Працівник змінив адресу проживання: військовий облік, соцвиплати, ВПО-компенсація

* Докладніше про це читайте у статті «Працівник змінив адресу проживання: в яких кадрових документах це врахувати» // «Оплата праці», 2025, № 4.

Військовий облік

Якщо працівник, який змінив місце проживання (місце реєстрації), є військовозобов’язаним (резервістом, призовником), він зобов’язаний в семиденний строк після прибуття стати на військовий облік за новим місцем проживання (ч. 3 ст. 37 Закону № 2232*).

* Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.92 № 2232-XII.

Про те, що працівник виконав свій обов’язок, свідчитимуть:

— відмітка про перереєстрацію в розділі VI «Відмітки про військовий облік» — у паперовому ВОД старого зразка;

— назва ТЦКСП, у якому він стоїть на обліку за місцем проживання, — в електронному ВОД.

А що в такому разі робити роботодавцю? Йому потрібно діяти так.

Крок 1. Отримуємо від працівника документи, що підтверджують зміну адреси його проживання / реєстрації.

Для цього працівник надає роботодавцю:

— заяву про зміну адреси проживання / реєстрації;

— копію документа, що підтверджує цей факт (наприклад, копію паспорта з відповідною відміткою або копію оновленої довідки про реєстрацію місця проживання).

Крок 2. На підставі отриманих документів вносимо зміни до:

— Зведеного списку громадян, які підлягають взяттю на військовий облік призовників (додаток 6 до Порядку № 1487*), — якщо працівник є призовником;

— Списків персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487) — якщо працівник є військовозобов’язаним чи резервістом.

* Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Зверніть увагу! Внести зміни до вищезазначених списків слід у 5-денний строк з дня отримання від працівника підтвердних документів (п. 34 Порядку № 1487).

При цьому не потрібно:

— передруковувати та перепідписувати такі списки;

— подавати оновлені списки до ТЦКСП (де підприємство чи працівник перебуває на обліку).

Крок 3. До справи, сформованої до групи списків, додаємо копію паперового ВОД із відповідними відмітками (роздруківку електронного ВОД), наданого працівником.

Крок 4. Повідомляємо ТЦКСП про зміну місця проживання / місця реєстрації працівника.

Нагадаємо, що підприємства, установи, організації зобов’язані повідомляти ТЦКСП про зміну облікових даних працівників, зокрема (п. 34 Порядку № 1487):

— адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання працівника;

— адреси його місця фактичного проживання.

Тому, отримавши документи, що підтверджують зміну місця проживання / місця реєстрації працівника, роботодавець має повідомити про це «старий» ТЦКСП, в якому працівник перебував на обліку.

Для цього особа, відповідальна за ведення військового обліку, подає до ТЦКСП Повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку № 1487.

Бланк цього документа та зразок його заповнення ви можете знайти в газеті «Кадровику» № 6 «Військовий облік».

Зверніть увагу, що Повідомлення слід подавати:

— разом із супровідним листом. Його зразок ви можете знайти в газеті «Кадровику» № 6 «Військовий облік». Зауважте, копії підтвердних документів до повідомлення долучати не треба;

— до 5-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому працівник надав документи про зміну адреси проживання;

— рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення.

А як бути, якщо працівник змінив місце проживання і став на облік у новому ТЦКСП, але не надав роботодавцю документи, що підтверджують зміну адреси свого місця проживання / місця реєстрації?

У такому разі роботодавець може виявити факт зміни адреси під час внутрішнього звіряння Списків персонального військового обліку із записами в документах працівників.

Як це зробити, ми детально розповідали у статті «Внутрішнє звіряння з військового обліку: порядок, строки, оформлення» // «Оплата праці», 2024, № 19 (ср. ).

Про результати звіряння відповідальна особа обов’язково має проінформувати відповідний ТЦКСП у спосіб та строки, зазначені вище.

Пам’ятайте, дотримання строків для повідомлення ТЦК про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів — це одне з питань, що підлягають перевірці з організації та ведення військового обліку (див. додаток 31 до Порядку № 1487).

Якщо під час перевірки буде виявлено факт неподання / невчасного подання Повідомлення про зміну облікових даних працівника до ТЦКСП, на посадових осіб юрособи (директора / відповідальну особу) може бути накладено адмінштраф у розмірі від 34000 до 59500 грн (ст. 210¹ КпАП*).

* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.

Соцвиплати, страхування

Допомога від ПФУ. На сьогодні уповноваженим органом у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування є Пенсійний Фонд. Він же формує і веде реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, в якому міститься, зокрема, інформація про місце проживання / місце реєстрації застрахованих осіб.

Тому, щоб не мати проблем із нарахуванням і виплатою пенсій, соцвиплат, застрахована особа, яка змінила місце проживання / реєстрації, має обов’язково повідомити про це ПФУ. Зробити це можна на порталі Пенсійного фонду в розділі «Анкета зміни даних в Реєстрі застрахованих осіб».

А ось роботодавець не зобов’язаний повідомляти Пенсійний фонд про зміну місця проживання / місця реєстрації працівника.

Медичне страхування. Медичне страхування є одним із видів добровільного страхування. Деякі підприємства користуються ним, аби застрахувати своїх працівників.

Як це відбувається? Передусім підприємство отримує згоду кожного працівника на медичне страхування. Після цього воно:

— звертається до страховика із заявою про намір укласти договір про добровільне медичне страхування (ДМС) та переліком осіб (працівників), на яких воно поширюватиметься;

— укладає із страховиком договір ДМС і сплачує страхові платежі.

Зверніть увагу! Незважаючи на те, що договір ДМС укладається між роботодавцем і страховиком, у переліку застрахованих осіб може зазначатися їх місце проживання / місце реєстрації (за вимогою страхової компанії).

Тоді в разі зміни застрахованою особою адреси проживання (реєстрації) про це потрібно повідомити страховика.

Більше про медичне страхування працівників ви можете прочитати у статтях «Медичне страхування працівників — 2022» // «Оплата праці», 2022, № 21 та «Добровільне медстрахування: як оподатковувати» // «Оплата праці», 2022, № 21.

ВПО-компенсація

Під час воєнного стану роботодавці можуть отримати компенсацію за працевлаштування ВПО внаслідок проведення бойових дій. Тобто за працевлаштування осіб, які отримали довідку про взяття на облік ВПО* після 24.02.2022. Форма такої довідки наведена в додатку 2 до Порядку № 509*.

* Порядок оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затверджений постановою КМУ від 01.10.2014 № 509.

Звісно, для цього роботодавець має виконати певні умови. А саме (п. 2 Порядку № 331*):

— перебувати на обліку як платник ЄСВ;

— встановити такому працівнику зарплату за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не нижче за розмір МЗП (у 2025 році — 8000 грн);

— подати Об’єднану звітність за останній звітний період на дату подання заяви на отримання ВПО-компенсації.

* Порядок надання роботодавцю компенсації витрат на оплату праці за працевлаштування внутрішньо переміщених осіб внаслідок проведення бойових дій під час воєнного стану в Україні, затверджений постановою КМУ від 20.03.2022 № 331.

Зауважте, що в довідці ВПО, зокрема, зазначається:

— зареєстроване місце проживання особи;

— її фактичне місце проживання / перебування.

Ці дані дуже важливі. Адже саме від них залежить, чи збереже особа свій ВПО-статус, а роботодавець — право на ВПО-компенсацію.

Уявіть ситуацію. Працівник надав роботодавцю довідку ВПО, отриману після 24.02.2022, і роботодавцю призначили ВПО-компенсацію за такого працівника (умови, передбачені п. 2 Порядку № 331, дотримані). Згодом працівник переїжджає на нове місце проживання. Які наслідки чекають роботодавця?

Якщо працівник змінив місце свого проживання і не втратив ВПО-статус, то проблем немає. Адже роботодавець і надалі дотримується вимог, передбачених для отримання ВПО-компенсації.

Якщо ж працівник після зміни проживання втратив ВПО-статус (довідку ВПО визнано недійсною*), при цьому роботодавець продовжує отримувати компенсацію за працевлаштування такого працівника, то в такому разі для нього можуть виникнути негативні наслідки.

* Підстави для відкликання або визнання недійсною довідки ВПО наведені в ст. 12 Закону України від 20.10.2014 № 1706-VII.

Річ у тім, що Центр зайнятості, навіть після того як прийняв рішення про надання ВПО-компенсації, може провести додаткову перевірку роботодавця та працівника на дотримання ними умов, визначених Порядком № 331. І якщо за результатами такої перевірки виявиться, що роботодавець або працевлаштована ним особа не відповідає хоча б одній з перелічених вище умов:

— рішення про надання ВПО-компенсації скасовується;

— кошти, виплачені роботодавцю, підлягають поверненню.

Тому якщо працівник-ВПО повідомив про те, що він змінив адресу свого проживання, радимо роботодавцю дізнатися, чи отримав такий працівник нову довідку ВПО (за новим місцем обліку), і якщо ні — невідкладно повідомити про це Центр зайнятості, аби потім не прийшлося повертати суми безпідставно отриманої компенсації.