Важливі правила
Якщо база нарахування ЄСВ не перевищує розміру МЗП, установленої на місяць, за який отримано дохід, суму ЄСВ розраховуємо як добуток МЗП і ставки ЄСВ. Виконувати це правило треба тільки:
1) по основних працівниках без інвалідності. Для них ставка ЄСВ — 22 %. При нарахуванні заробітної плати (доходів) не за основним місцем роботи (де немає трудової книжки) ЄСВ нараховуємо на суму фактичної зарплати (доходу);
2) за умови перебування працівника в трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацювання ним усіх робочих днів звітного місяця (за графіком роботи підприємства). Тому (у загальному випадку) в місяці прийняття/звільнення працівника, коли місяць відпрацьований не повністю, ЄСВ нараховують на суму фактично нарахованої зарплати.
Припустимо, МЗП виявилася вище за фактичну базу нарахування ЄСВ. Розрахуйте різницю між цими двома величинами (додаткову базу нарахування ЄСВ) і донарахуйте на неї ЄСВ. От і все.
Якщо розмір МЗП «підріс»
Найцікавіше, що МЗП — величина не постійна. Вона періодично змінюється. Наприклад, у 2021 році збільшення розміру МЗП відбулося з 1 січня, внаслідок чого мінзарплата в місячному розмірі склала 6000 грн.
ЄСВ для основного працівника без інвалідності треба сплачувати у розмірі 1320 грн (6000 x 22 %).
Якщо «основний» працівник виконав повну норму праці за місяць, то доплачувати ЄСВ з додаткової бази не треба. Його зарплата за цей місяць і так буде не нижче мінімалки. Донарахувати ЄСВ доведеться по тих працівниках, які:
• працювали неповний робочий час;
• не виконали місячну (годинну) норму праці;
• отримували виплати, розраховані із середньої заробітної плати.
Як це відбувається, розглянемо на прикладах.
Неповний робочий час
Якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, то його працю оплачуємо пропорційно відпрацьованому часу. У результаті, зарплата працівника за місяць може виявитися менше, ніж МЗП. Отже, роботодавцеві доведеться виконати вимогу про сплату ЄСВ з МЗП.
Приклад 1. Працівникові, прийнятому на роботу на неповний робочий день, у січні 2021 року нарахована зарплата за фактично відпрацьований час у сумі 5250 грн (ЄСВ — 1155 грн).
Фактична база нарахування ЄСВ за січень (5250 грн) нижча за розмір МЗП, що діє у січні (6000 грн). Отже, треба виконати вимогу про сплату ЄСВ з МЗП. Розраховуємо додаткову базу для нарахування ЄСВ:
6000 - 5250 = 750 (грн).
Донараховуємо на неї ЄСВ — 165 грн (750 х 22 %).
Відобразити в ЄСВ-звітності додаткову базу нарахування ЄСВ вам допоможе стаття «Лікарняний у відпустці: заповнюємо ЄСВ-звіт» // «ОП», 2020, № 8. Попри те, що така звітність увійшла до складу об’єднаної звітності, принцип її заповнення залишився тим самим.
Лікарняні
Якщо у хворого працівника невеликий страховий стаж, загальна база нарахування ЄСВ за місяць може виявитися нижче МЗП. У такому разі доведеться визначити додаткову базу нарахування ЄСВ і нарахувати на неї ЄСВ.
Приклад 2. Працівник хворів з 18 по 29 січня 2021 року. Сума лікарняних (з урахуванням стажу — 4 роки) склала 1892,28 грн (ЄСВ — 416,30 грн). Заробітна плата за фактично відпрацьований час — 3789,47 грн (ЄСВ — 833,68 грн).
Загальна база нарахування ЄСВ за січень 2021 року склала:
1892,28 + 3789,47 = 5681,75 грн.
Вона нижче МЗП (6000 грн). Тому розраховуємо додаткову базу:
6000 - 5681,75 = 318,25 грн.
Нараховуємо на неї ЄСВ: 318,25 х 22 % = 70,02 грн.
Увага! Для працівника без інвалідності (за основним місцем роботи), у якого початок і закінчення хвороби припадають на різні місяці (лист ДФСУ від 31.03.2015 р. № 6667/6/99-99-17-03-01-15):
• у місяці початку тимчасової непрацездатності ЄСВ нараховуємо за фактично відпрацьований час, оскільки загальна сума доходу ще не відома. Тобто вимогу про сплату ЄСВ з МЗП не застосовуємо;
• якщо після розподілу лікарняного загальний дохід за місяць виявиться менше мінімалки, донараховуємо ЄСВ виходячи з МЗП за минулий місяць (місяці).
Приклад 3. Працівник хворів з 28 грудня 2020 року по 9 січня 2021 року. Листок непрацездатності наданий 11 січня. Зарплата за фактично відпрацьовані дні у грудні — 4909,09 грн (ЄСВ — 1080 грн).
Сума лікарняних з урахуванням стажу за дні хвороби:
• у грудні — 473,08 грн (ЄСВ — 104,08 грн);
• у січні — 1182,70 грн (ЄСВ — 260,19 грн).
Зарплата за фактично відпрацьований час у січні — 4736,84 грн (ЄСВ — 1042,10 грн).
Визначимо фактичну базу нарахування за грудень:
4909,09 + 473,08 = 5382,17 грн.
Увага! Грудневу базу нарахування (5382,17 грн) порівнюємо з розміром МЗП, що діяв у грудні 2020 року (5000 грн). Фактична база виявилася вищою за МЗП. Тому розраховувати додаткову базу нарахування ЄСВ за грудень 2020 року не треба.
Переходимо до січня 2021 року. Фактична база нарахування ЄСВ за січень склала:
4736,84 + 1182,70 = 5919,54 грн.
Порівнюємо її з розміром МЗП, що діє цього місяця (6000 грн). Мінімалка вище. Тому розраховуємо додаткову базу нарахування ЄСВ за січень:
6000 - 5919,54 = 80,46 грн.
Відповідно ЄСВ на додаткову базу — 17,70 грн.
Про усі нюанси заповнення ЄСВ-звітності вам розповість стаття «Перехідний» лікарняний & додаткова база у ЄСВ-звіті» // «ОП», 2020, № 23. І хоча така звітність наразі отримала статус «об’єднаної», принцип її заповнення залишився тим самим.
Декретні
Для цілей нарахування ЄСВ суму декретних визначають за кожен місяць відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Відповідно усі порівняння з МЗП проводимо місяць у місяць.
Якщо сума декретних за повний або неповний місяць (за умови, що працівниця увесь місяць перебувала у трудових відносинах) виявилася менше за МЗП, то необхідно виконати вимогу про сплату ЄСВ з МЗП.
Приклад 4. Працівниця перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами з 16 грудня 2020 року. Загальна сума допомог, яка була нарахована у грудні і відображена у Звіті з ЄСВ за цей місяць, — 22308,30 грн, у тому числі за:
• грудень 2020 року — 2832,80 грн;
• січень 2021 року — 5488,55 грн;
• лютий 2021 року — 4957,40 грн;
• березень 2021 року — 5488,55грн;
• квітень 2021 року — 3541,00 грн.
У Звіті з ЄСВ за грудень 2020 року додаткова база нарахування за грудень не відображалася, оскільки сума виплат (зарплата + декретні) перевищила розмір МЗП.
Фактична база нарахування ЄСВ у січні — березні буде нижча за мінімалку (6000 грн). Додаткова база нарахування ЄСВ за січень склала:
6000 - 5488,55 = 511,45 грн.
Відповідно ЄСВ на додаткову базу — 112,52 грн.
Визначати додаткову базу нарахування ЄСВ наперед (для кожного наступного місяця) не треба. Адже такої вимоги в чинному законодавстві немає. Тому сплачуємо ЄСВ з додаткової бази місяць у місяць.
Заповнити ЄСВ-звітність вам допоможе стаття «Відображаємо «непрацездатні виплати» у формі № Д4» // «ОП», 2018, № 18.
Відпустка до 3 (6) років
Якщо на січень 2021 року припадає початок/закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 (6) років, перевірте базу нарахування ЄСВ. Якщо вона менше розміру МЗП, то обов’язково визначте додаткову базу нарахування ЄСВ і сплатіть ЄСВ.
Приклад 5. Працівниця після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років приступила до роботи з 25 січня 2021 року. У фактичну базу нарахування за січень увійде тільки зарплата за фактично відпрацьований час у сумі 1842,11 грн (ЄСВ — 405,26 грн).
Оскільки МЗП січня (6000 грн) вище за фактичну базу нарахування ЄСВ за січень (1842,11 грн), розраховуємо додаткову базу нарахування ЄСВ:
6000 - 1842,11 = 4157,89 грн.
Відповідно ЄСВ на додаткову базу — 914,74 грн.
Про порядок заповнення ЄСВ-звітності при нарахуванні додаткової бази ЄСВ працівниці вам розповість стаття «Звільнення в декреті: заповнюємо ЄСВ-звіт» // «ОП», 2021, № 1.
Служба за контрактом
За працівниками, прийнятими (призваними) на військову службу, роботодавці зберігають місце роботи, посаду і середній заробіток. Такі вимоги прописані у ст. 119 КЗпП. При цьому сума середнього заробітку, нарахованого за місяць, може бути нижча МЗП. У такому разі роботодавцеві треба буде виконати вимогу про сплату ЄСВ з МЗП.
Приклад 6. Працівникові, який проходить військову службу за контрактом, у січні 2021 року нарахований середній заробіток у сумі 4959 грн (ЄСВ — 1090,98 грн).
Зарплата працівника за січень 2021 року виявилася менше МЗП, установленої на місяць, за який отриманий дохід (4959 грн < 6000 грн).
Тому по такому працівникові доведеться визначити додаткову базу нарахування ЄСВ:
6000 - 4959 = 1041 грн.
Відповідно додатково доведеться сплатити ЄСВ у розмірі 229,02 грн.
Як відобразити донараховані суми ЄСВ у ЄСВ-звітності, читайте у статті «Солдат підприємства» у ЄСВ-звітності» // «ОП», 2019, № 24.
Якщо забули донарахувати
Якщо ви забули у січні нарахувати додаткову базу і сплатити ЄСВ з неї при виплаті зарплати, то таку помилку ще можна виправити без штрафів. Сплатіть суму ЄСВ не пізніше 22 лютого 2021 року. А саму додаткову базу задекларуйте в новій квартальній ЄСВ-звітності.
