Практичні поради щодо роботи з РРО

Які обов’язкові реквізити чека РРО?

Перелік обов’язкових реквізитів, які мають міститися у чеку РРО, перелічено у Положенні № 13. Водночас певні РРО деякі із них можуть не зазначати. Ідеться про: найменування суб’єкта, цифрове значення штрихового коду товару, округлення суми до сплати, валюту операції, QR-код, найменування платіжної системи.

Ці реквізити можуть не відображатися у чеку тими РРО-версіями ПЗ, які до 01.08.2020 були включені до Держреєстру РРО, а сам РРО до цієї дати уже перебував на обліку в ДПІ. Хоча, якщо виробник доопрацює версію ПЗ РРО, то суб’єкт може звернутися до ЦСО для оновлення та налаштування цих РРО на відображення таких реквізитів.

Ті РРО, версії ПЗ яких:

— були внесені до Держреєстру РРО до 01.08.2020, але сам РРО був поставлений на облік у ДПІ починаючи з 01.08.2020, стали зобов’язані відображати вищезазначені реквізити тільки з 01.08.2021;

— були внесені до Держреєстру РРО після 01.08.2020, уже відразу уміють відображати ці реквізити при створенні чека РРО.

На цьому наголошують і фіскали (див. листи від 18.10.2021 № 3858/ІПК/99-00-07-05-01-06, від 28.08.2021 № 3150/ІПК/99-00-05-05-01-06 тощо)

Чи слід зазначати штрихкод акцизної марки в чеку РРО?

У 2021 році зазначати такий обов’язковий реквізит, як «цифрове значення штрихового коду марки акцизного податку на алкогольні напої», у чеку РРО не потрібно. Він має вказуватися не завжди, а тільки якщо це передбачено нормами чинного законодавства. У 2021 році законодавство не містить такої вимоги (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 75, с. 22; № 53, с. 21; № 81, с. 25). З цим згодні й фіскали (листи ДПСУ від 25.11.2021 № 4505/ІПК/99-00-07-05-02-06, від 24.11.2021 № 4482/ІПК/99-00-07-05-02-06 тощо).

Така вимога з’явиться у п. 11 ст. 3 Закону про РРО, після того як набуде чинності (напевно, з 01.01.2022) законопроєкт № 5600, який був прийнятий ВРУ 30 листопада. Тому радимо вже зараз суб’єктам, які торгують алкоголем, іти до сервісного центру й вимагати перепрошити РРО до версії, яка дає змогу вказати у чеку РРО штрихкод акцизної марки

Чи зазначати у чеку РРО прізвище, ім’я і по батькові (П. І. Б.) касира?

Серед обов’язкових реквізитів чека РРО такого реквізиту, як П. І. Б. касира, немає. Там є лише реквізит — підпис касира, перед яким у чеку РРО/ПРРО відображається напис «Касир». І виводиться напис «Касир» у чеку РРО/ПРРО (п. 4 разд. ІІ Положення № 13) лише у випадку, коли покупець розраховується платіжною карткою через POS-термінал, з'єднаний з РРО, а підпис касира ставиться, лише якщо це передбачено правилами платіжної системи

Як відобразити назву товару у чеку РРО?

Програмуйте назву товару так, щоб вона відображала його споживчі ознаки та давала змогу ідентифікувати його однозначно. Тобто до пам’яті РРО потрібно занести як споживча характеристика товару, так і його індивідуальну назву. Наприклад: споживча характеристика товару — «масло», індивідуальна назва — «Веселий молочник». Отже, всі види масла, що будуть продаватися у магазині, мають відрізнятися своєю назвою. Продавати все під назвою «масло» не можна.

На цьому акцентує увагу й комітет ВРУ з податкової політики (лист комітету від 29.06.2021 № 04-32/12-2021/211661). Вони переконані, що назва у чеку РРО має дозволяти однозначно ототожнити проданий товар із його назвою у чеку.

Крім того, пам’ятайте, що запрограмована назва підакцизного товару має містити його код згідно з УКТ ЗЕД.

До відома! Якщо ви торгуєте товарами, назва яких має загальний вигляд і не може мати додаткової частини назви, яка робила б її унікальною (наприклад, костюм, ґудзики тощо), то присвойте кожному з таких товарів індивідуальний код, який друкується поряд із назвою товару (можливо, у двох рядках чека РРО/ПРРО) і є невід’ємною частиною його назви (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 41, с. 14)

Що має бути зашифровано у QR-коді?

У QR-коді чека РРО/ПРРО має бути відображена не будь-яка інформація, а саме та, яка прописана у Положенні № 13 (ср. ). Відповідно до вимог п. 2 розд. ІІ Положення № 13 у QR-коді має бути зашифрована така інформація:

— код автентифікації повідомлення (МАС) цього чека. При цьому йдеться не про номер чека, а про номер РРО/ПРРО, за яким він автентифікується на сервері ДПСУ (див. листи ДПСУ від 28.08.2021 № 3150/ІПК/99-00-05-05-01-06, від 31.08.2021 № 3198/ІПК/99-00-07-05-01-06);

— дата і час здійснення розрахункової операції, тобто створення чека РРО;

— фіскальний номер касового чека / електронного касового чека;

— сума розрахункової операції;

— фіскальний номер РРО/ПРРО.

Порядок у чеку, в якому відображені будуть ці дані, не важливий. Головне, щоб вони всі були зашифровані QR-кодом чека РРО.

Якщо в QR-коді буде зашифрована інша інформація (на практиці інколи в ньому шифрують посилання на сайт ДПС, де можна відшукати чек), то є небезпека, що такий чек податківці можуть визнати нерозрахунковим. А це рівносильно невидачі розрахункового документа, що підтверджує виконання розрахункових операцій, що загрожує штрафом за п. 1 ст. 17 Закону про РРО

Чи слід зазначати у чеку РРО назву еквайра?

Серед обов’язкових реквізитів касового чека є реквізит «ідентифікатор еквайра та торговця» або інші реквізити, що дають змогу їх ідентифікувати (п. 2 розд. ІІ Положення № 13). Враховуючи це, може здатися, що назва еквайра має бути завжди вказана у чеку РРО, якщо він задіяний у розрахунках.

Водночас це лише перше враження.

Річ у тому, що реквізит із даними про еквайра вказується тільки у разі застосування під час проведення розрахунків з використанням ЕПЗ (платіжної картки) платіжного термінала, з’єднаного або поєднаного з РРО (п. 4 розд. ІІ Положення № 13).

Отже, у чеку інформація про еквайра буде тільки в одному випадку, коли оплата за товар (послугу) здійснюється в торговельній точці через POS-термінал, який обов’язково з’єднаний чи поєднаний з РРО.

Якщо ж оплата здійснюється через POS-термінал який не поєднаний з РРО, або через інтернет-еквайра, то дані про еквайра у чеку РРО/ПРРО вказувати не потрібно

Коли пробивати чек при інтернет-оплаті (передоплаті)?

Найоптимальніше — пробивати чек РРО/ПРРО в момент, коли суб’єкту надходять гроші на поточний рахунок, тобто на підставі банківської виписки про надходження коштів, не пізніше наступного робочого дня, з дня її отримання із дотриманням хронології здійснення розрахункових операцій (листи ДПСУ від 04.10.2021 № 3688/ІПК/99-00-07-05-02-06, від 28.08.2021 № 3152/ІПК/99-00-07-05-02-06 тощо).

Цей підхід гарно вписується в ситуацію, коли надходження коштів відбувається раніше дати відвантаження товару.

Водночас доволі часто покупець може завітати до вас за товаром, наприклад, за 15 хвилин після онлайн-оплати. І ви маєте йому видати чек, не чекаючи надходження коштів.

У цьому випадку вважаємо, що доцільно буде проводити продаж товару через РРО не пізніше отримання його покупцем. Це чітко вписується у підхід податківців. На їх погляд, у розумінні Закону про РРО у разі застосування ЕПЗ розрахунковою операцією для суб'єкта є надходження грошових коштів на рахунок згідно з випискою банку або момент вручення такого товару споживачу (див. вищезгадані листи). Тому радимо суб’єктам, які відвантажують товар, не чекаючи надходження коштів на рахунок, пробивати через РРО продаж з оплатою через інтернет або:

— за фактом підтвердження платежу еквайром;

— у момент передачі покупцеві товару, за яким від еквайра надійшло підтвердження на ініціацію оплати.

Деталі — у «Податки & бухоблік», 2021, № 15, с. 2

Як видати електронний чек?

Продавці на сьогодні мають змогу видавати чек із РРО/ПРРО в електронній формі (п. 2 ст. 3 Закону про РРО). При цьому, щоб видати електронний чек, касир-продавець має: або надати покупцю QR-код для зчитування чека, або відправити такий чек на електронну пошту чи інший месенджер покупця (Viber, Telegram, WhatsApp, SMS, Messenger).

Інколи продавці не направляють чек покупцеві через месенджер, а надають покупцю посилання на сайт підприємства або на «хмарне» сховище в інтернеті, звідки можна завантажити такий чек.

Фіскали проти такого способу надання чека (див. лист ДПСУ від 31.08.2021 № 3164/ІПК/99-00-07-05-01-06). Вони вважають, що, для того щоб чек вважався виданим в електронному вигляді, саме його слід направити на месенджер покупця або отримати після зчитування QR-код на місці розрахунків. Надання спеціального ідентифікатора для можливості завантаження чека РРО через інтернет є порушенням вимог РРО-законодавства

Як зазначити у чеку РРО штрихкод, якщо алкоголь продають на разлив чи продають коктейлі?

Фіскали вважають, що при реалізації алкоголю на розлив чи у складі коктейлів дані про штрихкод акцизної марки слід увести чи відсканувати для відображення у чеку РРО при її відкорковуванні, у межах першого відкриття для продажу на розлив або для приготування коктейлю (БЗ 109.10, лист ДПСУ від 24.11.2021 № 4482/ІПК/99-00-07-05-02-06 тощо).

Тобто цифрове значення штрихкоду однієї пляшки алкоголю має бути вказано тільки раз в одному чеку РРО при її відкорковуванні. Далі при продажу алкоголю чи коктейлю у чеку РРО такі дані не вказують.

Такий підхід призводить до грандіозних проблем із тим, як на практиці змусити офіціанта чи бармена потрібної миті зазначати штрихкод у чеку РРО.

Детально про це читайте у «Податки & бухоблік», 2021, № 75, с. 22

Чи слід перереєстро-вувати РРО при його «перепрошивці»?

Якщо суб’єкт буде перепрошивати свій РРО — і в цьому випадку буде змінюватися в ньому версія ПЗ, то йому доведеться також перереєструвати РРО у податковій. Оскільки, відповідно до п. 2 підрозд. 3 розд. ІІ Порядку № 547, якщо «перепрошивка» призводить до зміни «версії внутрішнього програмного забезпечення РРО», то його необхідно перереєструвати в ДПС (див. лист ДПСУ від 23.11.2021 № 4456/ІПК/99-00-07-05-01-06)

Чи обов’язково вносити в РРО дані про надходження товарів?

Вимоги про те, що продавець має вносити інформацію в РРО про надходження товару, немає. Та й сам РРО/ПРРО не створений для цього. Він має тільки реєструвати факт продажу товару.

Зауважимо, що РРО/ПРРО не має вести й бухобліку товарів. Вимога із п. 11 ст. 3 Закону про РРО про те, що РРО має вести облік кількості товарів, вказує на те, що він здатний відображати в чеку кількість проданого товару. З цим погоджуються й фіскали (лист ДПАУ від 17.09.2004 № 8143/6/23-2219).

Деталі шукайте в «Податки & бухоблік» 2020, № 62, с. 14

Як пробити продаж набору (наприклад, 2 стакани і пляшку віскі) в чеку РРО?

У чеку РРО слід відображати назву товару з бухпервинки (п. 2 розд. I Положення № 13). Тобто якщо товар був придбаний частинами (окремо стакани і окремо пляшка віскі), а потім ви його укомплектували й дали йому нову назву («набір святковий віскі та 2 стакани»), то у чеку його ви маєте продавати під назвою набору.

Звертаємо увагу! Коли ви продаєте алкоголь, який є підакцизним товаром, то у чеку РРО слід зазначати обов’язково: його код УКТЗЕД; з 01.01.2022, можливо, ще й цифровий штрихкод акцизної марки.

Враховуючи це, фіскали вважають, що якщо у набір входить різний алкоголь, то у чеку має бути запрограмований не набір, а кожен товар підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД окремо (лист ДПСУ від 26.08.2020 № 3580/ІПК/99-00-07-05-01-06), який входить у набір. Ну а з 01.01.2022 кожній підкатегорії, відповідно, доведеться окремо відображати цифровий штрихкод акцизної марки.

Ми вважаємо, що якщо ви продаєте набір, то у чеку РРО слід указати код УКТ ЗЕД саме набору, а не алкоголю. А от штрихкод акцизної марки алкоголю слід указати кожної одиниці алкоголю, що входить у набір

Як показати в РРО отриманий аванс (передоплату)?

Отримавши аванс від клієнта, ви маєте його провести через РРО. Чек РРО має містити інформацію про товар, за який отримано кошти. Враховуючи це, виникає запитання: як саме відобразити в чеку РРО отриману суму авансу? Взагалі-то, існує декілька варіантів відображення авансу. На наш погляд, найоптимальніше при отриманні авансу — не вказувати в чеку жодного спеціального артикула для передоплати, а проводити через РРО звичайний продаж (вибивайте чек, у якому відображається та кількість придбаного товару, яка відповідає сумі отриманого авансу), а у формі оплати зазначати «передплата за товар» чи «аванс».

При цьому у випадку отримання остаточної суми потрібно пробити чек, у якому відобразити назву товару та його кількість відповідно до суми остаточного розрахунку. У такому чеку просто потрібно відобразити у формі оплати «погашення кредиту».

На цьому на сьогодні наполягають і фіскали (лист ГУ ДПС у м. Києві від 04.10.2021 № 3683/ІПК/26-15-07-05-07-13 та лист ДПСУ від 29.07.2021 № 2922/ІПК/99-00-07-05-01-06).

При цьому вони вважають, що такий алгоритм слід застосовувати й при здійсненні оплати за товар у різних формах. Тобто, наприклад, коли аванс надійшов через платіжний сервіс LiqPay, а остаточна оплата відбулася готівкою

Як увести в РРО дані за період, коли використовували РК з КОРО: за кожним чеком чи загалом?

Якщо суб’єкт господарювання не відмовився від РК з КОРО, то у випадку зникнення світла він може проводити розрахункові операції, використовуючи РК та КОРО, зареєстровані на класичний РРО.

При цьому чомусь на сьогодні багато хто почав говорити, що, після того як світло з’явиться, суб’єкт має внести в РРО дані з кожної РК, яка була оформлена, коли в торговельній точці не було світла.

Хочемо спростувати цей міф. У п. 10 Порядку № 547 чітко прописано, як чинити в цьому випадку. А саме: він вимагає після відновлення постачання електроенергії провести через РРО суми розрахунків за час роботи з використанням РК, а також відповідно до контрольної стрічки (у випадку обнулення оперативної пам’яті) — за час роботи, що передував відключенню електроенергії, окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору), після чого слід виконати Z-звіт.

Отже, як бачимо, чинне законодавство вимагає після відновлення електроенергії ввести в РРО загальні суми здійснених операцій через РК, а не в почековому режимі.

З цим погоджуються й податківці (листи від 18.10.2021 № 3859/ІПК/99-00-07-05-01-06, від 07.04.2021 № 1441/ІПК/99-00-07-05-01-06)

Як поводитися з розмінною монетою?

Поводитися із розмінною монетою слід так (п. 6 розд. ІІІ Порядку № 547):

1) при відкритті касиром зміни до проведення першої розрахункової операції слід унести розмінну монету операцією «службове внесення»;

2) наприкінці зміни «службова видача» використовується для реєстрації готівки, яка вилучається з місця проведення розрахунків або видається власникам ЕЦП.

Такі операції слід робити щодня, якщо при проведенні Z-звіту ваш РРО обнуляє суму грошової скриньки (кінцевий залишок).

Якщо ж РРО не обнуляє кінцевий залишок, то його сума автоматично зберігається в пам’яті РРО. Тому операції «службове внесення» і «службова видача» для перенесення залишку на такому РРО робити щодня не потрібно (див. «Податки & бухоблік», 2019, № 32, с. 16).

Крім того, якщо ви не здійснили якусь операцію (не вийняли з РРО розмінну монету наприкінці дня чи не внесли її), то на сьогодні хвилюватися не слід. Оскільки РРО-відповідальність за розходження даних денного звіту РРО із сумою готівки, що знаходиться в касі, на сьогодні відсутня. Щонайбільше, на що за це можна нарватися, — адмінштраф зі ст. 155¹ КУпАП

В електронному кабінеті відображаються не всі чеки РРО. Це чимось загрожує?

Щоб не було помилки, всі створені РРО/ПРРО чеки мають потрапити на сервер податківців. При цьому направляти чеки на сервер буде сам РРО чи ПРРО.

Про те, як перевіряти, чи всі чеки є на сервері, ніде не вказано.

Зрозуміло тільки одне: підтвердити наявність чека на сервері можна, тільки відшукавши його там.

Для цього слід зайти на сайт електронного кабінету (cabinet.tax.gov.ua) і відшукати його там у спеціальному реєстрі («Головна» — «Реєстри» — «Пошук фіскального чека»).

Якщо після введення даних чека реєстр видає ваш чек, то все добре.

Якщо ж чек не буде знайдено, то от тоді слід хвилюватися.

Той факт, що у самому електронному кабінеті у відповідній вкладці у вас буде фігурувати менша кількість чеків, ніж ви відправили на сервер, ще ні про що не говорить. Оскільки ніхто не гарантує, що там вони мають бути відображені всі