(066) 87-010-10 Передзвоніть менi
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
Перейти до номеру
  • № 52-53
  • № 51
  • № 50
  • № 49
  • № 48
  • № 46
  • № 45
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
8/15
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Червень , 2018/№ 47

Як заповнити касові документи

http://tinyurl.com/y4onka6q

Запитання

Відповідь

1. Загальні положення

1.1. Документи старої форми

Чи можна використовувати касові документи старої форми?

Підхід податківців тут суто формальний (БЗ 109.15): починаючи з 05.01.2018 р. для оформлення касових операцій суб’єкти господарювання повинні використовувати касові документи типових форм, затверджених Положенням № 148*. Та і НБУ в листі № 13560** підтвердив обов’язковість виконання приписів «касового» Положення саме з цієї дати.

Проте з 1 червня 2018 року набрала чинності постанова № 54***, якою регулятор підкоригував Положення № 148, встановивши перехідний період для використання старих форм касових документів. До 30 червня 2018 року (включно) НБУ дозволив використовувати минулорічні форми відомості на виплату грошей, прибуткового касового ордера (ПКО), видаткового касового ордера (ВКО ), журналу реєстрації ПКО та ВКО, касової книги, книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей, акта про результати інвентаризації наявних коштів.

Отже, нові форми касових документів обов’язково слід застосовувати з 1 липня. Інакше податківці загрожують п’ятикратним штрафом за неоприбуткування готівки згідно зі ст. 1 Указу № 436****. А перевіряти дотримання підприємством «касових» вимог уповноважені саме вони (п.п. 1 п. 58 Положення № 148)

* Положення про ведення касових операцій у нацвалюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

** Лист НБУ від 07.03.2018 р. № 50-0007/13560.

*** Постанова Правління НБУ від 24.05.2018 р. № 54.

**** Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

1.2. Кількість журналів ПКО/ВКО

Скільки потрібно вести журналів реєстрації ПКО/ВКО?

До передавання в касу бухгалтер зобов’язаний зареєструвати ПКО та ВКО у журналі реєстрації. Ведуть його окремо за прибутковими та видатковими операціями (п. 33 Положення № 148). ВКО, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструють у такому журналі після здійснення зазначених у цих відомостях виплат.

Отже, підприємство веде один журнал реєстрації, у якому реєструє ПКО та ВКО. Після закінчення журналу заводять новий. Так вважають і фіскали (БЗ 109.15).

Порядок заповнення реквізитів журналів реєстрації прибуткових та видаткових касових документів типових форм № КО-3 і № КО-3а див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 32, с. 44

1.3. Журнал ПКО/ВКО в електронному вигляді

Чи можна вести журнал реєстрації ПКО/ВКО в електронному вигляді?

Така можливість передбачена п. 33 Положення № 148. Бухгалтер (відповідальна особа підприємства, на яку покладено обов’язок з оформлення касових документів) має право здійснювати реєстрацію касових ордерів за допомогою комп’ютерних засобів. При цьому в документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується і роздруковується за відповідний день, необхідно забезпечити формування даних для обліку руху коштів.

Цей підхід підтримують і податківці (БЗ 109.15)

1.4. Підпис, якщо немає головбуха

Хто підписує ПКО/ВКО, якщо немає посади головбуха?

У типових формах ПКО та ВКО передбачено обов’язковість на цих касових документах підпису головного бухгалтера. Водночас пп. 25, 26 Положення № 148 дозволяють ПКО (основну частину і відривну квитанцію) і ВКО замість головного бухгалтера підписувати іншій особі, уповноваженій керівником підприємства. Зрозуміло, це делегування обов’язків має бути оформлено відповідним наказом.

Більш того, обов’язок підписувати ПКО та ВКО замість головного бухгалтера (навіть за наявності такої посади у штатному розписі підприємства) може бути покладено навіть на самого керівника (директора). Жодних винятків у цьому сенсі Положення № 148 не містить. Солідарні з цим і контролери (БЗ 109.15). Детальніше читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 39, с. 29.

Врахуйте! У разі якщо ПКО/ВКО підписаний не головним бухгалтером, а уповноваженою особою, то вносяться прізвище та ініціали тієї особи, яка фактично підписувала такі ордери (лист ДФСУ від 15.05.2018 р. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК)

1.5. Керівник за касира

Чи має право керівник виконувати функції касира й підписувати касові документи за себе і за касира?

Згідно з п. 45 Положення № 148 за відсутності у штатному розписі підприємства посади «касир», керівник наказом може покласти такі обов’язки на бухгалтера або іншого працівника. Зрозуміло, з ним має бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність.

Обов’язки касира має право виконувати і сам керівник. Жодних заборон із цього приводу в Положенні № 148 немає.

З цим погодилися податківці у БЗ 109.15. У такому разі вони наполягають, щоб керівник ставив свій підпис на касових документах двічі — за себе як керівника і за касира

1.6. Адмінштраф за помилки

Чи настає адмінвідповідальність за порушення правил ведення касових документів (виправлення, помилкові записи, відсутність обов’язкових реквізитів)?

Бухгалтер (відповідальна особа, на яку покладено обов’язок з оформлення касових документів) заповнює ПКО і квитанції до них, а також ВКО та видаткові відомості у будь-який спосіб. Головне, щоб він забезпечив належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну (п. 32 Положення № 148).

Будь-які виправлення в касових ордерах і видаткових відомостях заборонено.

При цьому жодної адміністративної відповідальності для посадових осіб підприємства за порушення правил ведення касових документів КпАП не передбачає (БЗ 109.21).

Але це зовсім не свідчить про те, що підприємство «вийде сухим із води». Тобто що йому вдасться уникнути відповідальності.

Так, якщо у ВКО/видаткових відомостях немає підпису одержувача, то їх не приймають для виведення залишку готівки в касі (п. 27 Положення № 148). Суму такої готівки фіскали приплюсують до залишку в касі за той день, в якому оформлено дефектні видаткові документи (БЗ 109.21). І якщо виявиться, що ліміт каси перевищено, то штрафу в двократному розмірі понадлімітної готівки за ст. 1 Указу № 436 не уникнути

2. Прибутковий касовий ордер

2.1. Готівка з банку

Як правильно оформити ПКО на готівку, отриману з банку?

При отриманні готівки з банку за чеком та оприбуткуванні її в касі підприємства існує один-єдиний нюанс оформлення такої операції — реквізит ПКО «Прийнято від» не заповнюють. Цю вимогу прямо записано в п. 32 Положення № 148. Усі інші реквізити такого ПКО підлягають обов’язковому заповненню (БЗ 109.10). Роблять це в загальному порядку. Як саме, див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 32, с. 30

2.2. Готівка зі скриньки РРО

Як заповнити ПКО на виручку зі скриньки РРО?

На нашу думку, усі реквізити такого ПКО слід заповнювати в загальному порядку. Скористатися нормою п. 32 Положення № 148 і не заповнювати реквізит «Прийнято від» у цьому випадку навряд чи вийде. Адже послаблення діє тільки щодо готівки, отриманої з банку за чеком і такої, що оприбутковується в касі підприємства. А ось на будь-які інші надходження ПКО оформляють із заповненням абсолютно усіх реквізитів

2.3. Печатка на квитанції до ПКО

Чи є обов’язковою печатка на квитанції до ПКО?

На підтвердження приймання готівки в касу підприємства видається квитанція до ПКО, яка є його відривною частиною. Як і сам ПКО, її підписує головний бухгалтер або інша особа, уповноважена керівником.

Підпис може бути засвідчено відбитком печатки підприємства. При цьому п. 25 Положення № 148 уточнює: використання печатки не є обов’язковим.

Більше про використання підприємством печатки див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 45, с. 36

3. Видатковий касовий ордер

3.1. Реквізит «Видати»

Як заповнюється реквізит «Видати» ВКО при виплаті зарплати за видатковими відомостями?

Затвердженою формою ВКО передбачено реквізит «Видати». У ньому розшифровують прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видано готівку з каси підприємства: «(прізвище, ім ‘я, по батькові)».

Заповнювати цей реквізит ВКО потрібно обов’язково, оскільки винятків для нього п. 32 Положення № 148 не робить. Це підкреслюють контролери у листі ДФСУ від 07.05.2018 р. № 2026/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.

У разі видачі грошових коштів за відомістю на виплату готівки в реквізиті «Видати» ВКО зазначають П. І. Б. касира, який видає готівку. Так рекомендує НБУ в листі № 13560.

Фіскали, у свою чергу, радять вписувати сюди прізвище, ім’я, по батькові особи, відповідальної за здійснення господарської операції та правильність її оформлення (БЗ 109.15). Щоправда, перед цим вони як таку особу називають касира або іншого працівника підприємства, на якого за письмовим наказом керівника покладаються обов’язки касира.

Отже, в реквізиті «Видати» ВКО безпечніше зазначати П. І. Б. касира або ж особи, яка його замінює.

Детальніше наші міркування див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 32, с. 41, № 27, с. 5

3.2. Виплата зарплати за довіреністю

Який порядок видачі готівки (виплат, пов’язаних з оплатою праці) за довіреністю?

Як правило, готівку видають тільки тій особі, яку зазначено у відповідному видатковому документі.

Проте особам, які з поважних причин не мають змоги поставити підпис власноручно, п. 28 Положення № 148 дозволяє видати гроші за довіреністю. Її оформляють відповідно до гл. 17 ЦКУ.

У цьому випадку у ВКО після прізвища, імені та по батькові одержувача коштів зазначають прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку.

Якщо видачу готівки здійснюють за видатковою відомістю, то перед підписом про одержання грошей касир робить напис «За довіреністю».

Сама довіреність або її нотаріально засвідчена копія залишається у касира. Він додає її до відповідного видаткового документа.

В усьому іншому порядок видачі готівки довіреній особі та її документальне оформлення не відрізняються від загальновстановленого (БЗ 109.15)

3.3. Виплати непрацівникам

Як видати готівку фізособам — непрацівникам підприємства?

Цю ситуацію регулює п. 27 Положення № 148. У ньому читаємо: фізособам, яких немає в штатному розписі підприємства, готівку видають за ВКО, що виписуються окремо на кожну особу, або ж за окремою видатковою відомістю.

Тобто видачу готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства, здійснюють або за окремим ВКО, або за окремою відомістю

3.4. З відокремленої каси в головну

Як відокремленому підрозділу заповнювати ВКО на виручку, що здається в касу підприємства?

Видачу готівки для передавання її з відокремленого підрозділу в касу підприємства оформляють ВКО. У реквізиті «Видати» такого ВКО зазначають прізвище, ім’я, по батькові особи, яка здає її в головну касу підприємства.

Чи можна скористатися нормами п. 32 Положення № 148 і одержувачеві готівки не заповнювати в такому ВКО реквізити: «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу? На наш погляд, так діяти ризиковано. Принаймні, до оприлюднення офіційної позиції НБУ в цьому питанні або ж без індивідуальної консультації у свою адресу. Адже п. 32 Положення № 148 містить виключний перелік операцій, коли ці реквізити не заповнюють. Таких видаткових операцій там названо всього дві:

1) видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами;

2) здавання готівки у банк.

А ось передання готівки в касу головного підприємства тут, як бачимо, немає. Хоча, згодні, за своєю суттю вона нічим не відрізняється від здавання її у банк.

Щоб фіскали не «припаяли» двократний штраф за понадлімітну готівку, краще в такому ВКО заповнити усі без винятку реквізити

3.5. З каси у банк

Як заповнити ВКО при здаванні готівкової виручки до банку через інкасатора за наявності касової книги на торговельній точці?

Вилучення готівки зі скриньки РРО для здавання її до банку здійснюють з використанням операції «Службова видача». На такі грошові кошти складають ПКО. Видачу готівки з каси підприємства для здавання її до банку оформляють ВКО. Обидві ці операції відображають у касовій книзі. Цю вимогу зафіксовано в п. 29 Положення № 148.

Документом, що свідчить про здавання виручки до банку через інкасатора, є примірник супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчений підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача. Саме цей документ додається до ВКО.

Кого вписувати у реквізит «Видати» такого ВКО? На нашу думку, тут зазначають П. І. Б. касира, який передає готівку інкасатору для здавання її до банку. Адже цей ВКО оформляється на загальну суму готівки (лист № 13560). Інкасатори тут взагалі ні до чого.

До такого ВКО точно не вносять відомості, які повинен заповнювати одержувач готівки: «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчують особу

3.6. Виплата депонованої зарплати

Як оформити виплату з каси депонованої зарплати?

Депонована заробітна плата, — це готівка, одержана суб’єктами господарювання для виплат, пов’язаних з оплатою праці, та не виплачена в установлений строк окремим фізичним особам (п.п. 6 п. 3 Положення № 148).

Порядок дій касира при оформленні депонованої заробітної плати зазначено в п. 31 Положення № 148. Так, після закінчення встановлених строків виплат, пов’язаних з оплатою праці за видатковими відомостями, касир зобов’язаний:

1) у видатковій відомості проти прізвищ осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампу або зробити напис «Депоновано»;

2) скласти реєстр депонованих сум;

3) у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму, а також суму, що підлягає депонуванню, і завірити ці записи своїм підписом;

4) зробити запис у касовій книзі згідно з ВКО, виписаним на фактично видану суму.

На депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, складають один загальний ВКО.

Наступну видачу депонентів оформляють у загальному порядку, тобто без будь-яких особливостей

4. Касова книга

4.1. Нова форма

Який порядок оформлення касової книги?

Усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі (п. 39 Положення № 148). Касову книгу відкривають на один календарний рік.

З 01.07.2018 р. вона обов’язково має бути нової форми (що діє з 5 січня 2018 року). Відповідно, тим хто не зробив цього з 05.01.2018 р., потрібно буде закрити стару касову книгу (так само, як після закінчення календарного року — БЗ 109.10) і відкрити нову.

Аркуші касової книги нумерують та прошнуровують. Нумерація сторінок у новій касовій книзі має починатися з «1» (БЗ 109.10).

Загальну кількість прошнурованих аркушів у касовій книзі засвідчують своїми підписами керівник та головний бухгалтер підприємства.

Записи в касовій книзі касир здійснює у двох примірниках. Перші примірники, які є невідривною частиною аркуша (вкладні аркуші касової книги), залишаються в касовій книзі. Другі примірники є відривною частиною аркуша касової книги — звітами касира. Вони є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі.

Перші і другі примірники повинні мати однакові номери (п. 39 Положення № 148)

4.2. Книга в електронному вигляді

Як вести касову книгу в електронному вигляді?

Підприємства можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів за умови забезпечення належного зберігання касових документів (п. 41 Положення № 148).

Частини аркуша електронної касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира») за формою і змістом повинні повністю відтворювати паперову типову форму №-4. При цьому програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги (вкладного аркуша та звіту касира).

Як і при заповненні книги вручну, записи в електронній касовій книзі здійснюють на підставі даних з ПКО та ВКО. Записи в касовій книзі роблять до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня). Вони повинні містити усі реквізити, які передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги повинні нумеруватися автоматично у порядку зростання з початку року.

При складанні електронного документа касової книги роздруковують кожну з двох частин її аркуша: «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира». При цьому:

1) якщо роздруковують вкладний аркуш касової книги у кінці місяця, то автоматично повинна роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а у разі роздрукування у кінці року — їх загальна кількість за рік;

2) після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» та «Звіту касира» касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати звіт касира разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис на вкладному аркуші касової книги;

3) протягом року «Вкладний аркуш касової книги» касир зберігає окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або за потреби) вкладні аркуші касової книги формують у підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера підприємства, а підшивки формують у книгу;

4) після закінчення календарного року касову книгу на електронних носіях передають для зберігання протягом строків, установлених законодавством, тобто трьох років (за умови завершення перевірки фіскальними органами з питань дотримання податкового законодавства)

4.3. Виправлення в касовій книзі

Чи допускаються виправлення в касовій книзі?

Як свідчить п. 39 Положення № 148, виправлення в касовій книзі не допускаються. Хоча у разі потреби коригування неправильного запису зробити все-таки можна. При цьому Положення № 148 вимагає, щоб усі виправлення були завірені підписами касира та головного бухгалтера/особи, яка його заміщує.

Не заперечують проти цього і податківці (БЗ 109.15)

4.4. Підсумкові суми за день

Чи передбачено щодня підсумовувати операції за день у касовій книзі?

Записи в касовій книзі касир робить за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і відомістю на виплату готівки в день її надходження або видачі (п. 40 Положення № 148).

Щоденно в кінці робочого дня касир виконує такі дії (п. 40 Положення № 148):

— підсумовує операції з оприбуткування та видачі готівки за день;

— виводить залишок готівки в касі на кінець дня (і відповідно на початок наступного дня);

— передає до бухгалтерії звіт касира — відривний аркуш (чи кілька відривних аркушів) касової книги з ПКО та ВКО, на підставі яких протягом дня оприбутковували і видавали грошові кошти. На підтвердження факту прийняття звіту касира та документів, що додаються до нього (їх кількість у касовій книзі зазначають прописом), бухгалтер ставить свій підпис у вкладному аркуші касової книги.

За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі за цей день не здійснюють

4.5. «Відокремлена» касова книга

Чи потрібно вести касову книгу відокремленому підрозділу?

Згідно з абзацом четвертим п. 39 Положення № 148 відокремлені підрозділи не (!) повинні вести касову книгу, якщо вони:

1) здійснюють готівкові розрахунки через РРО або РК з КОРО;

2) не приймають/не видають готівку за касовими ордерами.

Але в період з 05.01.2018 р. і до 01.06.2018 р., тобто до набрання чинності постановою № 54 під оприбуткуванням готівки, що надійшла до каси, п.п. 18 п. 3 Положення № 148 мав на увазі її облік у повній сумі саме в касовій книзі. Тому ми завжди зазначали, що відокремленому підрозділу, який самостійно (або через службу інкасації) здає готівкову виручку для зарахування на банківські рахунки, без своєї «відокремленої» касової книги було не обійтися (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 27, с. 4, № 15, с. 8).

За «відокремлену» касову книгу при РРО-розрахунках виступали і податківці (див. листи ДФСУ від 21.05.2018 р. № 2251/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, від 03.04.2018 р. № 1343/6/99-99-14-05-01-15/ІПК і ГУ ДФС у м. Києві від 06.03.2018 р. № 899/ІПК/26-15-14-09-12). Вони недвозначно натякали, що в іншому разі за неоприбуткування готівки відокремленому підрозділу загрожує п’ятикратний штраф від усієї суми неоприбуткованої виручки. Тому для уникнення штрафних санкцій відокремлені підрозділи касову книгу таки мусили вести.

Нарешті НБУ постановою № 54 усунув суперечності між п.п. 18 п. 3 і п. 11 Положення № 148. Тепер оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів, які здійснюють готівкові розрахунки через РРО або РК з КОРО без ведення касової книги, вважається облік готівки у повній сумі її фактичних надходжень на підставі цих розрахункових документів шляхом (1) формування та друкування фіскальних звітних чеків та їх (2) підклеювання до відповідних сторінок КОРО/занесення цих розрахункових квитанцій до КОРО.

Це означає, що з 1 червня 2018 року від «відокремлених» касових книг при РРО-розрахунках можна відмовитися. Ну а до цієї дати такі книги, хочеш не хочеш, а мають бути!

Зацікавив журнал?
Отримуйте більше статей та спеціальних пропозицій за підпискою
касові документи, заповнення документів додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті