На практиці застосовуються два варіанти зміни статусу роботи (основний працівник → сумісник і сумісник → основний працівник): через звільнення/прийняття чи через переведення. Розглянемо їх.
Змінюємо статус: варіант прийняття/звільнення
Послідовність дій буде такою.
Працівник подає роботодавцю дві заяви: перша — про звільнення, наприклад, за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) або за угодою сторін ( ч. 1 ст. 36 КЗпП), друга — про прийняття на роботу. На підставі цих заяв видають накази про звільнення з основного місця роботи (з місця роботи за сумісництвом) і про прийняття на роботу за сумісництвом (на основне місце роботи).
Зверніть увагу! Працівник має бути звільнений з основного місця роботи (з місця роботи за сумісництвом) у день, що передує дню прийняття на роботу за сумісництвом (на основне місце роботи).У день звільнення роботодавець:
— проводить з працівником остаточний розрахунок і виплачує всі належні йому суми, у тому числі й компенсацію за невикористану відпустку;
— вносить запис про дату та підставу звільнення до особової картки працівника, який звільняється;
— вносить запис до трудової книжки працівника про звільнення і видає її працівнику на руки — якщо працівник звільняється з основного місця роботи.
Якщо працівника приймають на основне місце роботи — роботодавець вносить до його трудової книжки запис про прийняття на роботу. Нагадаємо: на працівників, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуть за місцем основної роботи.
Крім цього, у день прийняття роботодавець на новоприйнятого працівника (як на основного, так і на сумісника) для зручності ведення обліку використання відпусток може заповнити нову особову картку.
Важливо! Працівник не може бути допущений до роботи, якщо:
1) з ним не укладено трудовий договір, оформлений наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу;
2) роботодавець не повідомив орган ДФСУ про працевлаштування такого працівника в порядку, установленому КМУ. Доки затвердженого порядку немає, ДФСУ запропонувала вважати повідомленням відображення дати прийняття на роботу у графі 11 таблиці 5 Звіту з ЄСВ (мається на увазі Звіт за ф. № Д4). Зверніть увагу: починаючи зі Звіту за травень 2015 року звітувати з ЄСВ потрібно буде за новою формою «а-ля Мінфін». Але така новизна не сильно позначилася на графах таблиці 5. Детальніше про заповнення оновленого Звіту з ЄСВ читайте в наступних номерах.
Проте розслаблятися не варто. Мінсоцполітики оприлюднило проект постанови КМУ «Про порядок повідомлення Державної фіскальної служби та її територіальних органів про прийняття працівника на роботу»*. Чекаємо затвердження документа.
* Проект виставлено для обговорення на офіційному сайті Мінсоцполітики www.mlsp.gov.ua у розділі «Проекти нормативно-правових актів».
Зауважте: невиконання першої з двох озвучених вище вимог загрожує установі штрафом у тридцятикратному розмірі МЗП, установленої законом на момент виявлення порушення за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення. Ігнорування другої вимоги обійдеться дешевше: усього в одну МЗП ( ст. 265 КЗпП).
З документальним оформленням розібралися, переходимо до податково-облікових моментів.
Зміна статусу в одному календарному місяці: ПДФО, ВЗ та ЄСВ
ПДФО. У ситуації, що розглядається нами, заробітна плата за двома трудовими договорами нараховувалася в одному місяці одним податковим агентом. Отже, ставки ПДФО 15 % і 20 % слід застосовувати до загальної суми заробітної плати, нарахованої за фактично відпрацьовані дні у звітному місяці в період роботи за сумісництвом та за основним місцем роботи.
А як бути з ПСП у такому разі? Тут також усе досить просто. Працівник має право на ПСП у місяці прийняття на роботу / звільнення з роботи, якщо його дохід не перевищує граничної суми зарплати, що дає право на ПСП. Пільгу застосовують до нарахованого місячного доходу у вигляді заробітної плати тільки за одним місцем його нарахування (виплати) (див. п.п. 169.2.1 ПКУ).
У ситуації, що розглядається нами, заробітна плата за фактично відпрацьований час у місяці звільнення з основного місця роботи (з місця роботи за сумісництвом) і прийняття до штату за сумісництвом (на основне місце роботи) нарахована одним роботодавцем. Отже, з граничним розміром доходу, що дає право на ПСП, необхідно порівнювати загальний сукупний дохід, нарахований такому працівнику в одному місяці як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, одним роботодавцем. Якщо працівник користувався правом на ПСП до звільнення та/або подав заяву на ПСП після працевлаштування і його загальний дохід у вигляді зарплати не перевищив у 2015 році 1710 грн., у місяці зміни статусу можна застосовувати ПСП.
Приклад. Працівник установи був звільнений з основного місця роботи 20 травня 2015 року і прийнятий до тієї самої установи на попередню посаду за сумісництвом 21 травня 2015 року. У день прийняття (21 травня) працівник подав заяву про застосування ПСП у звичайному розмірі ( п.п. 169.1.1 ПКУ).
Заробітна плата, нарахована працівнику при проведенні остаточного розрахунку при звільненні з основного місця роботи за 11 робочих днів, склала 1650 грн. Заробітна плата, нарахована працівнику-суміснику за фактично відпрацьовані дні травня 2015 року (7 робочих днів), — 525 грн.
Загальний сукупний дохід у вигляді заробітної плати, нарахований працівнику одним роботодавцем за травень 2015 року, становить 2175 грн. (1650 + 525), що перевищує граничний розмір заробітної плати, яка дає у 2015 році право на застосування ПСП (1710 грн.). Тому до заробітної плати такого працівника за травень 2015 року ПСП застосовувати не можна.
ВЗ. Його утримують у загальному порядку за ставкою 1,5 %. Жодних особливостей тут немає.
ЄСВ. З метою визначення бази справляння ЄСВ роботодавець-страхувальник визначає дохід працівника з розрахунку на місяць. Тому ставки ЄСВ слід застосовувати з урахуванням загальної місячної бази справляння ЄСВ, до якої увійде зарплата, нарахована за час роботи за основним місцем роботи і за період сумісництва у звітному місяці. Саме цю загальну базу справляння ЄСВ порівнюйте з максимальною величиною бази справляння ЄСВ (у січні — листопаді 2015 року її сума дорівнює 20706 грн., у грудні 2015 року — 23426 грн.).
А як бути з вимогою про сплату ЄСВ з МЗП* у місяці зміни статусу роботи, якщо загальна сума зарплати виявиться менше МЗП? Її виконувати не потрібно. Підстава: вимога про ЄСВ з МЗП не працює:
* Про особливості застосування вимоги про ЄСВ з МЗП ви могли прочитати в «ОП», 2015, № 2, с. 5 і ; № 3, с. 18; № 4, с. 19; № 7, с. 21 і .
по-перше, щодо доходів сумісника;
по-друге, для доходів основного працівника за місяць, що був відпрацьований не повністю у зв’язку з прийняттям (звільненням) або переведенням з основного місця (на основне місце) роботи.
Якщо ж статус змінюється із сумісника на основного працівника з початку місяця, то вимоги про сплату ЄСВ з МЗП доведеться дотримуватися.
Відображаємо зміну статусу у звітності
Форма № 1ДФ. На працівника, який змінив статус, у розділі I форми № 1ДФ заповнюєте два рядки. У першому показуєте зарплату за сумісництвом, у другому — за основним місцем роботи. При цьому в кожному рядку треба зазначити дату прийняття (звільнення) працівника.
Звіт за формою № Д4. У таблиці 5 форми Звіту з ЄСВ робите два записи, зазначивши відповідну категорію особи у графі 7. Перший — із зазначенням дати та підстави припинення трудових відносин за сумісництвом (за основним місцем роботи), другий — з датою початку трудових відносин за основним місцем роботи (за місцем роботи за сумісництвом).
У таблиці 6 відомості про нараховану зарплату відображайте двома рядками (див. роз’яснення в підкатегорії 301.06.01 ЗІР). У першому рядку проставляйте суму зарплати, нараховану за час роботи за основним місцем роботи (у графі 22 «Ознака наявності трудової книжки» зазначайте «1»). Відповідно, до другого рядка має потрапити зарплата за час роботи за сумісництвом (до графи 22 «Ознака наявності трудової книжки» — «0»).
Зверніть увагу! Графу 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця» заповнюйте один раз за першим рядком (зарплата за основним місцем роботи), проставляючи загальну кількість днів перебування у трудових відносинах у звітному місяці.Змінюємо статус: варіант переведення (без припинення трудових відносин)
Працівник пише заяву з проханням перевести його на основне місце роботи (на роботу за сумісництвом) за посадою, яку він обіймає. На підставі цієї заяви роботодавець видає наказ про переведення. При цьому остаточний розрахунок з працівником не здійснюють.
Якщо працівник переходить із сумісництва на основне місце роботи, то він пред’являє трудову книжку. До неї вносите запис про прийняття на роботу.
До трудової книжки працівника, переведеного з основного місця роботи на роботу за сумісництвом, унесіть запис про переведення та видайте її працівнику на руки. Адже з моменту переходу до сумісників його трудова книжка має вестися за основним місцем роботи.
Незважаючи на привабливість переведення, рекомендуємо при зміні статусу роботи використовувати варіант прийняття/звільнення. Чому? Його законодавчо врегульовано. При застосуванні варіанта переведення виникають труднощі із заповненням і видачею трудової книжки, адже роботодавець має право повернути основному працівнику трудову книжку тільки при звільненні. У варіанті переведення трудові відносини не перериваються, однак якщо працівник стає сумісником, йому необхідно повернути трудову. Запитання про те, як зробити запис до неї у такому разі, залишається відкритим. Також у подальшому виникнуть питання з розрахунком сум відпускних.
При переведенні у формі № 1ДФ, на наш погляд, на працівника треба формувати один рядок, в якому загальною сумою показувати зарплату, нараховану за періоди роботи за основним місцем роботи та за сумісництвом. Адже трудові відносини не переривалися.
А ось зі Звітом з ЄСВ не так просто. Щоб зійшовся пасьянс за таблицями цього Звіту, необхідно буде в таблиці 5 зробити два записи: у першому зазначити дату закінчення роботи за сумісництвом з відповідною категорією особи у графі 7, у другому — дату початку роботи за основним місцем роботи (за сумісництвом).
У таблиці 6 фахівці Пенсійного фонду рекомендують заповнювати один рядок на суму нарахованої зарплати за періоди роботи за основним місцем і за сумісництвом у звітному місяці, при цьому у графі 22 проставляти «1», якщо у роботодавця на останнє число місяця перебуває трудова книжка, або «0» — якщо працівник став сумісником.
Зміна статусу як варіант відходу від ЄСВ
Останнім часом багато роботодавців, які виплачують працівникам зарплату нижче мінімальної зарплати і тому зобов’язані сплачувати ЄСВ з МЗП, задумалися про переведення своїх основних працівників у сумісники. Адже для сумісників такої вимоги можна не дотримуватися. Але чи правомірно «перефарбовувати» основних працівників на сумісників?
Нагадаємо головну особливість: тільки працівник, в якого є основне місце роботи (тобто місце роботи, де ведуть його трудову книжку), може бути прийнятий на роботу за сумісництвом. Причому роботодавець не має права вимагати від працівника, який працевлаштується за сумісництвом, документи, що підтверджують наявність у нього основного місця роботи.
Однак не варто сподіватися на цей факт. Адже роботодавець, який домовився з працівниками, що вони стануть сумісниками без основного місця роботи, іде на такі ризики:
1) масовий перехід з основного місця роботи на сумісництво викличе непідробний інтерес з боку контролюючих органів, наприклад, податківців. Те, що працівники стали сумісниками, вони побачать зі Звіту з ЄСВ. А податківці разом з Держпраці мають право здійснювати контроль за дотриманням законодавства про працю. І якщо Держпраці у приватній бесіді з працівниками з’ясує, що роботодавець їх змусив… чекай біди;
2) якщо сумісники працюватимуть на папері, наприклад, 4 години, а насправді 8 годин на день і отримуватимуть зарплату за 8 годин, у тому числі в конверті, будьте готові до штрафу у 30 МЗП за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення.
Думайте самі, вирішуйте самі… Але ми б не радили жартувати зі «штучним» перетворенням основного працівника на сумісника.
Висновки:
— На практиці застосовують два варіанти зміни статусу роботи (основна — сумісництво). Перший — звільнення та прийняття. Другий — переведення з основного місця роботи на роботу за сумісництвом. Рекомендуємо застосовувати перший варіант.
— Оподаткування доходу фізособи в місяці зміни статусу роботи здійснюйте виходячи із загальної суми доходу, нарахованого в такому місяці.
ВИКОРИСТАНі ДОКУМЕНТи і СКороченнЯ
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII.
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
ПСП — податкова соціальна пільга.
ВЗ — військовий збір.
МЗП — мінімальна заробітна плата.
