Командировка в вопросах и ответах

В каком случае поездка работника предприятия считается командировкой?

Термин «командировка» используют как НКУ, так и КЗоТ. Однако ни один из названных документов не дает определения этому понятию. Поэтому в качестве ориентира предлагаем опираться на «бюджетную» Инструкцию № 59*.

Поездка работника считается служебной командировкой при соблюдении одновременно нескольких условий:

1) в поездку направляется работник предприятия, в том числе совместитель, надомник, временный и/или сезонный работник;

2) поездка связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы;

3) поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия;

4) целью поездки является выполнение служебного поручения;

5) связь поездки с основной деятельностью предприятия подтверждается документально;

6) поездка ограничена определенным сроком.

Кроме того, командировкой можно считать служебную поездку члена руководящего органа предприятия (см. письмо ГУ ГФС в Черновицкой обл. от 18.05.2017 г. № 261/ІПК/24-13-12-02-18).

А вот деловая поездка обычного неработника, пусть даже в интересах предприятия, не считается командировкой. Как оформить поездку чужака и компенсировать его затраты, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 44, с. 11

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Какие документы оформляют при направлении работника в командировку?

Главным документом при направлении работника в командировку будет соответствующий приказ (распоряжение) с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда направляется работник, сроков и цели командировки.

Приказ доводят до сведения работника под подпись. Его копия нужна работнику для неуплаты турсбора.

Не менее полезными, но уже не обязательными документами, которые оформляют по решению руководителя, могут быть: смета расходов, задание на командировку, отчет о выполненной в командировке работе и т. д.

В какой валюте выплачивать аванс на командировку?

В случае командировки по Украине аванс выдают в гривне, а за границу — в валюте страны, в которую командируется работник, или в любой свободно конвертируемой валюте. Кроме того, аванс на загранкомандировку можно выплатить и в гривне (если так поступать вам не запрещает внутреннее Положение о служебных командировках). Подробности насчет гривневого аванса см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 56, с. 16

Предприятие не обеспечило командированного работника авансом. Включается ли в его налогооблагаемый доход сумма компенсации расходов, понесенных в командировке?

Нет, сумма компенсации расходов, понесенных работником в командировке за счет собственных средств, не включается в его налогооблагаемый доход и не облагается НДФЛ и ВС (естественно, при наличии документов, подтверждающих понесенные расходы). Так считают и налоговики (см. письма ГФСУ от 16.01.2019 г. № 156/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, от 14.01.2019 г. № 115/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, 103.04 БЗ)

А вот само по себе необеспечение работника авансом считается нарушением трудового законодательства (см. письма Минфина от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 и Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13). Об ответственности за такое нарушение читайте

в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 32, с. 30.

В какие сроки командированный работник должен отчитаться о суммах израсходованных на командировку средств и составить авансовый отчет?

Для подачи авансового отчета об использовании средств в командировке пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ устанавливают такие сроки:

— до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ), — если аванс выдавали в наличной форме;

— до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки

(п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ) — если работник проводил расчеты наличными, снятыми с использованием корпоративной платежной карточки (КПК);

— в течение 10 банковских дней после завершения командировки

(до 20 банковских дней при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) — при проведении расчетов с использованием платежной карточки в безналичной форме

Если аванс перечисляли на личную карточку работника, то работает п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ, который устанавливает 5-дневный срок предоставления авансового отчета (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 36, с. 22). Однако налоговики считают иначе и рекомендуют подавать отчет по правилам, предусмотренным п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ, т. е. до окончания 3-го банковского дня после окончания командировки (см. 109.15 БЗ).

В какие сроки работник должен вернуть излишне израсходованные денежные срества в командировке?

Предельные сроки возврата излишне израсходованных денежных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками предоставления авансового отчета

В какие сроки командированный работник должен составить авансовый отчет и вернуть неизрасходованные средства, если командировка не состоялась?

Если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен составить авансовый отчет и вернуть в кассу предприятия сумму аванса в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене командировки (см. 103.17, 109.21 БЗ)

Интересно, что соблюдать трехдневный срок предоставления авансового отчета в случае отмены командировки требует только п. 11 разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59. А, как вы знаете, нормы этого документа для небюджетников носят исключительно справочный характер. Тем не менее это не помешало налоговикам распространить его требования на все предприятия независимо от источников их финансирования. Подробности читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 36.

Какой необлагаемый размер суточных расходов (в случае командировки по Украине и за границей) применяется в 2019 году?

Не облагаемый НДФЛ (и ВС) размер суточных составляет (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ):

— по Украине — не более 417,30 грн. в расчете за каждый календарный день командировки;

— за границу — не более 80 евро за каждый календарный день командировки по курсу НБУ на каждый день командировки. Подробнее — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 76

Включается ли в налогооблагаемый доход работника сумма суточных, превышающая установленные нормы? Как сумму превышения показать в форме № 1ДФ?

Сумму суточных сверх норм включают в налогооблагаемый доход работника как допблаго и отражают в отчете по форме № 1ДФ с признаком «126» — дополнительное благо

Правда, налоговики, называя облагаемую часть суточных допблагом, предлагают показывать ее в форме № 1ДФ с признаком дохода «118» — излишне израсходованные средства, выданные на командировку или под отчет (см. 103.02 БЗ).

На основании каких документов определяют сумму суточных расходов в случае командировки в пределах Украины?

При внутриукраинской командировке сумму суточных определяют по приказу о командировке и соответствующим первичным документам, которые подтверждают факт пребывания работника в месте командировки, а именно: транспортным билетам, счетам, полученным из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника и т. п.

На основании каких документов определяют сумму суточных расходов в случае командировки за границу?

Согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ сумму суточных определяют в случае командировки:

—в безвизовые страны — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

— в визовые страны — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке)

Обращаем внимание: на сегодняшний день даже при служебных поездках в визовые страны отметки о пересечении границы в загранпаспорте не обязательны. Разумеется, при условии, что есть другие документы, подтверждающие факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета гостиниц и т. д.). Если же таких документов нет, то отметки в загранпаспорте могут стать для вас спасительной палочкой-выручалочкой.

Можно ли компенсировать затраты на ГСМ в случае использования в командировке личного автомобиля работника?

В этом случае компенсация ГСМ-расходов работнику считается его допблагом, а значит, при выплате такой компенсации необходимо удержать НДФЛ и ВС.

Кроме того, есть опасность, что налоговики попытаются такую выплату подтянуть под фонд оплаты труда. Чтобы избежать налогообложения компенсационных выплат в такой ситуации, предприятие может заключить с собственником автомобиля договор аренды либо договор ссуды транспортного средства.

Подробнее — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 66

Включаются ли в налогооблагаемый доход работника расходы на проезд в такси, понесенные им в командировке и компенсированные работодателем?

Раньше таким расходам доставалось от налоговиков по полной. Но сейчас они сменили гнев на милость и разрешают не облагать НДФЛ (и ВС) сумму компенсации расходов на такси, выплаченную небюджетным предприятием своему работнику (см., например, письма ГФСУ от 21.02.2019 г. № 664/6/99-95-42-02-15/ІПК, от 26.11.2018 г. № 4948/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.17 БЗ). Непременное условие для этого — наличие транспортного счета и расчетного документа. А вот с получением таких документов на практике, как правило, возникают проблемы

Обо всех «за» и «против» компенсации расходов на проезд в Uber-такси см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 71, с. 13.

Работник на несколько дней задержался в командировке. Время задержки оформлено как дни отпуска. Включается ли в налогооблагаемый доход работника компенсация расходов на проезд от места командировки до места постоянной работы?

Если дата на билете не совпадает с датой возвращения согласно приказу о командировке в связи с тем, что работник задержался по месту командировки в отпуске, то сумму компенсации транспортных расходов на обратный путь налоговики хотят включать в его налогооблагаемый доход и удерживать из нее НДФЛ и ВС (см. письмо ГФСУ от 22.01.2018 г. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК).

Хотя есть основания считать иначе исходя из положений абзаца четвертого п. 7 разд. І Инструкции № 59 (см. также письма ГФСУ от 18.05.2017 г. № 238/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Подробно об этом читайте в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 63

Кстати, налоговики требуют включить стоимость билета в налогооблагаемый доход и обложить ее НДФЛ/ВС и в том случае, если работник направляется в командировку не с основного места работы, а с места нахождения в отпуске, что подтверждается транспортным билетом, приобретенным работодателем (см. письмо ГФСУ от 31.01.2018 г. № 369/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Включается ли в состав командировочных расходов стоимость питания, указанная в проездных документах (еда, чай, которые входят в стоимость проездного билета)?

Стоимость питания, указанную в билете, нужно оплачивать за счет суточных, выданных работнику на командировку. Разумеется, с разрешения руководителя и/или согласно внутреннему Положению о командировках могут быть выплачены/компенсированы и эти суммы. Но тогда с них придется удержать НДФЛ и ВС как с дохода в виде допблага. Аналогичного мнения придерживаются и налоговики (см. письмо ГФСУ от 25.04.2018 г. № 1859/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.17 БЗ)

О компенсации стоимости питания, указанной в проездных билетах, см. также «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 51, с. 29. Правда, иногда из-под пера контролеров выходят и нефискальные разъяснения, в которых они разрешают компенсировать расходы на питание, указанные в проездных билетах, не уменьшая при этом суточные (см. письмо ГФСУ от 07.09.2018 г. № 3898/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Сводную информацию о том, какие документы подтверждают проезд в командировке ж/д, авиа-, автомобильным и водным транспортом (в том числе в случае использования электронного билета), ищите в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 48, с. 8.

Какие документы подтверждают расходы на проживание в командировке?

Расходы на проживание возмещают только при наличии оригиналов подтверждающих документов. Таким документами являются одновременно:

— документы, подтверждающие стоимость расходов на проживание командированных лиц (счета из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физлица, в том числе по бронированию мест в местах проживания);

— документы, подтверждающие оплату гостиничных услуг (чеки РРО или расчетные квитанции)

Вместе с тем при загранкомандировках подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством соответствующего государства (п. 15 разд. І Инструкции № 59). Подробности — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 93, с. 16.

Расходы на проезд и проживание командированного работника компенсирует принимающая сторона. Включается ли сумма компенсации в налогооблагаемый доход работника?

Командированное физлицо не состоит в трудовых отношениях с принимающей стороной, поэтому «командировочный» п. 170.9 НКУ здесь не работает. Сумму компенсации расходов физлица принимающая сторона включает в его налогооблагаемый доход и облагает НДФЛ и ВС.

В свою очередь, работодатель обязан выплатить суточные в обычном порядке, причем облагать их НДФЛ/ВС у него нет никаких оснований

Работник предприятия оплачивает с КПК стоимость проживания в гостинице всех командированных работников. Может ли он включить эти суммы в свой авансовый отчет? Не будет ли стоимость проживания коллег расценена как допблаго работника?

Да, держатель КПК может включить все расходы, связанные с оплатой проживания, за себя, а также за других лиц, которые одновременно находились в командировке, в свой авансовый отчет. При этом к отчету нужно приложить:

1) расчетный документ (например, кассовый чек), подтверждающий факт оплаты проживания в гостинице;

2) документ, подтверждающий факт безналичного расчета с помощью КПК (например, квитанцию платежного терминала и т. п.);

3) оригинал квитанции (счета) гостиницы, который содержит такую информацию:

— фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата;

— сроки проживания в гостинице указанных лиц;

— стоимость номеров, в которых проживали такие лица;

— виды расходов, включенные в квитанцию (счет)

Что касается документа, подтверждающего факт безналичного расчета с помощью КПК (см. п. 2), то его отсутствие не так уж и страшно. Бухгалтерия все равно должна принять авансовый отчет работника. А подтвердить израсходованную сумму в этом случае можно, получив выписку из банка о движении средств на счете. Такое умозаключение фискалов можно найти в письме Миндоходов от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15.

О нюансах учета расходов на оплату общего гостиничного счета/одного железнодорожного билета на всех командированных работников см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 65, с. 21.

Аванс работнику, направленному в командировку за границу, выплачен в гривнях. В результате колебания курса гривни к евро фактически выплаченная сумма суточных превысила не облагаемый НДФЛ размер. Включается ли сумма превышения в налогооблагаемый доход работника?

Если суточные выплачены в гривне и в результате колебания курса валют фактически выплаченная сумма суточных превысила их необлагаемый размер, то сумму превышения рассматривают как излишне израсходованные средства. Они подлежат возврату работником в кассу предприятия. В случае невозврата в установленные сроки их включают в налогооблагаемый доход работника и удерживают НДФЛ и ВС (см. письмо ГФСУ от 19.10.2017 г. № 2301/6/99-99-13-02-03-15/ІПК)

Об отдельных вопросах выплаты загранкомандировочных суточных вы можете узнать из «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 99, с. 17. Кроме того, о загранкомандировочных суточных и других расходах см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42.

В какой валюте (национальной или иностранной) и в какие сроки работодатель компенсирует командированному работнику сумму личных средств, израсходованных в командировке за границей?

Инвалютные расходы компенсируют работнику в гривне по официальному обменному курсу НБУ на день погашения задолженности. Абзац первый п. 19 разд. III Инструкции № 59 рекомендует сделать это до окончания 3-го банковского дня после утверждения авансового отчета (109.19 БЗ)

О порядке компенсации расходов на бензин в случае командировки за границу читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 87, с. 4, 2019, № 21, с. 22.

Предприятие возмещает работнику, направленному в командировку за границу, стоимость оформления визы. Включается ли сумма компенсации таких затрат в налогооблагаемый доход работника?

Нет, сумму компенсации расходов работника, командированного за границу, на оформление визы не включают в его налогооблагаемый доход и не облагают НДФЛ и ВС, но только при наличии документального подтверждения таких затрат. При этом начинать оформление виз нужно после издания приказа о командировке. Кстати, не имеют ничего против компенсации визовых документов и контролеры (см. письмо ГФСУ от 16.05.2017 г. № 204/6/99-99-13-02-03-15/ІПК)