Як озарплатити персонал на карантині

Зміни звичного ритму життя, які вніс карантин, неминуче відобразилися на багатьох підприємствах. Проте правила виплати зарплати не змінилися. Як і раніше, виплачувати зарплату слід в робочі дні (1) не рідше двох разів на місяць, (2) проміжок між виплатами — не більше 16 календарних днів, (3) не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата (ст. 115 КЗпП).

Навіть якщо є письмова згода отримувати зарплату один раз на місяць, роботодавець усе одно зобов’язаний виплачувати її двічі. Платити зарплату раз на місяць — порушення закону, незважаючи на карантин та вимушену віддаленку.

Віддаленка для бухгалтера-касира: коли?

Усидіти на віддаленці бухгалтерові (касирові) при виплаті зарплати вийде тільки, якщо дотримані одразу дві умови:

(1) абсолютно всі працівники переведені на безготівкове отримання зарплати через банк, тобто мають (чи отримають!) банківську картку для отримання заробітної плати;

(2) на віддаленці є доступ до програмного забезпечення, налагоджений клієнт-банк, інтернет-банкінг, що дозволяють нарахувати зарплату, перерахувати з неї податки (збори), і, здійснити безготівкове переведення до банків, де відкриті карткові рахунки для отримання зарплати.

Якщо першу з умов до виплати зарплати організувати не встигли, то касирові варто приготуватися до походу на роботу і видачі зарплати готівкою в загальноприйнятому порядку через касу.

Та й друга умова — доступ до програмного забезпечення, клієнт-банку, інтернет-банкінгу — сама по собі дуже важлива.

Застерігаємо вас: використовувати корпоративну платіжну картку (КПК) для зарплатних перерахувань не можна — це прямо заборонено п. 1 розд. III Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 102, с. 26). Враховуючи це обмеження, у бухгалтера: (1) не вийде підвести працівника до банкомату, зняти готівкою з КПК суму зарплати і видати працівникові; (2) перевести з КПК гроші у вигляді зарплати на картку працівника.

Будьте уважними: ці ж обмеження повною мірою стосуються й картки-ключа до рахунку (це та ж КПК, проте вона має прямий доступ до основного банківського рахунку підприємства, див. лист НБУ від 24.04.2019 р. № 57-0007/22460). Крім того, на відміну від КПК, карткою-ключем до рахунку може розпоряджатися тільки керівник. Тому легально користуватися цією карткою бухгалтер-касир підприємства не може (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 36, с. 22).

Другу умову організувати набагато простіше — це справа техніки. А ось першу умову за ситуації, коли за традицією виплата зарплати проводиться готівкою з каси, вирішувати доведеться з відома працівників.

Зарплата на картку: на яку можна?

Зазвичай виплата заробітної плати здійснюється за місцем роботи. Проте за особистою письмовою згодою працівника виплата заробітної плати може здійснюватися через установи банків, поштовими переказами на зазначений ними рахунок (адресу) з обов’язковою оплатою цих послуг за рахунок роботодавця (ч. 5 ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР).

Пишемо заяву. Текст заяви такий: «Прошу мою заробітну плату після сплати податків і зборів перераховувати за зазначеними реквізитами». І далі в заяві слід зазначити реквізити зручного для отримання карткового рахунку: назву банку та його код ЄДРПОУ; номер рахунку; номер картки (він потрібен, щоб банк правильно ідентифікував отримувача); призначення платежу (заробітна плата); податковий номер та П. І. Б. отримувача.

Так-так, зручного для працівника карткового рахунку. Будьте уважними: банк і картковий рахунок для перерахування заробітної плати визначає працівник, а не роботодавець. Для зарахування заробітної плати підходять декілька способів.

1. Використати будь-яку особисту картку. Під зарплату працівник може підв’язати будь-яку свою особисту картку. Якщо ж у працівника вже відкритий відповідний рахунок, він фіксує це в заяві про перерахування зарплати на картку, зазначаючи всі потрібні реквізити рахунку в такому банку.

2. Відкрити нову картку. Спеціально під зарплату працівник може відкрити окремий рахунок (нову картку) у будь-якому банку (для клієнтів на це піде приблизно 5 хв). Тоді підкажіть йому, що, оформляючи в банку заяву на відкриття рахунку (додаток 3 до Інструкції № 492*), нехай не забуде в графі «Додаткова інформація» зазначити, що рахунок відкривається для зарахування зарплати (п. 69 розд. V Інструкції № 492).

* Інструкція про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків…, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

3. Використати картку друга. ☺ У такому разі, крім заяви працівника, в якій він просить перераховувати суми зарплати, що належать йому, на банківський рахунок третьої особи, бажано:

— додати довіреність, видану цій третій особі (ч. 1 ст. 1007 ЦКУ), складену в довільній формі, але з конкретним зазначенням змісту довіреності (ч. 1 ст. 1003 ЦКУ), що така особа від імені довірителя зобов’язана прийняти на свій банківський рахунок суми, що належать довірителеві, і передати їх останньому (до речі, п. 3 ч. 1 ст. 1006 ЦКУ вимагає передати їх негайно);

— оскільки ця довіреність — довгограюча, краще договір доручення (ст. 1000 ЦКУ) укласти саме у письмовій формі.

При перерахуванні на підставі таких документів уже оподаткованої податками зарплати на картку третьої особи підстав для виникнення оподатковуваного доходу у третьої особи (на банківський рахунок якої зайдуть грошові кошти) не буде.

Проте попереджаємо: податківці, мабуть, наполягатимуть на оподаткуванні ПДФО і ВЗ чужої зарплати, отриманої повіреним від імені працівника-довірителя (як для схожої ситуації вони вимагають у листі ДФСУ від 23.08.2017 р. № 1718/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Заяву про перерахування зарплати на картку (а в разі використання картки третьої особи — ще й довіреність/договір доручення) працівник може направити рекомендованим листом.

Тільки отримавши всі потрібні документи, керівник підприємства може видати наказ про виплату зарплати працівникам на картрахунки.

Перераховуємо гроші. Для виплати зарплати на особисті картки працівників слід підготувати:

1) платіжне доручення безпосередньо на суму зарплати до виплати (чи авансу). Ці гроші банки зараховують в основному на транзитний рахунок, з якого направляють їх на карткові рахунки, заявлені працівниками;

2) платіжки або документи, що підтверджують фактичну сплату ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Банк не прийме документи для перерахування зарплати без сплати зарплатних податків, тобто спочатку податки — потім зарплата (п. п. 168.1.2 ПКУ).

Увага! На час карантину** внесено деякі послаблення в частині нештрафування за несвоєчасну/неповну сплату ПДФО, ВЗ і ЄСВ:

** Детальніше про карантинні заходи див. «Податки та бухгалтерський облік», 2020, № 24, с. 24, № 26, № 28, с. 2, № 29.

— для ПДФО, ВЗ, здійснені з 1 березня по 31 травня 2020 р. (п. 52¹ підрозд. 10 розд. ХХ НКУ),

— для ЄСВ — за період з 1 березня по 30 квітня (п. 9¹¹.1 розд. VIII Закону про ЄСВ).

Проте, незважаючи на таке послаблення, НБУ вже попередив, що без попередньої сплати податків, зборів та ЄСВ із нарахованої працівникові зарплати перерахувати її на картку не вийде (лист НБУ від 23.03.2020 р. № 57-0009/14994).

Перераховані кошти на карткові рахунки іноді можуть перебувати в дорозі кілька днів. Тож врахуйте цей факт при формуванні платіжних доручень, щоб зарплата працівникам надійшла вчасно.

Якщо заяв від персоналу не буде, то віддаленка касира скасовується. Зарплата має бути видана готівкою строго через касу.

Зарплата готівкою

Готівку для зарплати можна замовити у банку або використати виручку.

Зверніть увагу! Якщо хочете скористатися карантинним послабленням і поки що не платити податки із зарплати, то в такому разі краще для виплати зарплати підійде виручка (як ми вже сказали вище, замовити готівку в банку для зарплати без сплати податків не вийде). А як бути, якщо немає виручки?

Для цього грошові кошти на виплату зарплати можна прогнати через директорську підзвітну суму: директор зніме гроші з картки (як на госппотреби), на підставі нульового авансового звіту поверне їх до каси. Оприбуткуйте їх у касі (на підставі ПКО) і далі видавайте як зарплату (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 48, с. 22).

З каси через довірену особу. Працівники, які, зважаючи на карантин, не мають змоги отримати зарплату особисто, можуть залучити довірену особу. Для цього можна видати будь-якому іншому працівникові довіреність (ст. 244 ЦКУ), засвідчену посадовою особою підприємства (ч. 4 ст. 245 ЦКУ).

Важливий момент! Довіреність:

1) не слід засвідчувати тій посадовій особі, яка в ній виступає представником працівника;

2) доведеться оформляти на кожну виплату, оскільки п. 28 «касового» Положення № 148*** прямо вимагає від касира залишати таку довіреність в касі, додаючи до відповідного РКО або видаткової відомості.

*** Затверджено постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Як та коли гроші потраплять до працівника, роботодавця вже не стосується і це, по суті, обумовлено в укладеному (хай і в усній формі) між довірителем (працівником) і його повіреним (представником) договорі, на якому власне й ґрунтується схоже представництво за довіреністю (ч. 1 ст. 244 ЦКУ).

Депонування зарплати. Працівники, які не потурбувалися про довіреність та не приїхали за зарплатою, повинні знати: згідно з п.п. 6 п. 3 Положення № 148 суми заробітної плати, не отримані працівниками з каси підприємства протягом трьох/п’яти робочих днів, касир має депонувати.

Що стосується строків виплати зарплати, яка зависла як депонована, то окремо в трудовому законодавстві вони не визначені.

Проте гадаємо, за аналогію із ст. 116 КЗпП та з урахуванням вимог ст. 115 КЗпП така зарплата має бути виплачена в наступну виплату зарплати. А якщо працівник звернеться раніше — не пізніше наступного дня після пред’явлення працівником вимоги про виплату.