Звичайно, така ситуація — неприпустима. Адже за субрахунком 471 «Забезпечення виплат відпусток» дебетового сальдо виникати не повинно. За рахунком 47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів» взагалі має бути лише кредитовий залишок. Дивіться чому. Але спочатку нагадаємо: про те, кому обов’язково/не обов’язково створювати забезпечення на оплату відпусток працівникам (або як його на практиці називають — резерв відпусток), як правильно це зробити і як показати нарахування та використання резерву в обліку, ми докладно розповіли у статті «Забезпечення на оплату відпусток» // «Податки & бухоблік», 2021, № 32. Про інвентаризацію залишку резерву відпусток читайте у статті «Плани на грудень: інвентаризуємо резерв відпусток» // «Податки & бухоблік», 2021, № 101. А про те, чи треба під час війни обрахувати заново коефіцієнт резервування, — у статті «Резерв відпусток — чи переглядати методологію під час війни?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 49.
Тож, як ми вже наголосили вище, резерв відпусток — це, насправді, забезпечення на оплату відпусток працівникам. А під забезпеченням розуміють зобов’язання з невизначеними сумою або часом погашення на дату балансу (п. 4 НП(С)БО 11 «Зобов’язання», § 10 МСБО 37 «Забезпечення, умовні зобов’язання та умовні активи»). У свою чергу, зобов’язання — це заборгованість підприємства, яка виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють у собі економічні вигоди (п. 3 розд. І НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»).
Створюють забезпечення, тільки коли (п. 12 НП(С)БО 11):
1) виникає зобов’язання внаслідок минулих подій;
2) існує імовірність того, що погашення зобов’язання призведе до зменшення ресурсів, що втілюють в собі економічні вигоди;
3) оцінити зобов’язання можливо розрахунковим шляхом.
Таким чином, головна відмінність забезпечення від зобов’язання — невизначеність строку або суми погашення. Відтак
відповідно до п. 12 НП(С)БО 11 зобов’язання з оплати чергових відпусток працівникам відображають у складі забезпечень
А от у системі МСФЗ суми, пов’язані з нарахованою оплатою відпусток, зазвичай зовсім не показують у складі забезпечень. Такі виплати здебільшого належать до категорії так званих нарахувань. Відображають їх у звітності за статтями звичайної кредиторської заборгованості (§ 11 МСБО 37).
Для цілей обліку відпускного резерву передбачено спеціальний субрахунок 471 пасивного рахунка 47. Нарахування резерву відображають записом: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471 (залежно від категорії працівників, для якої створюється такий резерв, лист Мінфіну від 24.05.2007 № 31-34000-10-10/10654). Тобто відпускний резерв включають повністю до витрат, не чекаючи, поки він буде використаний (п. 12 НП(С)БО 11). Роблять це рівномірно протягом року — у міру щомісячного нарахування резерву.
Використання резерву (тобто при нарахуванні відпускних, компенсації за невикористану відпустку, а також ЄСВ, який припадає на ці суми) показують записами:
— Дт 471 — Кт 661 — на суму нарахованих відпускних або компенсації за невикористану відпустку;
— Дт 471 — Кт 651 — на суму ЄСВ, нарахованого на відпускні або компенсацію.
Зауважте! Створене забезпечення використовують для відшкодування лише тих витрат, для покриття яких було його створено (п. 16 НП(С)БО 11). А відпускний резерв створюють і відповідно за його рахунок нараховують:
— оплату щорічних (основної та додаткових) відпусток;
— оплату додаткових відпусток працівникам, які мають дітей;
— компенсацію за невикористану відпустку;
— ЄСВ на суми цих відпускних і компенсації.
При цьому використовувати резерв можна тільки до нульового значення. Якщо «запасів» резерву не вистачило, щоб повністю покрити суму відпускних з урахуванням нарахованого ЄСВ, суму перевищення залежно від місця роботи відпускника відразу включають до витрат за допомогою запису: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651. Тобто
за субрахунком 471 не може бути дебетового залишку. Адже не можна використати забезпечення більше, ніж нараховано
Причиною дефіциту резерву може бути що завгодно. У вашому випадку цілком імовірно, що могли неправильно провести інвентаризацію резерву на кінець року або ж відпускний резерв було використано не за призначенням — у Дт 471 списано суми, щодо яких забезпечення не створювали.
Як би там не було, помилку треба виправити і позбутися дебетового залишку за субрахунком 471. Причому якщо ваше підприємство — квартальний платник податку на прибуток і має можливість виконувати свій податковий обов’язок (див. статті «Підтвердження неможливості — розбираємося з деталями» // «Податки & бухоблік», 2022, № 67 і «Неможливість виконання податкових зобов’язань: запитання-відповіді» // «Податки & бухоблік», 2022, № 73), то аби відобразити витрати у своєму звітному періоді, доведеться подати уточнюючі декларації до першоквартальної та піврічної прибуткової декларації. Звичайно ж, першоквартальну декларацію слід буде виправити, якщо дебетове сальдо за субрахунком 471 з’явилося ще в березні.
І ще один аргумент на користь того, що сальдо за субрахунком 471 не може піти у мінус. Рахунок 47 належить до класу 4 «Власний капітал та забезпечення зобов’язань». Тобто це пасивний рахунок, кредитове сальдо за яким відображаємо у пасиві Балансу. Згідно з п. 2.52 Методрекомендацій щодо заповнення форм фінзвітності, затверджених наказом Мінфіну від 28.03.2013 № 433, довгострокові забезпечення на оплату майбутніх відпусток працівникам відображають за рядком 1520 «Довгострокові забезпечення» форми № 1 «Баланс (Звіт про фінансовий стан)». Але ми вважаємо, що створюване забезпечення на оплату відпусток носить поточний характер. Тобто його кредитовий залишок слід наводити у складі рядка 1660 «Поточні забезпечення» форми № 1 (див. статтю «2. форма № 1 «Баланс (Звіт про фінансовий стан)» // «Податки & бухоблік», 2021, № 102). У формах № 1-м і № 1-мс (якщо підприємство створює забезпечення) для цього відведено рядок 1595 «Довгострокові зобов’язання, цільове фінансування та забезпечення».
