Уже протягом багатьох років трудове законодавство нам диктує два різновиди відпустки без збереження зарплати*, що надають:
— на вимогу працівника при настанні обставин, перелічених у ст. 25 Закону № 504;
— за узгодженням між роботодавцем та працівником при виникненні в останнього сімейних обставин або ж інших поважних причин (ст. 26 Закону № 504).
* З тривалістю цих відпусток ознайомтеся на с. 30 цього номера.
При цьому за цими відпустками незалежно від підстав для їх надання стояло непорушне правило: ініціатива з надання такої відпустки повинна виходити виключно від працівника. Тобто роботодавець не може примусово відправити працівника у неоплачувану відпустку (лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. № 416/13/116-13).
Що ж, відтепер така «догма» порушена, і навіть зафіксована на законодавчому рівні. Із серпня по грудень 2014 року це відхилення стосувалося лише працівників центральних органів виконавчої влади, які здійснюють контроль та нагляд у відповідних галузях і сферах або виконання функцій яких можуть здійснювати відповідні міністерства.
Керівникам таких органів дозволили відправляти своїх підлеглих у відпустки без збереження заробітної плати та навіть визначати тривалість такої відпустки (п. 66 Прикінцевих положень Закону про держбюджет-2014, див. «ОП», 2014, № 15, с. 4).
У 2015 році таке право отримали і керівники органів виконавчої влади та інших державних органів (п. 9 Прикінцевих положень Закону України від 28.12.2014 р. № 76-VIII, деталі — в «ОП», 2015, № 1, с. 4; на с. 25 цього номера). Тобто керівники згаданих органів можуть направляти своїх підлеглих у відпустки «за свій рахунок» та самостійно визначати тривалість цих відпусток.
Як і минулого року, у цьому періоді працівники мають право працювати в інших роботодавців на умовах сумісництва або суміщення інших видів діяльності. Якщо ж вони так і не знайшли для себе підходящої роботи, то фактично на цей час перебувають у відпустці «за свій рахунок».
Пам’ятайте! З 01.02.2015 р. ст. 25 Закону № 504 поповнилася новою підставою для надання відпустки «за свій рахунок»: працівники, місце роботи яких знаходиться у районі проведення АТО, можуть скористатися таким видом відпустки на весь період проведення АТО у відповідному населеному пункті + час, необхідний для повернення до місяця роботи (але не більше 7 календарних днів) після прийняття рішення про припинення АТО (дізнайтеся більше в «ОП», 2015, № 3, с. 4).
Як бачимо, наслідки відпустки «за свій рахунок» волею-неволею знадобляться багатьом працівникам. Тож приступаємо до вивчення постфактумів відпустки «за свій рахунок» на...
… тривалість відпусток
Лише перебування у трудових відносинах не завжди призводить до можливості скористатися щорічною відпусткою. Відпустку просто так не надають — у буквальному сенсі її треба «напрацювати». Врахував це законодавець, коли ввів у ст. 82 КЗпП та ст. 9 Закону № 504 поняття стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку. У цих же статтях прописали й періоди «трудового життя» працівника, які включають / не включають до стажу роботи. Але і цього замало, оскільки ще треба враховувати вид щорічної відпустки — основної чи додаткової. Що маємо? Період перебування у відпустці без збереження заробітної плати:
— включають до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку. Тут навіть і гадати не треба — така гарантія прямо закріплена у п. 4 ч. 1 ст. 82 КЗпП та п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону № 504 (виняток: відпустка без збереження зарплати до досягнення дитиною 6 років, інсулінозалежною дитиною — 16 років, дитиною-інвалідом підгрупи А — 18 років). Виходить, що відпустка «за свій рахунок» аж ніяк не вплине на тривалість щорічної основної відпустки. Увага! Такий висновок не стосується працівників держорганів, які перебувають у відпустці без збереження зарплати за рішенням керівника*;
— не включають до стажу роботи, що дає право на щорічну додаткову відпустку за роботу із шкідливими та важкими умовами праці і за особливий характер праці (у тому числі за НРД). Чому? Відповідь легко знаходимо у ч. 2 ст. 82 КЗпП та ч. 2 ст. 9 Закону № 504: до стажу роботи, що дає право на такі відпустки, включають період, коли працівник дійсно працював у шкідливих або особливих умовах праці (за винятком періоду перебування ним власне в щорічних відпустках). Звісно, що, перебуваючи у відпустці «за свій рахунок», працівник не «відчуває» на собі такі надзвичайні умови. Тому відпустка «за свій рахунок» у подальшому зменшить кількість календарних днів щорічної додаткової відпустки за робочий рік, на який припала «безкоштовна» відпустка (див. «ОП», 2014, № 11, с. 25).
* Щодо визначення стажу роботи для щорічної відпустки працівників держорганів, які «вимушено» перебувають у відпустці «за свій рахунок», див. на с. 25 цього номера.
А ось перебування держслужбовцем у відпустці без збереження зарплати за ст. 25 або 26 Закону № 504 не позначиться на тривалості його як основної відпустки, так і додаткової відпустки за стаж держслужби (ст. 35 Закону № 3723). Це ж стосується і посадових осіб ОМС (ст. 21 Закону № 2493). Пояснення такого висновку для основної відпустки таке ж, як і в загальному випадку. А що стосується щорічної додаткової відпустки, то держслужбовцям та посадовцям ОМС таку відпустку надають за стаж служби (постанова № 250).
Зверніть увагу! До стажу держслужби/ОМС зараховують період, коли службовець не працював, але перебував у трудових відносинах з держорганом/ОМС (п. 3 Порядку № 283). Відпустка без збереження заробітної плати якраз відповідає цій нормі.
Що в результаті? Відпустка без збереження зарплати у кінцевому підсумку не вплине на тривалість додаткової відпустки держслужбовців та посадових осіб ОМС.
Про вплив «вимушеної» неоплачуваної відпустки працівника держоргану на його щорічну основну відпустку та додаткову відпустку за стаж держслужби див. у консультації фахівця на с. 25 цього номера.
Не слід перейматися і щодо соцвідпустки на дітей (ст. 19 Закону № 504) — її надають за календарний рік, без прив’язки до фактично відпрацьованих днів. Головна умова для надання такої відпустки — жінка працювала хоча б якийсь період у цьому календарному році. Констатуємо: відпустка «за свій рахунок» не вплине на соцвідпустку за ст. 19 Закону № 504.
… відпускні
Розрахунковим періодом для оплати днів щорічної відпустки та соціальної відпустки на дітей або компенсації за них є останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації (абз. 1 п. 2 Порядку № 100). При цьому із розрахункового періоду виключають дні, протягом яких працівник не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 6 п. 2 Порядку № 100).
Важливо! Із розрахункового періоду для обчислення відпускних виключають дні відпустки без збереження заробітної плати, наданої за ст. 25 та 26 Закону № 504 (лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12 // «ОП», 2013, № 1, с. 6).
Приклад 1. Працівник перебуватиме у щорічній основній відпустці з 10.03.2015 р. по 19.03.2015 р. (10 календарних днів). Він скористався відпусткою «за свій рахунок»: у серпні 2014 року — 3 календарні дні як чоловік, жінка якого знаходиться у післяпологовій відпустці (ст. 25 Закону № 504), у листопаді 2014 року — 15 календарних днів через сімейні обставини (ст. 26 Закону № 504). Загальна сума зарплати за березень 2014 року — лютий 2015 року становить 26580 грн.
Як ви вже здогадалися, розрахунковим періодом для оплати щорічної відпустки є березень 2014 року — лютий 2015 року. На цей період припадають відпустки без збереження зарплати — у серпні та листопаді 2014 року. Ми з’ясували, що дні такої відпустки «випадають» із розрахункового періоду. З урахуванням цього обчислюємо кількість календарних днів розрахункового періоду:
365 - 10 - 3 - 15 = 337 (к. дн.),
де 365 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
10 — кількість святкових та неробочих днів за ст. 73 КЗпП, які припадають на розрахунковий період;
3 та 15 — тривалість відпустки без збереження заробітної плати відповідно за ст. 25 та 26 Закону № 504, що припали на розрахунковий період.
Середньоденна зарплата для розрахунку відпускних становить: 26580 : 337 = 78,87 (грн.). Тоді сума відпускних складає: 78,87 х 10 = 788,70 (грн.).
Інші подібні приклади див. у консультації експерта нашої газети «Як впливає відпустка «за свій рахунок» на щорічну основну відпустку» // «ОП», 2014, № 8, с. 24. А про розрахунок відпускних працівників держорганів, які перебували у відпустці без збереження зарплати за рішенням керівників цих органів, див. на с. 27 цього номера.
… оплату праці у відрядженні
Для правильної оплати днів відрядження ст. 121 КЗпП приписує нам розрахувати одразу дві величини: денний заробіток та середньоденну зарплату. А згодом порівняти їх та взяти більший показник для подальших розрахунків. Згадати весь алгоритм та виплати, які враховують при їх обчисленні, ви завжди можете, розкривши статтю «Прийшов, побачив та пішов: оплачуємо роботу у відрядженні» // «ОП», 2014, № 18, с. 19.
Ми ж зосередимося на названих величинах лише для відповіді на запитання: як вплине неоплачувана відпустка (ст. 25 та 26 Закону № 504, «вимушена» відпустка працівників держорганів) на розмір оплати за період відрядження? Для цього необхідно дослідити, як пов’язані між собою відпустка «за свій рахунок» та згадані вище показники. Вам копирсатися не потрібно, ми вже все з’ясували!
Розрахунок денного заробітку, на жаль, не прописаний на нормативно-правовому рівні. Тому на практиці доводиться користуватися роз’ясненнями офіційних органів. Для розрахунку денного заробітку нам треба поділити зарплату місяця, в якому працівник перебував у відрядженні, на кількість робочих днів цього місяця. Такий розрахунок провадиться виходячи з повного робочого місяця.
Важливо! Перебування у відпустці без збереження зарплати не позначиться на розрахунку денного заробітку для оплати днів відрядження.
У той час для розрахунку середньоденної зарплати візьміть виплати, нараховані працівнику за останні два місяці роботи, що передують місяцю від’їзду у відрядження (абз. 3 п. 2 Порядку № 100). Але і тут не забувайте про норму абз. 6 п. 2 Порядку № 100 (див. у попередньому розділі).
Зверніть увагу! Із розрахункового періоду для обчислення середньоденної зарплати виключаємо дні відпустки без збереження зарплати.
Приклад 2. Працівник перебував у відрядженні з 16.02.2015 р. по 18.02.2015 р. У цьому ж місяці він брав відпустку «за свій рахунок» з 05.02.2015 р. по 11.02.2015 р. Такою відпусткою він скористався і з 19.01.2015 р. по 23.01.2015 р. Припустимо, що за повністю відпрацьовані місяці його зарплата за грудень 2014 року, січень та лютий 2015 року повинна була становити 2350 грн. (щомісячно) і усі її складові беруть участь у розрахунку як денного заробітку, так і середньоденної зарплати.
1. Розраховуємо денний заробіток у лютому 2015 року: 2350 : 21 = 111,90 (грн.),
де 2350 — зарплата, яку б нарахували за лютий 2015 року без інших уточнень (у тому числі і без урахування того, що у лютому 2015 року працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати);
21 — кількість робочих днів у лютому 2015 року з урахуванням «кабмінівських» перенесень (див. «ОП», 2015, № 1, с. 32).
2. Перш ніж перейти до визначення середньоденного заробітку, обчислимо зарплату за січень 2015 року: 2350 : 19 х 14 = 1731,58 (грн.),
де 2350 — зарплата працівника за січень 2014 року за умови, що він не скористався відпусткою без збереження заробітної плати;
19 — кількість робочих днів у січні 2015 року з урахуванням «кабмінівських» перенесень;
14 — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником (тобто без урахування робочих днів неоплачуваної відпустки, що припали на січень 2015 року).
3. Визначаємо середньоденну зарплату: (2350 + 1731,58) : (23 + 14) = 110,31 (грн.).
4. Оскільки денний заробіток вище середньоденної зарплати, то у лютому 2015 року оплачуємо 3 дні відрядження саме за денним заробітком: 3 х 111,90 = 335,70 (грн.).
… лікарняні
При оплаті листків непрацездатності ми спочатку визначаємо розрахунковий період. У загальному випадку він становить 6 календарних місяців (з 1-го по 1-ше число), що передують місяцю настання страхового випадку — тимчасової непрацездатності (п. 4 Порядку № 1266).
Далі визначаємо виплати за цей період, які беруть участь у розрахунку лікарняних, та підраховуємо кількість відпрацьованих робочих днів (годин) у цьому періоді. Для чого? Щоб визначити середньоденну (середньогодинну) зарплату (пп. 14 та 16 Порядку № 1266).
Зверніть увагу! Дні відпустки без збереження зарплати або години, що припали на неї, виключають із розрахункового періоду для обчислення лікарняних. Підстава — при розрахунку лікарняних ідеться про визначення відпрацьованих робочих днів (годин).
Цікавий момент! Абзац 2 п. 9 Порядку № 1266 приписує: при розрахунку середньої зарплати заохочувальні та компенсаційні виплати, що мають разовий характер, врахувати пропорційно відпрацьованому часу, якщо працівник частину місяця не працював з поважних причин. При цьому такими поважними причинами є вичерпний перелік обставин — тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку. Як бачимо, відпустка «за свій рахунок» серед них не названа. Тому за відсутності працівника через перебування у відпустці без збереження зарплати разові заохочувальні та компенсаційні виплати враховують у повному обсязі. З деталями ознайомтеся в консультації фахівця «Як уключити одноразову премію до розрахунку лікарняних» // «ОП», 2014, № 12, с. 14.
Приклад 3. Працівник перебував на лікарняному з 16.02.2015 р. по 18.02.2015р. Розрахунковим періодом для оплати тимчасової непрацездатності є серпень 2014 року — січень 2015 року. За кожний із місяців працівнику виплатили 3200 грн., крім жовтня 2014 року — у цьому місяці працівник перебував у відпустці без збереження зарплати з 20.10.2014 р. по 24.10.2014 р. Також у цьому місяці працівнику нарахували премію до його ювілею — 300 грн.
1. Обчислюємо зарплату за жовтень 2014 року: (3200 : 23 х 18) + 300 = 2804,35 (грн.),
де 23 — кількість робочих днів у жовтні 2014 року за графіком роботи;
18 — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником у жовтні 2014 року.
2. Розраховуємо кількість робочих днів за серпень 2014 року — січень 2015 року: 20 + 22 + (23 - 5) + 20 + 23 + 19 = 122 (роб. дн.).
3. Визначаємо середньоденну зарплату: (3200 х х 5 + 2804,35) : 122 = 154,13 (грн.).
4. Сума лікарняних становить: 154,13 х 3 = 462,39 (грн.).
Як бути, якщо працівник захворів у період відпустки без збереження зарплати? Робочі дні тимчасової непрацездатності, які припали на відпустку «за свій рахунок», не оплачують (лист Виконавчої дирекції Київського міського відділення ФСС ТВП від 21.05.2012 р. № 1772-07 // «ОП», 2012, № 13, с. 10). Але якщо тимчасова непрацездатність припадає на період, коли працівник уже повинен вийти на роботу, то пропущені робочі дні через хворобу повинні бути оплачені в обов’язковому порядку. Джерело оплати (установа — перші п’ять днів хвороби, ФСС ТВП — починаючи з шостого) визначають у хронологічній послідовності.
Приклад 4. Працівник перебував у відпустці без збереження зарплати з 11.02.2015 р. по 20.02.2015 р. Згідно з наданим листком непрацездатності він хворів з 19.02.2015 р. по 25.02.2015 р.
Частину тимчасової непрацездатності, що припала на робочі дні відпустки «за свій рахунок», не оплачують. Це стосується 19.02.2015 р. та 20.02.2015 р. Тоді як 23.02.2015 р. оплачують за рахунок установи, оскільки цей робочий день — п’ятий день хвороби працівника. Тоді як 24.02.2015 р. та 25.02.2015 р. оплачують за рахунок ФСС ТВП.
Більше прикладів із цього приводу див. у консультаціях: «Працівник захворів у відпустці без збереження зарплати: нюанси оплати листка непрацездатності» // «ОП», 2012, № 13, с. 23; «Тимчасова непрацездатність настала у період відпустки «за свій рахунок» // «ОП», 2013, № 16, с. 19.
… декретні
Розрахунковий період для визначення допомоги по вагітності та пологах (загальний випадок) — останні 6 календарних місяці, що передують місяцю настання страхового випадку, тобто у нашому випадку — виходу у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (п. 4 Порядку № 1266).
При цьому в основу самого розрахунку декретних покладено обчислення середньоденної зарплати. Як її розрахувати, щоб без помилок визначити допомогу майбутній матусі? Дивіться п. 14 Порядку № 1266: середньоденна зарплата обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати (оподатковуваного доходу, грошового забезпечення), з якої сплачувалися страхові внески, на кількість календарних днів за розрахунковий період.
Стосовно останнього компонента додамо, що із загальної кількості календарних днів розрахункового періоду виключають календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин. До таких поважних причин належать наступні періоди: тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком.
Важливо! Дні відпустки без збереження зарплати (за ст. 25 та 26 Закону № 504), що припали на розрахунковий період для оплати декретних, не виключають із загальної кількості календарних днів такого розрахункового періоду. Виключають лише дні відпустки без збереження зарплати через догляд за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (на підставі медичного висновку).
Як бачимо, відпустка без збереження зарплати все ж таки призведе до зменшення суми декретних, якщо вона припаде на розрахунковий період. У той же час залишається відкритим питання: чи виключати дні «вимушеної» відпустки працівників держорганів із розрахункового періоду. Із цього приводу ми вже звернулися до фахівців Мінсоцполітики!
Приклад 5. Працівниця перебуватиме у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами з 02.03.2015 р. Розрахунковий період для оплати допомоги по вагітності та пологах — з 1 вересня 2014 року по 28 лютого 2015 року. Працівниця відпрацювала повністю усі зазначені місяці, і за кожний їй нарахували зарплату в розмірі 2800 грн., крім листопаду 2014 року, оскільки у цьому місяці перебувала у відпустці без збереження заробітної плати з 03.11.2014 р. по 16.11.2014 р.
1. Визначаємо зарплату за листопад 2014 року: 2800 : 20 х 10 = 1400 (грн.),
де 2800 — установлена місячна зарплата працівника;
20 — кількість робочих днів у листопаді 2014 року за графіком роботи;
10 — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівницею у листопаді 2014 року.
2. Обчислюємо загальну кількість календарних днів за вересень 2014 року — лютий 2015 року: 30 + 31 + 30 + 31+ 31 + 28 = 181 (к. дн.).
3. Розраховуємо середньоденну зарплату: (2800 х 5 + 1400) : 181 = 85,08 (грн.).
4. Розмір допомоги по вагітності та пологах дорівнює: 85,08 х 126 = 10720,08 (грн.).
Також додамо про ситуацію із практики. Досить часто майбутні матусі виходять із відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку й одразу беруть відпустку без збереження зарплати, а при цьому їм уже «маячить» декретна відпустка на наступну дитину. Як у цій ситуації оплатити відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, коли фактично зарплата у розрахунковому періоді відсутня?
Ми вважаємо, що у такому разі для обчислення допомоги по вагітності та пологах необхідно керуватися п. 10 Порядку № 1266, тобто оплачувати декретну відпустку виходячи з місячної тарифної ставки (посадового окладу), установленої працівниці на момент настання страхового випадку. Такий висновок випливає із листів Мінсоцполітики від 14.02.2014 р. № 72/18/99-14 та від 25.02.2014 р. № 1837/0/14-14/18 («ОП», 2014, № 10, с. 6).
Висновки:
— Відпустка «за свій рахунок» за ст. 25 і 26 Закону № 504 не вплине на тривалість щорічної основної відпустки за Законом № 504, щорічних основної та додаткової відпусток за законами № 3723 та № 2493 (держслужбовцям і посадовим особам ОМС), соцвідпустки на дітей (ст. 19 Закону № 504).
— Додаткову відпустку за шкідливі та важкі умови праці, особливі умови праці (у тому числі за НРД) доведеться розрахувати для працівника окремо, якщо на його робочий рік (за який надають зазначені відпустки) припала відпустка без збереження зарплати.
— Якщо відпустка без збереження зарплати припала на розрахунковий період для оплати відпускних, днів відрядження, лікарняних та декретних, то цей факт бухгалтер обов’язково враховує при обчисленні зазначених виплат.
Використані документи і скорочення
Закон № 504 — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Закон про держбюджет-2014 — Закон України «Про Державний бюджет України на 2014 рік» від 16.01.2014 р. № 719-VII.
Закон № 3723 — Закон України «Про державну службу» від 16.12.93 р. № 3723-XII.
Закон № 2493 — Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 р. № 2493-III.
Постанова № 250 — постанова КМУ «Про порядок і умови надання державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування додаткових оплачуваних відпусток» від 27.04.94 р. № 250.
Порядок № 283 — Порядок обчислення стажу державної служби, затверджений постановою КМУ від 03.05.94 р. № 283.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.
НРД — ненормований робочий день.
ОМС — орган місцевого самоврядування.
ФСС ТВП — Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.
