Інвентаризація: анатомія процесу

Нестеренко Максим, податковий експерт
Податки & бухоблік Жовтень, 2019/№ 87
В обраному У обране
Друк
Інвентаризація може зачепити практично будь-яку з облікових категорій — основні засоби, розрахунки, касу тощо. Кожна з цих категорій має свої особливості на етапі організації інвентаризації й при оформленні її результатів. Поговоримо про це!

Розглянемо організаційні особливості інвентаризації основних облікових категорій.

Основні засоби

Інвентаризацію основних засобів (ОЗ) здійснюють у таких цілях:

— перевірка фактичної наявності ОЗ;

— установлення лишку або нестачі ОЗ шляхом зіставлення фактичної їх наявності з даними бухобліку;

— виявлення активів, що не відповідають критеріям визнання;

— перевірка того, наскільки дотримуються правила утримання та експлуатації ОЗ;

— виявлення активів, які не використовуються підприємством;

— перевірка реальної вартості ОЗ, що обліковуються на балансі (чи необхідно проводити їх переоцінку — дооцінку, уцінку).

У загальному випадку

проводити обов’язкову інвентаризацію ОЗ потрібно щорічно перед складанням річної фінансової звітності в період 3 місяців до дати балансу

Це випливає з п. 10 розд. І Положення № 879. Ще до початку інвентаризації ОЗ робоча інвентаризаційна комісія повинна перевірити:

— наявність і стан регістрів аналітичного обліку ОЗ (інвентарних карток, інвентарних книг або описів);

— наявність і стан технічних паспортів або іншої технічної документації;

— наявність документів на ОЗ, передані або прийняті підприємством в оренду, на відповідальне зберігання, у тимчасове користування. За відсутності відповідних документів підприємство повинне вжити заходів для їх отримання або оформлення;

— наявність документів на об’єкти ОЗ, переведені на консервацію або виведені з експлуатації у зв’язку з реконструкцією, технічним переозброєнням та іншими поліпшеннями.

Перед початком інвентаризації матеріально відповідальні особи дають в інвентаризаційному описі розписки на підтвердження того, що всі прибуткові та видаткові документи на ОЗ здані до бухгалтерії, прийняті об’єкти оприбутковані, а ті, що вибули, списані до витрат. Таку розписку включено до заголовної частини як форми № инв-1 «Інвентаризаційний опис основних засобів», так і форми Інвентаризаційного опису необоротних активів, затвердженої наказом № 572.

У ході інвентаризації комісія (робоча інвентаризаційна комісія) перевіряє правильність присвоєння інвентаризаційних номерів (п.п. 1.7 розд. III Положення № 879). При проведенні інвентаризації земельних ділянок, будівель, споруд, іншої нерухомості, водойм та інших об’єктів природних ресурсів перевіряють також наявність документів, що підтверджують право власності підприємства на ці об’єкти (абзац шостий п.п. 1.3 розд. III Положення № 879). А під час інвентаризації машин, обладнання і транспортних засобів інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) перевіряє заводські номери кузова, двигуна, шасі тощо.

Якщо в ході інвентаризації комісія виявляє придатні для використання об’єкти ОЗ, залишкова вартість яких згідно з обліковими даними дорівнює нулю, вона передає відповідні матеріали керівнику підприємства (п.п. 1.4 розд. III Положення № 879). Надалі такі об’єкти можуть бути дооцінені. А от на ОЗ, які не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, складається окремий інвентаризаційний опис із зазначенням часу введення в експлуатацію та причин, що довели до стану непридатності (п.п. 1.8 розд. III Положення № 879). Такі ОЗ потрібно списувати.

Об’єкти ОЗ, зокрема автомобілі, морські та річкові судна, які відбувають у тривалі рейси і будуть відсутні на підприємстві в період проведення інвентаризації, потрібно проінвентаризувати до моменту їх тимчасового вибуття з підприємства.

Для оформлення даних інвентаризації ОЗ можна використовувати одну з таких затверджених форм:

— Інвентаризаційний опис основних засобів (форма № инв-1), затверджений постановою № 241;

— Інвентаризаційний опис необоротних активів, затверджений наказом № 572.

Зауважте: інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) складає інвентаризаційний опис за об’єктами або групами ОЗ та окремо за кожною матеріально відповідальною особою (абзац перший п.п. 1.2 розд. III Положення № 879).

В інвентаризаційному описі об’єкти ОЗ фіксують за найменуваннями відповідно до їх основного призначення.

Нематеріальні активи

Обов’язкову щорічну інвентаризацію нематеріальних активів (НМА) проводять перед складанням річної фінансової звітності в період 3 місяців до дати балансу (п. 10 розд. І Положення № 879).

При проведенні інвентаризації таких активів:

— визначають фактичну наявність НМА;

— установлюють лишки або нестачі НМА шляхом зіставлення фактичної їх наявності з даними бухобліку;

— виявляють застарілі НМА, а також НМА, які частково втратили свої первісні якості та споживчі властивості;

— виявляють НМА, що не використовуються;

— виявляють НМА, що не відповідають критеріям визнання;

— визначають реальну вартість НМА і за необхідності проводять їх переоцінку.

Як установити наявність об’єктів НМА й обґрунтованість їх оприбуткування? Інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) здійснює це (п.п. 2.1 розд. ІІІ Положення № 879, абзац другий п. 7.1 Методрекомендацій № 1327):

— за документами, які були підставою для їх оприбуткування;

— за документами, якими оформлені (тобто підтверджуються) майнові права.

Наприклад, щоб ідентифікувати об’єкти НМА, перевіряють наявність і чинність документів, які засвідчують правомірність набуття прав власності, прав використання об’єктів інтелектуальної власності, — патенти, свідоцтва, дипломи, ліцензії тощо.

Якщо в ході інвентаризації виявляють об’єкти, що відповідають ознакам НМА, але не відображені в бухобліку або обліковані на іншому рахунку, їх включають до складу НМА. Якщо ж серед НМА виявляють об’єкти, що не відповідають таким ознакам, їх зі складу НМА виключають.

А ще в процесі інвентаризації комісія оцінює фактичний стан об’єктів, що інвентаризуються, — придатні вони до подальшого використання чи ні. НМА, що не придатні до подальшого використання, підлягають списанню з балансу.

Інформацію про виявлені в ході інвентаризації об’єкти, у тому числі й не обліковані, інвентаризаційна комісія заносить до інвентаризаційного опису

Для цього можна скористатися:

— Інвентаризаційним описом необоротних активів, форма якого затверджена наказом № 572, — використовується для фіксації результатів інвентаризації всіх видів НМА, крім об’єктів права інтелектуальної власності;

— Інвентаризаційним описом об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-4, затверджена наказом № 732). Незважаючи на назву цієї форми, за її допомогою можна оформляти результати інвентаризації всіх наявних на підприємстві НМА, а не тільки об’єктів права інтелектуальної власності. Це випливає з п. 7.2 Методрекомендацій № 1327.

Інвентаризаційний опис складають за об’єктами НМА або групами однотипних за призначенням та умовами використання об’єктів НМА й окремо за кожною матеріально відповідальною особою.

Запаси

Інвентаризація запасів — це перевірка фактичної наявності запасів, їх стану та умов зберігання (п. 4.13 Методрекомендацій №2).

Обов’язкову щорічну інвентаризацію запасів проводять перед складанням річної фінансової звітності в період 3 місяців до дати балансу (п. 10 розд. І Положення № 879). Інвентаризацію ТМЦ проводять за місцями їх зберігання й окремо за матеріально відповідальними особами (п.п. 4.1 розд. IІІ Положення № 879).

Інвентаризаційна комісія в присутності матеріально відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність ТМЦ шляхом їх перерахунку, переважування або перемірювання. При цьому враховують деякі нюанси.

По-перше, переважування, обмір, підрахунок ТМЦ проводять у порядку розміщення цінностей у приміщенні, в якому вони зберігаються. Тобто

не допускається хаотичний перехід комісії від одного виду цінностей до іншого

Якщо ТМЦ зберігаються в різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи, інвентаризацію проводять послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей комісія опечатує вхід до одного приміщення пломбіратором і переходить до наступного.

Увага! Абзац перший п.п. 4.2 розд. ІІІ Положення № 879 не дозволяє вносити до інвентаризаційних описів дані про залишки активів зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їх фактичної наявності.

По-друге, кількість ТМЦ, що зберігаються в неушкодженій упаковці постачальника, можна визначати на підставі документів з обов’язковою перевіркою наявності в натурі частини зазначених цінностей.

По-третє, спецодяг та предмети індивідуального користування, відправлені у прання та ремонт, перевіряють на підставі документів постачальника послуг.

По-четверте, при інвентаризації цінностей, що перебувають у дорозі, відвантаженої продукції (товарів), не оплаченої в строк покупцями, і запасів, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), перевіряють обґрунтованість сум, що обліковуються на відповідних рахунках.

Зазначені суми визнають, якщо вони підтверджені належним чином оформленими документами. Такими документами, зокрема, можуть бути рахунки постачальників, копії платіжних вимог (рахунків-фактур), пред’явлених покупцям, охоронні розписки, переоформлені на дату проведення інвентаризації або близьку до неї (п.п. 4.3 розд. III Положення № 879).

По-п’яте, у прибуткових документах на ТМЦ, які надійшли на склад під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа в присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційній комісії) проставляє позначку «після інвентаризації».

По-шосте, у видаткових документах на ТМЦ, які з дозволу керівника підприємства відпущені зі складу під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа в присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційній комісії) проставляє позначку «після інвентаризації». При цьому зазначається дата інвентаризаційного опису, в якому записані ці ТМЦ (якщо на момент вибуття вони були внесені до такого опису).

По-сьоме, виявлені в процесі інвентаризації лишки запасів оприбутковуються:

— за чистою вартістю реалізації — якщо підприємство планує їх продати;

— в оцінці можливого використання — якщо підприємство буде їх саме використовувати.

Такий порядок передбачений п. 2.14 Методрекомендацій № 2.

Порядок проведення інвентаризації окремих запасів регулює не лише Положення № 879, але й інші нормативні документи, що встановлюють свої специфічні особливості. Наприклад, при інвентаризації нафти і нафтопродуктів потрібно керуватися ще й вимогами Інструкції № 281, а інвентаризацію спирту слід проводити з оглядом на Інструкцію № 264.

Результати інвентаризації ТМЦ вносять до інвентаризаційних описів, а також в окремих випадках — до актів інвентаризації. У загальному випадку такими формами можуть бути:

— Інвентаризаційний опис запасів (форму затверджено наказом № 572);

— Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей за формою № инв-3, затвердженою постановою № 241;

— Інвентаризаційний опис за типовою формою № М-21, затвердженою наказом № 193. Зазначимо, що в цієї форми є суттєві недоліки. Передусім вона не містить розписки матеріально відповідальних осіб. А така розписка обов’язкова. Тому взяти її в матеріально відповідальної особи перед початком інвентаризації доведеться окремо. Крім того, зазначена форма не містить усіх обов’язкових відомостей про ТМЦ, які згідно з п.п. 4.1 розд. ІІІ Положення № 879 мають бути відображені в інвентаризаційному описі (зокрема, про наявність ТМЦ згідно з даними бухобліку). Тому форму № М-21 доведеться коригувати під сучасні вимоги законодавства.

Каса

Інвентаризація каси проводиться для того, аби виконати наступні завдання:

— виявити фактичну наявність грошових коштів і грошових документів;

— встановити лишок або нестачу грошових коштів і грошових документів шляхом зіставлення фактичних даних з даними бухобліку;

— перевірити дотримання умов і порядок зберігання грошових коштів і грошових документів.

Щодо строків, то тут є певні відмінності від решти активів. А саме:

обов’язкову щорічну інвентаризацію готівки проводять у період 2 місяців до дати балансу

Це прописано у п. 10 розд. І Положення № 879. Крім того, інвентаризацію краще приурочити до початку або кінця робочого дня, коли в касовій книзі касир підбив підсумки за день і вивів залишок готівки на початок наступного дня.

Інвентаризацію готівки проводять у такій послідовності:

1. Перед початком інвентаризації особа, відповідальна за збереження грошових коштів, дає розписку про те, що всі касові документи здано до бухгалтерії, всі грошові кошти, які надійшли, повністю оприбутковано, а ті, що вибули, списано за видатками. Цю розписку наведено на титульній стороні Акта про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення № 148).

2. Комісія підраховує (покупюрно) фактичну наявність у касі грошових коштів. Зауважте: у касі заборонено зберігати грошові кошти та інші цінності, які не є власністю підприємства (абзац другий п. 38 Положення № 148). А з норм п. 46 Положення № 148 випливає, що готівка, не підтверджена касовими документами, вважається надлишком.

Також запам’ятайте: жодні документи або розписки до залишку готівки не включають. На це вказує п. 37 Положення № 158. І хоча цей документ передусім призначений для державних підприємств і організацій, радимо не нехтувати цією вимогою і госпрозрахунковим підприємствам.

3. Перевіряють правильність оприбуткування і списання готівкових грошових коштів, а також оформлення касових документів. Тобто слід проінспектувати оформлення:

— прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми № КО-1 і № КО-2), відомостей на виплату готівки (додаток 1 до Положення № 148);

— журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № КО-3а);

— реєстрів депонованої заробітної плати;

— книги обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки (типова форма № КО-5);

— касової книги (типова форма № КО-4).

Якщо касову книгу підприємство веде в електронній формі, то перевіряють правильність роботи програмних засобів обробки касових документів.

4. Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою. Якщо підприємство застосовує РРО, суму готівки, наявну на місці проведення розрахунків, звіряють із сумою, яка зазначена в Х-звіті РРО (у РК і КОРО).

5. Фактичну наявність грошових коштів зіставляють з даними бухгалтерського обліку.

6. Якщо під час інвентаризації виявлено надлишок або нестачу готівки, з’ясовують обставини їх виникнення. Після цього надлишок оприбутковують у касі та зараховують до доходу підприємства. Для оприбуткування готівки на суму надлишку виписують прибутковий касовий ордер. А ось суму нестачі необхідно стягнути з матеріально відповідальної особи.

Як і у випадку з іншими активами, результати інвентаризації каси необхідно задокументувати. Для цього використовують Акт про результати інвентаризації наявних коштів, форма якого наведена в додатку 7 до Положення № 148.

Цей Акт оформляють у двох примірниках. Його підписують усі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа. Один примірник Акта передають до бухгалтерії підприємства, а другий залишається в матеріально відповідальної особи (п. 46 Положення № 148).

В Акті зазначають дані про фактичний залишок грошових коштів та інших цінностей у касі підприємства, а також їх залишок за даними бухгалтерського обліку і визначають результат інвентаризації.

Окрема розмова — копійки в касі. Вже понад рік діє постанова Правління НБУ від 15.03.2018 р. № 25, яка передбачає припинення випуску монет номіналом 1, 2, 5 і 25 копійок. Суб’єктам господарювання при відсутності таких монет пропонувалося проводити заокруглення загальних сум готівкових розрахунків*. Починаючи з 01.10.2019 р. 1-, 2- та 5-копійчані монети перестали бути засобом платежу (див. постанову Правління НБУ від 20.06.2019 р. № 82 // «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 54, с. 6).

* Докладно про це читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 31, с. 28.

Однак, напевне, виявиться чимало суб’єктів господарювання, у касах яких так чи інакше «завалялися» монети виведених з обігу номіналів. І виявлені вони будуть лише при інвентаризації. Замінити їх через банк вже не вийде. Адже суб’єкти господарювання зобов’язані були здати залишки 1-, 2- і 5-копійчаних монет у банк ще до 18.10.2019 р. (п.п. 2 п. 6 постанови № 82). Тому

виявлені при інвентаризації після 18.10.2019 р. монети цих номіналів фактично перетворюються на «сміття»

Їх доведеться списати з балансу на витрати, а фізично — викинути чи розібрати на сувеніри.

Щодо решти монет, тут ситуація дещо простіша. Такі монети можна обміняти на більші номінали. Це можна зробити при готівкових розрахунках з фізособами або шляхом здачі цих монет у банк. Зокрема, 25-копійчані монети банки поки що приймають навіть від юридичних осіб (п.п. 4 п. 5 постанови № 82).

Розрахунки

Дебіторську і кредиторську заборгованості перевіряють у таких аспектах, як дотримання строку позовної давності й обґрунтованість сум, які обліковуються на рахунках обліку розрахунків (п.п. 7.3 розд. ІІІ Положення № 879).

Найважливіша складова процесу інвентаризації розрахунків — це документальна перевірка. Під час неї встановлюють:

— правильність розрахунків з банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;

— заборгованість підзвітних осіб. При інвентаризації підзвітних сум перевіряють, чи відповідають дані бухгалтерського обліку виданим авансам і звітам підзвітних осіб щодо них;

— правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками. Тут потрібно також перевірити причини, з яких затримується розгляд матеріалів за виявленою нестачею та віднесення її на винних осіб або списання;

— правильність і обґрунтованість сум заборгованостей, у тому числі тих, за якими минув строк позовної давності;

— реальність заборгованості працівникам з оплати праці та соціальних виплат.

Обов’язкову річну інвентаризацію за цими обліковими категоріями необхідно проводити щорічно перед складанням річної фінансової звітності. Робити це слід у період 3 місяців до дати балансу (п. 10 розд. І Положення № 879).

Насамперед підприємство-кредитор передає всім своїм дебіторам виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість перед ним. Такі виписки зазвичай мають форму актів звірки розрахунків. Після отримання зазначених виписок підприємства-дебітори зобов’язані підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. Згодом акти звірки пред’являють інвентаризаційній комісії (робочій інвентаризаційній комісії), щоб підтвердити реальність заборгованості.

А якщо акти звірки розрахунків від кредиторів не отримано? У такому разі рекомендуємо самостійно направити кредиторам такі акти.

Доволі часто виникає ситуація, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися нез’ясованими. За таких обставин кожна сторона відображає розрахунки з дебіторами і кредиторами у своєму балансі в сумах, які випливають із записів у бухобліку і визнаються нею правильними (абзац другий п.п. 7.2 розд. ІІІ Положення № 879).

Якщо підприємство-контрагент на дату проведення інвентаризації виступає одночасно і дебітором, і кредитором, то йому передають виписку із зазначенням окремо дебіторської й окремо кредиторської заборгованості. На те, що суми дебіторської та кредиторської заборгованостей слід відображати розгорнуто, вказує Інструкція № 291 в описі рахунків класу 6.

Типової форми акта звірки розрахунків не існує. Тому підприємствам доводиться розробляти його самостійно. Як орієнтир можна взяти форму, наведену в додатку 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну і Держкомстату від 10.11.98 р. № 148/234/383.

Інвентаризацію розрахунків з дебіторами і кредиторами оформляють спеціальним актом. При цьому можна скористатися:

— Актом інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами за формою, затвердженою наказом № 572. До нього додають довідку про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув. Форма довідки також затверджена наказом № 572;

— Актом інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17, затверджена постановою № 241). У комплекті з таким актом складається довідка, що є додатком до форми № инв-17.

Окремо складається акт інвентаризації заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання

При цьому пам’ятайте: якщо складено акт звірки заборгованості, за якою закінчується строк позовної давності, і цей акт підписано уповноваженими представниками обох сторін, — це свідчить про визнання заборгованості дебітором (п.п. 4.4.1 постанови Пленуму ВГСУ від 29.05.2013 р. № 10), а отже, строк позовної давності переривається (ст. 264 ЦКУ).

Тобто після того, як дебітор під час звірки в рамках інвентаризації визнав свою заборгованість, строк позовної давності починає рахуватися заново.

Але для цього потрібен саме підпис уповноваженої особи: простих підписів представників бухгалтерських служб недостатньо. Докладніше про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 78, с. 6.

Крім того, складають акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків. У ньому зазначають такі дані: прізвище боржника; за що і коли виник борг; дату рішення суду або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальних збитків.

Якщо таке рішення не прийняте, зазначають дату пред’явленого підприємством позову і суму заборгованості на дату інвентаризації. При цьому можна використовувати форму акта, затверджену наказом № 572.

Нарешті, кілька слів про ситуацію, коли потрібно проінвентаризувати розрахунки з податківцями. Для цього вам потрібно звернутися із письмовою заявою до контролюючого органу, в якому щодо вас як суб’єкта господарювання відкрито інтегровану картку платника.

В заяві обов’язково слід зазначити платежі і період, щодо яких здійснюється звірка стану розрахунків з бюджетами, а також нараховані і сплачені суми по цих платежах за вказаний період. Не пізніше 15 робочих днів з дня отримання заяви податковий орган повинен надати вам письмовий документ у довільній формі щодо стану розрахунків вас як платника за податками, зборами та ЄСВ (БЗ 135.04).

Про порядок заповнення «інвентаризаційних» документів, які ми згадували у цій статті, наразі детально не говоримо. Із цим питанням, а також із прикладами заповнення зазначених документів можна ознайомитися у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 94.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд