Обязанность составлять НН целиком и полностью лежит на продавце товаров/услуг (п. 201.1 НКУ). Впрочем, главное заинтересованное лицо в правильном ее оформлении и своевременной регистрации в ЕРНН — это покупатель — плательщик НДС. Ведь п. 198.6 НКУ категорически запрещает НДС-плательщикам относить в состав налогового кредита (НК) суммы входящего НДС, не подтвержденные зарегистрированными в ЕРНН НН (или таможенными декларациями и другими документами, предусмотренными п. 201.11 НКУ). Поэтому только при условии, что НН отвечает всем требованиям к ней, она будет для покупателя основанием для увеличения НК.
Заметьте! В ситуации, когда товар приобретает и получает одно предприятие, а оплачивает — другое, НН выписываем именно на покупателя, а не на плательщика (см. письмо ГНСУ от 18.10.2019 № 839/6/99-00-07-03-02-15/ИНК, подробнее в «Налоги & бухучет», 2021, № 55; 2018, № 92).
Самые строгие требования налоговики предъявляют к правильности заполнения обязательных реквизитов НН, перечисленных в п. 201.1 НКУ. Пройдемся сжато по реквизитам классической НН. А со шпаргалкой по заполнению НН вы можете ознакомиться в «Налоги & бухучет», 2021, № 69.
Порядковый номер состоит из двух частей, разделенных знаком дроби. В первой части (до знака дроби) приводим собственно порядковый номер НН, являющийся цифровым значением, которое отвечает последовательному номеру НН за определенный период (п. 6 Порядка № 1307). Вторую часть (после знака дроби) заполняют отдельные плательщики НДС, которые проставляют соответствующий код (п. 6 Порядка № 1307): сельхозники — получатели дотаций — «2»; операторы по многостороннему соглашению о распределении продукции при составлении НН инвестору — «5»; при поставке товаров, базой налогообложения для которых установлены максимальные розничные цены, — «6». Остальные плательщики НДС вторую часть номера НН не заполняют.
Дата составления НН — указываем дату возникновения НДС-обязательств (п. 201.1 НКУ, п. 5 Порядка № 1307). Как правило, это дата первого события (п. 187.1 НКУ). Но есть и исключения из правил. Кассовики составляют НН на дату получения средств на счет (в кассу) или на дату получения других видов компенсации независимо от даты поставки товаров/услуг (п.п. 14.1.266 НКУ; подробнее см. «Налоги & бухучет», 2020, № 28). По дате зачисления средств на счет плательщика составляют НН при поставках товаров/услуг с оплатой за счет бюджетных средств (п. 187.7 НКУ).
Полное или сокращенное наименование (для юрлица), указанное в его уставных документах, — включает название предприятия и сведения о его организационно-правовой форме, или Ф. И. О. физлица (приводим полностью) продавца/поставщика и покупателя/получателя.
Индивидуальный налоговый номер (ИНН) продавца/поставщика и покупателя/получателя. В классических НН указываем ИНН из Реестра плательщиков НДС (п. 1.6 Положения № 1130). То есть:
— 12-значный номер — для юридических лиц и постоянных представительств нерезидентов;
— 10 (12)-значный номер — для физических лиц;
— 9-значный номер — для особых плательщиков (договоров о совместной деятельности, управителей имуществом и тому подобное).
А вот в специфических НН в некоторых случаях здесь будем указывать или условный ИНН покупателя, или ИНН самого продавца. В НН на стоимость нерезидентских услуг с местом поставки на таможенной территории Украины проставляем условный ИНН продавца «500000000000».
Налоговый номер плательщика налога или серия (при наличии) и номер паспорта — указываем:
— для юрлиц — код согласно ЕГРПОУ;
— для плательщиков, не включенных в ЕГРПОУ, — регистрационный (учетный) номер налогоплательщика, присвоенный контролирующими органами;
— для физлиц — регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (а если у физического лица его нет по религиозным убеждениям, то серию и номер паспорта).
Во всех НН на обычных плательщиков НДС это поле обязательно для заполнения. В специфических НН его часто не заполняют.
Код источника налогового номера (1, 2, 3 или 4 — всего 4) (п. 4 Порядка № 1307). Этот код проставляем в зависимости от того, какой налоговый номер у продавца/покупателя. В классических НН покупатель — плательщик НДС, потому в НН обязательно указываем его налоговый номер, а следовательно заполняем и поле «код».
Описание (номенклатура) товаров/услуг продавца (графа 2). Главный принцип заполнения графы 2 раздела Б НН — номенклатура должна отвечать формулировкам в первичных документах, которыми сопровождается поставка товаров/услуг. Наименование товаров/услуг приводим на украинском языке (п. 4 Порядка № 1307). Впрочем, налоговики допускают указывать название торговой марки и аббревиатуру номенклатуры товара без перевода на государственный язык, в случае когда он невозможен или будет препятствовать идентификации такого товара (см. БЗ 101.16).
Количество наименований поставленных товаров/услуг в одной НН не может превышать 99999 позиций. Если позиций больше, на другие выписывают следующую НН с новым порядковым номером.
Код товара согласно УКТ ВЭД и код услуги согласно ГКПУ (графы 3.1 и 3.3). Напротив каждой позиции товара/услуги, указанной в графе 2 НН, обязательно проставляем код такого товара/услуги согласно УКТ ВЭД/ГКПУ. Заполняем его на всех этапах поставки.
Код товаров согласно УКТ ВЭД должен быть (п.п. «і» п. 201.1 НКУ):
— для отечественных товаров — не меньше первых четыре цифр кода. В таком случае указывают 4 (6, 8, 10) цифр кода, то есть кодируют товар, как правило, парным числом цифр;
— для подакцизных и импортных товаров — десятизначный код (все 10 цифр). В отношении импортных товаров, ввезенных на таможенную территорию Украины, одновременно с указанием 10-значного кода УКТ ВЭД проставляем отметку «Х» в графе 3.2 НН.
В графу 3.1 код УКТ ВЭД заносим сплошной записью без каких-либо знаков препинания (пробелов, точек и тому подобное).
Код услуг согласно ГКПУ можно указывать не полностью, однако не меньше первых 4 цифр кода. Если код услуги указываем полностью, то графу 3.3 заполняем в формате ХХ.ХХ.ХХ-ХХ.ХХ, например: 02.40.10-00.00 (см. БЗ 101.16).
Единица измерения товара/услуги (графы 4 и 5) — указываем согласно Классификатору системы обозначений единиц измерения и учета ГК 011-96, утвержденному приказом Госстандарта от 09.01.97 № 8 (КСОЕИУ). При этом (п.п. 3 п. 16 Порядка № 1307):
— в графу 4 вписываем условное (украинское) обозначение соответствующей единицы измерения из КСОЕИУ;
— в графу 5 — соответствующий такой единице измерения код согласно КСОЕИУ.
Если единица измерения товара/услуги отсутствует в КСОЕИУ, то:
— в графе 4 указываем условное обозначение единицы измерения товаров/услуг, которое используем для их учета и отражаем в первичных документах;
— графу 5 не заполняем.
В НН на поставку услуг (если услуга не имеет количественного измерителя, а только стоимость, выраженную в гривнях) в графе 4 можно указывать: «грн» или «услуга» (см. «Налоги & бухучет», 2021, № 63).
Количество (объем) (графа 6) — указываем количество (объем) товаров/услуг, перечисленных в графе 2 НН. Значение графы 6 может быть как целым, так и дробным. В случае дробного значения необходимым количеством знаков после запятой будет количество, достаточное для правильного расчета стоимостного показателя графы 10 НН и строк I — XI раздела А НН (см. БЗ 101.16).
Цена поставки единицы товара/услуги без учета НДС (графа 7). Формально п.п. 5 п. 16 Порядка № 1307 требует заполнять ценовую графу 7 НН в гривнях с копейками (то есть с двумя знаками после запятой), если другое не предусмотрено действующим законодательством. Однако налоговики соглашаются с тем, что в графе 7 цену товара можно указывать с любым количеством знаков после запятой (см. БЗ 101.16). При этом покупатель имеет право на НК по такой НН, даже если в первичке цена указана с двумя знаками (см. БЗ 101.13). Подробнее см. «Налоги & бухучет», 2021, № 51.
При заполнении ценовой графы 7 классической НН учтите следующие правила:
— при предоставлении скидок/надбавок в графе 7 указываем конечную цену уже с учетом скидок/надбавок, то есть отдельно скидки/надбавки в НН не выделяем (см. БЗ 101.16);
— если в цену товаров/услуг входят суммы налогов и сборов, которые не включаются в НДС-базу, то такие налоги/сборы в графе 7 НН не отражаем (см. БЗ 101.16 — действовала до 01.01.2022).
Код ставки (графа 8) — указываем код ставки НДС, по которой облагаем налогом операцию поставки товаров/услуг: «20», «14», «7» — для налогооблагаемых поставок; «901» — для вывоза товаров за пределы таможенной территории Украины, облагаемого по ставке 0 %; «902» — для 0 % поставок на таможенной территории Украины; «903» — для освобожденных от НДС поставок.
Код льготы (графа 9) — заполняем только в льготных НН. То есть в тех НН, в которых:
— в поле верхней левой части «Составлена на операции, освобожденные от налогообложения» записано «Без НДС»;
— строки II — Х раздела А остаются незаполненными;
— в графе 8 раздела Б стоит код ставки «903».
Объемы поставки (база налогообложения) без учета НДС (графа 10) — указываем объем поставки без учета НДС. При этом расхождение НН с первичкой на копейки из-за арифметических округлений не может быть единственной причиной для непризнания НК у покупателя (см. письма ГНСУ от 26.05.2021 № 2044/ИНК/99-00-21-03-02-06 и от 26.03.2020 № 1272/6/99-00-07-03-02-06/ИНК; «Налоги & бухучет», 2020, № 32).
Сумма НДС (графа 11) — указываем сумму НДС в гривнях с копейками до 6 знаков после запятой (включительно) (п.п. 9 п. 16 Порядка № 1307). А вот уже в раздел А НН сумму НДС переносим, округленную до двух знаков после запятой.
