Первичка: «рецепты» от Минфина

В избранном В избранное
Печать
Царевская Татьяна, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Июнь, 2017/№ 45
Продолжаем цикл статей по мотивам разъяснительных писем Минфина, посвященных различным аспектам бухгалтерского учета*. Сегодня — черед первичных документов.

* См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 25, с. 9; № 29, с. 22; № 31, с. 25; № 39, с. 5.

в помощь бухгалтеру

С 3 января 2017 года заработали «упрощенные» требования к бухгалтерской первичке. Напомним их вкратце (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 99, с. 4):

— из определения первичного документа (ст. 1 Закона о бухучете**) убрали оговорку о том, что он «подтверждает хозяйственную операцию». В современной интерпретации первичный документ — это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции. Обновленный п. 2.1 Положения № 88*** все так же уточняет: включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на проведение хозопераций. Детальнее об изменениях, которые претерпело Положение № 88, читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 43, с. 6;

** Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

*** Положение о документальном обеспечении записей в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

— из ст. 9 Закона о бухучете исключили норму о том, что первичные документы фиксируют факты осуществления хозопераций и что их нужно составлять при совершении хозоперации, а когда это невозможно — непосредственно после ее завершения;

место составления теперь не обязательный реквизит первички;

— кроме того, в ту же ст. 9 внесли уточнение насчет первичных документов, составленных в электронной форме. Их применяют в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Внимание! Первичный документ, как и раньше, является основанием для отражения хозоперации в бухучете (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете). То есть в этом плане принципиально ничего не изменилось.

В наших дальнейших комментариях к разъяснениям Минфина (см. их в таблице) все упомянутые новации учтены.

Первичка в разъяснениях Минфина

№ п/п

Реквизиты письма

Содержание письма

Когда счет-фактура — первичный документ?

1

от 16.02.2017 г. № 31-11410-06-5/4339

Счет-фактура (инвойс) приобретает статус первичного документа и может служить основанием для отражения хозоперации в бухучете только в случае его оплаты

Основной постулат письма таков. Надлежащим образом оформленный счет-фактура (инвойс) является достаточным основанием для отражения в бухучете операций по поставке товаров, работ, услуг (и акт приемки-передачи при этом не нужен), если он: 1) оплачен (что подтверждается соответствующими документами); 2) позволяет идентифицировать хозоперацию и ее участников. Аргументирует свою позицию Минфин ссылкой на измененную ст. 9 Закона о бухучете. Итак, счет-фактура (инвойс) может считаться первичным документом, если он содержит реквизиты первички, названные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. А именно:

— название предприятия, от имени которого составлен счет-фактура;

— название контрагента;

— содержание и объем хозяйственной операции;

— единицу измерения хозяйственной операции;

— личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое принимало участие в оформлении счета-фактуры.

Однако здесь Минфин добавляет главное условие для получения счетом-фактурой статуса первички. Обратите внимание: первичным документом счет-фактура станет только в том случае, если контрагент его оплатит.

В качестве документов, которые подтверждают оплату, могут выступать платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру и т. п. То есть любой документ, подтверждающий перечисление (внесение) денежных средств. Важно! Минфин подчеркивает, что оплаченный счет-фактура может заменить акт приемки-передачи. Но актом обычно оформляют только факт выполнения работ/передачу результатов услуг. Да и изменения в Закон о бухучете касательно первичных документов были затеяны с целью устранить административные барьеры для экспорта услуг (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 99, с. 4). Поэтому использовать счет-фактуру (инвойс) в качестве первички рекомендуем только при оформлении операций по предоставлению услуг. По идее озвученный регулятором подход должен действовать как для зарубежных, так и для внутриукраинских поставок.

Когда бухсправка — первичный документ?

2

от 05.08.2014 г. № 31-11410-08/23-2303/2333

Если хозоперацию оформляют бухсправкой, то в ней непременно приводят обязательные реквизиты первички

То, что бухгалтерская справка является первичным документом, Минфин подтвердил еще в письме от 24.05.2007 г. № 31-34000-10-10/10655. Типовая форма бухсправки установлена Методрекомендациями по применению регистров бухучета, утвержденными приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356. На основании этого документа, как правило, осуществляют корректировочные записи в учетных регистрах в связи с исправлением допущенных ошибок (п. 4.3 Положения № 88). На практике довольно часто используют бухгалтерскую справку самостоятельно разработанной (т. е. произвольной) формы. Такую возможность предоставляет п. 2.7 Положения № 88. Но не забывайте: чтобы бухсправка приобрела признаки первички, она должна содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88. «Самодельная» бухсправка может быть использована в случаях, когда нужно подтвердить операции, показатели которых формируются расчетным путем. Например, при: — определении суммы транспортно-заготовительных расходов, относящейся к реализованным запасам; — расчете суммы торговой наценки предприятиями розничной торговли; — исчислении штрафов и пени за нарушение хозяйственных договоров, а также невыполнение норм действующего законодательства и т. д. Бухгалтерскую справку применяют и в НДС-учете, в частности для целей корректировки налоговых обязательств и налогового кредита при списании задолженностей с истекшим сроком исковой давности (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 78, с. 9). Также можно использовать бухсправку для документирования факта изменения стоимости ранее отгруженных товаров. Подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 39, с. 24. А вот когда товар/работа/услуга получены от контрагента без входной первички, оформить такие операции бухсправкой нельзя. В подобной ситуации составляют акт (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 43, с. 6).

Калькуляция — не первичный документ

3

от 15.02.2013 г. № 31-08410-07/23-357/246

Калькуляция не соответствует признакам первичного документа, поскольку она не фиксирует хозоперацию

Калькуляция — это представленный в табличной форме бухгалтерский расчет затрат в денежном выражении на производство единицы изделия или партии изделий, а также на выполнение работ и услуг (п. 597 Методрекомендаций по формированию себестоимости в промышленности, утвержденных приказом Минпромполитики от 09.07.2007 г. № 373). Таким образом, являясь по своей сути расчетом, калькуляция служит основой для определения средних затрат производства и установления себестоимости продукции. И никакой хозяйственной операции (т. е. действия или события, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия) при этом она не подтверждает.

Согласен с этим и Минфин. Он констатирует: калькуляция себестоимости единицы изготовленной продукции не отвечает признакам первичного документа, поскольку ею не фиксируется никакая хозоперация, распоряжение или разрешение на ее проведение.

Электронная ТД — первичный документ для учета таможенных платежей

4

от 23.01.2013 г. № 31-08410-07-16/2073

Электронная таможенная декларация (ТД) — первичный документ по принятию предприятием обязательства в сумме начисленных таможенных платежей

Вывод комментируемого письма таков: электронная ТД является документом для таможенного оформления и уплаты налогов. Действительно, импортная ТД служит основанием для отражения в бухгалтерском учете таможенных платежей и налогового кредита по «ввозному» НДС. Оформленная в соответствии с требованиями таможенного законодательства экспортная ТД дает право на применение нулевой ставки по НДС. То есть ТД (и бумажная, и электронная) — первичный документ НДС-учета. А вот основанием для оприходования импортного товара и признания дохода по экспортной операции ТД не является. Кроме того, дата оформления ТД далеко не всегда совпадает с датой, на которую приходуют товар и признают экспортный доход. Подробнее об импорте и экспорте товара см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 16, а о дате зачисления импортного товара на баланс — «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 31, с. 27.

Аренда имущества: какую первичку оформлять?

5

от 30.05.2016 г. № 31-11410-09-10/15182

Для подтверждения факта предоставления и получения услуг по аренде составляют акт выполненных работ/услуг или другой первичный документ, определенный договором

К вопросам документирования арендных операций Минфин уже обращался в своем более раннем письме от 15.01.2015 г. № 31-11410-08-10/871. Выводы регулятора следующие. 1. Первичный документ о сдаче имущества в аренду составляют в момент фактической передачи объекта аренды от арендодателя к арендатору. Таким документом на практике, как правило, является акт приемки-передачи имущества. 2. Для правомерного отражения услуг по аренде в бухучете одного договора аренды недостаточно. Необходим первичный документ. Как указывает Минфин, для осуществления арендных платежей обычно составляют акт выполненных работ (услуг). Подписывают его должностные лица арендодателя и арендатора. Хотя условиями договора может быть предусмотрен и другой документ. Таким другим документом, судя по письму от 16.02.2017 г. № 31-11410-06-5/4339, может быть оплаченный счет-фактура. 3. Если акт/другой первичный документ подтверждает факт пользования объектом аренды на протяжении определенного периода времени, в нем указывают: — стоимость соответствующей услуги (предоставления имущества в аренду) за этот период; — а также другие обязательные реквизиты первички, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Датой составления такого первичного документа является дата его подписания. Подписывать акт/другой документ целесообразно в последний день того периода, за который этот акт составлен. А оптимальная периодичность его составления — месяц (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 7, с. 10; № 75, с. 3).

Легализация и перевод иностранных документов

6

от 24.10.2011 г. № 31-08410-07-29/26066

Зарубежный документ необходимо легализовать только в случае, если он составлен при участии иностранных властей или от них исходит. Составленные на иностранном языке документы должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык

Консульской легализации требуют только официальные документы, которые выданы при участии органов государственной власти или органов местного самоуправления, в том числе и нотариально удостоверенные. ВЭД-договоры, где сторонами выступают юридические или физические лица, а также первичка, составленная во исполнение этих контрактов, легализации не требуют. Однако легализация — это не перевод документа. Поэтому Минфин напоминает: документы, составленные на иностранном языке, которые являются основанием для записей в бухучете, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык. Ведь в п. 1.3 Положения № 88 прямо записано: все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская и другая отчетность должны составляться на украинском языке. Правда, там же есть оговорка: наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном Законом Украины «Об основах государственной языковой политики» от 03.07.2012 г. № 5029-VI.

Детализация информации в первичном документе

7

от 06.12.2013 г. № 31-08410-07-27/35654

Степень детализации содержания и объема хозоперации определяют лица, отвечающие за ее осуществление и правильность оформления

В комментируемом письме Минфин разъяснил, как заполнять один из обязательных реквизитов первичного документа — содержание и объем хозяйственной операции. По мнению бухрегулятора, детализация данного реквизита должна:

— раскрывать содержание хозяйственной операции и

— обеспечивать идентификацию связанных с такой хозоперацией активов, обязательств, доходов или расходов.

«Глубину» такой детализации определяют лица, ответственные за осуществление и правильность оформления хозоперации.

Таким образом, каждое предприятие самостоятельно определяет содержание (номенклатуру) и объем хозяйственной операции, которые оно будет указывать в первичном документе.

Можно ли в своей первичке приводить дополнительную информацию, помимо указанной в сопроводительных документах поставщика? Минфин в письме от 14.03.2012 г. № 31-08410-07/23-1994/1318 отвечает утвердительно! Правда, уточняет, что допинформацию вносят:

1) если того требуют нужды управления, контроля, анализа и аналитического учета;

2) в первичные документы на внутреннее перемещение приобретенных товаров.

Последнее условие, судя по всему, связано с ответом предприятию на заданный вопрос с описанием конкретной ситуации.

О подписании первичных документов

8

от 14.09.2016 г. № 31-11420-07-10/26261

Предприятие самостоятельно определяет полномочия работников на подписание бухгалтерских документов

Подпись — один из обязательных реквизитов первичного документа. Если на первичном документе отсутствует подпись лица, участвовавшего в хозоперации, то он не может быть принят к учету. Проверять наличие в первичке обязательных реквизитов (в частности, подписи лица, принимавшего участие в хозоперации) — обязанность бухгалтера (п. 2.15 Положения № 88). Перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на отпуск (расходование) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества, утверждает руководитель предприятия (п. 2.13 Положения № 88).

Полномочия лица давать разрешение/подписывать первичные документы можно закрепить: — распорядительным документом (например, приказом по предприятию);

— в должностной инструкции работника. Фискалы ратуют за приказ. Более того, предлагают довести его до сведения работников под личную подпись (см. письмо Миндоходов от 01.04.2014 г. № 414/3/99-99-10-04-02-10). Поэтому беспроблемнее будет воспользоваться этим вариантом.>>

Факсимиле на первичных документах

9

от 27.02.2012 г. № 31-08410-07-29/4796

Использовать при оформлении первички факсимиле допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства

Среди обязательных реквизитов первичного документа в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете фигурирует личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое принимало участие в совершении хозяйственной операции. Пункт 2.5 Положения № 88 дополняет: использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства. Базовые требования к использованию факсимиле выдвигает ч. 3 ст. 207 ГКУ. Так, использовать при совершении сделок факсимиле допускается: — в установленных законом случаях; — в случаях, оговоренных другими актами гражданского законодательства; — по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Выходит, применять факсимиле при оформлении первичных документов можно. Но! При условии, что специальный нормативный акт не содержит прямого запрета. На сегодня факсимиле «под запретом» при оформлении, в частности: — расчетных документов при безналичных расчетах (платежное поручение, платежное требование, платежное требование-поручение, расчетный чек и др.); — кассовых документов (денежный чек, заявление на перевод наличности, приходно-расходный кассовый ордер, заявление на выдачу наличности, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и др.); — платежных поручений в иностранной валюте или банковских металлах; — копий документов, представляемых резидентом в банки при осуществлении валютного контроля за экспортными и импортными операциями; — векселей. Внимание! Против использования факсимиле при оформлении первичных документов не возражают и фискалы. Но при условии наличия письменного соглашения сторон с образцами соответствующего аналога собственноручных подписей (см. БЗ 135.06). Учтите! Чтобы избежать споров как со своими контрагентами, так и с проверяющими, имеет смысл отдельно оговорить возможность проставлять факсимиле на соответствующих документах. Разработайте также правила, регламентирующие использование факсимиле, и утвердите их приказом.

О графике документооборота

10

от 07.04.2014 г. № 31-08420-06-29/6985

При составлении графика документооборота за основу можно взять форму, утвержденную приказом Минфина СССР от 29.07.83 г. № 105

Правила документооборота и технология обработки учетной информации относятся к компетенции предприятия (ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете). В целях упорядочения и своевременного получения первичных документов для записей в бухучете приказом руководителя устанавливают график документооборота (п. 5.1 Положения № 88). В нем указывают даты (срок): — создания документов самим предприятием или получения от других предприятий; — приема их к учету; — передачи в обработку; — сдачи в архив.

График документооборота оформляют в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. В качестве образца можно воспользоваться формой графика документооборота, приведенной в приложении к Положению о документах и документообороте, утвержденному приказом Минфина СССР от 29.07.83 г. № 105. Подтверждает это и Минюст в письме от 10.04.2014 г. № 151-0-2-14/6.1.>>

Отсутствуют хозоперации: составлять ли учетные регистры?

11

от 02.04.2014 г. № 31-08420-07-29/7078

При отсутствии в отчетном периоде хозопераций оснований для составления учетных регистров за такой период нет

Под учетными регистрами понимают носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов и т. п. Они предназначены для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группирования и обобщения информации из принятых к учету первичных документов (п. 3.1 Положения № 88). Регистры бухучета должны содержать: — название; — период регистрации хозяйственных операций; — фамилии и подписи или другие данные, позволяющие идентифицировать лиц, которые принимали участие в их составлении. Хозяйственные операции отражают в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. То есть, чтобы за отчетный период составить учетный регистр, нужна первичка за этот же период. А если за какой-либо отчетный период хозоперации отсутствуют, то составлять учетные регистры нет нужды.

Ошиблись в электронных документах и регистрах: как исправить?

12

от 14.01.2011 г. № 31-34020-07-27/23-8665/89

Ошибки в электронных документах, созданных в прошлых отчетных периодах, исправляют по правилам для бумажных носителей

Минфин констатирует: процедура исправления ошибок в Е-документах законодательством не определена. Действительно, п. 4.6 Положения № 88 содержит лишь отписку. Там сказано: исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством. Бухрегулятор предлагает исправлять ошибки в электронных документах, допущенные в прошлых периодах, по тем же правилам, которые предусмотрены для бумажных учетных регистров. Внимание! Корректурный способ для Е-первички точно не подходит. Ведь зачеркнуть неправильный и над зачеркнутой записью надписать правильный текст и/или цифры в электронном документе не получится. Да и исправляют с его помощью только «бумажные» ошибки, которые не задевают корреспонденцию счетов или выявлены своевременно (в текущем периоде до его «закрытия»). Поэтому для исправления «прошлопериодных» ошибок в Е-первичке применимы лишь два других способа исправления: — способ «красное сторно» и

— способ дополнительных бухгалтерских записей. И в том, и в другом случае составляют бухгалтерскую справку. Что касается исправления ошибок в электронной первичке, допущенных и выявленных в текущем отчетном периоде, то тут все просто — «убивают» неверный документ и взамен составляют правильный. Детальнее об исправлении бухгалтерских ошибок см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 42, с. 3.

На этом ставим точку. Но не прощаемся с вами. Совсем скоро вместе поглядим, что накомментировал Минфин по заполнению финансовой отчетности.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить