Процедура передання справ старим головбухом новому

Обов’язковість передання справ наступнику

Проблема з прийняттям (передачею) справ головним бухгалтером у разі призначення на посаду або звільнення з неї, а також проведенням перевірки стану обліку та звітності попередника полягає в тому, що для підприємств* ця процедура нормативно чітко не врегульована.

* Підприємства — юридичні особи, створені відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, представництва іноземних суб’єктів госпдіяльності, які зобов’язані вести бухоблік та подавати фінзвітність (ч. 1 ст. 2 Закону про бухоблік).

За вимогами ч. 2 ст. 8 Закону про бухоблік* питання організації бухобліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво підприємством та несе відповідальність за організацію бухобліку відповідно до законодавства та установчих документів. А власне функції головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухобліку підприємства, визначено ч. 7 ст. 8 Закону про бухоблік. І там ні слова не сказано про механізм зміни головного бухгалтера.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

На те, що окремий порядок приймання-передачі первинних документів, регістрів бухобліку та інших документів у разі звільнення головного бухгалтера законодавством не визначений, свого часу звертав увагу Мінфін у листі від 24.09.2012 № 31-08410-07-10/23279.

Натомість бюджетні установи* керуються Типовим положенням про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженим постановою Кабміну від 26.01.2011 № 59. У його п. 12 прямо зазначено, що прийняття (передача) справ головним бухгалтером у разі призначення на посаду або звільнення з посади:

— здійснюється після проведення внутрішньої перевірки стану бухобліку та звітності, за результатами якої оформляється відповідний акт;

— може здійснюватися за участю представника бюджетної установи вищого рівня.

* Бюджетні установи — це органи держвлади, органи місцевого самоврядування, а також організації, створені ними у встановленому порядку, що повністю утримуються за рахунок відповідно державного чи місцевого бюджету (п. 12 ч. 1 ст. 2 БКУ).

Тож можна дійти висновку, що

(див. листи Мінфіну від 17.07.2007 № 31-34000-30-27/14518 і ДПАУ від18.09.2009 № 11305/5/23-4018/462). Закріпити процедуру передання справ у разі зміни головного бухгалтера можна, наприклад, у Положенні про бухгалтерію підприємства або іншому локальному акті — посадовій інструкції головного бухгалтера, трудовому договорі, наказі тощо. Приклади Положення про бухгалтерію, посадових інструкцій головного бухгалтера та бухгалтера з дипломом магістра знайдете у статті «Хто веде бухоблік» // «Податки & бухоблік», 2018, № 102.

Коли підприємство зіштовхується з переданням справ новому головбуху від його попередника, виникає два запитання: кому передавати та яким чином це зробити?

Кому передавати справи?

На практиці можливі декілька варіантів передання справ колишнім головбухом. Виходячи з суті ситуації, справи можна передати заступнику головбуха, одному зі штатних бухгалтерів або директору.

Звісно, ідеально, коли справи прийме працівник, який у подальшому обійматиме посаду головного бухгалтера. Однак прийняти на роботу нового головбуха до того часу, допоки не буде звільнено попереднього, не можна. Адже посада фактично ще зайнята. А згідно зі штатним розписом на підприємстві має бути лише один головний бухгалтер — обіймати одну штатну посаду двоє осіб одночасно не можуть (див. лист Мінсоцполітики від 23.10.2009 № 251/06/186-09). Разом з тим

Судіть самі: доти, доки кандидат(ка) на посаду не працевлаштований(на), він (вона) — стороння особа для підприємства (без обов’язків та відповідальності). Тобто виходить, що справи передаватимуться людині, яка ще ніяк не пов’язана з підприємством. У разі чого, розшукати таку особу буде непросто.

Відтак, на момент приймання-передання справ головний бухгалтер, що звільняється, та кандидат на цю посаду мають перебувати з підприємством у трудових відносинах. Тож того, хто приймає справи, спочатку можна прийняти на посаду звичайного бухгалтера, а згодом перевести на посаду головного. Ну це якщо претендент погодиться на такий варіант, бо можуть довго тягнути з призначенням… Хоча кандидата можна прийняти заступником, а вже потім підвищити до головбуха. Тоді процедура передання справ значно спроститься.

Коли ж на момент звільнення старого головбуха кандидатура нового відсутня, то виконання обов’язків головбуха зазвичай покладають на його заступника або іншого працівника бухгалтерії (якщо посаду заступника головного бухгалтера штатним розписом не передбачено).

А якщо на момент звільнення головбуха ні наступника, ні заступника немає, тоді справи приймає керівник підприємства (див. лист Мінсоцполітики від 23.10.2009 № 251/06/186-09). А після оформлення нового головбуха саме керівник передасть йому справи.

Яким чином передавати справи?

Ще раз наголосимо: нормативно процедура передання справ не врегульована. Це означає, що кожне підприємство має встановлювати її самостійно.

Достатньо часто у разі зміни головного бухгалтера ніхто нічого не оформлює. Іноді це призводить до того, що роботодавець пред’являє претензії до новачка. Водночас такий варіант розвитку подій може призвести до відповідальності наступника — адміністративної або навіть кримінальної. Тому документальне фіксування передання справ може захистити нового головного бухгалтера від останньої. Податківці також вважають, що

(див. лист ДПАУ від 18.09.2009 № 11305/5/23-4018/462).

Тому щоб мінімізувати негативні наслідки як для нового головбуха, так і для попередника, варто видати наказ про приймання-передачу справ у зв’язку зі зміною головного бухгалтера, яким:

— визначити особу, яка приймає справи (потенційний новий головбух або уповноважена керівником особа, якщо кандидат ще не знайшовся, або ж сам керівник);

— створити спеціальну комісію для участі у прийманні-передачі справ;

— встановити термін, протягом якого відбуватиметься передання справ;

— окреслити повний перелік документів, які підлягають передачі;

— визначити порядок та обсяги перевірки наявності і правильності ведення (складання) бухгалтерської документації, яка передається;

— передбачити оформлення акта приймання-передачі справ тощо.

Також керівник може ухвалити рішення про перевірку стану бухобліку та звітності (власними силами чи із залученням зовнішніх аудиторів та незалежних експертів). Це цілком корелює з вимогами ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, згідно з якою саме керівник відповідає за:

1) організацію бухобліку на підприємстві;

2) забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах;

3) збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менше 3 років.

Принагідно нагадаємо, що наразі строк зберігання первинки становить 5 років (див. статтю «Строки зберігання первинки: внесено зміни до Переліку № 578/5» // «Податки & бухоблік», 2024, № 20).

Чи слід проводити інвентаризацію?

За загальним правилом під час зміни головного бухгалтера проводити інвентаризацію не вимагається. Це не входить до переліку підстав, за наявності яких проведення інвентаризації є обов’язковим (п. 7 розд. І Положення № 879*).

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Адже зазвичай

Хіба що головбух одночасно є ще й касиром. Тоді, позаяк відбувається зміна матеріально відповідальної особи, інвентаризацію потрібно буде провести обов’язково — в обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні (абзац четвертий п. 7 розд. І Положення № 879). У такому разі інвентаризацію каси проводять на день приймання-передачі справ. Результати інвентаризації оформляють окремим актом перевірки каси — актом про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148).

Якщо доступу до головбуха-касира немає (він, наприклад, зник, знаходиться на тимчасово окупованій території або загинув), то провести інвентаризацію можна за алгоритмом, який запропоновано у статтях «Проводимо інвентаризацію, коли нема кому брати в ній участь» // «Податки & бухоблік», 2023, № 91 та «Матеріально відповідальна особа загинула: як передати справи іншій?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 93.

Утім зміна головбуха може відбуватися напередодні складання і подання річної фінансової звітності. А щорічна суцільна інвентаризація перед складанням річної фінзвітності є обов’язковою (абзац другий п. 7 розд. І Положення № 879).

Заразом відповідно до п. 4 розд. І Положення № 879 рішення щодо випадків і періодичності проведення інвентаризації, крім випадків обов’язкового її проведення, належить до компетенції керівника підприємства (див. лист Мінфіну від 17.05.2019 № 35220-01-2/13122). Тож

Для нового головбуха це плюс — адже інвентаризацію проводять з метою забезпечення достовірності даних бухобліку та фінзвітності підприємства. Ба більше, під час інвентаризації перевіряють і документально підтверджують наявність, стан і оцінку активів та зобов’язань (ч. 1 ст. 10 Закону про бухоблік).

Докладно про інвентаризацію під час війни читайте у статті «Річна інвентаризація і подання фінзвітності з присмаком війни» // «Податки & бухоблік», 2023, № 91 (ср. ).

Як підготувати документи до передання?

Головбух, який звільняється, має передати своєму наступнику (за його відсутності — іншій уповноваженій особі) усі справи — це вся бухгалтерська документація, податкова, статистична та фінансова звітність, за яку він відповідає і яка перебуває під його безпосереднім контролем. А отже, новому головбуху / іншій уповноваженій особі варто перевірити наявність і стан:

— внутрішніх розпорядчих документів: наказу про облікову політику підприємства, Положення про організацію бухобліку на підприємстві, Положення про оплату праці, Положення про преміювання, Положення про відрядження, Порядок розрахунку ліміту каси підприємства, графік документообороту тощо;

— первинних документів, облікових регістрів (відомостей, ордерів, інвентаризаційних описів, книг, журналів тощо), подання відповідної звітності;

— документів щодо роботи з контрагентами (договорів, актів звірки розрахунків тощо);

— документів щодо роботи з контролюючими органами (актів перевірки, податкових повідомлень-рішень, запитів, витягів тощо);

— ліцензій та інших дозвільних документів, що видаються підприємству органами влади.

Документи, що передаються, мають бути підшиті у справи відповідно до номенклатури справ, розробленої на підприємстві, а книги та журнали реєстрації — підготовлені до передачі. Звітність доцільно скомпонувати за її видами, періодами складання, інстанціями, до яких її подавали.

При цьому новому головбуху особливо важливо перевірити наявність документів та відображення госпоперацій, які стали підставою для складання звітності, за весь установлений строк зберігання. Однак, зазвичай, зважаючи на стислий строк передання справ, це практично нереально. Тому

Як правило, передача справ проводиться на основі останнього поданого Балансу. Однак не слід забувати і про перевірку документів поточного періоду. Адже на підставі саме цих документів новому головбуху доведеться складати звітність у найближчому майбутньому.

У разі виявлення факту нестачі та псування первинних та інших документів керівник повинен ужити усіх необхідних заходів, передбачених законодавством для такої ситуації. Подробиці щодо дій див. у статтях «Документи знищені: як скласти фінзвітність?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 11, «Первинні документи знищені: як провести інвентаризацію?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 91 і «Відновлюємо втрачені первинні документи: строки і дії» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55.

Приймання-передачу документації радимо оформити описом із зазначенням назви документів, року складання, кількості сторінок, кількості папок. Цей опис потім долучають до акта приймання-передачі справ.

Що зазначають в акті приймання-передачі?

Передання справ оформлюють актом приймання-передачі. Цей документ складають у довільній формі, бо не існує нормативно затвердженої форми акта приймання-передачі справ у разі зміни головбуха або ж його змісту. Тому ще раз наголосимо:

Наповнення акта приймання-передачі залежить від обсягу діяльності підприємства і стану облікової документації. На наш погляд, в акті приймання-передачі доцільно зазначити:

— обов’язкові реквізити, властиві первинному документу: назву документа, дату складання, найменування підприємства, код ЄДРПОУ, мету складання, посаду і прізвище особи, яка передає та яка приймає справи;

— висновок про загальний стан організації роботи бухслужби, бухгалтерського та податкового обліку, достовірність звітних даних;

— перелік документів, які передаються новому бухгалтеру, із зазначенням їх назви, року складання, кількості сторінок, кількості папок тощо (такий опис, підкреслимо, можна оформити у вигляді додатка до акта), а також дані про документи в електронній формі;

— стан і місцезнаходження архіву бухгалтерських документів;

— розшифровку окремих об’єктів активів та зобов’язань: суми дебіторської та кредиторської заборгованості, перелік і залишки на рахунках обліку готівкових та безготівкових грошових коштів;

— усі виявлені в ході перевірки порушення, помилки та/або неточності (зокрема, факти виявлення документації без підписів, перелік відсутніх документів (за наявності) і причини їх нестачі);

— відомості про проведення останніх перевірок контролюючими органами та незалежними аудиторами;

— відомості про передане програмне забезпечення та коди доступу до нього тощо.

Акт підписують новий головний бухгалтер (або особа, яка приймає справи) та головбух, що звільняється, а також інші особи, які беруть участь у прийманні-передачі справ. У разі наявності незгоди в чому-небудь, акт підписують із застереженнями та запереченнями. До акта додають пояснення, службові записки, інші документи, що було складено членами комісії в ході передачі справ, аудиторський висновок (у разі проведення незалежного аудиту), акт інвентаризації каси тощо. Затверджує акт керівник підприємства.

Акту приймання-передачі справ складають у трьох примірниках: один примірник для підприємства, другий — для головбуха, який передає справи, третій — для нового головного бухгалтера.

Із моменту підписання акта приймання-передачі справ новий головний бухгалтер може приступити до своїх посадових обов’язків. Адже фактично тоді попередник зняв із себе всю відповідальність за ведення бухобліку на підприємстві і передав її іншій особі — своєму наступнику чи особі, яка приймає справи.