Правила реєстрації податкових накладних та причини відмови у такій реєстрації наведено у Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженому постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246 (далі — Порядок № 1246).
Пункт 9 Порядку № 1246 наводить три причини, за яких податкова може відмовити вам у реєстрації податкової накладної. На практиці можуть бути також додаткові причини. Розглянемо стисло найбільш популярні з них і запропонуємо, як їх подолати.
1. Помилки у реєстрації. Зауважте: тут ідеться про ті помилки, які роблять накладну недійсною (помилки в обов’язкових реквізитах). Наприклад, про помилку в номенклатурі постачаня сервер ЄРПН вас не повідомить J. Якщо вам надходить повідомлення про неприйняття накладної у зв’язку з цією причиною — виправте обов’язкові реквізити.
2. Однакові реквізити. Припустимо, ви вже зареєстрували податкову накладну й лише після цього помітили помилку. Так-от, зареєструвати ПН вдруге з одинаковими реквізитами (номером і датою), на жаль, не вийде — ЄРПН її не пропустить.
Що у цьому випадку робити? На наш погляд, потрібно реєструвати нову податкову накладну з тією ж датою, але під іншим номером. Можна також спробувати відкоригувати помилково виписану накладну, скласти нову і зареєструвати її. Але при цьому необхідно, щоб нову накладну було зареєстровано у той самий 15-денний термін, який від початку передбачався для реєстрації накладної, у якій ви припустилися помилки. Особливо це важливо тоді, коли у вас «авансова» накладна — у такому випадку ви ніяк не зможете «зсунути» дату виписки накладної і, відповідно, строк реєстрації.
3. Накладна і розрахунок коригування. Зрозуміло, що ви не зможете зареєструвати у ЄРПН розрахунок коригування до тієї накладної, якої у ЄРПН немає. Тобто якщо ви пропустили строк реєстрації податкової накладної — не зможете зареєструвати і розрахунок до неї. На цьому наполягають податківці у своїй консультації із БЗ, підкатегорія 101.20. Детальніше про цю ситуацію читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 60, с. 43.
Якщо ж у вас той випадок, коли накладна підлягає реєстрації після коригування — спочатку реєструйте накладну, а потім розрахунок коригування. Відразу зауважимо, що незабаром цієї проблеми не буде, адже реєстрації підлягатимуть будь-які накладні. Відповідно й розрахунки треба буде реєструвати усі.
Нарешті, ще одна деталь. Податківці у БЗ, підкатегорія 101.20 наполягають, що незареєстрований у ЄРПН розрахунок коригування, який підлягав реєстрації, не дає права зменшувати податкові зобов’язання. Висновок, звичайно, сумнівний, але майте його на увазі.
4. Відсутність продавця за місцезнаходженням. Податківці наполягають, що вони мають право не реєструвати ті накладні, у яких вказано місцезнаходження продавця, яке не відповідає дійсності.
Щоб уникнути проблем, пов’язаних із цією ситуацію слід подати державному реєстратору реєстраційну карту за формою 6. Після отримання такої форми від підприємства він внесе до ЄДР запис про підтвердження даних про юрособу, після чого в податкового органу не повинно залишатися жодних претензій до такого підприємства.
Якщо ж такі претензії все одно залишаться, спробуйте судитися с податківцями щодо питань неправомірної відмови у реєстрації накладної в ЄРПН. Певна річ, якщо сума у накладній того варта. У разі позитивного рішення суду податкова накладна вважатиметься зареєстрованою з усіма відповідними наслідками. Як поміч пропонуємо вам інформаційний лист Вищого адміністративного суду України від 24.10.2013 р. № 1486/12/13-13 («Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 102, с. 15), а також нашу публікацію на цю тему у «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 102, с. 34.
Насамкінець зауважимо, що з 2015 року платників ПДВ чекає ще один «приємний» сюрприз — вони не зможуть зареєструвати податкову накладну на вартість більше так званого ліміту реєстрації (Σнакл), автоматично розрахованого системою електронного адміністрування ПДВ. Детально про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 64, с. 9; № 83, с. 21; № 84, с. 36; № 86, с. 10; № 88, с. 5.
