Обов’язок складати ПН цілком і повністю лежить на продавцеві товарів/послуг (п. 201.1 ПКУ). Втім головна зацікавлена особа в правильному її оформленні та своєчасній реєстрації в ЄРПН — це покупець — платник ПДВ. Адже п. 198.6 ПКУ категорично забороняє ПДВ-платникам відносити до складу податкового кредиту (ПК) суми вхідного ПДВ, не підтверджені зареєстрованими в ЄРПН ПН (чи митними деклараціями та іншими документами, передбаченими п. 201.11 ПКУ). Тож лише за умови, що ПН відповідає всім вимогам до неї, вона буде для покупця підставою для збільшення ПК.
Зауважте! За ситуації, коли товар придбаває та отримує одне підприємство, а оплачує — інше, ПН виписуємо саме на покупця, а не на платника (див. лист ДПСУ від 18.10.2019 № 839/6/99-00-07-03-02-15/ІПК, детальніше у «Податки & бухоблік», 2021, № 55; 2018, № 92).
Найсуворіші вимоги податківці пред’являють до правильності заповнення обов’язкових реквізитів ПН, перелічених у п. 201.1 ПКУ. Пройдемося стисло по реквізитах класичної ПН. А із шпаргалкою щодо заповнення ПН ви можете ознайомитися в «Податки & бухоблік», 2021, № 69.
Порядковий номер складається з двох частин, розділених знаком дробу. У першій частині (до знаку дробу) наводимо власне порядковий номер ПН, який є цифровим значенням, що відповідає послідовному номеру ПН за певний період (п. 6 Порядку № 1307). Другу частину (після знаку дробу) заповнюють окремі платники ПДВ, які проставляють відповідний код (п. 6 Порядку № 1307): сільгоспники — одержувачі дотацій — «2»; оператори за багатосторонньою угодою про розподіл продукції при складанні ПН інвесторові — «5»; при постачанні товарів, базою оподаткування для яких встановлено максимальні роздрібні ціни, — «6». Інші платники ПДВ другу частину номера ПН не заповнюють.
Дата складання ПН — зазначаємо дату виникнення ПДВ-зобов’язань (п. 201.1 ПКУ, п. 5 Порядку № 1307). Як правило, це дата першої події (п. 187.1 ПКУ). Але є й винятки з правил. Касовики складають ПН на дату отримання коштів на рахунок (у касу) або на дату отримання інших видів компенсації незалежно від дати постачання товарів/послуг (п.п. 14.1.266 ПКУ; детальніше див. «Податки & бухоблік», 2020, № 28). За датою зарахування коштів на рахунок платника складають ПН при постачаннях товарів/послуг з оплатою за рахунок бюджетних коштів (п. 187.7 ПКУ).
Повне або скорочене найменування (для юрособи), зазначене в його статутних документах — включає назву підприємства і відомості про його організаційно-правову форму, або П. І. Б. фізособи (наводимо повністю) продавця/постачальника та покупця/одержувача.
Індивідуальний податковий номер (ІПН) продавця/постачальника та покупця/одержувача. У класичних ПН зазначаємо ІПН з Реєстру платників ПДВ (п. 1.6 Положення № 1130). Тобто:
— 12-значний номер — для юридичних осіб і постійних представництв нерезидентів;
— 10 (12)-значний номер — для фізичних осіб;
— 9-значний номер — для особливих платників (договорів про спільну діяльність, управителів майном тощо).
А от в специфічних ПН в деяких випадках тут зазначатимемо або умовний ІПН покупця, або ІПН самого продавця. У ПН на вартість нерезидентських послуг із місцем постачання на митній території України проставляємо умовний ІПН продавця «500000000000».
Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта — зазначаємо:
— для юросіб — код згідно з ЄДРПОУ;
— для платників, не включених до ЄДРПОУ, — реєстраційний (обліковий) номер платника податків, присвоєний контролюючими органами;
— для фізосіб — реєстраційний номер облікової картки платника податків (а якщо у фізичної особи його немає за релігійними переконаннями, то серію і номер паспорта).
В усіх ПН на звичайних платників ПДВ це поле обов’язкове для заповнення. У специфічних ПН його часто не заповнюють.
Код джерела податкового номера (1, 2, 3 або 4 — всього 4) (п. 4 Порядку № 1307). Цей код проставляємо залежно від того, який податковий номер у продавця/покупця. У класичних ПН покупець — платник ПДВ, тому в ПН обов’язково зазначаємо його податковий номер, а отже заповнюємо й поле «код».
Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця (графа 2). Головний принцип заповнення графи 2 розділу Б ПН — номенклатура повинна відповідати формулюванням у первинних документах, якими супроводжується постачання товарів/послуг. Найменування товарів/послуг наводимо українською мовою (п. 4 Порядку № 1307). Втім податківці допускають зазначати назву торгової марки та абревіатуру номенклатури товару без перекладу на державну мову, у разі коли він неможливий або перешкоджатиме ідентифікації такого товару (див. БЗ 101.16).
Кількість найменувань поставлених товарів/послуг в одній ПН не може перевищувати 99999 позицій. Якщо позицій більше, на інші виписують наступну ПН з новим порядковим номером.
Код товару згідно з УКТ ЗЕД і код послуги згідно з ДКПП (графи 3.1 і 3.3). Навпроти кожної позиції товару/послуги, зазначеної в графі 2 ПН, обов’язково проставляємо код такого товару/послуги згідно з УКТ ЗЕД/ДКПП. Заповнюємо його на всіх етапах постачання.
Код товарів згідно з УКТ ЗЕД має бути (п.п. «і» п. 201.1 ПКУ):
— для вітчизняних товарів — не менше перших чотирьох цифр коду. У такому разі зазначають 4 (6, 8, 10) цифр коду, тобто кодують товар, як правило, парним числом цифр;
— для підакцизних та імпортних товарів — десятизначний код (усі 10 цифр). Щодо імпортних товарів, ввезених на митну територію України, одночасно із зазначенням 10-значного коду УКТ ЗЕД проставляємо відмітку «Х» у графі 3.2 ПН.
У графу 3.1 код УКТ ЗЕД заносимо суцільним записом без будь-яких розділових знаків (пропусків, крапок тощо).
Код послуг згідно з ДКПП можна вказувати не повністю, проте не менше перших 4 цифр коду. Якщо код послуги зазначаємо повністю, то графу 3.3 заповнюємо у форматі ХХ.ХХ.ХХ-ХХ.ХХ, наприклад: 02.40.10-00.00 (див. БЗ 101.16).
Одиниця виміру товару/послуги (графи 4 та 5) — зазначаємо згідно з Класифікатором системи позначень одиниць вимірювання та обліку ДК 011-96, затвердженим наказом Держстандарту від 09.01.97 № 8 (КСПОВО). При цьому (п.п. 3 п. 16 Порядку № 1307):
— у графу 4 вписуємо умовне (українське) позначення відповідної одиниці вимірювання з КСПОВО;
— у графу 5 — відповідний такій одиниці вимірювання код згідно з КСПОВО.
Якщо одиниця вимірювання товару/послуги відсутня в КСПОВО, то:
— у графі 4 зазначаємо умовне позначення одиниці вимірювання товарів/послуг, яке використовуємо для їх обліку і відображаємо у первинних документах;
— графу 5 не заповнюємо.
У ПН на постачання послуг (якщо послуга не має кількісного вимірника, а тільки вартість, виражену в гривнях) у графі 4 можна вказувати: «грн» або «послуга» (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 63).
Кількість (об’єм, обсяг) (графа 6) — зазначаємо кількість (обсяг) товарів/послуг, перерахованих у графі 2 ПН. Значення графи 6 може бути як цілим, так і дробовим. У разі дробового значення необхідною кількістю знаків після коми буде кількість, достатня для правильного розрахунку вартісного показника графи 10 ПН і рядків I — XI розділу А ПН (див. БЗ 101.16).
Ціна постачання одиниці товару/послуги без урахування ПДВ (графа 7). Формально п.п. 5 п. 16 Порядку № 1307 вимагає заповнювати цінову графу 7 ПН у гривнях з копійками (тобто з двома знаками після коми), якщо інше не передбачено чинним законодавством. Проте податківці погоджуються з тим, що в графі 7 ціну товару можна вказувати з будь-якою кількістю знаків після коми (див. БЗ 101.16). При цьому покупець має право на ПК за такою ПН, навіть якщо в первинці ціна зазначена з двома знаками (див. БЗ 101.13). Докладніше див. «Податки & бухоблік», 2021, № 51.
При заповненні цінової графи 7 класичної ПН врахуйте такі правила:
— при наданні знижок/надбавок у графі 7 зазначаємо кінцеву ціну вже з урахуванням знижок/надбавок, тобто окремо знижки/надбавки в ПН не виділяємо (див. БЗ 101.16);
— якщо в ціну товарів/послуг входять суми податків і зборів, які не включаються до ПДВ-бази, то такі податки/збори в графі 7 ПН не відображаємо (див. БЗ 101.16 — діяла до 01.01.2022).
Код ставки (графа 8) — зазначаємо код ставки ПДВ, за якою оподатковуємо операцію постачання товарів/послуг: «20», «14», «7» — для оподатковуваних постачань; «901» — для вивезення товарів за межі митної території України, оподатковуваного за ставкою 0 %; «902» — для 0 % постачань на митній території України; «903» — для звільнених від ПДВ постачань.
Код пільги (графа 9) — заповнюємо тільки в пільгових ПН. Тобто в тих ПН, у яких:
— у полі верхньої лівої частини «Складена на операції, звільнені від оподаткування» записано «Без ПДВ»;
— рядки II — Х розділу А залишаються незаповненими;
— у графі 8 розділу Б стоїть код ставки «903».
Обсяги постачання (база оподаткування) без урахування ПДВ (графа 10) — зазначаємо обсяг постачання без урахування ПДВ. При цьому розбіжність ПН із первинкою на копійки через арифметичні округлення не може бути єдиною причиною для невизнання ПК у покупця (див. листи ДПСУ від 26.05.2021 № 2044/ІПК/99-00-21-03-02-06 і від 26.03.2020 № 1272/6/99-00-07-03-02-06/ІПК; «Податки & бухоблік», 2020, № 32).
Сума ПДВ (графа 11) — зазначаємо суму ПДВ у гривнях з копійками до 6 знаків після коми (включно) (п.п. 9 п. 16 Порядку № 1307). А ось уже до розділу А ПН суму ПДВ переносимо округлену до двох знаків після коми.
