(044) 581-10-10 Перезвоните мне
В этом номере :
 
  • Печать
  • Шрифт
  • Цвет фона
  • в разработке
51/52
Налоги и бухгалтерский учет
Налоги и бухгалтерский учет, Золотой фонд.

Подотчет. Расписка в авансовом отчете: отрывать или не отрывать?

Отчитываясь о выданных под отчет суммах, работники предприятия подают отчет об использовании подотчетных средств. Форма отчета имеет справа часть «Розписка», которая всегда заполняется бухгалтером предприятия. Нужно ли отрывать эту часть и вручать отчитавшемуся работнику? Какие штрафные санкции ожидают предприятие, если «Розписка» не отрывалась и не вручалась отчитавшимся работникам? Могут ли в отчете дата подписи подотчетного лица, дата проверки отчета бухгалтером и дата утверждения отчета руководителем не совпадать?

(г. Харьков)

 

По завершении командировки или по окончании выполнения задания на закупку ценностей за счет средств, выданных под отчет, работнику необходимо оформить и предоставить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — отчет). Напомним, что с 04.02.2014 г. отчет следует составлять по новой форме, утвержденной приказом Миндоходов Украины от 24.12.2013 г. № 845*.

* Отчет в форматах .doc и .pdf можно найти на нашем сайте (www.nibu.factor.ua) в подразделе «Файлы для загрузки» раздела «Справочная».

Как в старой, так и в новой форме отчета содержится поле «Розписка». Это поле заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому подотчетное лицо сдает отчет (как правило, это делает бухгалтер). В расписке указываются Ф.И.О. подотчетного лица, номер и дата отчета, сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов.

Расписка для подотчетного лица является документом, подтверждающим своевременность предоставления Отчета об использовании подотчетных средств

Прямого требования о том, что бухгалтер должен оторвать и выдать работнику расписку о принятии отчета, в Порядке № 845 нет. Однако сама форма отчета визуально предполагает как по содержанию, так и по размещению, что поле «Розписка» все-таки нужно отрывать и соответственно вручать подотчетному лицу.

Самому предприятию какие-либо санкции за «невручение» расписки подотчетному лицу не грозят. На наш взгляд, независимо от того, отрывает ее бухгалтер предприятия и возвращает подотчетному лицу или, не отрывая, хранит на предприятии в составе отчета об использовании подотчетных средств, — это особой погоды для предприятия не делает.

Доверяя расписку бухгалтерии, на самом деле рискует только работник. В случае утери отчета на предприятии возникает риск, что к подотчетному лицу могут быть предъявлены требования о том, что отчет им не подавался. И доказать что-либо иное в сложившейся ситуации работник вряд ли сможет.

Поэтому прилежным бухгалтерам советуем все же отрывать и вручать подотчетным лицам расписки для предупреждения всякого рода недоразумений и конфликтных ситуаций.

С распиской разобрались. Теперь займемся датами в отчете. Для этого напомним в общих чертах, как составляется авансовый отчет об использовании подотчетных средств и кто участвует в его заполнении.

1 этап. Составление отчета подотчетным лицом. Подотчетное лицо составляет отчет, вписывая все документы, подтверждающие расходы в командировке или на хозяйственные нужды, с расшифровкой даты, суммы, кому и за что заплачено. А в поле «Підпис підзвітної особи» на обратной стороне проставляет дату заполнения отчета и ставит свою подпись. После этого передает отчет и все прилагаемые к нему подтверждающие документы в бухгалтерию.

2 этап. Бухгалтер принимает и проверяет отчет. Делает это он под расписку, которую, как мы выяснили, должен передать подотчетному лицу. При этом бухгалтер заполняет информацию об остатке и перерасходе средств и заносит в Отчет бухгалтерские проводки. После этого делает отметку о проверке отчета: указывает сумму, дату проверки и ставит свою подпись.

3 этап. Руководитель утверждает отчет, указав сумму прописью, дату его утверждения и завизировав его.

Обратите внимание! Никаких требований в отношении указания единой даты на всех этапах от составления отчета до его утверждения руководителем в Порядке № 845 нет.

Более того, вполне возможно, что подотчетное лицо заполнит отчет сегодня, а передаст его в бухгалтерию завтра. Поэтому совершенно логично, что дата составления отчета и дата его проверки бухгалтером будут разные. В свою очередь, на подпись руководителю отчет может попасть после проверки бухгалтера на следующий рабочий день. Тогда дата утверждения отчета будет также отличаться от предыдущих дат.

Даты, проставленные в отчете на всех трех этапах его заполнения, могут не совпадать

Здесь главное — чтобы подотчетное лицо вовремя передало заполненный отчет в бухгалтерию, и дата, зафиксированная в расписке, заполненной бухгалтером о получении отчета, вписывалась в сроки, отведенные для его подачи, оговоренные в пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Подробнее о сроках и о последствиях их нарушения см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 7 и 2013, № 22, с. 16.

Заметим, что, как правило, составление отчета, его дозаполнение и проверка бухгалтером, а также утверждение руководителем стараются провести в один рабочий день, чтобы не задерживать учетный процесс отнесения потраченных подотчетным лицом сумм на расходы предприятия. Ведь только после утверждения руководителем данные отчета могут быть учтены как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Тогда-то все даты в отчете и будут совпадать.

 

Наталия Дзюба, налоговый эксперт

 Вход в систему ×  Сессия завершена × Вы осуществили вход на сайт с другого браузера или компьютера. Чтобы читать журналы, пожалуйста, авторизуйтесь еще раз
Показать пароль  Забыли пароль?
 Восстановление пароля × Введите Ваш e-mail, и мы вышлем Вам информацию для восстановления пароля на почтовый ящик
 Регистрация ×

Введите только ваше имя, чтобы мы знали как к вам обратиться.
Фамилию и отчество вы сможете позже указать в своем профиле.

 

Допускаются русские и украинские символы.

Телефон используется только для связи с вами.

Пример: +38 (066)870-10-10

Данный номер телефона уже используется пользователями:. Это случайно не вы?

Вы можете войти под одним из существующих email адресов. Если Вы забыли пароль, восстановите его.

Напоминаем, что один номер телефона может быть использован максимум 3 раза!

Почта станет вашим логином в системе. С ее помощью вы сможете войти и восстановить забытый пароль.

На почту приходят системные уведомления и полезная информация.

Показать пароль 

Укажите пароль при помощи которого вы сможете войти в систему.

Используйте кнопку "Показать пароль", чтобы увидеть введенные символы

Данный номер телефона привязан к email адресу:.

Вы можете:

 - использовать другой номер телефона для регистрации;

 - войти под одним из существующих email адресов;

 - восстановить забытый пароль

 ОБРАТНЫЙ ЗВОНОК ×

Введите только ваше имя, чтобы мы знали как к вам обратиться.
Фамилию и отчество вы сможете позже указать в своем профиле.

 

Допускаются русские и украинские символы.

Телефон используется только для связи с вами.

Пример: +38 (066)870-10-10

Данный номер телефона уже используется пользователями:. Это случайно не вы?

Вы можете войти под одним из существующих email адресов. Если Вы забыли пароль, восстановите его.

Напоминаем, что один номер телефона может быть использован максимум 3 раза!

Данный номер телефона привязан к email адресу:.

Вы можете:

 - использовать другой номер телефона для регистрации;

 - войти под одним из существующих email адресов;

 - восстановить забытый пароль

Спасибо за вашу заявку! Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время.
Телефоны × (044) 581-10-10 (066) 87-010-10 (097) 78-010-10 Перезвоните мне
Вы не авторизованы на сайте × Данная функция доступна только авторизированым пользователям. Пожалуйста войдите или зарегистрируйтесь.