій з постачання товарів, робіт, послуг (і акт приймання-передачі при цьому не потрібний), якщо він:

1) оплачений (що підтверджується відповідними документами);

2) дозволяє ідентифікувати госпоперацію та її учасників.

Аргументує свою позицію Мінфін посиланням на змінену ст. 9 Закону про бухоблік.

Отже, рахунок-фактура (інвойс) може вважатися первинним документом, якщо він містить реквізити первинки, зазначені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Зокрема:

— назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру;

— назву контрагента;

— зміст та обсяг господарської операції;

— одиницю виміру господарської операції;

— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури.

Проте тут Мінфін додає головну умову для набуття рахунком-фактурою статусу первинки. Зверніть увагу: первинним документом рахунок-фактура стане тільки в тому випадку, якщо контрагент його оплатить.

Документами, що підтверджують оплату, можуть виступати платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера тощо. Тобто будь-який документ, що підтверджує перерахування (внесення) грошових коштів.

Важливо! Мінфін підкреслює, що оплачений рахунок-фактура може замінити акт приймання-передачі. Але актом зазвичай оформляють тільки факт виконання робіт / передачу результатів послуг. Та і зміни до Закону про бухоблік щодо первинних документів були затіяні з метою усунути адміністративні бар’єри для експорту послуг (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 99, с. 4). Тому використовувати рахунок-фактуру (інвойс) як первинку рекомендуємо тільки при оформленні операцій з надання послуг.

За ідеєю, озвучений регулювальником підхід повинен діяти як для закордонних, так і для внутрішньоукраїнських постачань.

2

від 05.08.2014 р. № 31-11410-08/23-2303/2333

Якщо госпоперацію оформляють бухдовідкою, то в ній неодмінно наводять обов’язкові реквізити первинки

Те, що бухгалтерська довідка є первинним документом, Мінфін підтвердив ще в листі від 24.05.2007 р. № 31-34000-10-10/10655.

Типову форму бухдовідки встановлено Методрекомендаціями по застосуванню регістрів бухобліку, затвердженими наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. № 356. На підставі цього документа, як правило, здійснюють коригувальні записи в облікових регістрах у зв’язку з виправленням допущених помилок (п. 4.3 Положення № 88).

На практиці досить часто використовують бухгалтерську довідку самостійно розробленої (тобто довільної) форми. Таку можливість надає п. 2.7 Положення № 88. Але не забувайте: щоб бухдовідка набула ознак первинки, вона повинна містити всі обов’язкові реквізити, установлені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88.

«Саморобна» бухдовідка може бути використана у випадках, коли потрібно підтвердити операції, показники яких формуються розрахунковим шляхом. Наприклад, при:

— визначенні суми транспортно-заготівельних витрат, що належить до реалізованих запасів;

— розрахунку суми торговельної націнки підприємствами роздрібної торгівлі;

— обчисленні штрафів та пені за порушення господарських договорів, а також невиконання норм чинного законодавства тощо.

Бухгалтерську довідку застосовують і в ПДВ-обліку, зокрема для цілей коригування податкових зобов’язань і податкового кредиту при списанні заборгованостей зі строком позовної давності, що минув (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 78, с. 9).

Також можна використовувати бухдовідку для документування факту зміни вартості раніше відвантажених товарів. Детальніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 39, с. 24.

А от коли товар/робота/послуга отримані від контрагента без вхідної первинки, оформити такі операції бухдовідкою не можна. У подібній ситуації складають акт (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 43, с. 6).

3

від 15.02.2013 р. № 31-08410-07/23-357/246

Калькуляція не відповідає ознакам первинного документа, оскільки вона не фіксує госпоперацію

Калькуляція — це представлений в табличній формі бухгалтерський розрахунок витрат у грошовому вираженні на виробництво одиниці виробу або партії виробів, а також на виконання робіт і послуг (п. 597 Методрекомендацій з формування собівартості у промисловості, затверджених наказом Мінпромполітики від 09.07.2007 р. № 373). Таким чином, будучи за своєю суттю розрахунком, калькуляція є основою для визначення середніх витрат виробництва і встановлення собівартості продукції. І жодної господарської операції (тобто дії чи події, що викликає зміни у структурі активів і зобов’язань, власному капіталі підприємства) при цьому вона не підтверджує.

Згоден з цим і Мінфін. Він констатує: калькуляція собівартості одиниці виготовленої продукції не відповідає ознакам первинного документа, оскільки нею не фіксується жодна госпоперація, розпорядження або дозвіл на її проведення.

4

від 23.01.2013 р. № 31-08410-07-16/2073

Електронна митна декларація (МД) — первинний документ з приймання підприємством зобов’язання в сумі нарахованих митних платежів

Висновок листа, що коментується, такий: електронна МД є документом для митного оформлення і сплати податків.

Дійсно, «імпортна» МД є підставою для відображення в бухгалтерському обліку митних платежів і податкового кредиту за ввізним ПДВ. Оформлена відповідно до вимог митного законодавства експортна МД дає право на застосування нульової ставки з ПДВ. Тобто МД (і паперова, і електронна) — первинний документ ПДВ-обліку.

А от підставою для оприбутковування імпортного товару і визнання доходу за експортною операцією МД не є. Крім того, дата оформлення МД далеко не завжди збігається з датою, на яку оприбутковують товар і визнають експортний дохід.

Детальніше про імпорт і експорт товару див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 16, а про дату зарахування імпортного товару на баланс — «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 31, с. 27.

5

від 30.05.2016 р. № 31-11410-09-10/15182

Для підтвердження факту надання та отримання послуг з оренди складають акт виконаних робіт/послуг або інший первинний документ, визначений договором

До питань документування орендних операцій Мінфін уже звертався у своєму більш ранньому листі від 15.01.2015 р. № 31-11410-08-10/871. Висновки регулювальника такі.

1. Первинний документ про здавання майна в оренду складають у момент фактичної передачі об’єкта оренди від орендодавця до орендаря. Таким документом на практиці, як правило, є акт приймання-передачі майна.

2. Для правомірного відображення послуг з оренди в бухобліку одного договору оренди недостатньо. Необхідний первинний документ.

Як зазначає Мінфін, для здійснення орендних платежів зазвичай складають акт виконаних робіт (послуг). Підписують його посадові особи орендодавця та орендаря. Хоча умовами договору може бути передбачений і інший документ. Таким іншим документом, судячи з листа від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339, може бути оплачений рахунок-фактура.

3. Якщо акт/інший первинний документ підтверджує факт користування об’єктом оренди протягом певного періоду часу, у ньому зазначають:

— вартість відповідної послуги (надання майна в оренду) за цей період;

— а також інші обов’язкові реквізити первинки, перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Датою складання такого первинного документа є дата його підписання. Підписувати акт/інший документ доцільно в останній день того періоду, за який цей акт складено. А оптимальна періодичність його складання — місяць (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 7, с. 10; № 75, с. 3).

6

від 24.10.2011 р. № 31-08410-07-29/26066

Закордонний документ необхідно легалізувати тільки в разі, якщо він складений за участі іноземних властей або від них виходить.

Складені іноземною мовою документи повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою

Консульської легалізації вимагають тільки офіційні документи, які видані за участі органів державної влади або органів місцевого самоврядування, у тому числі й нотаріально посвідчені.

ЗЕД-договори, де сторонами виступають юридичні або фізичні особи, а також первинка, складена у процесі виконання цих контрактів, легалізації не потребують.

Проте легалізація — це не переклад документа. Тому Мінфін нагадує: документи, складені іноземною мовою, які є підставою для записів у бухобліку, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою. Адже в п. 1.3 Положення № 88 прямо записано: всі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність повинні складатися українською мовою. Щоправда, там же є застереження: разом з українською мовою може застосовуватися інша мова в порядку, визначеному Законом України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 р. № 5029-VI.

7

від 06.12.2013 р. № 31-08410-07-27/35654

Ступінь деталізації змісту і обсягу госпоперації визначають особи, які відповідають за її здійснення і правильність оформлення

У листі, що коментується, Мінфін роз’яснив, як заповнювати один з обов’язкових реквізитів первинного документа — зміст і обсяг господарської операції.

На думку бухрегулятора, деталізація цього реквізиту повинна:

— розкривати зміст господарської операції і

— забезпечувати ідентифікацію пов’язаних з такою госпоперацією активів, зобов’язань, доходів або витрат.

«Глибину» такої деталізації визначають особи, відповідальні за здійснення та правильність оформлення госпоперації.

Таким чином, кожне підприємство самостійно визначає зміст (номенклатуру) і обсяг господарської операції, які воно зазначатиме в первинному документі.

Чи можна в своїй первинці наводити додаткову інформацію, крім зазначеної в супровідних документах постачальника? Мінфін у листі від 14.03.2012 р. № 31-08410-07/23-1994/1318 відповідає ствердно! Щоправда, уточнює, що додаткову інформацію вносять:

1) якщо того вимагають потреби управління, контролю, аналізу та аналітичного обліку;

2) до первинних документів на внутрішнє переміщення придбаних товарів.

Остання умова, судячи з усього, пов’язана з відповіддю підприємству на поставлене запитання з описом конкретної ситуації.

8

від 14.09.2016 р. № 31-11420-07-10/26261

Підприємство самостійно визначає повноваження працівників на підписання бухгалтерських документів

Підпис — один з обов’язкових реквізитів первинного документа. Якщо на первинному документі відсутній підпис особи, яка брала участь у госпоперації, то він не може бути прийнятий до обліку.

Перевіряти наявність у первинці обов’язкових реквізитів (зокрема, підпису особи, яка брала участь у госпоперації) — обов’язок бухгалтера (п. 2.15 Положення № 88).

Перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на відпуск (витрачання) грошових коштів, і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна затверджує керівник підприємства (п. 2.13 Положення № 88).

Повноваження особи давати дозвіл/підписувати первинні документи можна закріпити:

— розпорядчим документом (наприклад, наказом по підприємству);

— у посадовій інструкції працівника.

Фіскали ратують за наказ. Більше того, пропонують довести його до відома працівників під особистий підпис (див. лист Міндоходів від 01.04.2014 р. № 414/3/99-99-10-04-02-10). Тому менш проблемно буде скористатися цим варіантом.

9

від 27.02.2012 р. № 31-08410-07-29/4796

Використовувати при оформленні первинки факсиміле допускається в порядку, установленому законом, іншими актами цивільного законодавства

Серед обов’язкових реквізитів первинного документа в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік фігурує особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Пункт 2.5 Положення № 88 доповнює: використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, установленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Базові вимоги до використання факсиміле висуває ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Так, використовувати при здійсненні операцій факсиміле допускається:

— у встановлених законом випадках;

— у випадках, застережених іншими актами цивільного законодавства;

— за письмовою угодою сторін, у якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.

Виходить, застосовувати факсиміле при оформленні первинних документів можна. Але! За умови, що спеціальний нормативний акт не містить прямої заборони.

На сьогодні факсиміле «під забороною» при оформленні, зокрема:

— розрахункових документів при безготівкових розрахунках (платіжне доручення, платіжна вимога, платіжна вимога-доручення, розрахунковий чек тощо);

— касових документів (грошовий чек, заява на переказ готівки, прибутково-видатковий касовий ордер, заява на видачу готівки, прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер тощо);

— платіжних доручень в іноземній валюті або банківських металах;

— копій документів, що подаються резидентом до банків при здійсненні валютного контролю за експортними та імпортними операціями;

— векселів.

Увага! Проти використання факсиміле при оформленні первинних документів не заперечують і фіскали. Але за умови наявності письмової угоди сторін із зразками відповідного аналога власноручних підписів (див. БЗ 135.06).

Зверніть увагу! Щоб уникнути спорів як зі своїми контрагентами, так і з перевіряючими, має сенс окремо застерегти можливість проставляти факсиміле на відповідних документах. Розробіть також правила, що регламентують використання факсиміле, і затвердіть їх наказом.

10

від 07.04.2014 р. № 31-08420-06-29/6985

При складанні графіка документообороту за основу можна взяти форму, затверджену наказом Мінфіну СРСР від 29.07.83 р. № 105

Правила документообороту і технологія обробки облікової інформації належать до компетенції підприємства (ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік).

У цілях впорядкування і своєчасного отримання первинних документів для записів у бухобліку наказом керівника встановлюють графік документообороту (п. 5.1 Положення № 88). У ньому зазначають дати (строк):

— створення документів самим підприємством або отримання від інших підприємств;

— приймання їх до обліку;

— передачі в обробку;

— здавання в архів.

Графік документообороту оформляють у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями, із зазначенням їх взаємозв’язку і строків виконання робіт. Як зразок можна скористатися формою графіка документообороту, наведеною в додатку до Положення про документи і документообіг, затвердженому наказом Мінфіну СРСР від 29.07.83 р. № 105. Підтверджує це і Мін’юст у листі від 10.04.2014 р. № 151-0-2-14/6.1.>>

11

від 02.04.2014 р. № 31-08420-07-29/7078

За відсутності у звітному періоді госпоперацій підстав для складання облікових регістрів за такий період немає

Під обліковими регістрами розуміють носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо. Вони призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з прийнятих до обліку первинних документів (п. 3.1 Положення № 88).

Регістри бухобліку повинні містити:

— назву;

— період реєстрації господарських операцій;

— прізвища та підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції відображають в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Тобто, щоб за звітний період скласти обліковий регістр, потрібна первинка за цей самий період. А якщо за будь-який звітний період госпоперації відсутні, то складати облікові регістри немає потреби.

12

від 14.01.2011 р. № 31-34020-07-27/23-8665/89

Помилки в електронних документах, створених у минулих звітних періодах, виправляють за правилами для паперових носіїв

Мінфін констатує: процедура виправлення помилок в Е-документах законодавством не визначена.

Дійсно, п. 4.6 Положення № 88 містить тільки відписку. Там зазначено: виправлення помилок в документах і регістрах, створених у формі електронного документа, здійснюється відповідно до законодавства.

Бухрегулятор пропонує виправляти помилки в електронних документах, допущені в минулих періодах, за тими самими правилами, що передбачені для паперових облікових регістрів.

Увага! Коректурний спосіб для Е-первинки точно не підходить. Адже закреслити неправильний і над закресленим записом надписати правильний текст та/або цифри в електронному документі не вийде. Та й виправляють з його допомогою тільки «паперові» помилки, які не зачіпають кореспонденцію рахунків або виявлені своєчасно (у поточному періоді до його «закриття»).

Тому для виправлення «минулоперіодних» помилок в Е-первинці застосовні тільки два інші способи виправлення:

— спосіб «червоне сторно» і

— спосіб додаткових бухгалтерських записів.

І в тому, і в іншому випадку складають бухгалтерську довідку.

Що стосується виправлення помилок в електронній первинці, допущених і виявлених у поточному звітному періоді, то тут усе просто — «вбивають» неправильний документ і натомість складають правильний.

Детальніше про виправлення бухгалтерських помилок див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 42, с. 3.