У чому суть перерахунку
Суть річного перерахунку ПДФО полягає в тому, щоб уточнити (перевірити ще раз):
• суми доходів у вигляді зарплати, нарахованих працівникам протягом певного календарного періоду, окремо за кожен місяць такого періоду;
• правильність надання ПСП.
Зверніть увагу: під річний перерахунок ПДФО потрапляють усі працівники, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем станом на 31.12.2019 р. (неважливо, користувалися вони ПСП чи ні, сумісники вони чи основні працівники).
При цьому особливу увагу слід приділити тим із них, кому протягом року були нараховані «перехідні» виплати (лікарняні, відпускні), і тим, хто користувався правом на ПСП.
Правильність утримання ПДФО із зарплатних доходів таких працівників перевіряємо за період:
• з січня по грудень 2019 року — у загальному випадку;
• з місяця працевлаштування по грудень 2019 року — для працівників, які прийняті на роботу протягом 2019 року.
А все тому, що річний перерахунок ПДФО слід проводити не пізніше ніж при нарахуванні заробітної плати за останній місяць поточного року, тобто в грудні 2019 року. А ось за звільненими працівниками річний перерахунок не проводимо, оскільки його треба було провести при остаточному розрахунку з такими працівниками (п.п. «в» п.п. 169.4.2 ПКУ).
Алгоритм перерахунку
У загальних рисах порядок проведення перерахунку ПДФО прописаний у п. 169.4 ПКУ. Але щоб визначитися з конкретними діями для перерахунку місячних доходів і утриманого ПДФО, звернемося до роз’яснення, розміщеного в підкатегорії 103.08.04 ЗІР. Згідно з рекомендаціями податківців алгоритм перерахунку ПДФО включає 6 етапів.
Уточнюємо (перевіряємо ще раз) місячні суми заробітної плати, нараховані (виплачені, надані) працівникові протягом 2019 року.
На цьому етапі наново визначаємо суми нарахованих місячних доходів у вигляді зарплати і відносимо їх до відповідних податкових періодів (місяців), за які вони нараховані.
При цьому враховуємо такі особливості:
1) згідно з п.п. 169.4.1 ПКУ в річному перерахунку повинна брати участь тільки заробітнна плата (ознака доходу у формі № 1ДФ — «101»).
Нагадаємо: для цілей оподаткування ПДФО до заробітної плати відносять, у тому числі:
• основну і додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платникові податку у зв’язку із відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ).
Для визначення переліку виплат, які входять до складу заробітної плати, можна використати Інструкцію зі статистики заробітної плати, затверджену наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5 (у частині, що не суперечить ПКУ);
• допомогу по тимчасовій непрацездатності та оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ).
Добровільно ви, звичайно, можете уточнити й суми інших доходів працівника (що не належать до заробітної плати), але за якими роботодавець виступає податковим агентом. Наприклад, надміру витрачені у відрядженні кошти, нецільову матеріальну допомогу, додаткове благо тощо;
2) розподіляючи доходи за місяцями:
• «перехідні» виплати (лікарняні, відпускні) відносимо до доходів за той місяць, за який вони нараховані (тобто на який фактично припадають дні хвороби або дні відпустки) (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ);
• премії (за квартал, півріччя, рік), доплати і надбавки — до доходів за місяць, в якому вони були нараховані (категорія 103.25 ЗІР). Відносити їх до місяців, за які вони були нараховані, не треба, оскільки ці виплати не підпадають під дію абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ;
• суми коригування зарплати (донараховані/відсторновані) враховуємо в тому місяці, в якому вони фактично проведені (це особливо важливо для бюджетників);
• суми індексації (донарахованої/сторнованої) — у місяці, в якому вони були фактично нараховані (згідно з даними бухобліку) (лист ДФСУ від 10.05.2017 р. № 7955/5/99-99-13-01-01-16).
Перевіряємо наявність у працівника підстав для застосування ПСП.
Якщо працівник користувався правом на ПСП протягом року, слід перевірити:
• наявність підстав для застосування ПСП до зарплати в кожному окремому місяці;
• наявність заяви працівника про самостійне обрання ним місця застосування ПСП і документів, що підтверджують його право на ПСП (за потреби).
Нагадаємо: працівник має право на ПСП тільки за одним місцем роботи (п.п. 169.2.1 ПКУ). Тому якщо на попередній роботі в місяці звільнення йому була надана ПСП, то при прийнятті його на роботу в цьому ж місяці ПСП надаватися не повинна.
Звірити перелік документів, необхідних для встановлення ПСП, вам допоможе інформація в «ОП», 2019, № 3, с. 31.
І ще. Не забувайте, що до середнього заробітку «солдатів підприємства» ПСП не застосовується (лист ДФСУ від 04.09.2015 р. № 8397/В/99-99-17-03-03-15)!
Перевіряємо право на ПСП працівників, які користувалися пільгою протягом 2019 року.
Після того як ви уточнили суми лікарняних, відпускних і віднесли їх до періодів, за які вони нараховані, може з’ясуватися, що працівник в якомусь із місяців втратив право на ПСП, а в якомусь навпаки — набув його.
Тому на цьому етапі уточнені доходи за кожен місяць порівнюємо з граничним розміром доходу працівника, що надає право на ПСП. Нагадаємо: у 2019 році граничний розмір доходу, що надає право на застосування (п.п. 169.4.1 ПКУ):
• «загальної» ПСП, становить 2690 грн.;
• «дитячої» ПСП для першого з батьків, визначається як добуток: 2690 грн. × кількість дітей.
До речі, інформацію про розміри ПСП, що діяли у 2019 році, і граничні розміри доходу, що надає право на застосування пільги залежно від категорії, до якої належить працівник, ви можете знайти в консультації «Важливі цифри — 2019» // «ОП», 2019, № 1.
Проводимо остаточне оподаткування уточнених місячних сум заробітної плати (визначаємо нову суму ПДФО окремо за кожен місяць).
Для цього за кожним місяцем визначаємо нову базу оподаткування (з урахуванням проведеного раніше уточнення). Отримане число зменшуємо на суму ПСП (для тих, хто має на неї право), а потім множимо на ставку ПДФО. Отримуємо нову суму податку.
Розраховуємо загальну річну суму ПДФО.
Тепер підсумовуємо щомісячні суми ПДФО, отримані в результаті перерахунку кожного окремого місячного оподатковуваного доходу. І переходимо на наступний етап.
Визначаємо результат перерахунку.
Порівнюємо розраховану в результаті перерахунку суму ПДФО із сумою ПДФО, фактично утриманого із заробітної плати працівника за рік.
У результаті ви можете отримати один із варіантів:
• або переплату (розрахована сума податку виявиться менше суми фактично утриманого ПДФО);
• або недоплату (сума розрахованого податку перевищить суму фактично утриманого ПДФО);
• або вийдете в нуль.
Що з цим робити далі? Зараз розповімо.
Відображаємо результати перерахунку
Якщо в результаті перерахунку ви не виявили ані переплати, ані недоплати з ПДФО — вітаємо. На цьому для вас перевірка правильності розрахунку ПДФО закінчена.
Усім іншим (у кого виявлена переплата або недоплата) доведеться пройти ще один етап — відобразити результати перерахунку у формі № 1ДФ.
Недоплата. Якщо в результаті перерахунку виникає недоплата ПДФО, то суму такої недоплати роботодавець повинен стягнути за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць (у разі річного перерахунку — за грудень), а у разі недостатності — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати (п.п. 169.4.4 ПКУ).
Але тільки пам’ятайте, що у загальному випадку роботодавець має право утримати із суми оподатковуваного доходу працівника недоплату з ПДФО в сумі, що не перевищує 20 % зарплати, належної до виплати (ст. 128 КЗпП).
Результати перерахунку показуємо у формі № 1ДФ за той квартал, в якому проведений перерахунок (у нашому випадку — за 4 квартал 2019 року). Подавати уточнюючий розрахунок не треба. Робимо це таким чином: показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» (з таким же доходом за цим співробітником) збільшуємо на суму виявленої недоплати з ПДФО (з урахуванням обмеження, встановленого ст. 128 КЗпП) (лист ДФСУ від 12.04.2019 р. № 1594/6/99-99-13-03-02-15/ІПК, лист ДФС від 28.12.2018 р. № 5457/А/99-99-13-01-01-14/ІПК, категорія 103.25 ЗІР). Якщо розмір недоплати перевищує обмеження, то залишок відображаємо у формі № 1ДФ за наступні звітні квартали у міру утримання із зарплати працівника.
Переплата. Якщо в результаті перерахунку виникає переплата утриманого ПДФО, то на її суму зменшуємо суму нарахованого податкового зобов’язання працівника у відповідному місяці (у нашому випадку — в грудні) (роз’яснення в категоріях 103.07 і 103.25 ЗІР).
Зверніть увагу: переплату з ПДФО за результатами перерахунку з бюджету не повертають. Результати перерахунку показуємо у формі № 1ДФ за той квартал, в якому проведений перерахунок (у нашому випадку — за 4 квартал 2019 року) без подання уточнюючого розрахунку.
Роблять це так: показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» зменшують на суму надміру утриманого ПДФО.
Якщо суми ПДФО за грудень не вистачило (сума переплати перевищує суму податкових зобов’язань за грудень 2019 року), то на залишок суми переплати зменшуємо показники граф 4а і 4 форми № 1ДФ, сформованої за наступні звітні квартали.
І нагадуємо: зменшувати показники слід саме за тим видом доходу (відповідної ознаки доходу), за яким виявили помилку.
Бюджетні особливості
Як і всі інші роботодавці, бюджетні установи, організації зобов’язані проводити річний перерахунок ПДФО. Проте їм треба пам’ятати про деякі моменти. Нагадаємо, що у 2019 році:
а) завдяки постанові КМУ від 06.02.2019 р. № 102 з 1 січня 2019 року працівникам, що виконують функції з обслуговування держорганів, були встановлені нові розміри окладів (подробиці читайте в консультації «Розраховуємо оклади держслужбовцям з 1 січня 2019 року» // «ОП», 2019, № 4, с. 22). Зверніть увагу, що зазначена постанова набула чинності з 16.02.2019 р., тоді як застосовувати її треба з 01.01.2019 р. У зв’язку з цим січневу зарплату «підвищенців» у лютому 2019 року треба було перерахувати, а суму індексації, нараховану в січні 2019 року, — відсторнувати;
б) згідно з постановою КМУ від 19.06.2019 р. № 525 з 25.06.2019 р. були підвищені не лише оклади посадових осіб і службовців ОМС, але й розміри надбавок за ранги посадовим особам ОМС.
Зверніть увагу: ця постанова набула чинності 25.06.2019 р. Тобто після того, як була нарахована зарплата за червень 2019 року і, звичайно, без урахування нових розмірів окладів і надбавок за ранги. У зв’язку з цим зарплату за робочі дні з 25.06.2019 р. по 30.06.2019 р. (три робочі дні) треба було перерахувати і донарахувати відповідні суми працівникам уже в липні 2019 року.
Крім цього, слід було також перерахувати інші обов’язкові виплати, які розраховуються виходячи з окладу (наприклад, надбавка за вислугу років), а також середній заробіток для оплати відпустки, днів відрядження і так далі. Детальніше про такий перерахунок читайте в «ОП», 2019, № 13, с. 9 і 13.
Зауважте: суми перерахованих посадових окладів, надбавок, доплат «осідають» у тих місяцях, в яких проведений перерахунок (за працівниками, що виконують функції з обслуговування держорганів, — у лютому 2019 року, за посадовими особами і службовцями ОМС — у липні 2019 року). Суми перерахунку відпускних таких працівників мають бути віднесені для цілей перерахунку з ПДФО до тих місяців, протягом яких працівник був у відпустці. Тож будьте уважними.
Приклад. Роботодавець проводить річний перерахунок ПДФО щодо працівниці Сидоренко І. П. (податковий номер — 0123456789). Місячна зарплата — 4173 грн. У періоді (з 1 січня по 31 грудня 2019 року), що перевіряється, їй були нараховані:
• «перехідні» лікарняні. З 22.07.2019 р. по 02.08.2019 р. працівниця хворіла. Загальна сума лікарняних нарахована і включена до доходу серпня у розмірі 1645,08 грн.: за 10 днів хвороби в липні — 1370,90 грн., за 2 дні хвороби в серпні — 274,18 грн.;
• «перехідні» відпускні. З 23.09.2019 р. по 06.10.2019 р. працівниця була у відпустці. Відпускні нарахували і включили до доходу вересня в сумі 1909,18 грн.: за 8 днів вересня — 1090,96 грн., за 6 днів жовтня — 818,22 грн.
Протягом року до доходу працівниці застосовувалася «дитяча» ПСП у розмірі, встановленому п.п. 169.1.2 ПКУ (як матір двох дітей віком до 18 років). У 2019 році розмір такої ПСП становить 1921 грн. (960,50 грн. х 2 дитини), а розмір граничного доходу, що надає право на її застосування, дорівнює 5380 грн. (2690 х 2 дитини).
Результат проведення перерахунку за працівницею наведемо в таблиці.
Річний перерахунок ПДФО
| Місяць | Фактично | Перерахунок | Необхідно утримати «+», повернути «-» | ||||
| Зарплата | ПСП | ПДФО | Уточнена зарплата | ПСП | ПДФО | ||
| Січень | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | ― |
| Лютий | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | ― |
| Березень | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | ― |
| Квітень | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | ― |
| Травень | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | ― |
| Червень | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | ― |
| Липень | 2721,52(1) | 1921,00 | 144,09 | 4092,42(5) | 1921,00 | 390,86 | +246,76 |
| Серпень | 5420,65(2) | — | 975,72 | 4049,75(6) | 1921,00 | 383,18 | -592,54 |
| Вересень | 5389,89(3) | — | 970,18 | 4571,67(7) | 1921,00 | 477,12 | -493,06 |
| Жовтень | 3414,27(4) | 1921,00 | 268,79 | 4232,49(8) | 1921,00 | 416,07 | +147,28 |
| Листопад | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | ― |
| Грудень | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | 4173,00 | 1921,00 | 405,36 | ― |
| Разом | 50330,33 | х | 5601,66 | 50330,33 | х | 4910,10 | -691,56 |
| (1) 2721,52 грн. (сума зарплати за липень — 15 робочих днів). (2) 5420,65 грн. = 3775,57 грн. (основна зарплата за серпень — 19 робочих днів) + 1645,08 грн. (загальна сума лікарняних за липень-серпень). У результаті неправильного розподілу виплат працівниця втратила право на ПСП (5420,65 грн. > 5380,00 грн.). (3) 5389,89 грн. = 2980,71 грн. (основна зарплата за вересень — 15 робочих днів) + 1909,18 грн. (загальна сума відпускних за вересень-жовтень) + 500,00 грн. (премія). У результаті неправильного розподілу виплат працівниця втратила право на ПСП (5389,89 грн. > 5380,00 грн.). (4) 3414,27 грн. (сума зарплати за жовтень — 18 робочих днів). (5) Здійснили розподіл лікарняних. Уточнена сума зарплати за липень становить 4092,42 грн.: 2721,52 грн. (основна зарплата) + 1370 грн. (лікарняні за липень). (6) Здійснили розподіл лікарняних. Уточнена сума зарплати за серпень дорівнює 4049,75 грн.: 3775,57 грн. (основна зарплата) + 274,18 грн. (лікарняні за серпень). (7) Здійснили розподіл відпускних. Уточнена сума зарплати за вересень становить 4571,67 грн.: 2980,71 грн. (основна зарплата) + 1090,96 грн. (відпускні за вересень) + 500 грн. (премія). (8) Здійснили розподіл відпускних. Уточнена сума зарплати за жовтень дорівнює 4232,49 грн.: 3414,27 грн. (основна зарплата) + 818,22 грн. (відпускні за жовтень). | |||||||
У результаті перерахунку виявилося, що з доходу працівниці фактично була утримана сума ПДФО на 691,56 грн. більше, ніж необхідно
(5601,66 - 4910,10).
Тобто утворилася переплата. Цю суму враховуємо при сплаті ПДФО з грудневої зарплати.
Для цього в розд. I форми № 1ДФ за 4 квартал 2019 року по цій працівниці з ознакою доходу «101»:
• у графах 3 і 3а зазначаємо суму нарахованого і виплаченого доходу за 4 квартал — 11760,27 грн.
(3414,27 + 4173,00 + 4173,00);
• а в графах 4 і 4а — утриману суму ПДФО за звітний період з урахуванням суми податку, що підлягає поверненню, — 674,15 грн.
(268,79 + 405,36 + 405,36 - 405,36).
Зверніть увагу: оскільки сума переплати перевищує суму податкових зобов’язань за грудень 2019 року, залишок суми переплати (286,20 грн.) зменшить показники граф 4а і 4 форми № 1ДФ за 1 квартал 2020 року.
Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за 4 квартал 2019 року за умовами наведеного прикладу буде заповнений таким чином:
Приклад заповнення форми № 1ДФ за 4 квартал 2019 року
