Офісні придбання в квартиру директора / засновника: ПДВ, бухоблік, прибуток

Придбання майна в офіс-квартиру

Найчастіше підприємства використовують квартиру директора / засновника під офіс за договором оренди. Тому надалі ми виходитимемо саме з таких договірних відносин. А про юридичні тонкощі оформлення офісу на квартирі директора / засновника читайте у статті «Офіс у квартирі директора або засновника: як оформити?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 63.

В офіс-квартиру підприємство цілком може придбавати:

— оргтехніку (ноутбуки, сканери, принтери, ксерокси тощо);

— меблі, необхідні для розміщення офісного персоналу, та

— інші предмети офісного інтер’єру.

ПДВ. Із вхідним ПДВ за офісними придбаннями у ПДВ-платника проблем не повинно бути. Адже все куплене підприємство обліковує як власні активи, призначені для використання в господарській діяльності.

Відтак ПДВ включають до податкового кредиту (ПК) у загальному випадку за правилом «першої події» за умови наявності податкової накладної (ПН), зареєстрованої в ЄРПН (ст. 198 ПКУ). Надалі можливе нарахування компенсуючих податкових зобов’язань (ПЗ), якщо таке офісне майно та оргтехніка використовуватимуться ПДВ-платником у необ’єктній, пільговій або негосподарській діяльності (п. 198.5 ПКУ).

Бухоблік МШП. Для цілей бухобліку придбані активи класифікують залежно від строку корисного використання (експлуатації), вартості та призначення об’єктів (цілі понесених витрат), що придбавалися.

Для правильного розмежування активів передусім

Коли очікуваний строк використання менше 1 року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року (п. 6 НП(С)БО 9 Запаси»), то такому активу місце у складі малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП).

Зауважте! Вартісна ознака при класифікації МШП значення не має. МШП можуть визнаватися активи будь-якої вартості. Навіть незважаючи на присутність слова «малоцінні» в назві цих активів. Тому якщо очікуваний строк корисного використання активу не перевищує 1 року або операційного циклу, навіть якщо його вартість буде 100 тис. грн, — він вважатиметься МШП.

МШП входять до складу оборотних активів підприємства — це різновид запасів. Обліковують їх на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

При передачі в експлуатацію МШП списують із балансу на витрати залежно від призначення (у випадку, що розглядається, — Дт 92) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку протягом строку їх фактичного використання за місцями експлуатації і відповідними особами (п. 23 НП(С)БО 9).

Бухоблік МНМА та ОЗ. Якщо очікуваний строк корисного використання активу більше 1 року (або операційного циклу, якщо він довший за рік), це — необоротний матеріальний актив, який обліковують за нормами НП(С)БО 7 «Основні засоби». А ось у складі яких саме необоротних активів його обліковуватимуть — у складі основних засобів (ОЗ) на рахунку 10 (Дт 152 — Кт 63; Дт 10 — Кт 152) чи малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА) на субрахунку 112 (Дт 153 — Кт 63, Дт 112 — Кт 153) — залежить від

Якщо вартісну ознаку розмежування ОЗ і МНМА в обліковій політиці не визначили, тоді навіть об’єкти з незначною вартістю доведеться обліковувати як ОЗ.

Вартість МНМА підлягає амортизації. Нараховувати амортизацію МНМА можна «прискореними» методами (п. 27 НП(С)БО 7):

— у першому місяці використання об’єкта — у розмірі 50 % вартості, яка амортизується, та решти 50 % — у місяці вилучення його з активів унаслідок невідповідності критеріям визнання активом;

— у першому місяці використання об’єкта в розмірі 100 % його вартості.

Амортизувати МНМА можливо також прямолінійним і виробничим методами. Але на практиці їх використовують вкрай рідко.

Щодо власне ОЗ, то нараховувати амортизацію їх вартості можна будь-яким дозволеним п. 26 НП(С)БО 7 методом: прямолінійним, зменшення залишкової вартості, прискореного зменшення залишкової вартості, кумулятивним або виробничим.

Зауважте! Придбане для офіс-квартири майно обліковується на балансі підприємства. До директора / засновника воно стосунку не має. Тож після закінчення оренди таке офісне майно має «з’їхати» з офіс-квартири. Хіба що директор працюватиме віддалено і частина офісних меблів та оргтехніки залишиться для виконання ним трудових функцій (див. статті «Придбали планшети для співробітників: як обліковувати?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 52 і «Працівник звільнився, а ноутбук не повернув» // «Податки & бухоблік», 2022, № 79). Або ж керівник / засновник візьме таке майно в оренду / позику.

Прибутковий облік МШП. Таким терміном, як «малоцінні та швидкозношувані предмети», ПКУ не оперує. Однак за приписами п.п. 14.1.138 ПКУ для зарахування матеріальних активів до податкових ОЗ орієнтиром слугує все той же очікуваний строк корисного використання (експлуатації). Відтак, матеріальні активи, які, ймовірно, прослужать менше року, не є податковими ОЗ. У розумінні ПКУ — це товари, а отже — запаси, до яких, у свою чергу, належать МШП. Тож жодні коригування за ними не проводять.

Прибутковий облік МНМА. МНМА, вартість яких не перевищує 20000 грн, теж не підпадають під податкове визначення ОЗ (п.п. 14.1.138 ПКУ). Тому для них не встановлено податкових мінімально допустимих строків корисного використання (п.п. 138.3.3 ПКУ). І відповідно за ними не виникає жодних податкових різниць. Тобто у високодохідників (з річним доходом понад 40 млн грн) і малодохідників-добровольців щодо МНМА все буде за правилами бухобліку.

Прибутковий облік ОЗ. Малодохідники повністю орієнтуються на бухоблік. А ось високодохідники і малодохідники-добровольці мають коригувати фінрезультат до оподаткування на амортизаційні різниці з пп. 138.1 і 138.2 ПКУ:

— збільшити фінрезультат на бухоблікову амортизацію ОЗ і

— зменшити фінрезультат на податкову амортизацію ОЗ. При цьому

Заразом для розрахунку податкової амортизації потрібно послуговуватися мінімально допустимими строками корисного використання ОЗ, визначеними п.п. 138.3.3 ПКУ. А за допомогою п. 43¹ підрозд. 4 розд. XX ПКУ щодо об’єктів ОЗ групи 3 (передавальні пристрої), групи 4 (машини та обладнання), групи 5 та групи 9 за виконання певних умов можна застосовувати прискорену амортизацію (див. статтю «Установлення охоронної сигналізації в орендованому приміщенні: що в обліку» // «Податки & бухоблік», 2023, № 96).

Комунальні платежі за офіс-квартирою

Витрати на утримання об’єкта оренди (комунальні послуги, прибирання приміщень тощо) покладаються на орендаря. При цьому договір оренди нерухомого майна може передбачати один із таких варіантів оплати комунальних послуг:

— орендар укладає прямі договори з постачальниками комунальних послуг та оплачує їх самостійно;

— вартість спожитих комунальних послуг орендар компенсує орендодавцю у складі орендної плати;

— орендар відшкодовує орендодавцю комунальні платежі окремим від орендної плати платежем.

ПДВ. Претендувати на ПК орендар зможе лише в разі укладення прямих договорів із постачальниками комунальних послуг. Адже в нашому випадку орендодавець офіс-квартири є звичайною фізособою — неплатником ПДВ.

Водночас ПК може бути сформовано підприємством-орендарем без ПН на підставі рахунку за послуги, виставленого постачальником. Але в разі дотримання таких умов (п.п. «а» п. 201.11 ПКУ):

1) поставляється послуга (а не товар!);

2) вартість послуг визначається за показниками приладів обліку;

3) рахунок містить загальну суму платежу, суму ПДВ і податковий номер постачальника послуг.

Тобто для відображення ПК за «приладовим» рахунком послуги обов’язково мають бути спожиті (останній абзац п. 198.2 ПКУ, п.п. «а» п. 201.11 ПКУ) і факт такого споживання підтверджений «приладовим» рахунком (п. 198.6 ПКУ).

Якщо ж отриманий рахунок містить вартість послуг, визначених як за приладами обліку, так і розрахунковим шляхом, то для ПК підприємству необхідно отримати ПН від постачальника комунальних послуг.

Нагадаємо! Формувати ПК на підставі замінників ПН можна виключно в періоді їх складання, тобто «період у період». Позаяк для таких документів п. 198.6 ПКУ не передбачає можливості відкласти ПК на строк до 365 календарних днів із дати складання. Докладно про це див. у статті «Вирішуємо дилему: «приладовий» рахунок чи податкова накладна» // «Податки & бухоблік», 2019, № 4 (ср. ).

Бухоблік. Для бухобліку підприємства-орендаря офіс-квартири не важливо, як відбувається компенсація орендодавцю комунальних витрат. Тобто порядок бухгалтерського обліку однаковий незалежно від форми відшкодування компенсації комунальних послуг — напряму постачальникам, у складі орендної плати чи окремими платежами орендодавцю. У будь-якому разі комунальні платежі потрапляють до витрат підприємства. При цьому

У складі витрат (Дт 92) суму відшкодування комунальних платежів відображають у періоді споживання підприємством-орендарем таких комунальних послуг.

Якщо грошові кошти в рахунок компенсації комунальних витрат перераховані орендарем авансом за декілька періодів, то їх спочатку зараховують на рахунок 39 «Витрати майбутніх періодів». А вже потім такі суми списують на витрати в тих періодах, до яких вони належать (Дт 92 — Кт 39).

Відображають витрати на підставі складених на підтвердження здійснення господарських операцій первинних документів (п. 1.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.95 № 88) у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік*). Тобто в тому періоді, до якого такі витрати належать, незалежно від сплати грошових коштів, як вимагає бухпринцип нарахування (ст. 4 Закону про бухоблік).

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

У загальному випадку останнім календарним днем того місяця, в якому були надані послуги, орендар та орендодавець оформляють між собою акт-розрахунок або акт узгодження вартості комунальних послуг (див. статтю «Якою датою складають акти на оренду?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 23).

У нашому випадку, ймовірніше, такий первинний документ доведеться складати підприємству на підтвердження понесених витрат. Адже директору / засновнику він, за великим рахунком, не потрібен. На підписання акта від імені підприємства має сенс уповноважити іншу особу (скажімо, заступника директора). Це необхідно, щоб уникнути підписання акта з двох сторін однією і тією ж особою (див. статтю «Директор одночасно є ФОП: можливість, обмеження, ризики» // «Податки & бухоблік», 2024, № 51).

Прибутковий облік. Витрати в частині компенсації комунальних послуг відображають суто за правилами бухобліку. Різниці за такою операцією для оподаткування податком на прибуток не виникають. Тобто

Навіть якщо гіпотетично припустити, що такі витрати не стосуються госпдіяльності, все одно різниць за комунальними послугами не виникає. Адже наразі для цілей податку на прибуток немає прив’язки витрат до госпдіяльністі (див. листи ДПСУ від 04.03.2021 № 828/ІПК/99-00-21-02-02-06 і від 13.10.2020 № 4262/ІПК/99-00-05-05-02-06).

Ремонт офіс-квартири

За загальними правилами поточний ремонт об’єкта оренди за свій рахунок проводить орендар, якщо інше не встановлено законом або договором (ч. 1 ст. 776 ЦКУ).

Натомість обов’язок із проведення капітального ремонту за замовчуванням покладено на орендодавця (ч. 2 ст. 776 ЦКУ). Але з тим самим застереженням: якщо інше не встановлено договором або законом. Тобто сторони за угодою між собою можуть по-своєму розподілити обов’язки з проведення капремонту. А от

ПДВ. Суми вхідного ПДВ за витратами на ремонт і поліпшення офіс-квартири підприємство-орендар має право віднести до складу ПК у загальному порядку (п. 198.3 ПКУ). Однак якщо орендоване приміщення використовується в пільговій діяльності або в неоподатковуваних операціях, доведеться нарахувати компенсуючі ПЗ з ПДВ (п. 198.5 ПКУ).

Бухоблік ремонтів. Орендовану під офіс квартиру підприємство на свій баланс не зараховує. Балансову вартість орендованого офісного приміщення, що зазначається в договорі операційної оренди, лише довідково відображають на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».

Витрати на поточний і капітальний ремонти, що не призводять до збільшення майбутніх економічних вигод, включають до витрат звітного періоду (п. 15 НП(С)БО 7) залежно від напрямку, за яким використовується орендоване приміщення, що ремонтується. Ремонт офіс-квартири відображають у складі адміністративних витрат (Дт 92).

При цьому сума витрат у вартісному виразі таких ремонтних робіт жодного значення не має. Визначальною тут є саме мета, з якою ці роботи проводяться.

Бухоблік поліпшень. Якщо ремонтні заходи поліпшують орендоване приміщення, тобто призводять до збільшення майбутніх економічних вигод, тоді підприємство-орендар їх капіталізує (п. 14 НП(С)БО 7, п. 4 розд. II НП(С)БО 14 «Оренда»). Тому такі витрати спочатку збирають за Дт 153 (Дт 153 — Кт 20, 22, 63, 651, 661, 68 тощо).

Після завершення поліпшувальних заходів на суму витрат, що капіталізуються, створюють окремий об’єкт необоротних активів «Поліпшення орендованого активу» (Дт 117 — Кт 153). Якщо, звісно, після закінчення поліпшень не передбачена їх компенсація орендодавцем — тоді операції відображають як продаж робіт.

Пам’ятайте! Щоразу створювати окремий об’єкт під кожне нове поліпшення не потрібно. Достатньо збільшити вартість уже наявного об’єкта на субрахунку 117. Позаяк усі поліпшення стосуються одного і того ж орендованого об’єкта ОЗ — офіс-квартири.

Строк амортизації поліпшень у цьому разі доцільно встановити виходячи з того, скільки ще часу поліпшена офіс-квартира перебуватиме в оренді у підприємства. Тобто, по суті, цей актив амортизують протягом строку дії договору оренди (Дт 92 — Кт 132).

Прибутковий облік ремонтів. Податковий облік ремонтів, спрямованих на підтримання офіс-квартири в робочому стані, повністю орієнтований на бухоблік. Жодних різниць для таких випадків ПКУ не передбачає.

Прибутковий облік поліпшень. У податковому обліку об’єкт ОЗ на суму поліпшень з’явиться, тільки якщо первісна вартість (без ПДВ) об’єкта, відображена за Дт 117, перевищить 20000 грн і при цьому об’єкт оренди використовується в госпдіяльності підприємства. Тобто за умови, що створений з поліпшень об’єкт уписується у визначення ОЗ із п.п. 14.1.138 ПКУ.

Створений при поліпшенні офіс-квартири об’єкт відносять до ОЗ групи 9 з мінімальним строком амортизації 12 років (див. БЗ 102.05).

У цьому разі при поліпшенні офіс-квартири високодохідникам і малодохідникам-добровольцям слід пам’ятати про амортизаційні різниці (пп. 138.1, 138.2 ПКУ).

Якщо вартість поліпшень офіс-квартири не перевищує 20-тисячну межу, в податковому обліку їх до ОЗ не відносять, податкових амортизаційних різниць не розраховують. Тоді все за бухобліком.

Повторні поліпшення орендованої офіс-квартири (незалежно від вартості), вважаємо, слід відносити на збільшення вартості створеного раніше об’єкта ОЗ групи 9 і амортизувати їх у складі такої вартості. Причому якщо після повторного поліпшення вартість недорогого об’єкта, сформованого раніше з попередніх поліпшень за Дт 117, перевищить установлену ПКУ межу (20000 грн), то для цілей податкового обліку цей об’єкт теж перетвориться на ОЗ. Утім,

(див. листи ДПСУ від 16.09.2019 № 247/6/99-00-07-02-02-15/ІПК і від 02.09.2019 № 9/6/99-00-07-02-02-15/ІПК).

У результаті розтягується строк амортизації поліпшень. Отже, в орендаря знижується сума податкової амортизації за період. Це очевидний мінус для платників такої позиції фіскалів.

Хоча для недорогих поліпшень (до 20000 грн) зазначена позиція податківців навіть вигідна орендарям — у податковому обліку вони не сформують об’єкт ОЗ, а вся вартість таких поліпшень швидше зменшить прибутковий об’єкт за бухобліковими строками амортизації.

Ще зауважте! На думку податківців, необоротний актив житлового фонду (приміщення), який використовується платником для виробничих потреб без переведення його до нежитлового фонду, апріорі підпадає під визначення невиробничого ОЗ згідно з п.п. 138.3.2 ПКУ. А отже, амортизацію таких невиробничих ОЗ у податковому обліку відповідно до п. 138.3 ПКУ не нараховують (див. БЗ 102.05). Хоча насправді податківців запитали за податкову амортизацію житлового приміщення, яке використовується в госпдіяльності (!) без переведення до нежитлового фонду.

Звісно, на орендовану офіс-квартиру підприємство амортизацію не нараховує (адже таке приміщення обліковують на позабалансовому рахунку — за Дт 01). Однак у процесі поліпшення такої «житлової» офіс-квартири може бути створено необоротний актив (Дт 117). І якщо поряд з офісом у непереведеній до нежитлового фонду квартирі буде промислова діяльність (див. статтю «Офіс у квартирі засновника» // «Податки & бухоблік», 2021, № 72), то, враховуючи озвучену позицію фіскалів, є ймовірність, що податківці за аналогією наполягатимуть на його невиробничому статусі і виступатимуть проти податкової амортизації такого поліпшення.

Тож врахуйте існуючий ризик…