Облік доходів ФОП груп 1 — 3: правила та поради

Платники ЄП груп 1, 2, 3 без ПДВ (ставка ЄП 5 %)

Такі ФОП мають вести облік у довільній формі «шляхом помісячного відображення отриманих доходів» (п. 296.1 ПКУ).

Тобто такому ФОП необхідно мати паперовий або електронний регістр обліку доходів. Його форма — довільна (на вирішення ФОП, жодної регламентації немає). У податківців не реєструється.

Основна вимога — кожного місяця записувати в такий обліковий регістр загальну суму доходів від підприємницької діяльності за місяць. Обліку витрат немає. Детальніше про це ми розповімо нижче. А тут лише звернемо увагу, що ФОП на ЄП групи 3, який має доходи від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції, має окремо вести облік: 1) доходів від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції; 2) інших доходів (абз. 3 п. 296.1 ПКУ). Для цього можна завести окремий регістр. А можна вести роздільний облік в одному регістрі

Платники ЄП групи 3 з ПДВ (ставка ЄП 3 %)

Такі ФОП мають вести облік доходів і витрат у Типовій формі, яка затверджена наказом № 405*. Доходи і витрати в неї записуємо щодня (детальніше про це будемо розповідати далі у статті).

Знову ж таки ФОП на ЄП групи 3 на ставці 3 %, який має доходи від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції, має окремо вести облік: 1) доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції; 2) інших доходів і витрат (абз. 3 п. 296.1 ПКУ). Але для цього немає необхідності вести два окремих регістри, адже можливість роздільного обліку реалізована у самій Типовій формі

Де ФОП взяти обліковий регістр?

Про його купівлю не йдеться. Адже немає єдиної затвердженої форми. Тож обліковий регістр ФОП може роздрукувати самостійно, розлініяти в паперовому зошиті, журналі, блокноті або створити відповідний файл на власному ПК в Excel тощо. При цьому електронний підпис, щоб вести обліковий регістр на ПК, не є обов’язковим

Яку «шапку» та графи повинен мати обліковий регістр?

Форма обліку довільна (п. 296.1 ПКУ). Тобто все на розсуд самого ФОП.

Можна обмежитися табличкою з 2 графами: «Місяць, рік» та «Дохід». Можна взяти за зразок кількість і назви граф зі «старої» форми Книги обліку доходів, що діяла колись для єдиного податку (див. статтю «Правила ведення саморобної Книги обліку доходів» // «Податки & бухоблік», 2021, № 17).

Але ми завжди радимо обирати золоту середину. Щоб без проблем заповнити декларацію, доцільно вести в регістрі окремі графи для:

1) дозволеного доходу (який оподатковується за звичайною ставкою ЄП);

2) забороненого доходу (з якого сплачуємо ЄП за ставкою 15 %), наприклад перевищення ліміту або дохід від діяльності, яка не вказана в Реєстрі ЄП);

3) виключень з доходу — для так званих транзитних сум, якщо вони є характерними для діяльності ФОП (наприклад, ФОП є комісіонером, повіреним, агентом, експедитором і згідно з п.п. 292.4 ПКУ в його дохід має потрапляти лише винагорода, а транзитні кошти з доходу слід виключати, див., зокрема, статтю «Що варто знати про комісію єдиноподатникам» // «Податки & бухоблік», 2024, № 71). А ось окрему графу для повернень вже, виходить, можна і не створювати, адже сучасна думка податківців така, що у випадку з отриманням і поверненням коштів / авансу в різних звітних періодах слід діяти через уточнення ЄП-звітності. Тож і в обліку таке повернення логічніше показувати саме як виправлення помилки (хіба що підпис ФОП проставляти не потрібно) (див. статті «Повернення коштів і ФОП на ЄП: новий підхід податківців» // «Податки & бухоблік», 2024, № 90, «Техніка виправлення помилок в облікових регістрах ФОП» // «Податки & бухоблік», 2024, № 30). Втім, якщо у вас вже є графа для повернень, то можна її залишити. Але, знов-таки, самі повернення вже логічніше показувати саме як виправлення помилки (див. приклад далі);

4) доходу від реалізації власної сільгоспродукції (якщо у вас є такий дохід).

Щодо «шапки» облікового регістру та приклади заповнення граф див. рис. 1 та 2 нижче

Коли слід вносити дохід до облікового регістру: після кожної операції чи достатньо одного запису на місяць?

За базовим принципом дохід записуємо до регістру лише раз на місяць. Водночас, якщо вам зручніше вносити дані щоденно, — це не заборонено. Наприклад, у таблиці Excel можна створити окремий аркуш для кожного місяця, де щодня записуватимуться доходи, а наприкінці все автоматично підсумовується в окремому листі з місячними підсумками. Якщо такий спосіб вам підходить — сміливо користуйтеся. Головне — щоб в обліковому регістрі були відображені підсумкові дані за кожен місяць.

Декілька слів щодо дати виникнення доходу (щоб зрозуміти, до якого місяця відноситься дохід). Керуємось правилом, що в базовому випадку в платника ЄП дохід виникає за касовим методом. Тобто в день отримання готівкової / безготівкової оплати. Але враховуємо такий нюанс. Якщо ФОП груп 2 та 3 приймає оплату карткою через POS-термінал, то незважаючи на те, що це безготівкова оплата, дохід слід визнавати не на дату надходження коштів на рахунок, а вже на дату пробиття відповідного чека РРО/ПРРО (категорія 107.01.03 БЗ; більше деталей знайдете у статті «Дата доходу ФОП на ЄП при розрахунках через POS-термінал: таки за чеком» // «Податки & бухоблік», 2025, № 15). Вам також буде цікавою стаття «ФОП і післяплата через «Нову пошту»: дохід — за грошима!» // «Податки & бухоблік», 2025, № 27 (ср. )

ФОП займається декількома видами діяльності з різними кодами за КВЕД. Чи треба в регістрі зазначати окремо доходи за кожним кодом КВЕД?

Ні, таких вимог немає.

Тобто доходи від усіх видів діяльності заносимо в регістр загальною сумою за місяць! Ніякої розбивки по видах діяльності робити не потрібно.

Єдиний виняток: платники ЄП групи 3, якщо мають доходи від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції, які повинні вести їх облік окремо від усіх інших доходів (п. 296.1 ПКУ)

Чи необхідно зараз розбивати дохід на «готівку» та «безготівку»?

Формально таких вимог вже ніде немає. Але хтось скаже, а як же оприбуткування?

Так, згідно з «касовим» Положенням № 148* (п. 11 розд. II) оприбуткування у підприємців здійснюється в т. ч. у довільній формі шляхом помісячного відображення доходів в установленому ПКУ порядку. Ну так ми і показуємо місячні підсумки. І якщо під весь дохід у нас є первинка, як того хочуть податківці, то можна вважати, немає ніякої проблеми в тому, що ми не виділяємо окремо готівковий і безготівковий дохід.

Але тим, хто в принципі не хоче нічого обговорювати з податківцями, можна все ж порадити виділяти окремо готівку та безготівку. Такий варіант, безумовно, позбавить ФОП від зайвих питань. Так само такий поділ буде корисним, якщо ви вносите готівкову виручку на підприємницький рахунок (більше деталей знайдете у статті «Як закинути власні гроші на ФОП-рахунок спрощенця?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 77).

А як саме показувати в обліковому регістрі розподіл на готівку і безготівку? На розсуд самого ФОП. Можна виділяти для готівки і безготівки окремі рядки при розшифровці місячної чи денної суми доходу, а можна розбити графу «Доходи» на дві колонки «готівка» і «безготівка» та одразу відображати в одному рядку суми отриманого доходу різного виду

А чи потрібно підтверджувати документально суму отриманого доходу?

Так, потрібно (категорія 107.01.06 БЗ, лист Комітету ВРУ з питань фінансів, податкової та митної політики від 30.12.2021 № 04-32/10-2021/409504).

Для ФОП на ЄП групи 1 достатньо того, щоб готівковий дохід було записано в обліковий регістр. Додатково складати розрахункові квитанції немає потреби. Безготівковий дохід має підтверджуватися виписками про рух коштів на банківському рахунку. Плюс не завадить мати якісь додаткові документи (не обов’язково первинні), з яких можна зрозуміти, за що саме отримано безготівковий дохід.

Для ФОП на ЄП груп 2 та 3 готівковий дохід підтверджується звітами РРО/ПРРО (Z-звітами РРО/ПРРО); записами в книзі обліку розрахункових операцій, здійснені на підставі корінців розрахункових квитанцій — якщо ФОП має право замість РРО/ПРРО застосовувати КОРО з РК; просто записами в обліковому регістрі ФОП — якщо мова про рідкісні випадки, коли ФОП, приймаючи готівку, має можливість обходитися без РРО/ПРРО та без РК з КОРО (типу продажу води, молока, квасу, олії та живої риби з автоцистерн, цистерн, бочок та бідонів тощо). Підтвердженням безготівкових доходів будуть виписки про рух коштів на банківських рахунках ФОП. Плюс не завадить мати якісь додаткові документи (не обов’язково первинні), з яких можна зрозуміти, за що саме отримано дохід (рахунки на оплату, договори, накладні, акти виконаних робіт, рахунки-фактури (інвойси), листи-заяви про повернення авансів або помилково перерахованих коштів тощо)