Відрядження у запитаннях і відповідях

У якому випадку поїздка працівника підприємства вважається відрядженням?

Термін «відрядження» використовують як ПКУ, так і КЗпП. Проте жоден з названих документів не дає визначення цьому поняттю. Тому як на орієнтир пропонуємо спиратися на «бюджетну» Інструкцію № 59*.

Поїздка працівника вважається службовим відрядженням при дотриманні одночасно декількох умов:

1) в поїздку направляється працівник підприємства, у тому числі сумісник, надомник, тимчасовий та/або сезонний працівник;

2) поїздка пов’язана з відвідуванням іншого населеного пункту не за місцем постійної роботи;

3) поїздка здійснюється за розпорядженням керівника підприємства;

4) метою поїздки є виконання службового доручення;

5) зв’язок поїздки з основною діяльністю підприємства підтверджено документально;

6) поїздка обмежена певним терміном.

Крім того, відрядженням можна вважати службову поїздку члена керівного органу підприємства (див. лист ГУ ДФС в Чернівецькій обл. від 18.05.2017 р. № 261/ІПК/24-13-12-02-18).

А ось ділова поїздка звичайного неробітника, нехай навіть в інтересах підприємства, не вважається відрядженням. Як оформити поїздку чужака і компенсувати його витрати, див. «Податки та бухгалтерський облік» 2019, № 44, с. 11

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Які документи оформляють при направленні працівника у відрядження?

Головним документом при направленні працівника у відрядження буде відповідний наказ (розпорядження) із зазначенням пункту призначення, найменування підприємства, куди направляється працівник, термінів і мети відрядження.

Наказ доводять до відома працівника під підпис. Його копія потрібна працівникові для несплати турзбору.

Не менш корисними, але вже необов’язковими документами, які оформляють за рішенням керівника, можуть бути: кошторис витрат, завдання на відрядження, звіт про виконану у відрядженні роботу тощо

У якій валюті виплачувати аванс на відрядження?

У разі відрядження по Україні аванс видають в гривні, а за кордон — у валюті країни, до якої відряджається працівник, або у будь-якій вільно конвертованій валюті. Крім того, аванс на закордонвідрядження можна виплатити і в гривні (якщо так чинити вам не забороняє внутрішнє Положення про службові відрядження). Подробиці щодо гривневого авансу див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 56, с. 16

Підприємство не забезпечило працівника авансом на відрядження. Чи включається в його оподатковуваний дохід сума компенсації витрат, понесених у відрядженні?

Ні, сума компенсації витрат, понесених працівником у відрядженні за рахунок власних коштів, не включається в його оподатковуваний дохід і не оподатковується ПДФО і ВЗ (звісно, за наявності документів, що підтверджують понесені витрати). Так вважають і податківці (див. листи ДФСУ від 16.01.2019 р. № 156/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, від 14.01.2019 р. № 115/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, 103.04 БЗ)

А ось незабезпечення працівника авансом вважається порушенням трудового законодавства (див. листи Мінфіну від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 і Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13). Про відповідальність за таке порушення читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 32, с. 30.

У які терміни відряджений працівник повинен відзвітувати про суми витрачених на відрядження коштів і скласти авансовий звіт?

Для подання авансового звіту про використання коштів у відрядженні пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ встановлюють такі терміни:

— до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, в якому працівник завершив відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ), — якщо аванс видавали в готівковій формі;

— до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ) — якщо працівник проводив розрахунки готівкою, знятою з використанням корпоративної платіжної картки (КПК);

— протягом 10 банківських днів після завершення відрядження (до 20 банківських днів за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ) — при проведенні розрахунків з використанням платіжної картки у безготівковій формі

Якщо аванс перераховували на особисту картку працівника, то працює п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ, який встановлює 5-денний термін подання авансового звіту (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 36, с. 22). Проте податківці вважають інакше і рекомендують подавати звіт за правилами, передбаченими п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ, тобто до закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження (див. 109.15 БЗ).

У які терміни працівник повинен повернути надмірно витрачені грошові кошти у відрядженні?

Граничні терміни повернення надмірно витрачених грошових коштів, отриманих працівником на відрядження, збігаються з термінами надання авансового звіту

У які терміни відряджений працівник повинен скласти авансовий звіт і повернути невитрачені кошти, якщо відрядження не відбулося?

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не поїхав, то він повинен скласти авансовий звіт і повернути в касу підприємства суму авансу протягом трьох банківських днів з дня ухвалення рішення про скасування відрядження (див. 103.17, 109.21 БЗ)

Цікаво, що дотримуватися триденного терміну надання авансового звіту у разі скасування відрядження вимагають тільки п. 11 розд. II і п. 18 розд. III Інструкції № 59. А, як ви знаєте, норми цього документа для небюджетників носять виключно довідковий характер. Проте це не завадило податківцям поширити його вимоги на усі підприємства, незалежно від джерел їх фінансування. Подробиці читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 36.

Який неоподатковуваний розмір добових витрат (у разі відрядження по Україні і за кордоном) застосовується в 2019 році?

Не оподатковуваний ПДФО (і ВЗ) розмір добових складає (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— по Україні — не більше 417,30 грн. в розрахунку за кожен календарний день відрядження;

— за кордон — не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за курсом НБУ на кожен день відрядження. Детальніше — в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 76

Чи включається в оподатковуваний дохід працівника сума добових, що перевищує встановлені норми? Як суму перевищення показати у формі № 1ДФ?

Суму добових понад норми включають в оподатковуваний дохід працівника як додаткове благо і відображають у звіті за формою № 1ДФ з ознакою «126» — додаткове благо

Щоправда, податківці, називаючи оподатковувану частину добових додатковим благом, пропонують показувати її у формі № 1ДФ з ознакою доходу «118» — надмірно витрачені кошти, видані на відрядження або під звіт (див. 103.02 БЗ).

На підставі яких документів визначають суму добових витрат у разі відрядження в межах України?

При внутрішньоукраїнському відрядженні суму добових визначають за наказом про відрядження і відповідними первинними документами, які підтверджують факт перебування працівника в місці відрядження, а саме: за транспортними квитками, рахунками, отриманими з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання відрядженому працівникові, тощо

На підставі яких документів визначають суму добових витрат у разі відрядження за кордон?

Згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ суму добових визначають у разі відрядження:

— у безвізові країни — згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами;

— у візові країни — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)

Звертаємо увагу: на сьогодні навіть при службових поїздках у візові країни відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, які підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів тощо). Якщо ж таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті можуть стати для вас рятівною чародійною паличкою.

Чи можна компенсувати витрати на ПММ у разі використання у відрядженні особистого автомобіля працівника?

В цьому випадку компенсація ПММ-витрат працівникові вважається його додатковим благом, тобто при виплаті такої компенсації необхідно утримати ПДФО і ВЗ.

Крім того, є небезпека, що податківці спробують таку виплату підтягнути під фонд оплати праці. Щоб уникнути оподаткування компенсаційних виплат в такій ситуації, підприємство може укласти з власником автомобіля договір оренди або договір позички транспортного засобу.

Детальніше — в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 66

Чи включаються в оподатковуваний дохід працівника витрати на проїзд в таксі, понесені їм у відрядженні і компенсовані роботодавцем?

Раніше таким витратам діставалося від податківців сповна. Але зараз вони змінили гнів на ласку і дозволяють не оподатковувати ПДФО (і ВЗ) суму компенсації витрат на таксі, виплачену небюджетним підприємством своєму працівникові (див., наприклад, листи ДФСУ від 21.02.2019 р. № 664/6/99-95-42-02-15/ІПК, від 26.11.2018 р. № 4948/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.17 БЗ). Неодмінна умова для цього — наявність транспортного рахунку і розрахункового документа. А ось з отриманням таких документів на практиці, як правило, виникають проблеми

Про всі «за» і «проти» компенсації витрат на проїзд в Uber-таксі див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 71, с. 13.

Працівник на декілька днів затримався у відрядженні. Час затримки оформлено як дні відпустки. Чи включається в оподатковуваний дохід працівника компенсація витрат на проїзд від місця відрядження до місця постійної роботи?

Якщо дата на квитку не збігається з датою повернення згідно з наказом про відрядження у зв’язку з тим, що працівник затримався за місцем відрядження у відпустці, то суму компенсації транспортних витрат на зворотний шлях податківці хочуть включати в його оподатковуваний дохід і утримувати з неї ПДФО і ВЗ (див. лист ДФСУ від 22.01.2018 р. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК).

Хоча є підстави вважати інакше виходячи з положень абзацу четвертого п. 7 розд. І Інструкції № 59 (див. також листи ДФСУ від 18.05.2017 р. № 238/6/99-99-13-02-03-15/ІПК і від 27.10.2017 р. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Детально про це читайте у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 63

До речі, податківці вимагають включити вартість квитка в оподатковуваний дохід і обкласти її ПДФО/ВЗ і в тому випадку, коли працівник направляється у відрядження не з основного місця роботи, а з місця знаходження у відпустці, що підтверджується транспортним квитком, придбаним роботодавцем (див. лист ДФСУ від 31.01.2018 р. № 369/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Чи включається до складу витрат на відрядження вартість харчування, вказана в проїзних документах (їжа, чай, які входять у вартість проїзного квитка)?

Вартість харчування, вказану в квитку, треба оплачувати за рахунок добових, виданих працівникові на відрядження. Зрозуміло, з дозволу керівника та/або згідно з внутрішнім Положенням про відрядження можуть бути виплачені/компенсовані і ці суми. Але тоді з них доведеться утримати ПДФО і ВЗ як з доходу у вигляді додаткового блага. Аналогічної думки дотримуються і податківці (див. лист ДФСУ від 25.04.2018 р. № 1859/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.17 БЗ)

Про компенсацію вартості харчування, вказаної в проїзних квитках, див. також «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 51, с. 29. Щоправда, іноді з-під пера контролерів виходять і нефіскальні роз’яснення, в яких вони дозволяють компенсувати витрати на харчування, вказані в проїзних квитках, не зменшуючи при цьому добові (див. лист ДФСУ від 07.09.2018 р. № 3898/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Зведену інформацію про те, які документи підтверджують проїзд у відрядженні залізничним, авіа-, автомобільним і водним транспортом (у тому числі у разі використання електронного квитка), шукайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 48, с. 8.

Які документи підтверджують витрати на проживання у відрядженні?

Витрати на проживання відшкодовують тільки за наявності оригіналів підтверджувальних документів. Таким документами є одночасно:

— документи, що підтверджують вартість витрат на проживання відряджених осіб (рахунки з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у тому числі з бронювання місць у місцях проживання);

— документи, що підтверджують оплату готельних послуг (чеки РРО або розрахункові квитанції)

В той же час при закордонвідрядженнях підтверджувальні документи оформляються згідно із законодавством відповідної держави (п. 15 розд. І Інструкції № 59). Подробиці — в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 93, с. 16.

Витрати на проїзд і проживання відрядженого працівника компенсує приймаюча сторона. Чи включається сума компенсації в оподатковуваний дохід працівника?

Відряджена фізособа не перебуває у трудових відносинах з приймаючою стороною, тому «відряджувальний» п. 170.9 ПКУ тут не працює. Суму компенсації витрат фізичної особи приймаюча сторона включає в її оподатковуваний дохід і обкладає ПДФО і ВЗ.

У свою чергу, роботодавець зобов’язаний виплатити добові у звичайному порядку, причому оподатковувати їх ПДФО/ВЗ у нього немає жодних підстав

Працівник підприємства оплачує з КПК вартість проживання в готелі усіх відряджених працівників. Чи може він включити ці суми у свій авансовий звіт? Чи не буде вартість проживання колег розцінена як додаткове благо працівника?

Так, держатель КПК може включити усі витрати, пов’язані з оплатою проживання, за себе, а також за інших осіб, які одночасно знаходилися у відрядженні, у свій авансовий звіт. При цьому до звіту треба прикласти:

1) розрахунковий документ (наприклад, касовий чек), що підтверджує факт оплати проживання в готелі;

2) документ, що підтверджує факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК (наприклад, квитанцію платіжного терміналу тощо);

3) оригінал квитанції (рахунка) готелю, який містить таку інформацію:

— прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;

— терміни проживання в готелі вказаних осіб;

— вартість номерів, в яких проживали такі особи;

— види витрат, включені в квитанцію (рахунок)

Що стосується документа, який підтверджує факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК (див. п. 2), то його відсутність не така вже і страшна. Бухгалтерія все одно повинна прийняти авансовий звіт працівника. А підтвердити витрачену суму в цьому випадку можна, отримавши виписку з банку про рух коштів на рахунку. Такий висновок фіскалів можна знайти в листі Міндоходів від 23.09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15.

Про нюанси обліку витрат на оплату спільного готельного рахунка/одного залізничного квитка на всіх відряджених працівників див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 65, с. 21.

Аванс працівникові, направленому у відрядження за кордон, виплачений в гривнях. У результаті коливання курсу гривні до євро фактично виплачена сума добових перевищила неоподатковуваний ПДФО розмір. Чи включається сума перевищення в оподатковуваний дохід працівника?

Якщо добові виплачені в гривні і в результаті коливання курсу валют фактично виплачена сума добових перевищила їх неоподатковуваний розмір, то суму перевищення розглядають як надмірно витрачені кошти. Вони підлягають поверненню працівником в касу підприємства. У разі неповернення у встановлені терміни їх включають в оподатковуваний дохід працівника і утримують ПДФО і ВЗ (див. лист ДФСУ від 19.10.2017 р. № 2301/6/99-99-13-02-03-15/ІПК)

Про окремі питання виплати закордонвідряджувальних добових ви можете дізнатися з «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 99, с. 17. Крім того, про закордонвідряджувальні добові та інші витрати див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42.

У якій валюті (національній чи іноземній) і в які терміни роботодавець компенсує відрядженому працівникові суму власних коштів, витрачених у відрядженні за кордоном?

Інвалютні витрати компенсують працівникові в гривні за офіційним обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Абзац перший п. 19 розд. III Інструкції № 59 рекомендує зробити це до закінчення 3-го банківського дня після затвердження авансового звіту (109.19 БЗ)

Про порядок компенсації витрат на бензин у разі відрядження за кордон читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 87, с. 4, 2019, № 21, с. 22.

Підприємство відшкодовує працівникові, направленому у відрядження за кордон, вартість оформлення візи. Чи включається сума компенсації таких витрат в оподатковуваний дохід працівника?

Ні, суму компенсації витрат працівника, що відряджається за кордон, на оформлення візи не включають в його оподатковуваний дохід і не оподатковують ПДФО і ВЗ, але тільки за наявності документального підтвердження таких витрат. При цьому починати оформлення віз треба після видання наказу про відрядження. До речі, не мають нічого проти компенсації візових документів і контролери (див. лист ДФСУ від 16.05.2017 р. № 204/6/99-99-13-02-03-15/ІПК)