Відразу домовимося, що у цій статті ми будемо говорити про правила визначення відпускного стажу, який заробляють звичайні працівники. Питання визначення такого стажу для держслужбовців, працівників органів місцевого самоврядування, працівників силових структур тощо не розглядаємо.
Перше, що потрібно пам’ятати: відпускний стаж обчислюють з першого дня прийняття на роботу. Звільняючись з попереднього місця роботи та влаштовуючись до нового роботодавця, працівник починає заробляти собі відпускний стаж заново. Причому стаж для щорічної основної відпустки та щорічних додаткових відпусток визначають окремо. Як це правильно робити, читайте далі.
Стаж для щорічної основної відпустки
Про періоди роботи, які входять до стажу для щорічної основної відпустки, нам розкажуть ч. 1 ст. 82 КЗпП і ч. 1 ст. 9 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Перерахуємо ці періоди у табл. 1, а нижче докладно розберемо ті з них, які викликають найбільше запитань у кадровиків при обчисленні відпускного стажу.
Таблиця 1. Стаж роботи, що дає право на щорічну основну відпустку
| № з/п | Періоди, що включаються до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку |
| 1 | Час фактичної роботи (у тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка |
| На підставі цієї норми особа, яка працює у відпустці для догляду за дитиною до 3 років на умовах неповного робочого часу, отримує право на щорічну основну відпустку. | |
| 2 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (у тому числі час оплаченого вимушеного прогулу у зв’язку з незаконним звільненням чи переведенням на іншу роботу). Винятком з 19.07.2022 є випадки, коли за працівниками, призваними/прийнятими на військову службу, зберігається місце роботи та посада на час служби (докладніше див. нижче) |
| 3 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, крім відпустки для догляду за дитиною до 3 років |
| На цій підставі до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, включають оплачувані періоди тимчасової непрацездатності та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. | |
| 4 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) та йому не виплачувалася заробітна плата в порядку, визначеному ст. 25 Закону про відпустки. Виняток — період відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею 6/16/18 років на підставі медвисновку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки). По 23.12.2023 (включно) до відпускного стажу зараховувався також час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата в порядку, визначеному ст. 26 Закону про відпустки |
| Про те, коли період відпустки без збереження заробітної плати включається до відпускного стажу, а коли ні, детально розповімо в окремому підрозділі (див. нижче). | |
| 5 | Час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів |
| 6 | Час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, у тому числі у зв’язку з ліквідацією, реорганізацією чи перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників |
| 7 | Час, коли працівник, стосовно якого встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, фактично не працював у зв’язку з позбавленням особистої свободи, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася зарплата. Ця норма діє з 19.11.2022 |
| 8 | Інші періоди роботи, передбачені законодавством |
Стаж для щорічної додаткової відпустки
А тепер перерахуємо періоди, які включають до стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці. Вони визначені ч. 2 ст. 82 КЗпП та ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки (див. табл. 2).
Таблиця 2. Стаж роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки
| № з/п | Періоди, які включають до стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки, передбачені ст. 7 та 8 Закону про відпустки |
| 1 | Час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників цього виробництва, цеху, професії чи посади |
| 2 | Час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами та за особливий характер праці |
| При цьому, на наш погляд, повинні враховуватися робочі дні за графіком роботи підприємства (підрозділу) або за індивідуальним графіком роботи, які припадають на цей період. | |
| 3 | Час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів |
З викладеного в табл. 2 можна дійти висновку про те, що до стажу роботи, який дає працівнику звичайного роботодавця право на щорічну додаткову відпустку на підставі ст. 7 та 8 Закону про відпустки, не зараховують періоди:
— перебування на лікарняному, у відпустці без збереження заробітної плати, на курсах підвищення кваліфікації тощо (див. лист Мінпраці від 27.01.2011 № 14/13/116-11);
— звільнення від роботи у зв’язку із призовом/прийняттям на військову службу (див. лист Мінсоцполітики від 29.01.2016 № 26/13/116-16).
Крім того, до стажу для надання таких відпусток не включають періоди перебування працівника у навчальній відпустці, соціальній додатковій відпустці на дітей, відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6, 16, 18) років, «чорнобильській» відпустці, а також час простою.
Далі зупинимося на окремих ситуаціях докладніше.
Невідпрацьований час
Простій. Простій може бути тривалим (день і більше) або короткочасним (кілька годин на день). Спочатку скажемо про простій, що продовжується тривалий період.
Період простою не з вини працівника включаємо до стажу роботи, який дає право на щорічну основну відпустку
А от якщо простій стався з вини працівника, його час до стажу для щорічних основних відпусток не увійде. Річ у тім, що простій з вини працівника не оплачується (див. ч. 4 ст. 113 КЗпП). У свою чергу, для включення до відпускного стажу потрібне повне або часткове збереження заробітної плати за період, коли працівник фактично не працював. Такий висновок випливає із п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки та п. 2 ч. 1 ст. 82 КЗпП.
Щодо стажу для додаткових відпусток, що надаються за роботу із шкідливими, важкими умовами та за особливий характер праці (ст. 7 та 8 Закону про відпустки), то час тривалого простою до нього не включаємо. При цьому не має значення, як оплачувався простій (за середньою або з розрахунку 2/3 окладу) і чи оплачувався він узагалі.
Тепер про короткочасні простої, що тривали кілька годин на день.
На стаж для щорічної основної відпустки вони не вплинуть. Тобто період роботи, на який припав короткочасний простій, виключати з відпускного стажу не потрібно.
Із додатковими відпустками складніше. День, на який припав простій, увійде до стажу роботи, що дає право на щорічну додаткову відпустку за роботу із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, лише якщо працівник протягом цього дня фактично відпрацював у таких умовах не менше половини встановленої для такої роботи/посади тривалості робочого дня. Це випливає з п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки.
Неповний робочий час. Робота в умовах неповного робочого часу не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників (ч. 3 ст. 56 КЗпП). Період роботи на умовах неповного робочого часу включають до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, на загальних підставах. Це прямо передбачено п. 1 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки. Таким чином, працюючи неповний робочий день та/або неповний робочий тиждень, працівник має право на щорічну основну відпустку повної тривалості. Жодних пропорційних розрахунків робити не потрібно. При цьому не має значення, хто був ініціатором роботи в таких умовах — працівник чи роботодавець.
Щодо стажу для щорічних додаткових відпусток за роботу із шкідливими та важкими умовами праці та за особливий характер праці (ст. 7 та 8 Закону про відпустки), то врахуйте таке. У розрахунок часу, що дає право на таку відпустку, зараховують лише ті дні, коли працівник фактично був зайнятий на роботах зі шкідливими та важкими умовами праці (з особливим характером праці) не менше половини тривалості робочого часу, встановленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади (див. п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки).
Неявки. Дні неявок з нез’ясованих причин не включають до відпускного стажу працівника, оскільки такий випадок не передбачено ст. 9 Закону про відпустки та ст. 82 КЗпП. Це стосується як основних, так і додаткових відпусток.
Призупинення дії трудового договору. Якщо працівник не працює у зв’язку з призупиненням дії трудового договору, цей період не включають до стажу, що дає право на щорічні відпустки (як основну, так і додаткові).
А тепер поговоримо про включення до відпускного стажу періоду неоплачуваних відпусток.
Неоплачувані відпустки
Відпустка за власний рахунок. Одразу скажемо, що у стаж, який дає право на щорічні додаткові відпустки, передбачені ст. 7 та 8 Закону про відпустки, періоди перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати не зараховуються. Свого часу наголошували на цьому й фахівці Мінпраці (див. лист від 27.01.2011 № 14/13/116-11).
А ось із щорічними основними відпустками треба не втрачати пильності. Раніше до відпускного стажу зараховувалися періоди перебування у відпустці без збереження зарплати, що надаються на підставі як ст. 25, так і ст. 26 Закону про відпустки. Виняток становили лише відпустки для догляду за дитиною до 6 (16, 18) років, які надаються за бажанням працівника в обов’язковому порядку на підставі п. 3 ч. 1 ст. 25 цього Закону.
Однак із 24.12.2023 ситуація змінилася. Із зазначеної дати дні усіх відпусток за власний рахунок, які надаються за угодою сторін (див. ст. 26 Закону про відпустки), не включають до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. До таких належать відпустки без збереження зарплати, що надаються:
— за сімейними обставинами та з інших причин на термін, обумовлений угодою між працівником та роботодавцем, але не більше 30 календарних днів на рік. При цьому з 24.03.2022 до закінчення воєнного стану роботодавець на прохання працівників може надавати їм відпустку за власний рахунок без обмеження 30-денним строком (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136*);
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.
— на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, установлених законодавством. Зауважимо, що до 24.12.2023 ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки, на підставі якої надається така неоплачувана відпустка, мала інше формулювання. Зокрема, вона передбачала надання відпустки без збереження зарплати на період карантину, встановленого КМУ, що включалася до відпускного стажу. Але з моменту свого «апгрейду» (24.12.2023) карантинна відпустка за власний рахунок до стажу не потрапляє. При цьому нагадаємо, що карантин у зв’язку з COVID-19 було скасовано на території України з 01.07.2023;
— у разі виникнення загрози збройної агресії проти України, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.
Таким чином, по 23.12.2023 (включно) перераховані відпустки, що надаються за угодою сторін, братимуть участь у формуванні відпускного стажу, а з 24.12.2023 ні.
Також зауважте: при визначенні стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, не враховують періоди відпусток за власний рахунок, які надають не згідно із Законом про відпустки, а на підставі інших законодавчих актів. Зокрема, не включають до відпускного стажу період перебування у відпустці без збереження заробітної плати, що надається під час воєнного стану працівникам, які виїхали за кордон або отримали статус внутрішньо переміщених осіб, на строк до 90 календарних днів (див. ч. 4 ст. 12 Закону № 2136).
Узагальнимо в табл. 3 інформацію про те, які відпустки без збереження зарплати повинні включатися до відпускного стажу, а які ні.
Таблиця 3. Неоплачувані відпустки, які (не) включаються до стажу для щорічної основної відпустки
| Включають до відпускного стажу | Не включають до відпускного стажу |
| Відпустки за власний рахунок, що надаються за бажанням працівника в обов’язковому порядку на підставі ст. 25 Закону про відпустки, крім відпусток для догляду за дитиною до 6 (16, 18) років | Відпустки за власний рахунок для догляду за дитиною до 6 (16, 18) років, які надаються за бажанням працівника в обов’язковому порядку на підставі п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки |
| Відпустка без збереження зарплати, що надається на строк до 90 календарних днів у період дії воєнного стану працівникам, які виїхали за кордон або отримали статус внутрішньо переміщених осіб, на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 | |
| По 23.12.2023 (включно) відпустки за власний рахунок, що надаються за угодою сторін на підставі ст. 26 Закону про відпустки* | З 24.12.2023 відпустки за власний рахунок, що надаються за угодою сторін на підставі ст. 26 Закону про відпустки* |
| * У тому числі відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін, що надається на час дії воєнного стану відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки з урахуванням ч. 3 ст. 12 Закону № 2136. | |
Приклад 1. Працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати:
— 89 календарних днів (з 29.05.2023 по 25.08.2023) як внутрішньо переміщена особа на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136;
— 10 календарних днів (з 18.12.2023 по 27.12.2023) за сімейними обставинами на підставі ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки.
У цьому випадку період перебування у відпустці за власний рахунок за сімейними обставинами з 18 по 23 грудня 2023 року включатиметься до відпускного стажу. А от періоди відпусток без збереження зарплати з 29 травня по 25 серпня та з 24 по 27 грудня 2023 року не враховуються при його формуванні.
Неоплачені оплачувані відпустки. З 24.12.2023 та до закінчення воєнного стану роботодавець має право надавати будь-які оплачувані відпустки понад щорічну основну відпустку (крім відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами та у зв’язку з усиновленням) без збереження заробітної плати. Така норма передбачена абзацом третім ч. 1 ст. 12 Закону № 2136. Але зауважте:
— це не поширюється на керівних працівників установ та закладів освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ та закладів, а також на педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників;
— не оплачувати можна лише ті відпустки, які були зароблені після 24.12.2023 (див. лист Мінекономіки від 28.01.2024 № 4706-05/6893-09 // «Податки & бухоблік», 2024, № 12).
Як ці неоплачені оплачувані відпустки вплинуть на відпускний стаж?
Дні перебування у таких відпустках включити до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, не вийде, оскільки жодна з підстав, передбачених ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки, для цього випадку не підходить (див. табл. 1 вище).
А ось із щорічними додатковими відпустками, передбаченими ст. 7 та 8 Закону про відпустки, ситуація інша. Так, до стажу, що дає на них право, включається час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами та за особливий характер праці (див. табл. 2 вище). Оскільки вид відпустки у зв’язку з її наданням без збереження зарплати не змінюється, на наш погляд, період перебування у цих відпустках (навіть якщо вони не оплачувалися) не повинні виключатися зі стажу для щорічних додаткових відпусток.
Період військової служби
Зі стажем роботи для щорічних додаткових відпусток звичайних працівників все просто. Період військової служби до нього не включається.
А ось про стаж для щорічної основної відпустки поговоримо докладніше.
До 19.07.2022 період проходження військової служби включали до відпускного стажу. Зі згаданої дати до законодавчих актів було внесено зміни, внаслідок яких:
— за працівниками, призваними/прийнятими на військову службу, перестали зберігати середній заробіток (див. ч. 3 ст. 119 КЗпП);
— у п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки з’явилася норма про невключення до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, періоду військової служби, під час якої за працівником зберігається лише місце роботи та посада (див. п. 2 табл. 1 вище).
Ці зміни не поширювалися на педагогічних та науково-педагогічних працівників. Їм продовжували зберігати середній заробіток на час проходження військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, а також військової служби за призовом осіб із числа резервістів, на особливий період. Підстава — ч. 2 ст. 57 Закону України «Про освіту» від 05.09.2017 № 2145-VIII. Однак з 24.12.2023 і для цих працівників збереження середнього заробітку скасували.
Таким чином,
період військової служби з дня призову до 18.07.2022 включають до стажу роботи, який дає право на щорічну основну відпустку, усіх працівників
З 19.07.2022 по 23.12.2023 (включно) до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, потрапляє час проходження військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, та військової служби за призовом осіб з числа резервістів, на особливий період, тільки у педагогічних та науково-педагогічних працівників. Про це йшлося у листі Держпраці від 06.09.2023 № 3099/2/2.1-23а (ср. ).
Для решти працівників з 19.07.2022 період проходження військової служби із відпускного стажу випав. Причому, на нашу думку, навіть у разі, коли роботодавець на добровільних засадах зберігав за ними заробіток повністю чи частково.
З 24.12.2023 час проходження військової служби будь-якими працівниками, гарантії яким установлено ч. 3 ст. 119 КЗпП, відпускний стаж не формує.
Важливо! Такі ж гарантії зберігаються за працівниками, які під час проходження військової служби зазнали поранень (інших ушкоджень здоров’я) і перебувають на лікуванні в медичних закладах, а також потрапили у полон або визнані безвісно відсутніми (ч. 5 ст. 119 КЗпП). Тобто їм також не зберігається середній заробіток, а отже, і право на відпускний стаж за час лікування, перебування в полоні або за період, коли вони вважалися безвісно відсутніми.
А от якщо трудові гарантії для окремих категорій працівників передбачені ч. 1 чи 2 ст. 119 КЗпП (зі збереженням середньої заробітної плати), то й стаж, що дає право на щорічну основну відпустку, у них не постраждає. Тобто, наприклад, період увільнення від роботи осіб, які є членами добровольчого формування територіальної громади (її цивільної складової) та уклали контракт добровольця територіальної оборони, слід ураховувати при визначенні такого стажу.
Кількість днів щорічної відпустки
Відпускний стаж впливає на кількість днів щорічної відпустки, яка належить працівнику за робочий рік.
Для визначення тривалості щорічної основної відпустки за робочий рік Мінекономіки рекомендує застосовувати наступний алгоритм (див. лист від 26.02.2024 № 4707-05/14491-09 // «Податки & бухоблік», 2024, № 18):
1) визначаємо кількість днів щорічної відпустки, що припадають на один календарний день без урахування святкових та неробочих днів у цілому за робочий рік;
2) отриманий результат множимо на стаж, який сформувався у такому році без урахування святкових та неробочих днів.
Для цього зручно використовувати таку формулу:
Дфакт = Двідп : (Дрік - Срік) х (Дстаж - Сстаж),
де Дфакт — фактична кількість днів щорічної основної відпустки, зароблена працівником за відповідний робочий рік;
Двідп — тривалість щорічної основної відпустки, яка надається за повністю відпрацьований робочий рік (у загальному випадку 24 к. дн.);
Дрік — кількість календарних днів у відповідному робочому році;
Срік — кількість святкових та неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП* у відповідному робочому році;
Дстаж — кількість календарних днів у відповідному робочому році, які входять до відпускного стажу згідно з ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки (до цього показника не включаємо дні, які не зараховуються до відпускного стажу);
Сстаж — кількість святкових та неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП* у відповідному робочому році, які припадають на періоди, що входять до відпускного стажу.
* З 24.03.2022 на період дії воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не застосовуються відповідно до ч. 6 ст. 6 Закону № 2136.
Проілюструємо застосування формули на прикладі.
Приклад 2. Щорічна основна відпустка працівника становить 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік. У робочому році 11.04.2023 — 10.04.2024 працівник перебував:
— з 11.04.2023 по 30.06.2023 у карантинній відпустці без збереження заробітної плати (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки);
— з 01.07.2023 по 31.01.2024 у відпустці без збереження зарплати за угодою сторін на період дії воєнного стану (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки, ч. 3 ст. 12 Закону № 2136);
— з 04.03.2024 по 06.04.2024 у простої не зі своєї вини зі збереженням 2/3 посадового окладу.
Період простою не з вини працівника входить до відпускного стажу. Також до відпускного стажу працівника зараховується відпустка, надана на період карантину. А ось відпустка за власний рахунок на період дії воєнного стану увійде до відпускного стажу частково: з 01.07.2023 по 23.12.2023. У свою чергу, період з 24.12.2023 по 31.01.2024 слід виключити з відпускного стажу.
Таким чином, у робочому році кількість календарних днів, що входять до відпускного стажу (Дстаж), становитиме:
366 - 39 = 327 (к. дн.),
де 366 — загальна кількість календарних днів у робочому році з 11.04.2023 по 10.04.2024;
39 — кількість календарних днів перебування у відпустці без збереження заробітної плати за угодою сторін на період дії воєнного стану, які не входять до відпускного стажу (з 24.12.2023 по 31.01.2024).
Тепер визначимо, скільки календарних днів щорічної основної відпустки належить працівникові за робочий рік з 11.04.2023 по 10.04.2024 (Дфакт):
24 : 366 х 327 = 21,44 ≈ 21 (к. дн.),
де 24 — кількість календарних днів щорічної відпустки, які належать за повністю відпрацьований робочий рік (Двідп).
Зауважимо, що весь робочий рік, за який визначаємо кількість днів щорічної основної відпустки, припадає на період дії воєнного стану. Святкових та неробочих днів не було. Тому їх із розрахунку не виключаємо.
Таким чином, за робочий рік з 11.04.2023 по 10.04.2024 працівник має право не на 24, а на 21 календарний день відпустки.
Висновки
- До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, включають оплачувані періоди тимчасової непрацездатності та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
- Період роботи на умовах неповного робочого часу включають до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, на загальних підставах.
- З 24.12.2023 відпустки за власний рахунок, що надаються за угодою сторін на підставі ст. 26 Закону про відпустки, не включають до відпускного стажу.
- З 19.07.2022 до відпускного стажу не включається період військової служби, за який не зберігалася заробітна плата згідно із законом.
