Авансовий звіт: стисло про головне

В обраному У обране
Друк
Свіриденко Алла, податковий експерт
Податки & бухоблік Серпень, 2019/№ 62
В одному з попередніх номерів* ви освіжили в пам’яті основні правила направлення працівників у відрядження. Сьогодні пропонуємо вашій увазі ще одну шпаргалку, але вже з питань оформлення авансових звітів. Вона стане у великій пригоді усім суб’єктам господарювання, які придбавають ТМЦ/послуги через підзвітних осіб або забезпечують працівників авансом на відрядження.

* Див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 60, с. 2.

Запитання

Відповідь

Коли складають авансовий звіт

Розрахунок через КПК/карту «ключ до рахунку»

Чи потрібний авансовий звіт, якщо директор знімає готівкові кошти або розраховується у безготівковій формі з використанням:

(а) карти «ключ до рахунку»;

(б) корпоративної платіжної картки (КПК)?

Так, при проведенні розрахунків з використанням КПК або карти «ключ до рахунку» (і якщо при цьому фігурують реквізити карти*) авансовий звіт складати обов’язково. Це випливає, передусім, з п. 20 Положення № 148**, який наполягає на поданні авансового звіту фізичними особами, що отримали готівкові кошти з поточного рахунку з використанням КПК***. Ну а висновок про обов’язкове складання авансового звіту при безготівковій оплаті КПК можна зробити з «підзвітного» п. 170.9 ПКУ

* Детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 36, с. 22.

** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

*** Про те, що карта «ключ до рахунку» вважається КПК і про зняту з неї готівку треба відзвітувати шляхом подання авансового звіту, говорить і НБУ (див., наприклад, лист від 24.04.2019 р. № 57-0007/22460).

Гроші на особисту картку працівника

Підприємство перерахувало грошові кошти на купівлю ТМЦ на особисту картку працівника. Чи повинен він відзвітувати про суму отриманих коштів і скласти авансовий звіт?

Так, якщо підприємство перераховує аванс на відрядження або грошові кошти для вирішення виробничо-господарських питань на особисту картку працівника, він зобов’язаний відзвітувати про отримання і використання таких коштів шляхом подання авансового звіту

Про те, що використання коштів з рахунку підприємства за допомогою КПК або отримання підзвітних сум на особисту картку працівника — привід скласти авансовий звіт, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 77, № 36, с. 22.

КПК-розрахунки в готівковій і безготівковій формі

Скільки авансових звітів повинен скласти працівник, якщо під час відрядження він використовував КПК як для зняття готівки, так і для проведення розрахунків у безготівковій формі?

На наш погляд, в цьому випадку цілком достатньо одного авансового звіту, який складають в терміни, передбачені п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ, до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження

Щоправда, податківці говорять інакше. На їх думку, якщо під час відрядження працівник застосовував КПК як для отримання готівки, так і для проведення розрахунків у безготівковій формі, то він подає звіти (!) про використання виданих на відрядження коштів в терміни, встановлені пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 ПКУ. Тобто в цьому випадку працівникові пропонують подати два авансових звіти (див. лист ДФСУ від 03.01.2018 р. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК):

до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ) — на суму проведення розрахунків готівкою, знятою з використанням КПК;

протягом 10 банківських днів після завершення відрядження (до 20 банківських днів за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ) — на суму проведення розрахунків з використанням КПК у безготівковій формі.

Терміни подання авансового звіту

Якщо оплатили ТМЦ через КПК

У які терміни подають авансовий звіт у разі безготівкової оплати ТМЦ за допомогою КПК?

На наш погляд, при оплаті ТМЦ з використанням КПК (як у безготівковій, так і в готівковій формі) працює п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ. Тобто після оплати ТМЦ з КПК звіт треба подати до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, в якому працівник придбав товари (роботи, послуги). І тільки лише, якщо справа була у відрядженні, слід застосовувати п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ і подавати авансовий звіт не пізніше 10 банківських днів після закінчення відрядження (до 20 банківських днів за наявності поважних причин)

А ось податківці до цього випадку притягують за вуха чисто «відряджувальний» п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ і рекомендують подавати звіт в 10-денний термін з дня оплати ТМЦ за допомогою КПК (див. 103.17 БЗ).

Якщо ТМЦ придбали «за свої»

Аванс на придбання ТМЦ працівникові не видавали. У які терміни подавати авансовий звіт про використання власних коштів працівника? Чи є відповідальність за порушення таких термінів?

Авансовий звіт подають у встановлені п.п. 170.9.2 ПКУ терміни. При цьому за порушення термінів подання авансового звіту про використання власних коштів жодних санкцій не застосовують. Згодні з цим і податківці (див. 109.15 БЗ). Детальніше — в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 75

Якщо працівник захворів після відрядження

Після повернення з відрядження працівник захворів. Чи може він подати авансовий звіт після виходу з лікарняного (тобто з порушенням встановленого терміну надання звіту)?

Згідно з роз’ясненнями фіскалів підзвітна особа має право на підставі договору доручення передати грошові кошти у бухгалтерію через іншу матеріально відповідальну особу. При цьому терміни подання авансового звіту залишаються незмінними (109.14 БЗ).

Порушення термінів загрожує оподаткуванням ПДФО і ВЗ (лист ДФСУ від 13.05.2017 р. № 175/5/99-99-13-02-03-16/ІПК). І це тільки у тому випадку, якщо надмірно витрачені кошти не повернені до кінця місяця (п. 4 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841)

Крім того, видавати готівку під звіт можна тільки за умови звітування в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Тому до того, як працівник відзвітує за попередню підзвітну суму, видати йому нові кошти вже не вийде.

Про те, як утримати ПДФО і ВЗ у схожій ситуації (коли працівник витратив кошти підприємства в особистих цілях і не повернув їх у встановлені терміни), читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 40, с. 18.

Терміни повернення надмірно витрачених коштів

Коли працівник повинен повернути в касу підприємства суму невикористаної готівки або надмірно витрачених коштів?

Терміни повернення невикористаної готівки залежать від мети видачі коштів.

Якщо готівка видана на відрядження, то терміни її здачі збігаються з термінами подання авансового звіту (п.п. 170.9.2 ПКУ).

Якщо йдеться про готівку на госппотреби, то її потрібно повернути до або під час подання авансового звіту, але з урахуванням термінів, встановлених п. 19 Положення № 148. У ньому передбачено, що терміни видачі підзвітних коштів складають:

— на закупівлю сільгосппродукції і заготівлю вторсировини — не більше 10 робочих днів;

— на закупівлю брухту чорних і кольорових металів — не більше 30 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

— на усі інші виробничі (господарські) потреби — не більше 2 робочих днів, включаючи день отримання готівки під звіт

Кредитовий підзвіт

Працівник при виконанні дорученої йому роботи за рахунок власних коштів придбав ТМЦ для потреб підприємства. Чи включається в його оподатковуваний дохід сума компенсації понесених витрат?

Компенсацію витрат працівника на придбання ТМЦ для потреб підприємства за рахунок власних коштів не включають в його оподатковуваний дохід і з неї не утримують ПДФО і ВЗ (звісно, за наявності документів, що підтверджують понесені витрати).

Податківці, схоже, теж полишили абсурдну ідею оподатковувати ПДФО суму кредитового підзвіту, що підтверджують їх численні консультації (див., наприклад, листи ДФСУ від 13.05.2019 р. № 2114/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, від 21.03.2019 р. № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.04 БЗ)

Щоправда, фіскали продовжують наполягати на тому, що таке ж придбання поза виконанням працівником трудових функцій призводить до виникнення оподатковуваного доходу (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 75).

Заповнення авансового звіту

Як заповнити графу «Одержано»

Як заповнити графу «Одержано» при перерахуванні авансу на КПК або особисту картку працівника?

У графі «Одержано» авансового звіту вказують:

— якщо аванс виданий у безготівковій формі через КПК — фактично зняту суму через банкомат або витрачену у безготівковій формі, а не всю перераховану на картку суму (див. лист ГУ Міндоходів в м. Києві від 19.09.2013 р. № 4456/10/26-15-11-01-06);

— якщо аванс перерахований на особистий картрахунок працівника — всю отриману суму.

Окрім отриманої підзвітною особою суми, у графі «Одержано» треба вказати, від кого отримані грошові кошти, а також номер і дату підтверджувального документа

Крім того, врахуйте: податківці при заповненні цього реквізиту рекомендують (див. 109.14 БЗ):

якщо кошти перераховані на особистий картрахунок працівника — вказувати тут «З поточного рахунку», а також дату і номер платіжного доручення;

якщо кошти зняті за допомогою КПК — вказати «З корпоративного рахунку», а також номер рахунку, дату і номер документа, що підтверджує факт зняття готівки (квитанції/чека банкомату, касового чека, що підтверджує придбання товару (отримання послуги), сліпу тощо).

Щоправда, ця консультація діяла до 05.01.2018 р. Але її скасування пов’язане, на наш погляд, з тим, що з цієї дати втратило силу старе «касове» Положення і набуло чинності нове Положення № 148, а не з принциповими змінами у вимогах щодо заповнення авансового звіту.

Про ці та інші особливості оформлення авансового звіту читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 77.

Валюта авансового звіту

Працівникові видали аванс на закордонвідрядження в іноземній валюті. У якій валюті складати авансовий звіт?

Закордонвідряджувальні витрати відображають у валюті розрахунків і у валюті звітності (ч. 3 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV). Тому авансовий звіт треба складати у валюті авансу. Крім того, доведеться перерахувати усі статті витрат у валюті в гривні:

— частину витрат в межах виданого авансу — за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу;

— частину витрат, що підлягає відшкодуванню працівникові, — за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту

Аванс у гривні та інвалюті: скільки Звітів

Аванс на закордонвідрядження працівникові видавали частково в гривні, а частково — в доларах США. Скільки авансових звітів повинен скласти працівник: один (на загальну суму авансу) або два (по кожній з валют)?

На нашу думку, якщо аванс на відрядження видавали працівникові в декількох валютах, тобто по поверненню з відрядження він повинен відзвітувати по декількох валютах, оптимальним буде заповнення одного авансового звіту незалежно від кількості валют. Втім, допустимо складати декілька звітів — для кожної з валют. У такому разі рекомендуємо нумерувати такі звіти через дріб, щоб потім можна було визначити, що вони відносяться до одного відрядження

Відповідальність за порушення термінів подання авансового звіту

Які санкції загрожують підприємству і працівникові за неподання або несвоєчасне подання авансового звіту?

Як такої відповідальності за несвоєчасне подання авансового звіту немає. Після скасування Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 52, с. 2) до підприємства не застосовуються і фінсанкції за порушення касової дисципліни. В той же час залишається небезпека утримання ПДФО і ВЗ виходячи із суми залишку невитрачених або надмірно витрачених коштів (не підтверджених документально).

Тобто, якщо:

— підзвітна особа встигне подати авансовий звіт і повернути гроші до закінчення місяця, на який припадає граничний термін повернення, — податкових наслідків для неї не буде;

не поверне надмірно витрачені гроші у встановлений термін і не подасть Звіт, то з усієї суми, на яку має бути складений авансовий звіт, утримуємо ПДФО і ВЗ на підставі п.п. 164.2.11 ПКУ

Документальне підтвердження зняття готівки з використанням КПК

Працівник підприємства придбав ТМЦ за готівкові кошти з використанням КПК. До авансового звіту він приклав документи на купівлю ТМЦ, а документи на зняття готівки з карти не надав. Чи можна затвердити такий авансовий звіт?

При придбанні ТМЦ з використанням КПК ваш працівник разом з авансовим звітом повинен надати: (а) розрахункові документи, що підтверджують факт придбання товарів, і (б) документи, що підтверджують факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК або отримання готівки з поточного рахунку (чек банкомату, сліп, квитанцію торгового терміналу тощо) (п. 20 Положення № 148). Але навіть якщо працівник не надав документи, що підтверджують факт проведення розрахунків з використанням КПК, то затвердити авансовий звіт все одно треба. При цьому, за роз’ясненнями податківців, бухгалтер зобов’язаний вжити заходів щодо підтвердження факту використання коштів з рахунку (див. лист Міндоходів від 23 09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 і 109.21 БЗ). На нашу думку, для цього цілком достатньо банківської виписки з рахунку

ПДВ

На яку дату виникає право на податковий кредит з ПДВ на підставі документів, що додаються до авансового звіту?

Як правило, датою визнання податкового кредиту за документами — замінниками податкової накладної, які підзвітна особа додає до авансового звіту є дата затвердження авансового звіту*. Але можливі й інші варіанти.

У разі авансової оплати ТМЦ готівковими коштами (ТМЦ оплачені, але на момент затвердження авансового звіту не отримані) — датою виникнення податкового кредиту буде дата отримання ТМЦ (послуг), оплачених підзвітною особою.

У разі оплати ТМЦ КПК — датою виникнення права на податковий кредит буде дата списання коштів з КПК (зрозуміло, за наявності зареєстрованої податкової накладної)**

* Зверніть увагу: податківці датою виникнення права на податковий кредит у такій ситуації називають дату подання авансового звіту (див. лист ДФСУ від 22.08.2017 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, 101.13 БЗ). На наш погляд, слід все ж таки орієнтуватися на дату затвердження авансового звіту, коли керівник підтвердить доцільність здійснення і господарську спрямованість витрат, які здійснив працівник.

** Детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 67, с. 27.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд