Прийняття на роботу

2.1. Гарантії та обмеження при прийнятті на роботу

Трудове законодавство України передбачає низку гарантій та обмежень при прийнятті на роботу.

Передусім КЗпП гарантує рівність трудових прав громадян України. У зв’язку з цим у сфері праці забороняється будь-яка дискримінація, зокрема, пряме або непряме обмеження прав працівників залежно від (ст. 2¹ КЗпП):

— раси та кольору шкіри;

— політичних, релігійних та інших переконань;

— статі, гендерної ідентичності та сексуальної орієнтації;

— етнічного, соціального та іноземного походження;

— віку;

— стану здоров’я, інвалідності, підозри або наявності захворювання ВІЛ/СНІД;

— сімейного та майнового стану, сімейних обов’язків;

— місця проживання;

— членства в профспілці чи іншому об’єднанні громадян;

— мовних чи інших ознак, не пов’язаних з характером роботи або умовами її виконання, тощо.

Таким чином,

Зауважте! Якщо внаслідок дискримінації особі буде завдано матеріальної та/або моральної шкоди, то така особа має право на її відшкодування. При цьому посадові особи, які неправомірно відмовили в прийнятті на роботу, можуть притягатися до адміністративної відповідальності (ст. 15 і 16 Закону № 5207). Крім того, для роботодавців за порушення інших вимог трудового законодавства абзацом дев’ятим ч. 2 ст. 265 КЗпП передбачений фінансовий штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати (далі — МЗП).

У зв’язку із забороною дискримінації у сфері праці в оголошеннях (рекламі) про вакансії заборонено (ч. 1 ст. 24¹ Закону про рекламу):

— зазначати обмеження за віком кандидатів;

— пропонувати роботу тільки жінкам або тільки чоловікам, за винятком специфічної роботи, яка може виконуватися виключно особами певної статі;

— висувати вимоги, що надають перевагу представникам певної статі, раси, кольору шкіри (крім випадків, визначених законодавством);

— висувати вимоги щодо політичних, релігійних та інших переконань, членства в профспілках або інших об’єднаннях громадян, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Розміщення оголошень про вакансії з порушенням вищезгаданих вимог загрожує рекламодавцю значним штрафом у 10-кратному розмірі МЗП, установленої на момент виявлення порушення (ч. 3 ст. 24¹ Закону про рекламу).

Ми розглянули гарантії та обмеження на етапі добору кандидатів на вакансію.

Далі поговоримо про заборони, встановлені для роботодавців при укладенні трудового договору.

1. Заборонено будь-яке пряме чи непряме обмеження прав або встановлення прямих чи непрямих переваг залежно від (ст. 22 КЗпП):

— походження, соціального та майнового стану;

— расової та національної належності;

— статі;

— мови;

— політичних поглядів і релігійних переконань;

— членства у профспілці чи іншому об’єднанні громадян;

— роду і характеру занять;

— місця проживання.

Крім того, не вимагайте від осіб, які працевлаштовуються, відомостей про особисте життя. Це також заборонено (ч. 3 ст. 11 Закону № 5067).

Водночас КЗпП допускає, що

2. Не допускається в загальному випадку прийняття на роботу осіб молодше 16 років (ч. 1 ст. 188 КЗпП).

Проте як виняток дозволено працевлаштовувати:

— осіб, які досягли 15 років, — за згодою одного з батьків або особи, що його замінює;

— учнів загальноосвітніх шкіл, професійно-технічних і середніх спеціальних навчальних закладів, які досягли 14-річного віку, для виконання легкої роботи — за згодою одного з батьків або особи, що його замінює. При цьому така робота не повинна завдавати шкоди здоров’ю, порушувати процес навчання і повинна виконуватися у вільний від навчання час.

3. Заборонено укладення трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я (ст. 24 КЗпП).

4. Роботодавець не може відмовити в укладенні трудового договору особі, запрошеній на роботу в порядку переведення з іншого підприємства за погодженням між керівниками підприємств (ст. 24 КЗпП).

5. Заборонено відмовляти в прийнятті на роботу жінкам із причин, пов’язаних з вагітністю або наявністю дітей віком до 3 років, а також одиноких матерів — за наявності дитини віком до 14 років або дитини з інвалідністю (ч. 1 ст. 184 КЗпП).

Зазначена гарантія поширюється також на батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів, піклувальників, одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів (ст. 186¹ КЗпП).

У разі відмови в прийнятті на роботу таким категоріям осіб роботодавець зобов’язаний повідомити їм причину відмови у письмовій формі (ч. 2 ст. 184 КЗпП).

6. Роботодавцю заборонено відмовляти в прийнятті на роботу кандидатам на вакантну посаду з причини:

— досягнення ними пенсійного віку (ч. 2 ст. 11 Закону № 3721);

— інвалідності, за винятком випадків, коли за висновком медико-соціальної експертизи стан здоров’я особи з інвалідністю перешкоджає виконанню професійних обов’язків, загрожує здоров’ю і безпеці праці інших осіб, або така трудова діяльність може погіршити стан здоров’я самого кандидата на вакансію (ч. 3 ст. 17 Закону № 875).

Крім того, що роботодавець повинен дотримуватися заборон, установлених чинним законодавством, він може в деяких випадках самостійно ввести певні обмеження.

Так, роботодавець має право обмежити спільну роботу на одному й тому ж підприємстві осіб, які є близькими родичами чи свояками, якщо у зв’язку з виконанням трудових обов’язків вони безпосередньо підпорядковані або підконтрольні один одному (ст. 25¹ КЗпП). До таких осіб належать батьки, подружжя, брати, сестри, діти, а також батьки, брати, сестри та діти подружжя. На державних підприємствах, в установах і організаціях порядок уведення «родинних» обмежень установлюється законодавством.

Роботодавці також повинні пам’ятати про те, що для деяких категорій осіб установлені додаткові гарантії при прийнятті на роботу.

Так, для працевлаштування неконкурентоздатних на ринку праці осіб (крім осіб з інвалідністю), установлений норматив працевлаштування (трудова квота). Перелік категорій таких громадян зазначено у ст. 14 Закону № 5067. Обов’язок з виконання трудової квоти поширюється на підприємства всіх форм власності з чисельністю від 8 працівників.

Розмір трудової квоти становить для підприємств із середньообліковою кількістю штатних працівників* (далі — СКШП):

* Цей показник розраховують відповідно до Інструкції № 286.

— 8 — 20 осіб — не менше однієї людини, якій до настання права на пенсію за віком відповідно до ст. 26 Закону № 1058 залишилося 10 і менше років;

— 21 і більше — 5 % СКШП за попередній календарний рік для працевлаштування осіб, зазначених у ст. 14 Закону № 5067**.

** Крім осіб з інвалідністю і непрацюючих працездатних осіб, які отримують державну соціальну допомогу малозабезпеченим сім’ям.

Санкції за невиконання цієї квоти на сьогодні не передбачені. Водночас якщо роботодавець її не виконав і при цьому необґрунтовано відмовив у працевлаштуванні квотним категоріям громадян, то йому загрожує штраф у розмірі 2 МЗП за кожну таку необґрунтовану відмову в межах відповідної квоти (п. 2 ст. 53 Закону № 5067).

На думку Мінсоцполітики (див. лист від 02.07.2016 № 352/13/116-16), обґрунтованою відмовою в прийнятті на роботу може бути, наприклад, відсутність вакансій, відсутність у претендента освіти чи необхідної кваліфікації та досвіду роботи тощо. Детальніше про трудову квоту читайте в «Податки & бухоблік», 2021, № 7, с. 12.

Установлено також норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю (ст. 19 Закону № 875). Його розмір — 4 % від СКШП облікового складу за рік. Якщо ж СКШП за рік — від 8 до 25 осіб, інвалідний норматив дорівнює одному робочому місцю. З усіма подробицями розрахунку інвалідного нормативу та санкціями за його невиконання ви можете ознайомитися в «Податки & бухоблік», 2021, № 9, с. 15.

2.2. Процедура оформлення трудових відносин

Зазвичай знайомство роботодавця з потенційним працівником розпочинається зі співбесіди. Цей етап працевлаштування дає змогу визначити, наскільки кандидат підходить на вакантну посаду, оцінити його професійні знання та уміння, ділові й особисті якості, а також з’ясувати, чи не має він обмежень для роботи на цій посаді.

Якщо в процесі співбесіди роботодавець доходить висновку, що працівник не відповідає висунутим вимогам, то він повинен обґрунтувати працівнику причину відмови в прийнятті на роботу.

У разі успішного проходження працівником співбесіди роботодавець переходить до наступного етапу — оформлення трудових відносин.

Процедуру оформлення трудових відносин наведемо у вигляді схеми на рис. 2.1.

Розглянемо етапи працевлаштування працівника детальніше.

Крок 1. Роботодавець має право затребувати від працівника такі документи для оформлення трудових відносин (ч. 2 ст. 24 КЗпП):

1. Паспорт чи інший документ, що посвідчує особу. З 23.08.2021* повним юридичним аналогом паперового документа став цифровий паспорт, або е-паспорт.

* Дата набуття чинності Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» від 30.03.2021 № 1368-IX.

Е-паспорт громадяни України за своїм бажанням можуть безоплатно сформувати за допомогою мобільного застосунку «Дія», встановленого на будь-якому електронному пристрої, підключеному до Інтернету (наприклад, на смартфоні). Але зробити це можуть тільки ті особи, які мають паспорт громадянина України у вигляді ID-картки або біометричний закордонний паспорт.

Цифровий паспорт пред’являється особою замість і без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України та документів (відомостей, даних) про реєстраційний номер облікової картки платника податків, місце проживання (ч. 1 ст. 14¹ Закону № 5492).

Електронні копії е-паспорта можуть подаватися і використовуватися в тих же випадках, за яких законодавством передбачено подання та використання копій паспорта громадянина України.

Майте на увазі: юрособи та фізособи зобов’язані забезпечити перевірку е-паспортів, що пред’являються громадянами України (ч. 2 ст. 14¹ Закону № 5492). Процедуру такої перевірки і механізм формування електронних копій е-паспорта визначає Порядок № 911.

На це вказує п. 4 Порядку № 911.

QR-код (штрихкод) генерується після натиснення на зображення цифрового паспорта в застосунку «Дія» і діє 3 хвилини. Його можна зчитати сканером або планшетом. Крім того, зчитати QR-код можна й за допомогою спеціального зчитувача, який є в застосунку «Дія». Для цього треба скористатися пристроєм, на якому встановлено цей застосунок. Зчитувач автоматично перевірить документ працівника. За результатами перевірки на електронному пристрої, за допомогою якого вона здійснювалася, формується відповідне інформаційне повідомлення.

Увага! Прийняття на роботу громадян без паспорта або з недійсним паспортом загрожує посадовим особам підприємства адмінштрафом у розмірі від 17 до 51 грн, а за повторне порушення протягом року — від 170 до 238 грн (ст. 200 КУпАП).

2. Документ про присвоєння працівнику реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі — реєстраційний номер) (п.п. 70.12.1 ПКУ, п. 1 розд. XI Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затвердженого наказом Мінфіну від 29.09.2017 № 822). Це може бути довідка про присвоєння реєстраційного номера (ідентифікаційного номера). Інформацію про цей номер містить і паспорт у вигляді ID-картки. Крім того, реєстраційний номер є в е-паспорті. Відомості про нього можуть також відображатися в електронній формі в застосунку «Дія» окремо від е-паспорта (п. 7 Порядку № 911).

Не надають реєстраційний номер особи, які за своїми релігійними переконаннями відмовилися від його отримання та мають про це відповідну позначку в паспорті.

3. Трудова книжка (за її наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб).

Працівник надав трудову книжку? Ознайомтеся з її даними, внесіть відомості про прийняття на роботу (якщо працівник цього вимагає) і поверніть трудову книжку працівнику.

Нагадаємо: з 10.06.2021* облік трудової діяльності ведеться в електронній формі, тому паперові трудові книжки не є обов’язковими. Записи про прийняття на роботу до паперової трудової книжки роботодавець уносить тільки на вимогу працівника. Якщо ж працівника приймають на роботу вперше, то роботодавець оформляє трудову книжку в обов’язковому порядку також тільки на вимогу працівника (ст. 48 КЗпП). Але в будь-якому разі після внесення відповідних записів роботодавець повертає трудову книжку працівнику.

* Дата набуття чинності Законом № 1217.

Частиною 2 ст. 24 КЗпП передбачено, що замість паперової трудової книжки при прийнятті на роботу можуть бути подані відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб. Проте наразі з реалізацією цієї норми на практиці виникають проблеми. Про інші нюанси обліку трудової діяльності в електронній формі читайте в розділі 5.

4. Документ про освіту, спеціальність або кваліфікацію, якщо він потрібен відповідно до чинного законодавства для допуску до виконання певної роботи.

5. Документ про стан здоров’я (висновок попереднього медичного огляду). Його подають тільки у випадках, визначених законодавством.

6. Військово-обліковий документ. До військово-облікових документів належать (п. 16 Порядку № 921):

— для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;

— для військовозобов’язаних і резервістів — військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного.

Крім того, з норм п. 37 Порядку № 921 випливає, що

Зауважте: за порушення у сфері військового обліку для посадових осіб роботодавців ст. 210¹ КУпАП передбачена адміністративна відповідальність. Так, за будь-яке перше порушення стягується штраф від 3400 до 5100 грн. Проте за вчинення правопорушення в особливий період, який триває наразі, як і за повторне протягом року вчинення порушення, штраф становить від 5100 до 8500 грн.

7. Інші документи, вимагати які не забороняє трудове законодавство, наприклад, автобіографію, документи, що свідчать про отримання спеціальних знань тощо.

Запам’ятайте: заборонено вимагати від осіб, які працевлаштовуються, зокрема, відомості про їх партійну і національну належність, походження, а також про реєстрацію місця проживання або перебування (ст. 25 КЗпП).

Крок 2. При прийнятті на роботу роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього медичного огляду працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба в професійному доборі (ст. 169 КЗпП). Переліки шкідливих і небезпечних факторів, а також робіт, за наявності яких роботодавець зобов’язаний організовувати проведення попередніх медоглядів, затверджені наказом МОЗ від 21.05.2007 № 246.

Як особи, зайняті на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці, проходити попередні медогляди повинні й працівники транспортних засобів (п. 2.14 Порядку № 246). При цьому для водіїв передбачено спеціальне Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затверджене наказом МОЗ і МВС від 31.01.2013 № 65/80.

Крім того, тільки після проходження попереднього медогляду роботодавцю дозволено приймати на роботу осіб молодше 18 років (ст. 191 КЗпП).

Також для окремих спеціальностей обов’язкове проведення попереднього психіатричного (див. постанову КМУ від 27.09.2000 № 1465) і наркологічного (див. постанову КМУ від 06.11.97 № 1238) оглядів.

Але й це ще не все. Санітарне законодавство зобов’язує проходити попередній медичний огляд також працівників, чия діяльність пов’язана з обслуговуванням населення і може спричинити поширення інфекційних захворювань та/або виникнення харчових отруєнь (ст. 26 Закону № 4004 і ст. 21 Закону № 1645). Перелік професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов’язковим профілактичним медичним оглядам у зв’язку з тим, що вони зайняті обслуговуванням населення, затверджений постановою КМУ від 23.05.2001 № 559.

Крок 3. Щодо заяви про прийняття на роботу, то в законодавчих актах цей документ не згадується як обов’язковий, а його форма нормативними актами не затверджена. Подання заяви — це практика, що склалася. Оформляють її в довільній формі. Водночас враховуйте вимоги нового ДСТУ 4163:2020. При цьому безпосередньо у такій заяві майбутній працівник може повідомити роботодавця про визначення нового місця роботи як основного (див. лист Мінекономіки від 07.10.2021 № 4712-06/49022-07).

Зверніть увагу! Згідно з роз’ясненням Уповноваженого ВРУ з прав людини* від 30.09.2021 (див. на офіційному сайті: ombudsman.gov.ua) в рамках реалізації права на працю обробка персональних даних фізичних осіб повинна здійснюватися згідно з КЗпП, іншими нормативно-правовими актами і трудовим договором, а не на підставі окремої згоди на обробку персональних даних. Реалізація гарантованого особі права на працю не може залежати від надання нею згоди на обробку персональних даних. У зв’язку з цим особа не може бути примушена її майбутнім роботодавцем до надання такої згоди.

* У функції Уповноваженого ВРУ з прав людини входить надання рекомендацій щодо практичного застосування законодавства про захист персональних даних.

Крок 4. Якщо надані всі документи відповідно до законодавчих норм, то далі працівник і роботодавець погоджують умови та форму трудового договору. Про те, що таке трудовий договір, що в ньому зазначають та в якій формі він може бути укладений, читайте в підрозділі 2.5.

До початку роботи працівника за укладеним трудовим договором (крім договору про дистанційну роботу) роботодавець зобов’язаний (ст. 29 КЗпП):

1) роз’яснити працівнику його права та обов’язки;

2) проінформувати працівника під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунено, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства та колективного договору;

3) ознайомити працівника з Правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

4) проінструктувати працівника з питань техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони;

5) визначити працівнику його робоче місце та забезпечити його необхідними для роботи засобами.

При дистанційній роботі працівник самостійно визначає своє робоче місце за власним вибором у будь-якому місці за межами робочого приміщення або території роботодавця (ст. 60² КЗпП). До того ж працівник може змінювати його без погодження з роботодавцем.

Є ще одна категорія працівників, які також самостійно визначають своє робоче місце за межами робочого приміщення або території роботодавця. Це надомні працівники. Проте після того, як робоче місце буде визначено за місцем проживання надомного працівника або в іншому обраному ним приміщенні, воно є фіксованим і працівник не може його змінювати без погодження з роботодавцем (ст. 60¹ КЗпП).

** Якщо Правила внутрішнього трудового розпорядку поширюються на працівника.

Крім того, якщо дистанційному працівнику чи надомнику надаються для виконання певного обсягу робіт обладнання та засоби, то роботодавець зобов’язаний до початку роботи за трудовим договором надати рекомендації щодо роботи з ними. Ознайомлення може проходити у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі. Якщо інструктаж здійснюється дистанційно, підтвердженням його проведення є факт обміну між працівником і роботодавцем відповідними електронними документами (ст. 13 Закону про охорону праці).

Крок 5. Укладення трудового договору між роботодавцем і найманою особою оформляють шляхом видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, з яким працівник має бути ознайомлений під підпис (ст. 24 КЗпП). Причому такий порядок оформлення діє при укладенні трудового договору як у письмовій, так і в усній формі.

Типова форма наказу (розпорядження) про прийняття на роботу № П-1 затверджена наказом № 489. З прикладом її заповнення ви можете ознайомитися в спецвипуску «Податки & бухоблік», 2020, № 49, с. 41. Крім того, роботодавець має право розробити власну, зручну для нього форму наказу (розпорядження). Але в цьому разі в наказі повинні міститися всі обов’язкові реквізити, встановлені типовою формою № П-1.

Крок 6. Згідно з ч. 4 ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без одночасного виконання таких двох умов:

1) укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням), та

2) повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу.

Подається Повідомлення згідно з постановою № 413 до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ. Подати таке Повідомлення треба після видання наказу про прийняття на роботу, але до фактичного допуску працівника до роботи.

Виняток становлять випадки прийняття на роботу членів виконавчого органу господарського товариства або керівника підприємства (установи, організації), відомості про яких включені до ЄДР*. Органи ДПС отримують інформацію про їх працевлаштування безпосередньо з ЄДР.

* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців і громадських формувань.

Про способи подання Повідомлення, нюанси його заповнення і відповідальність за неподання читайте в «Податки & бухоблік», 2021, № 23, с. 2.

Крок 7. Письмові договори про повну матеріальну відповідальність відповідно до ст. 135¹ КЗпП роботодавці укладають із працівниками, які досягли 18-річного віку та:

1) обіймають посаду або виконують роботу, безпосередньо пов’язану зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням в процесі виробництва переданих йому цінностей. Перелік таких посад і робіт, а також типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджені постановою № 447/24. Причому зауважте: тільки наявність посади або роботи в зазначеному Переліку не дає підстави для укладення договору про повну матеріальну відповідальність, якщо трудова функція працівника не передбачає перераховані обов’язки;

2) виконують роботу за трудовим договором про дистанційну або надомну роботу і користуються обладнанням і засобами роботодавця, наданими йому для виконання роботи.

Крок 8. Особову картку оформлюють на кожну особу, прийняту на постійну, тимчасову або сезонну роботу, у тому числі за сумісництвом. Типова форма особової картки працівника № П-2 затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 № 495/656. Для держслужбовців наказом Нацагентства з питань держслужби від 19.05.2020 № 77-20 затверджена спеціальна форма особової картки.

Заповнюють форму № П-2 в одному примірнику на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, військово-облікового документа, диплома (свідоцтва, посвідчення) про закінчення навчального закладу та інших документів.

Детально про її заповнення ви можете дізнатися із спецвипуску «Податки & бухоблік», 2020, № 49, с. 42.

2.3. Установлюємо строк випробування

Не завжди за даними резюме та результатами співбесіди роботодавець може бути упевнений, що працівник підійде для роботи за вакантною посадою. Щоб переконатися в тому, що новий працівник «годиться», при укладенні трудового договору йому може бути встановлений строк випробування згідно з ч. 1 ст. 26 КЗпП. Установлюється такий строк за угодою сторін, тобто за домовленістю між працівником і роботодавцем. Умова про випробування має бути зазначена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу, з яким необхідно ознайомити працівника під підпис.

Водночас є особи, яким не можна встановлювати строк випробування за жодних обставин. Так, ч. 3 ст. 26 КЗпП забороняє встановлювати випробування при прийнятті на роботу таким категоріям працівників:

— особам, які не досягли 18 років;

— молодим робітникам після закінчення професійних навчально-виховних закладів;

— молодим спеціалістам після закінчення вищих навчальних закладів;

— особам, звільненим у запас з військової або альтернативної (невійськової) служби;

— особам з інвалідністю, направленим на роботу відповідно до рекомендації медико-соціальної експертизи;

— особам, обраним на посаду;

— переможцям конкурсного відбору на заміщення вакантної посади;

— особам, які стажуються при прийнятті на роботу з відривом від основної роботи;

— вагітним жінкам;

— одиноким матерям, які мають дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю;

— особам, з якими укладається строковий трудовий договір строком до 12 місяців;

— особам, прийнятим на тимчасові та сезонні роботи;

— внутрішньо переміщеним особам;

— особам, прийнятим на роботу в іншу місцевість;

— особам, прийнятим на роботу при переведенні з іншого підприємства;

— особам, яким чинним законодавством заборонено встановлювати випробування.

Крім того, строк випробування немає сенсу встановлювати для:

— жінок, які мають дітей віком до 3 років (якщо дитина потребує домашнього догляду за медичним висновком — до 6 років);

— батьків, які виховують дітей до 14 років або дітей з інвалідністю без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також для опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів.

Річ у тому, що ці категорії працівників не можуть бути звільнені за ініціативою роботодавця (див. ст. 184 і 186¹ КЗпП). А розірвання трудового договору через невідповідність працівника посаді, на яку він прийнятий, або виконуваній роботі, виявлену протягом строку випробування, належить до такої підстави (п. 11 ч. 1 ст. 40 КЗпП).

Строк випробування при прийнятті на роботу не може перевищувати (ч. 1 і 2 ст. 27 КЗпП):

— для робітників — 1 місяця;

— для інших працівників — 3 місяців, а в окремих випадках, за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації, — 6 місяців.

Увага! Зазначені строки випробування є максимальними і збільшення їх не допускається, у тому числі й за згодою працівника. А ось строк випробування меншої тривалості встановлювати можна.

До строку випробування не зараховуємо дні, коли працівник фактично не працював, незалежно від причин (ч. 3 ст. 27 КЗпП). У цьому випадку строк випробування автоматично продовжується на відповідну кількість днів, протягом яких працівник фактично не працював. Проте якщо в наказі про прийняття на роботу зазначена конкретна дата закінчення строку випробування, рекомендуємо внести до такого наказу відповідні зміни, визначивши строк з урахуванням продовження.

Обчислюємо строк випробування за нормами ст. 241¹ КЗпП (див. підрозділ 2.5).

Якщо строк випробування закінчився, а працівник продовжує працювати, він вважається таким, що пройшов випробування (ч. 1 ст. 28 КЗпП). Видавати наказ про успішне проходження випробування не треба.

Важливо! Звільнити працівника, як такого, що не пройшов випробування, можна тільки в межах строку випробування (ч. 2 ст. 28 КЗпП). Причому попередити його про це треба письмово за 3 дні до дати звільнення. Після закінчення строку випробування працівника можна звільнити лише на загальних підставах.

У разі звільнення працівника, як такого, що не пройшов випробування, на підставі п. 11 ч. 1 ст. 40 КЗпП не потрібні ані заява працівника про звільнення, ані узгодження з профспілковою організацією (абзац третій ст. 43¹ КЗпП).

2.4. Приймаємо на роботу сумісника: обмеження

У загальному випадку законодавство не обмежує громадян ані у виборі місця працевлаштування, ані в кількості місць роботи. Так, працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін (ч. 2 ст. 21 КЗпП). Це дає можливість працівникам, окрім основного трудового договору, укладати трудові договори про роботу за сумісництвом.

Сумісництво — це виконання працівником, окрім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час. Робота за сумісництвом може виконуватися як на підприємстві або у підприємця за основним місцем роботи (внутрішнє сумісництво), так і в іншого роботодавця (зовнішнє сумісництво). Для роботи за сумісництвом отримувати згоду роботодавця за основним місцем роботи не потрібно.

Зверніть увагу: для працівників державних підприємств постановою № 245 і Положенням № 43 установлені законодавчі обмеження на роботу за сумісництвом.

Так, не мають права працювати за сумісництвом керівники державних підприємств, установ, організацій, їх заступники, а також керівники структурних підрозділів державних підприємств (цехів, відділів, лабораторій тощо) та їх заступники. Водночас зазначене обмеження не поширюється на їх наукову, викладацьку, медичну і творчу діяльність, а також на діяльність, яка не є сумісництвом згідно з додатком до Положення № 43.

Обмеження на сумісництво можуть бути обумовлені і такими факторами, як охорона здоров’я працівників і безпека виробництва (п. 2 Положення № 43). Їх можуть установлювати керівники держпідприємств разом із профспілковими комітетами для окремих категорій працівників. До них належать:

— працівники окремих професій і посад, зайняті на важких роботах і роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці;

— працівники віком до 18 років;

— вагітні жінки.

Крім того, обмеження на роботу за сумісництвом для певних професій і посад установлені спеціальними нормативно-правовими актами. Так, сумісництво заборонене для:

— осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування (держслужбовців, посадових осіб місцевого самоврядування, народних депутатів, суддів та інших посад, перерахованих у п. 1 ч. 1 ст. 3 Закону № 1700), за винятком викладацької, наукової і творчої діяльності, медичної практики, інструкторської та суддівської практики зі спорту (ст. 25 Закону № 1700);

— працівників прокуратури (ст. 18 Закону України «Про прокуратуру» від 14.10.2014 № 1697-VII);

— нотаріусів, окрім викладацької та творчої діяльності, а також діяльності в професійному самоврядуванні нотаріусів (ст. 3 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.93 № 3425-XII).

На підприємствах недержавної форми власності обмеження на роботу за сумісництвом можуть установлювати безпосередньо роботодавці. Заборони може містити колективний або трудовий договір (див. лист Мінпраці від 30.04.2002 № 06/2-4/123).

Зокрема, колективний договір може передбачати перелік категорій працівників, які не мають права працювати за сумісництвом. До їх числа можуть, наприклад, належати особи, що мають доступ до комерційної таємниці, яким забороняється працювати за сумісництвом на підприємствах-конкурентах.

Процедура працевлаштування працівника-сумісника така ж, як і для основного працівника.

2.5. Оформляємо трудовий договір (контракт)

Трудовий договір — це угода між працівником і роботодавцем. У його рамках працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену такою угодою. У свою чергу, роботодавець зобов’язується виплачувати працівнику заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін (ст. 21 КЗпП).

Форма договору

За загальним правилом трудовий договір можна укладати як у письмовій, так і в усній формі. Водночас в окремих випадках, установлених ст. 24 КЗпП, дотримання письмової форми трудового договору є обов’язковим. Так, письмові трудові договори укладають:

1) при організованому наборі працівників;

2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;

3) при укладенні контракту;

4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;

5) із неповнолітнім;

6) якщо роботодавцем є фізична особа, у тому числі фізична особа — підприємець;

7) при укладенні трудового договору про дистанційну або надомну роботу;

8) в інших випадках, передбачених законодавством України.

Що стосується трудових договорів про дистанційну або надомну роботу, то передбачені випадки, коли роботодавець може встановити дистанційну або надомну роботу без оформлення письмового трудового договору (ч. 8 ст. 60¹ КЗпП, ч. 11 ст. 60² КЗпП) шляхом видання наказу (розпорядження). Такий варіант можливий:

— під час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, установлених законодавством;

— у разі виникнення загрози озброєної агресії;

— у разі надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.

При цьому з наказом про дистанційну або надомну роботу працівників ознайомлюють протягом 2 днів з дня його видання, але до встановлення дистанційної/надомної роботи. У такому разі вимоги ч. 3 ст. 32 КЗпП щодо повідомлення працівників не пізніше ніж за 2 місяці про зміну істотних умов праці, не діють.

Крім того, фахівці Мінекономіки вважають, що у вищезгаданих форс-мажорних випадках можна встановити дистанційну або надомну роботу без укладення письмового трудового договору і за ініціативою працівника на підставі його заяви (див. лист від 04.05.2021 № 4712-06/26182-07).

Зміст трудового договору

Якщо трудовий договір укладається у письмовій формі, то в ньому в обов’язковому порядку мають бути зафіксовані:

— прізвище, ім’я та по батькові працівника;

— найменування роботодавця — юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові роботодавця — фізичної особи;

— місце роботи (об’єкт, дільниця, цех, структурний підрозділ);

— найменування роботи, професії або посади, трудові функції, які виконуватиме працівник (визначаються посадовою інструкцією). Зауважте: найменування роботи, професії чи посади в трудовому договорі має відповідати Класифікатору професій;

— умови оплати праці (встановлюються відповідно до затвердженої на підприємстві системи оплати праці);

— дата початку дії трудового договору і дата, коли працівник повинен фактично стати до роботи;

— строк дії трудового договору (якщо договір є строковим).

У трудовому договорі можна встановлювати інші умови роботи, наприклад, про строк випробування, матеріальну відповідальність, індивідуальний режим роботи тощо.

З прикладом письмового трудового договору ви можете ознайомитися в спецвипуску «Податки & бухоблік», 2020, № 49, с. 36.

При укладенні письмових трудових договорів про дистанційну або надомну роботу треба використовувати типові форми таких договорів, затверджені наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21. Водночас не заборонено вносити до типових договорів зміни і доповнення, що не суперечать трудовому законодавству*.

* Див. роз’яснення Мінекономіки: www.me.gov.ua/Documents/Print?lang=uk-UA&id=1d3b30ad-7e5c-4707-bb4b-e6f3063996cb.

Крім того, Мінекономіки роз’яснює, що в розділі про оплату праці такого договору не обов’язково повністю дублювати положення колдоговору або нормативного акта роботодавця про оплату праці. Достатньо зробити посилання на відповідний документ. Але при цьому обов’язковим є дотримання процедури інформування працівника про умови оплати праці.

Майте на увазі: умови трудового договору, що погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством, є недійсними (ст. 9 КЗпП).

Строк дії договору

Трудовий договір може бути укладений на (ст. 23 КЗпП):

1) невизначений строк (безстроковий трудовий договір);

2) визначений строк, установлений за погодженням сторін;

3) час виконання певної роботи.

Проте за певних обставин із працівниками можуть укладатися строкові трудові договори. Це ситуації, за яких трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк виходячи з (ч. 2 ст. 23 КЗпП):

— характеру майбутньої роботи (виконання сезонних робіт тощо);

— умов виконання роботи (заміщення тимчасово відсутнього працівника тощо);

— інтересів працівника.

Необхідність укладення строкового трудового договору може бути також передбачена законодавчими актами.

Зверніть увагу: відповідно до законопроєкту № 5388**, прийнятого в першому читанні 21.09.2021, планується встановити чіткий перелік випадків, коли можливе укладення строкового трудового договору.

** Див. за посиланням: w1.c1.rada.gov.ua/pls/zweb2/webproc4_1?pf3511=71684.

Так, якщо вказаний законопроєкт буде ухвалений остаточно і набуде чинності, строкові трудові договори можна буде укладати тільки:

1) для заміщення тимчасово відсутнього працівника, за яким зберігається місце роботи (посада);

2) для заміщення вільного робочого місця (посади), якщо за працівником, з яким припинені трудові відносини, відповідно до закону зберігається право повернення на колишню роботу (посаду);

3) на час виконання певного обсягу чи виду роботи, строк закінчення якої не може бути визначений конкретною датою, з урахуванням характеру такої роботи, умов її виконання;

4) для виконання робіт, пов’язаних з тимчасовим (до одного року) розширенням виробництва або обсягу послуг, що надаються;

5) для виконання невідкладних робіт із запобігання або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій, а також усунення інших обставин, які становлять або можуть становити загрозу життю чи здоров’ю, умовам життєдіяльності людей;

6) у зв’язку з обранням на певний строк до складу виборного органу або на виборну посаду, а також у зв’язку з прийняттям на роботу осіб, які безпосередньо забезпечують діяльність членів виборних органів;

7) із працівниками патронатної служби;

8) із творчими працівниками засобів масової інформації, організацій кінематографії, театрів, концертних організацій, цирків та іншими особами, які беруть участь у створенні та/або виконанні творів, професійними спортсменами відповідно до переліку професій, який затверджується КМУ;

9) із керівником, його заступником, головою і членами наглядової ради та/або виконавчого органу юридичної особи, із керівником представництва іноземної юридичної особи;

10) для виконання громадських робіт за направленням центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення і трудової міграції;

11) при тимчасовому переведенні працівника на роботу (посаду) на інше підприємство, в установу, організацію;

12) за ініціативою працівника;

13) в інших випадках, коли встановлення трудових відносин на визначений строк передбачено законом.

Строк дії строкового трудового договору встановлюють за згодою сторін*. Він може визначатися як конкретним строком, так і часом настання певної події (наприклад, виходом працівниці на роботу з відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) або виконанням певного обсягу робіт (абзац другий п. 7 постанови № 9).

* Згідно із законопроєктом № 5388 планується обмежити такий строк 5 роками.

При укладенні з працівником строкового трудового договору важливо правильно обчислити строк його дії. Річ у тому, що якщо після закінчення строку, зазначеного в договорі, трудові відносини фактично тривають, то дія договору вважається продовженою на невизначений строк (ст. 39¹ КЗпП).

Обчислення строків, передбачених КЗпП, відбувається відповідно до норм його ст. 241¹. Так, при обчисленні строку дії трудового договору враховуйте наступні правила.

1. Якщо строк дії трудового договору визначається днями, то його обчислюють з дня, наступного після того дня, з якого розпочинається строк. Наприклад, ви уклали з працівником строковий трудовий договір 16 вересня 2021 року на 60 днів. У такому разі обчислення 60-денного строку розпочнеться з 17 вересня. Отже, строк дії такого договору закінчується 15 листопада 2021 року.

Зауважте: якщо в самому договорі не встановили інше, для обчислення строку як точку відліку беремо дату початку дії трудового договору, а не дату, коли працівник фактично приступив до роботи. При цьому трудовий договір має бути укладений до початку роботи.

2. Строк, що обчислюється тижнями, закінчується у відповідний день тижня. Наприклад, ви уклали з працівником трудовий договір на 2 тижні в понеділок 1 листопада 2021 року. Тоді строк дії такого договору збігає в понеділок 15 листопада 2021 року.

3. Строк, що обчислюється місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку. Якщо кінець строку, що обчислюється місяцями, припадає на місяць, який не має відповідного числа, то строк закінчується в останній день цього місяця. Наприклад, строковий трудовий договір був укладений 31 серпня 2021 року на 3 місяці. У цьому випадку строк дії такого договору закінчиться 30 листопада 2021 року, оскільки в листопаді тільки 30 календарних днів.

4. Строк, що обчислюється роками, закінчується у відповідні місяць і число останнього року строку. Припустимо, ви уклали з працівником строковий трудовий договір на 1 рік 1 вересня 2021 року. У такій ситуації строк дії договору закінчиться 1 вересня 2022 року.

5. Якщо останній день строку припадає на святковий, вихідний або неробочий день, то днем закінчення строку вважається найближчий робочий день. Наприклад, строк дії трудового договору закінчується в неділю 14 листопада 2021 року. На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень з вихідними в суботу і неділю. У цьому випадку днем звільнення буде 15 листопада 2021 року (понеділок) — перший після вихідного робочий день.

Для того щоб уникнути можливих трудових спорів з приводу дати закінчення дії строкового трудового договору, радимо зазначати в договорі точну дату його закінчення.

Зверніть увагу: строкові трудові договори, які були переукладені один або кілька разів, за винятком випадків, передбачених у ч. 2 ст 23 КЗпП (див. вище), вважаються укладеними на невизначений строк.

Контракт

Контракт є особливою формою трудового договору. Строк його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть установлюватися угодою сторін (ч. 3 ст. 21 КЗпП).

На відміну від трудового договору, контракт укладається виключно у письмовій фор- мі.

Важливо! Укладення контракту у випадках, не передбачених законами України, не допускається, оскільки це знижує рівень соціальної захищеності працівників і суперечить вимогам Конвенції МОП № 158, ратифікованої Україною 04.02.94 (див. листи Мінпраці від 03.02.2003 № 06/2-4/13 і від 21.02.2003 № 06/2-4/28).

При укладенні контракту з працівниками роботодавці повинні керуватися Положенням № 170. Укладення контрактів при прийнятті на роботу керівників підприємств державної форми власності регулює постанова КМУ від 19.03.93 № 203.

Типова форма контракту затверджена наказом Мінпраці від 15.04.94 № 23. Крім того, для окремих категорій працівників різними міністерствами і відомствами затверджені окремі типові форми контрактів.

Контракт набуває чинності з дня його підписання або з дати, визначеної сторонами безпосередньо в самому контракті (п. 9 Положення № 170).

Що стосується строку його закінчення, то якщо він не зазначений в контракті, такий контракт вважатиметься укладеним на невизначений строк. Річ у тому, що КЗпП не містить умови, що вказує на строковість контракту. Тому працівник і роботодавець мають право самостійно визначити строк його дії. Виняток становлять випадки, коли строк укладення контракту обумовлений у відповідних нормативно-правових актах.

Пам’ятайте: умови контракту, що погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством, генеральною та галузевими угодами і колективним договором, вважаються недійсними (п. 5 Положення № 170). Водночас законодавство допускає наявність специфічних умов у контракті, які можуть бути не вигідні працівнику. Зокрема, це тимчасовий характер трудових відносин, підвищена відповідальність працівника, додаткові підстави для розірвання контракту тощо (див. ч. 3 ст. 21 КЗпП).

2.6. Облік особового складу працівників

Обов’язок з ведення обліку особового складу працівників на підприємствах, в організаціях покладається зазвичай на кадрову службу (інспектора з кадрів або іншу уповноважену на це особу).

Облік особового складу працівників забезпечує систематичне отримання даних про:

— чисельність працівників по підприємству (організації) в цілому та за його структурними підрозділами (цехами, дільницями, відділами, управліннями тощо), а також про причини зміни цієї чисельності;

— склад працівників за статтю, віком, категоріями персоналу, професіями, посадами, спеціальностями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи та іншими ознаками.

Обліку підлягають усі працівники незалежно від виконуваної роботи і займаної посади за усіма підрозділами підприємства (організації).

Основним первинним документом з обліку особового складу є особова картка працівника типової форми № П-2, про яку ми розповідали в підрозділі 2.2.

Крім того, для обліку особового складу ведуть особові справи працівників. Їх формують упродовж усього періоду роботи конкретної особи на підприємстві відповідно до правил, визначених п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5.

В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження. Перелік документів, які повинні зберігатися в особовій справі працівника, наведено у табл. 2.1.

Таблиця 2.1. Склад документів особової справи

Особові справи держслужбовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Нацагентства з питань держслужби від 22.03.2016 № 64.