Как озарплатить персонал на карантине

Изменения привычного ритма жизни, которые внес карантин, неизбежно отразились на многих предприятиях. Однако правила выплаты зарплаты не поменялись. Как и прежде, выплачивать зарплату надо в рабочие дни (1) не реже двух раз в месяц, (2) промежуток между выплатами — не больше 16 календарных дней, (3) не позднее 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата (ст. 115 КЗоТ).

Даже если работники и дали письменное согласие получать зарплату один раз в месяц, работодатель все равно обязан выплачивать ее дважды. Платить зарплату раз в месяц — нарушение закона, несмотря на карантин и вынужденную удаленку.

Удаленка для бухгалтера-кассира

Усидеть на удаленке бухгалтеру (кассиру) при выплате зарплаты получится, только если соблюдены сразу два условия:

(1) абсолютно все работники переведены на безналичное получение зарплаты через банк, т. е. имеют (или заимеют!) банковскую карточку для получения заработной платы;

(2) на удаленке есть доступ к программному обеспечению, настроены клиент-банк, интернет-банкинг, позволяющие начислить зарплату, перечислить с нее налоги (сборы) и наконец сделать безналичный перевод в любой из банков, где открыты карточные счета для получения зарплаты.

Если первое из условий до выплаты зарплаты организовать не успели, то кассиру стоит приготовиться к походу на работу и выдаче зарплаты наличными в общепринятом порядке через кассу.

Да и второе условие — доступ к программному обеспечению, клиент-банку, интернет-банкингу —само по себе весьма важное.

Предостерегаем вас: использовать корпоративную платежную карту (КПК) для зарплатных перечислений нельзя — это прямо запрещено п. 1 разд. III Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 102, с. 26). Учитывая это ограничение, у бухгалтера: (1) не получится подвести работника к банкомату, снять наличными с КПК сумму зарплаты и выдать ему; (2) перебросить с КПК деньги в виде зарплаты на карту работника.

Будьте внимательны: эти же ограничения в полной мере касаются и карты-ключа к счету (это та же КПК, но имеющая прямой доступ к основному банковскому счету предприятия, см. письмо НБУ от 24.04.2019 г. № 57-0007/22460). Кроме того, в отличие от КПК, картой-ключом к счету может распоряжаться только руководитель. Поэтому легально пользоваться этой картой бухгалтер-кассир предприятия не может (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 36, с. 22).

Второе условие организовать куда проще — это дело техники. А вот первое условие в ситуации, когда по традиции выплата зарплаты проводится наличными из кассы, решать придется с согласия работников.

Зарплата на карточку: на какую можно?

Как правило, выплата заработной платы осуществляется по месту работы. Однако по личному письменному согласию работника такая выплата может производиться через учреждения банков, почтовыми переводами на указанный ими счет (адрес) с обязательной оплатой этих услуг за счет работодателя (ч. 5 ст. 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР).

Пишем заявление. Текст заявления примерно такой: «Прошу мою заработную плату после уплаты налогов и сборов перечислять по указанным реквизитам». И далее следует указать реквизиты удобного для получения карточного счета: название банка и его код ЕГРПОУ; номер счета; номер карты (он нужен, чтобы банк правильно идентифицировал получателя); назначение платежа (заработная плата); налоговый номер и Ф. И. О. получателя.

Да, да, удобного для работника карточного счета. Будьте внимательны: банк и карточный счет для перечисления заработной платы определяет работник, а не работодатель. Для зачисления заработной платы годятся несколько способов.

1. Использовать любую личную карту. Под зарплату работник может подвязать любую свою личную карту. Если же у работника уже открыт соответствующий счет, он фиксирует это в заявлении о перечислении зарплаты на карту, указывая все нужные реквизиты счета (см. выше) в таком банке.

2. Открыть новую карту. Специально под зарплату работник может открыть отдельный счет (получить новую карту) в любом банке (для клиентов это займет буквально 5 мин). Тогда подскажите ему, что, оформляя в банке заявление на открытие счета (приложение 3 к Инструкции № 492*), пусть не забудет в графе «Дополнительная информация» указать, что счет открывается, в частности, для зачисления зарплаты (п. 69 разд. V Инструкции № 492).

* Инструкция о порядке открытия и закрытия счетов клиентов банков…, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.

3. Использовать карту друга. ☺ В таком случае, помимо заявления работника, в котором он просит перечислять причитающиеся ему суммы зарплаты на банковский счет третьего лица, желательно:

— добавить доверенность, выданную этому третьему лицу (ч. 1 ст. 1007 ГКУ), составленную в произвольной форме, но с конкретным указанием содержания поручения (ч. 1 ст. 1003 ГКУ), а именно что такое лицо от имени доверителя обязано принять на свой личный банковский счет причитающиеся доверителю суммы и передать их последнему (кстати, п. 3 ч. 1 ст. 1006 ГКУ требует передать их немедленно);

— поскольку эта доверенность — долгоиграющая, лучше договор поручения (ст. 1000 ГКУ) заключить именно в письменной форме.

При перечислении на основании таких документов уже обложенной налогами зарплаты на карту третьего лица оснований для возникновения налогооблагаемого дохода у третьего лица (на чей банковский счет зайдут денежные средства) не будет.

Однако предупреждаем: налоговики, видимо, будут настаивать на обложении НДФЛ и ВС чужой зарплаты, полученной поверенным от имени работника-доверителя (как для похожей ситуации они требуют в письме ГФСУ от 23.08.2017 г. № 1718/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Заявление о перечислении зарплаты на карточку (а в случае использования карточки третьего лица — еще и доверенность/договор поручения) работник может направить заказным письмом.

Только получив все нужные документы, руководитель предприятия может издать приказ о выплате зарплаты работникам на картсчета.

Перечисляем деньги. Для выплаты зарплаты на личные карточки работников нужно подготовить:

1) платежное поручение непосредственно на сумму зарплаты к выплате (или аванса). Эти деньги банки зачисляют в основном на транзитный счет, с которого направляют их на карточные счета, заявленные работниками;

2) платежки или документы, подтверждающие фактическую уплату НДФЛ, ВС и ЕСВ. Банк не примет документы для перечисления зарплаты без уплаты зарплатных налогов, т. е. сначала налоги — потом зарплата (п.п. 168.1.2 НКУ).

Внимание! На время карантина** внесены некоторые послабления в части нештрафования за несвоевременную/неполную уплату НДФЛ, ВС и ЕСВ:

** Подробнее о карантинных мерах см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2020, № 24, с. 24, № 26, № 28, с. 2, № 29.

— для НДФЛ, ВС — совершенные с 1 марта по 31 мая 2020 года (п. 52¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ),

— для ЕСВ — за период с 1 марта по 30 апреля (п. 9¹¹.1 разд. VIII Закона о ЕСВ).

Однако, несмотря на такое послабление, НБУ предупредил, что без предварительной уплаты суммы налогов, сборов и ЕСВ, причитающихся с начисленной работнику зарплаты, перечислить ее работнику на карту не получится (см. письмо НБУ от 23.03.2020 г. № 57-0009/14994).

Не забывайте: при зачислении денежных средств на карточные счета работников иногда деньги могут находиться в пути несколько дней. Так что учтите этот факт при формировании платежных поручений, чтобы зарплата работникам поступила вовремя.

Если заявлений на карту от персонала не поступит, то удаленка для кассира отменяется. Зарплата должна быть выдана наличными строго через кассу.

Зарплата наличными

Наличку для зарплаты можно заказать в банке либо же положиться на выручку.

Обратите внимание! Если хотите воспользоваться карантинным послаблением и пока не платить налоги с зарплаты, то в таком случае лучше всего для выплаты зарплаты подойдет выручка (как мы уже сказали, заказать наличные в банке для зарплаты без уплаты налогов не получится). А как быть, если нет выручки?

Для этого денежные средства на выплату зарплаты можно прогнать через директорский подотчет: директор снимет деньги с карты (как на хознужды), и на основании нулевого авансового отчета вернет их в кассу. После оприходования (по ПКО) их можно выдавать в качестве зарплаты (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 48, с. 22).

Из кассы через доверенное лицо. Работники, которые ввиду карантина не имеют возможности получить зарплату лично, могут привлечь доверенное лицо. Для этого можно выдать любому другому работнику доверенность (ст. 244 ГКУ), удостоверенную должностным лицом предприятия (ч. 4 ст. 245 ГКУ).

Важный момент в части доверенности: 1) не следует удостоверять тому должностному лицу, которое в ней выступает представителем работника; 2) придется оформлять на каждую выплату, поскольку п. 28 «кассового» Положения № 148*** прямо требует от кассира оставлять такую доверенность в кассе, прилагая ее к соответствующему РКО или расходной ведомости.

*** Утверждено постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Как и когда деньги попадут к работнику, работодателя уже не касается и это, по сути, оговорено в заключенном (пусть и в устной форме) между доверителем (работником) и его поверенным (представителем) договоре, на котором собственно и основывается подобное представительство по доверенности (ч. 1 ст. 244 ГКУ).

Депонирование зарплаты. Работники, не позаботившиеся о доверенности и не приехавшие за зарплатой, должны знать: согласно п.п. 6 п. 3 Положения № 148 суммы заработной платы, не полученные работниками из кассы предприятия по окончании трех/пяти рабочих дней, должны быть депонированы.

Что касается сроков выплаты зависшей на депоненте зарплаты, то отдельно в трудовом законодательстве они не определены. По аналогии со ст. 116 КЗоТ и с учетом требований ст. 115 КЗоТ такая зарплата должна быть выплачена в следующую выплату зарплаты. А если работник обратится раньше — не позднее следующего дня после предъявления им требования о выплате.