Офисные приобретения в квартиру директора/учредителя: НДС, бухучет, прибыль

Приобретение имущества в офис-квартиру

Чаще всего предприятия используют квартиру директора/учредителя под офис по договору аренды. Поэтому в дальнейшем мы будем исходить именно из таких договорных отношений. А о юридических тонкостях оформления офиса на квартире директора/учредителя читайте в статье «Офис в квартире директора или учредителя: как оформить?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 63.

В офис-квартиру предприятие вполне может приобретать:

— оргтехнику (ноутбуки, сканеры, принтеры, ксероксы и т. п.);

— мебель, необходимую для размещения офисного персонала, и

— другие предметы офисного интерьера.

НДС. Со входящим НДС по офисным приобретениям у НДС-плательщика проблем быть не должно. Ведь все купленное предприятие учитывает как собственные активы, предназначенные для использования в хозяйственной деятельности.

Следовательно НДС включают в налоговый кредит (НК) в общем случае по правилу «первого события» при условии наличия налоговой накладной (НН), зарегистрированной в ЕРНН (ст. 198 НКУ). В дальнейшем возможно начисление компенсирующих налоговых обязательств (НО), если такое офисное имущество и оргтехника будут использоваться НДС-плательщиком в необъектной, льготной или нехозяйственной деятельности (п. 198.5 НКУ).

Бухучет МБП. Для целей бухучета приобретенные активы классифицируют в зависимости от срока полезного использования (эксплуатации), стоимости и назначения объектов (цели понесенных расходов), которые приобретались.

Для правильного разграничения активов прежде всего

Когда ожидаемый срок использования менее 1 года или нормального операционного цикла, если он больше одного года (п. 6 НП(С)БУ 9 «Запасы»), то такому активу место в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП).

Заметьте! Стоимостный признак при классификации МБП значения не имеет. МБП могут признаваться активы любой стоимости. Даже невзирая на присутствие слова «малоценные» в названии этих активов. Поэтому если ожидаемый срок полезного использования актива не превышает 1 года или операционного цикла, даже если его стоимость будет 100 тыс. грн, — он будет считаться МБП.

МБП входят в состав оборотных активов предприятия — это разновидность запасов. Учитывают их на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».

При передаче в эксплуатацию МБП списывают с баланса на расходы в зависимости от назначения (в рассматриваемом случае — Дт 92) с дальнейшей организацией оперативного количественного учета в течение срока их фактического использования по местам эксплуатации и соответствующим лицам (п. 23 НП(С)БУ 9).

Бухучет МНМА и ОС. Если ожидаемый срок полезного использования актива больше 1 года (или операционного цикла, если он дольше года), это — необоротный материальный актив, который учитывают по нормам НП(С)БУ 7 «Основные средства». А вот в составе каких именно необоротных активов его будут учитывать — в составе основных средств (ОС) на счете 10 (Дт 152 — Кт 63; Дт 10 — Кт 152) или малоценных необоротных материальных активов (МНМА) на субсчете 112 (Дт 153 — Кт 63, Дт 112 — Кт 153) — зависит от

Если стоимостный признак разграничения ОС и МНМА в учетной политике не определили, тогда даже объекты с незначительной стоимостью придется учитывать как ОС.

Стоимость МНМА подлежит амортизации. Начислять амортизацию МНМА можно «ускоренными» методами (п. 27 НП(С)БУ 7):

— в первом месяце использования объекта — в размере 50 % амортизируемой стоимости и остальные 50 % — в месяце исключения его из активов вследствие несоответствия критериям признания активом;

— в первом месяце использования объекта в размере 100 % его стоимости.

Амортизировать МНМА возможно также прямолинейным и производственным методами. Но на практике их используют крайне редко.

Что касается собственно ОС, то начислять амортизацию их стоимости можно любым разрешенным п. 26 НП(С)БУ 7 методом: прямолинейным, уменьшения остаточной стоимости, ускоренного уменьшения остаточной стоимости, кумулятивным или производственным.

Заметьте! Приобретенное для офисной квартиры имущество учитывается на балансе предприятия. К директору/учредителю оно отношения не имеет. Поэтому после окончания аренды такое офисное имущество должно «съехать» с офисной квартиры. Разве что директор будет работать удаленно и часть офисной мебели и оргтехники останется для выполнения им трудовых функций (см. статьи «Приобрели планшеты для сотрудников: как учитывать?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 52 и «Работник уволился, а ноутбук не вернул» // «Налоги & бухучет», 2022, № 79). Или же руководитель/учредитель возьмет такое имущество в аренду/заем.

Прибыльный учет МБП. Таким термином, как «малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», НКУ не оперирует. Однако по предписаниям п.п. 14.1.138 НКУ для зачисления материальных активов в налоговые ОС ориентиром служит все тот же ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации). Следовательно, материальные активы, которые, вероятно, прослужат меньше года, не являются налоговыми ОС. В понимании НКУ — это товары, а следовательно — запасы, к которым, в свою очередь, относятся МБП. Поэтому никакие корректировки по ним не проводят.

Прибыльный учет МНМА. МНМА, стоимость которых не превышает 20000 грн, тоже не подпадают под налоговое определение ОС (п.п. 14.1.138 НКУ). Поэтому для них не установлено налоговых минимально допустимых сроков полезного использования (п.п. 138.3.3 НКУ). И соответственно по ним не возникает никаких налоговых разниц. То есть у высокодоходников (с годовым доходом свыше 40 млн грн) и малодоходников-добровольцев в отношении МНМА все будет по правилам бухучета.

Прибыльный учет ОС. Малодоходники полностью ориентируются на бухучет. А вот высокодоходники и малодоходники-добровольцы должны корректировать финрезультат до налогообложения на амортизационные разницы из пп. 138.1 и 138.2 НКУ:

— увеличить финрезультат на бухучетную амортизацию ОС и

— уменьшить финрезультат на налоговую амортизацию ОС. При этом

Заодно для расчета налоговой амортизации нужно пользоваться минимально допустимыми сроками полезного использования ОС, определенными п.п. 138.3.3 НКУ. А с помощью п. 43¹ подразд. 4 разд. XX НКУ в отношении объектов ОС группы 3 (передаточные устройства), группы 4 (машины и оборудование), группы 5 и группы 9 при выполнении определенных условий можно применять ускоренную амортизацию (см. статью «Установка охранной сигнализации в арендованном помещении: что в учете» // «Налоги & бухучет», 2023, № 96).

Коммунальные платежи по офисной квартире

Расходы на содержание объекта аренды (коммунальные услуги, уборка помещений и т. п.) возлагаются на арендатора. При этом договор аренды недвижимого имущества может предусматривать один из следующих вариантов оплаты коммунальных услуг:

— арендатор заключает прямые договоры с поставщиками коммунальных услуг и оплачивает их самостоятельно;

— стоимость употребленных коммунальных услуг арендатор компенсирует арендодателю в составе арендной платы;

— арендатор возмещает арендодателю коммунальные платежи отдельным от арендной платы платежом.

НДС. Претендовать на НК арендатор сможет только при заключении прямых договоров с поставщиками коммунальных услуг. Ведь в нашем случае арендодатель офисной квартиры является обычным физлицом — неплательщиком НДС.

В то же время НК может быть сформирован предприятием-арендатором без НН на основании счета за услуги, выставленного поставщиком. Но в случае соблюдения следующих условий (п.п. «а» п. 201.11 НКУ):

1) поставляется услуга (а не товар!);

2) стоимость услуг определяется по показателям приборов учета;

3) счет содержит общую сумму платежа, сумму НДС и налоговый номер поставщика услуг.

То есть для отражения НК по «приборному» счету услуги обязательно должны быть потреблены (последний абзац п. 198.2 НКУ, п.п. «а» п. 201.11 НКУ) и факт такого потребления подтвержден «приборным» счетом (п. 198.6 НКУ).

Если же полученный счет содержит стоимость услуг, определенных как по приборам учета, так и расчетным путем, то для НК предприятию необходимо получить НН от поставщика коммунальных услуг.

Напомним! Формировать НК на основании заменителей НН можно исключительно в периоде их составления, то есть «период в период». Поскольку для таких документов п. 198.6 НКУ не предусматривает возможность отложить НК сроком до 365 календарных дней с даты составления. Подробно об этом см. в статье «Решаем дилемму: «приборный» счет или налоговая накладная» // «Налоги & бухучет», 2019, № 4 (ср. ).

Бухучет. Для бухучета предприятия-арендатора офисной квартиры не важно, как происходит компенсация арендодателю коммунальных расходов. То есть порядок бухгалтерского учета одинаков независимо от формы возмещения компенсации коммунальных услуг — напрямую поставщикам, в составе арендной платы или отдельными платежами арендодателю. В любом случае коммунальные платежи попадают в расходы предприятия. При этом

В составе расходов (Дт 92) сумму возмещения коммунальных платежей отражают в периоде потребления предприятием-арендатором таких коммунальных услуг.

Если денежные средства в счет компенсации коммунальных расходов перечислены арендатором авансом за несколько периодов, то их сначала зачисляют на счет 39 «Расходы будущих периодов». А уже потом такие суммы списывают на расходы в тех периодах, к которым они относятся (Дт 92 — Кт 39).

Отражают расходы на основании составленных в подтверждение осуществления хозяйственных операций первичных документов (п. 1.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете от 24.05.95 № 88) в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете*). То есть в том периоде, к которому такие расходы относятся, независимо от уплаты денежных средств, как требует бухпринцип начисления (ст. 4 Закона о бухучете).

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

В общем случае последним календарным днем того месяца, в котором были предоставлены услуги, арендатор и арендодатель оформляют между собой акт-расчет или акт согласования стоимости коммунальных услуг (см. статью «Какой датой составляют акты на аренду?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 23).

В нашем случае, вероятнее всего, такой первичный документ придется составлять предприятию в подтверждение понесенных расходов. Ведь директору/учредителю он, по большому счету, не нужен. На подписание акта от имени предприятия имеет смысл уполномочить другое лицо (скажем, заместителя директора). Это необходимо, чтобы избежать подписания акта с двух сторон одним и тем же лицом (см. статью «Директор одновременно является ФЛП: возможность, ограничения, риски» // «Налоги & бухучет», 2024, № 51).

Прибыльный учет. Расходы в части компенсации коммунальных услуг отражают сугубо по правилам бухучета. Разницы по такой операции для обложения налогом на прибыль не возникают. То есть

Даже если гипотетически допустить, что такие расходы не касаются хоздеятельности, все равно разницы по коммунальным услугам не возникают. Ведь теперь для целей налога на прибыль нет привязки расходов к хоздеятельности (см. письма ГНСУ от 04.03.2021 № 828/ІПК/99-00-21-02-02-06 и от 13.10.2020 № 4262/ІПК/99-00-05-05-02-06).

Ремонт офисной квартиры

По общим правилам текущий ремонт объекта аренды за свой счет проводит арендатор, если иное не установлено законом или договором (ч. 1 ст. 776 ГКУ).

Зато обязанность по проведению капитального ремонта по умолчанию возложена на арендодателя (ч. 2 ст. 776 ГКУ). Но с той же оговоркой: если иное не установлено договором или законом. То есть стороны по соглашению между собой могут по-своему распределить обязанности по проведению капремонта. А вот

НДС. Суммы входящего НДС по расходам на ремонт и улучшение офисной квартиры предприятие-арендатор имеет право отнести в состав НК в общем порядке (п. 198.3 НКУ). Однако если арендованное помещение используется в льготной деятельности или в необлагаемых налогом операциях, придется начислить компенсирующие НО по НДС (п. 198.5 НКУ).

Бухучет ремонтов. Арендованную под офис квартиру предприятие на свой баланс не зачисляет. Балансовую стоимость арендованного офисного помещения, которая указывается в договоре операционной аренды, лишь справочно отражают на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы».

Расходы на текущий и капитальный ремонты, которые не приводят к увеличению будущих экономических выгод, включают в расходы отчетного периода (п. 15 НП(С)БУ 7) в зависимости от направления, по которому используется ремонтируемое арендованное помещение. Ремонт офисной квартиры отражают в составе административных расходов (Дт 92).

При этом сумма расходов в стоимостном выражении таких ремонтных работ никакого значения не имеет. Определяющей здесь является именно цель, с которой эти работы проводятся.

Бухучет улучшений. Если ремонтные мероприятия улучшают арендованное помещение, то есть приводят к увеличению будущих экономических выгод, тогда предприятие-арендатор их капитализирует (п. 14 НП(С)БУ 7, п. 4 разд. II НП(С)БУ 14 «Аренда»). Поэтому такие расходы сначала собирают по Дт 153 (Дт 153 — Кт 20, 22, 63, 651, 661, 68 и т. п.).

После завершения улучшающих мероприятий на сумму капитализируемых расходов создают отдельный объект необоротных активов «Улучшения арендованного актива» (Дт 117 — Кт 153). Если, конечно, после окончания улучшений не предусмотрена их компенсация арендодателем — тогда операции отражают как продажу работ.

Помните! Каждый раз создавать отдельный объект под каждое новое улучшение не нужно. Достаточно увеличить стоимость уже имеющегося объекта на субсчете 117. Поскольку все улучшения касаются одного и того же арендованного объекта ОС — офисные квартиры.

Срок амортизации улучшений в этом случае целесообразно установить исходя из того, сколько еще времени улучшенная офис-квартира будет находиться в аренде у предприятия. То есть, по сути, этот актив амортизируют в течение срока действия договора аренды (Дт 92 — Кт 132).

Прибыльный учет ремонтов. Налоговый учет ремонтов, направленных на поддержание офисной квартиры в рабочем состоянии, полностью ориентирован на бухучет. Никаких разниц для таких случаев НКУ не предусматривает.

Прибыльный учет улучшений. В налоговом учете объект ОС на сумму улучшений появится, только если первоначальная стоимость (без НДС) объекта, отраженная по Дт 117, превысит 20000 грн и при этом объект аренды используется в хоздеятельности предприятия. То есть при условии, что созданный из улучшений объект вписывается в определение ОС из п.п. 14.1.138 НКУ.

Созданный при улучшении офисной квартиры объект относят к ОС группы 9 с минимальным сроком амортизации 12 лет (см. БЗ 102.05).

В этом случае при улучшении офисной квартиры высокодоходникам и малодоходникам-добровольцам следует помнить об амортизационных разницах (пп. 138.1, 138.2 НКУ).

Если стоимость улучшений офисной квартиры не превышает 20-тысячный предел, в налоговом учете их к ОС не относят, налоговые амортизационные разницы не рассчитывают. Тогда все по бухучету.

Повторные улучшения арендованной офисной квартиры (независимо от стоимости), считаем, следует относить на увеличение стоимости созданного ранее объекта ОС группы 9 и амортизировать их в составе такой стоимости. Причем если после повторного улучшения стоимость недорогого объекта, сформированного ранее из предыдущих улучшений по Дт 117, превысит установленный НКУ предел (20000 грн), то для целей налогового учета этот объект тоже превратится в ОС. Впрочем

(см. письма ГНСУ от 16.09.2019 № 247/6/99-00-07-02-02-15/ІПК и от 02.09.2019 № 9/6/99-00-07-02-02-15/ІПК).

В итоге растягивается срок амортизации улучшений. Следовательно, у арендатора снижается сумма налоговой амортизации за период. Это очевидный минус для плательщиков такой позиции фискалов.

Хотя для недорогих улучшений (до 20000 грн) указанная позиция налоговиков даже выгодна арендаторам — в налоговом учете они не сформируют объект ОС, а вся стоимость таких улучшений быстрее уменьшит прибыльный объект по бухучетным срокам амортизации.

Еще заметьте! По мнению налоговиков, необоротный актив жилищного фонда (помещения), который используется плательщиком для производственных потребностей без перевода его в нежилой фонд, априори подпадает под определение непроизводственного ОС согласно п.п. 138.3.2 НКУ. А следовательно, амортизацию таких непроизводственных ОС в налоговом учете в соответствии с п. 138.3 НКУ не начисляют (см. БЗ 102.05). Хотя в действительности налоговиков спросили о налоговой амортизации жилого помещения, которое используется в хоздеятельности (!) без перевода в нежилой фонд.

Конечно, на арендованную офис-квартиру предприятие амортизацию не начисляет (ведь такое помещение учитывают на забалансовом счете — по Дт 01). Однако в процессе улучшения такой «жилищной» офисной квартиры может быть создан необоротный актив (Дт 117). И если наряду с офисом в непереведенной в нежилой фонд квартире будет промышленная деятельность (см. статью «Офис в квартире учредителя» // «Налоги & бухучет», 2021, № 72), то, учитывая озвученную позицию фискалов, есть вероятность, что налоговики по аналогии будут настаивать на его непроизводственном статусе и выступать против налоговой амортизации такого улучшения.

Поэтому учтите существующий риск...