Для ФЛП — полная свобода
Все знают, что учет у ФЛП не такой тщательный, как учет у юридических лиц. Много учетных заморочок, без которых не может обойтись юрлицо, благополучно обходят предпринимателя. В частности, есть послабление в кассовой дисциплине.
ФЛП не имеет лимита кассы, не обязан сдавать наличность в банк (п. 14 разд. ІІ Положения № 148*). И что самое главное — ФЛП может сразу распоряжаться своими деньгами как угодно. В отличие от юрлиц, где средства юрлица не принадлежат учредителю, соответственно если он желает использовать средства от бизнеса для личных нужд, то их необходимо как-то предварительно вывести из юрлица.
Такая свобода распоряжения средствами — это базовый принцип, который лежит в основе предпринимательской деятельности ФЛП и на котором мы сегодня будем строить наши размышления и советы.
И здесь удивленный ФЛП может спросить:
Вопрос 1: неужто можно «под нуль» снять все средства с предпринимательского счета наличностью и тратить их как пожелаешь?
Именно так! Никаких ограничений/лимитов в законодательстве нет. Использовать снятые средства можно куда угодно:
— хоть на собственные нужды (кстати, мы всегда рекомендовали оплачивать собственные расходы или наличностью, или с гражданского счета физлица, куда предварительно забросить средства с предпринимательского счета);
— хоть на бизнес (как наличность, так и безналичку).
Вас могут заинтересовать статьи «Использование ФЛП средств с ФЛП-счета / счета для личных нужд» // «Налоги & бухучет», 2024, № 77 и «Как использовать деньги от бизнеса для личных нужд?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 26.
Вопрос 2: не заставят ли налоговики уплачивать какие-то налоги непосредственно перед снятием средств со счета ФЛП?
Нет. Во-первых, снятие наличности с ФЛП-счета не приводит ни к каким налоговым последствиям. Ведь здесь нет факта выплаты дохода какому-то другому лицу. Потому что ФЛП и физлицо — это одно и то же лицо. ФЛП — это не отдельный человек, а только статус, который дает физлицу право заниматься предпринимательской деятельностью.
Во-вторых, в законодательстве нет и не было никаких специальных норм, которые бы обязывали уплачивать налоги/сборы в этом случае.
И пусть вас не пугает та консультация в категории 104.11 БЗ, где налоговики говорят, что ФЛП имеет право свободно пользоваться средствами для собственных нужд с текущего счета, который открыт для осуществления предпринимательской деятельности, при условии уплаты всех налогов. Эти слова не стоит понимать буквально. На сегодня нет ни одной нормы, которая бы позволяла ФЛП снимать на собственные нужды только ту часть прибыли, с которой он уже успел уплатить налоги.
То есть ФЛП может снимать на личные нужды сколько угодно средств. Речь идет лишь о том, что если у него есть налоговый долг, то этот долг следует погасить в первую очередь!
Вопрос 3: не возникнет ли каких-то вопросов со стороны банка, позволит ли он снять наличность?
Однозначно гарантировать, что ваш банк не запросит каких-то дополнительных документов на снятие наличности, нельзя. Потому что у каждого банка — свой риск-ориентированный подход, и документы запрашиваются именно с учетом этого подхода (п. 111 Инструкции о порядке организации кассовой работы банками и проведения платежных операций предоставителями платежных услуг в Украине, утвержденной постановлением Правления НБУ от 25.09.2018 № 103).
Если цель снятия наличности — хозяйственные нужды (то есть расходование на предпринимательскую деятельность), то вероятность запроса документов высокая.
Если же средства снимаются как прибыль ФЛП / на личные нужды, тогда вероятность низкая. И если их и запросят, то, скорее всего, это будут документы о происхождении средств (то есть о том, как ФЛП их заработал), а не о том, куда он их надумал тратить.
Вопрос 4: не нужно ли отчитываться о снятых ФЛП средствах / об их последующем расходе ФЛП?
Никаких бумажек или авансовых отчетов самому себе оформлять не надо! Почему? Потому что, как мы уже отмечали, ФЛП и физлицо — это одно и то же лицо, а не два разных. Средства ФЛП принадлежат физлицу. А следовательно, их просто нельзя ни выдать самому себе под отчет, ни отчитываться об их расходовании перед самим собой.
Следовательно, в любом случае, когда ФЛП сам тратит свой доход (не суть важно, на личные цели или на бизнес), он не должен оформлять никаких дополнительных документов о том, сколько он денег снял со счета, куда их потратил и сколько у него осталось.
Для работников — два варианта действий
Как видите, ФЛП имеет практически неограниченную свободу распоряжаться собственными средствами. От этого «танцует» и его поведение в отношении наемного работника, которому он хочет выдать деньги, — то ли на командировку, то ли на хознужды. Есть два варианта действий.
1. Так сказать, неофициальный. Если ФЛП доверяет работнику, он может выдать ему наличность со словами: «закупи сегодня материалы и оплати их от моего имени».
В таком случае накладные и платежные документы будут оформлены на имя ФЛП. И если поставщики не придирчивые (не будут указывать имя работника в платежных документах), никто даже не догадается, кто именно уплатил эти средства: сам ФЛП или его работник. Поскольку в этой операции не видно и следа работника, будем считать, что все закупки оплатил собственноручно сам ФЛП. А ему, как мы уже выяснили, никаких дополнительных документов об использовании наличности не нужно.
То же, кстати, касается и командировки работников: если ФЛП не покажет в Табеле учета рабочего времени факт командировки, считается, что работник посещал офис в нормальном режиме.
Ну а все расходы на транспорт, проживание и т. п. ФЛП может компенсировать наличностью из своего кармана. Опять-таки, ему никто не запрещает снять наличные деньги с ФЛП-счета и использовать их куда угодно. Никто этого не проверяет.
В этой схеме есть один жирный плюс: не надо никаких «танцев с бубнами» вокруг первички: ни тебе документов на выдачу наличности, ни тебе авансовых отчетов от работника о том, куда он потратил полученные деньги.
Но есть и два минуса:
— работник может потратить деньги на собственные нужды, и ФЛП никак не докажет, что он их вообще выдавал;
— ФЛП на общей системе не сможет включить в расходы суммы, которые он компенсировал командированному работнику за проезд, проживание, питание и т. п.
Если вас это не устраивает, существует второй, официальный вариант действий (см. дальше).
2. Официальный. В этом случае и выдачу денег под отчет или на командировку, и их использование (а если остались — то и возврат) надо оформлять документально по установленным правилам.
Что это за документы и как их составить, сейчас и будем разбираться.
Бумажная волокита
Этот путь обычно выбирают ФЛП-общесистемщики, чтобы подтвердить свои расходы документально, уменьшить на их сумму налогооблагаемый (чистый) доход и, в конце концов, уменьшить сумму НДФЛ, ВС и ЕСВ к уплате.
Но прежде чем перейти к бумажкам, важно понимать, что некоторые расходы ФЛП-общесистемщик может учесть (а следовательно, стоит оформлять документы на такие расходы), а некоторые — нет (поэтому не стоит и напрягаться). И здесь все достаточно просто.
Налоговики не против, чтобы ФЛП включал в расходы (при наличии первички):
— стоимость товаров (материалов), которые он купил самостоятельно или через наемных работников;
— средства, которые он компенсировал работнику на командировку.
В то же время они испокон веков считают, что
ФЛП не имеет права отправить в командировку сам себя (потому что не является наемным работником для самого себя), а следовательно, не имеет права учитывать расходы на собственную командировку (категория 104.05 БЗ)
Поэтому, как ни крути, заморачиваться с документальным оформлением командировки на самого себя точно не стоит — такие расходы все равно не пропустят.
С чем надо заморачиваться, так это с документами о выдаче наличности наемным работникам и о ее использовании. И здесь налоговики считают, что ФЛП должны обязательно оформлять документы о (категория 109.14 БЗ):
— выдаче наличности и
— ее использовании (или возврате).
Выдача наличности работнику
«Кассовое» Положение № 148 распространяется и на юрлиц, и на ФЛП. Так вот, в п. 26 этого документа сказано, что выдача наличности из кассы проводится по расходным кассовым ордерам (РКО) или расходными ведомостям.
Но доджен ли ФЛП оформлять именно их?
В Положении № 148 прямо не прописано освобождение для ФЛП от применения приходных кассовых ордеров (ПКО) и РКО. Сказано лишь, что ФЛП не ведут кассовую книгу (п. 39 Положения № 148). Впрочем, НБУ традиционно считает, что к ФЛП не выдвигаются требования о применении ПКО и РКО. В частности, теперь в п. 32 Положения № 148 сказано, что ПКО и квитанции к ним, а также РКО и расходные ведомости заполняются бухгалтером (ответственным лицом учреждения/предприятия, на которое возложена обязанность по оформлению этих документов). То есть о ФЛП здесь не сказано.
Налоговики еще более категоричны. В своих разъяснениях они прямо говорят, что ФЛП не выписывают ПКО и РКО (категория 109.15 БЗ). Более того, они традиционно очень негативно относятся к ситуации, когда ФЛП использует эти документы по собственному желанию. И создают проблемы самим ФЛП и их контрагентам. Поэтому, чтобы не раздражать налоговиков,
ФЛП оформляют выдачу наличности документом произвольной формы, в котором есть все обязательные реквизиты первичного документа
Все они названы в ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV. Это:
— название документа;
— дата его составления;
— Ф. И. О. ФЛП;
— выданная сумма наличности;
— причина (командировка или хознужды);
— должность и фамилия работника;
— подписи ФЛП и работника.
К тому же
такие документы могут быть даже электронными, но тогда на них должна быть квалифицированная/усовершенствованная электронная подпись ФЛП
Налоговики — полностью за (категория 109.14 БЗ).
Мы со своей стороны добавим, что расходный документ у ФЛП может быть очень похожим на РКО или расходную ведомость. Загрузить их можно здесь и переделать под себя, выбросив лишние реквизиты. Пример — на рисунке ниже.
А вот использовать тот же РКО или расходную ведомость без изменений мы бы не советовали, чтобы не подвергаться лишним спорам с фискалами. Хотя, опять же, нормативка этого не запрещает, и суды тоже на стороне ФЛП (постановление Седьмого апелляционного админсуда от 06.02.2019 по делу № 0640/3871/18). Больше деталей найдете в статье «ФЛП на общей системе выплачивает суточные работникам» // «Налоги & бухучет», 2024, № 50 (ср. ).
Не забываем также о необходимости (если речь идет о командировке):
— документального подтверждения связи командировки с хозяйственной деятельностью ФЛП;
— приказа о командировке и документальных доказательств фактического пребывания лица в командировке (больше деталей по этому поводу найдете в статьях «Нет документов — нет суточных» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25, «Суточные для загранкомандировок» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25).
И наконец такой нюанс:
если у ФЛП нет на руках наличности и он забирает ее с места проведения расчетов, где применяется РРО/ПРРО, то не забудьте провести через РРО/ПРРО операцию «служебная выдача» на сумму изъятой наличности
Выдача денег на карту
Вместо того, чтобы выдавать работнику наличность, ФЛП также может перевести деньги на командировку или на закупку товаров прямо на личную карту работника. Это не запрещено.
А подтверждением выдачи денег будут платежка и банковская выписка
Кстати, перевести такие средства можно даже на зарплатную карту работника, если договор с банком это позволяет.
Выдача КПК вместо денег
А вот если ФЛП не выдает деньги заранее, а просто вручает работнику корпоративную карту для оплаты товара, то здесь вообще можно не волноваться — выдача денег происходит не тогда, когда работник берет в руки КПК, а тогда, когда он снимает с нее наличность или рассчитывается ею.
Подтверждением такой выдачи является банковская выписка. Но обычно даже общесистемщики закрывают глаза на эти операции и не документируют их, поскольку товар будет куплен так, как будто это сделал сам ФЛП (а не работник) — и в расходы эти суммы все равно пойдут.
За счет работника
Чтобы не возиться с бумажками на выдачу наличности, предпринимателю может прийти такая идея: пусть работник съездит в командировку или приобретет товары за свой счет, а я потом компенсирую ему расходы. Так делать не советуем!
Во-первых, если вы отправите работника в командировку без аванса (на суточные, проезд и наем жилья), то рискуете нарваться на штраф в размере минзарплаты (в этом году — 8000 грн) за нарушение трудовых гарантий (ст. 121, 265 КЗоТ)*.
* Можно найти аргументы за компенсацию командировочных расходов постфактум, но лучше не рисковать. Вас может заинтересовать статья «Средства под отчет и на командировку: порядок предоставления» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.
Во-вторых, если работник приобретет товары за свой счет, то вам придется долго и нудно доказывать целесообразность этих расходов и тот факт, что он приобрел товары в связи с выполнением трудовой функции (если вам вообще удастся это доказать) — категория 103.04 БЗ // zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40099. Скорее всего, налоговики будут настаивать на том, что работник перепродал товары предпринимателю, а следовательно, при выплате ему доходов ФЛП должен удерживать НДФЛ и ВС. Мы с этим не согласны.
Но
если не желаете спорить с налоговиками, лучше избегайте ситуаций, когда работник расходует собственные средства на бизнес ФЛП с последующей их компенсацией
Использование (возврат) наличности
Ну а теперь представим, что наличность работник получил и использовал по назначению. Что дальше?
Авансовый отчет с первичкой. Дальше надо отчитаться об этом. И здесь уже не как придется, не в произвольной форме, а используем специальный бланк — Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет (в народе его называют Авансовый отчет). Найти и загрузить его можно здесь.
Работники, которые получили наличность на командировку или на хознужды, отчитываются о ее расходовании на специальном бланке Авансового отчета, прилагая к нему все первичные документы о расходах!
Правила оформления Авансового отчета для работников ФЛП такие же, как и для работников юрлица*. Главное, что надо помнить, см. в таблице ниже.
* Вам может пригодиться статья «Авансовый отчет: правила составления и пример заполнения» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.
В какой срок надо вернуть средства и подать Авансовый отчет
| Работник получил наличность на | Срок для Авансового отчета | Вернуть неиспользованную наличность надо (п. 3 Порядка № 841, п. 19 Положения № 148) |
| командировка | До окончания месяца, следующего за месяцем, в котором завершена командировка | до или при подаче Авансового отчета. А если отчет не подается — сдаем наличность в срок, установленный для подачи отчета (не позже) |
| хознужды | До окончания месяца, следующего за месяцем, в котором завершено действие, на которое выданы средства (например, закупка товаров) | в течение 2 рабочих дней, включая день получения наличности. Продленные сроки есть для закупки: — с/х-продукции: 10 рабочих дней; — лома черных и цветных металлов: 30 рабочих дней |
Такие же сроки применяются и в случае снятия работником наличности с КПК (если ФЛП это документирует) (больше деталей найдете в статье «Подотчетные сроки и ответственность за их нарушение» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65).
Просто первичка без Авансового отчета. С 2023 года Авансовый отчет нужен не всегда (п.п. 170.9.4 НКУ). Сейчас
его можно не подавать, если работник:
1) в командировке использовал сумму наличности, которая не превышает суточные;
2) наличность не получал, а оплатил товары (материалы) с помощью карты / ее реквизитов
А вот если он (официально) получил наличность на хознужды (закупку товаров), Авансовый отчет надо подавать обязательно, независимо от полученной суммы (больше деталей найдете в статьях «Авансовый отчет: когда он нужен?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65, «Авансовый отчет по командировке» // «Налоги & бухучет», 2024, № 75)!
Впрочем, даже если работник может не подавать Авансовый отчет, никто не освобождает его от необходимости предоставить предпринимателю все первичные документы, которые подтверждают расходы в командировке (транспортные билеты, счета из гостиницы, за телефонные разговоры, страховые полисы и т. п.). Чтобы не было недоразумений, рекомендуем сразу составлять перечень таких документов за подписью самого работника и ФЛП.
Кстати, все эти первичные документы + приказ о командировке + Авансовый отчет (при необходимости) + документы, которые доказывают связь командировки с хоздеятельностью ФЛП, и дадут право ФЛП-общесистемщику учесть расходы на командировку работника (подробнее об этом мы рассказывали в статье «ФЛП на общей системе выплачивает суточные работникам» // «Налоги & бухучет», 2024, № 50).
Сколько наличности можно выдать за раз?
На хознужды. Главное, что волнует ФЛП: надо ли соблюдать наличные ограничения, когда мы выдаем наличность работнику под отчет. Ответ: не надо!
И вот почему. Ограничение в 10/50 тыс. грн (п. 6 Положения № 148) распространяется только на расчеты наличностью. А ими считаются платежи наличностью субъектов хозяйствования и физических лиц за реализованную продукцию (товары, выполненные работы, предоставленные услуги), а также по операциям, которые непосредственно не связаны с реализацией (п.п. 5 п. 3 Положения № 148).
Хотя, по большому счету, не важно, за что платежи, потому что
когда ФЛП выдает наличность работнику под отчет, он не осуществляет ни одного платежа! А следовательно, наличные ограничения на такие выплаты не распространяются
С этим, к счастью, уже не спорят и налоговики (письмо ГНСУ от 03.07.2020 № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК).
Но не забывайте:
когда работник будет закупать товары (материалы или услуги) для ФЛП, он будет иметь право рассчитаться наличностью с каждым поставщиком (другим ФЛП или юрлицом) на сумму не больше 10 тыс. грн/день
Потому что будет платить он от имени ФЛП, и здесь уже наличные ограничения будут работать по полной.
На командировку. Здесь наличное ограничение тоже не работает! И причина та же: выдача наличности на командировку — не платежи ФЛП. Поэтому выдавать наличность на командировку можно в любой сумме. Более того,
сам работник может расходовать любую сумму наличности (без 10-тысячного ограничения) на проезд, питание, проживание и другие услуги, которые связаны с командировкой
Об этом прямо сказано в п.п. 3 п. 8 Положения № 148.
Но если он вдруг решит приобрести у юрлица или ФЛП товары (работы, услуги) для своего работодателя, то сразу включится 10-тысячное наличное ограничение по принципу: «одному субъекту хозяйствования — не больше 10 тыс. грн наличности в день».
А если нарушить наличное ограничение? Тогда рискуете получить админштраф от 1700 до 3400 грн (ст. 16315 КУоАП). Больше деталей найдете в статье «Наличные ограничения в 10 и 50 тыс. грн: как не нарушить» // «Налоги & бухучет», 2024, № 80.
ВЫВОДЫ
- ФЛП сам может свободно распоряжаться средствами от своей предпринимательской деятельности: снимать наличность, расходовать ее на бизнес, командировку или на личные нужды.
- Когда ФЛП снимает наличностью средства со счета (в т. ч. собственную прибыль), у него не возникает необходимости уплачивать какие-то дополнительные налоги / обязательные платежи.
- Не обязан ФЛП и отчитываться (ни перед самим собой, ни перед банком или налоговиками) об использовании наличности, которую он снял со своего предпринимательского счета.
- А вот если ФЛП выдает наличность работнику на командировку или под отчет, он должен оформить документ, похожий на РКО. А работник должен предоставить ФЛП Авансовый отчет — об использовании наличности (за исключением случая, когда в командировке работник использовал сумму наличности, которая не превышает суточные).
