Що накоїв попередник, або З чого почати новому головбуху?

Знайомство зі справами підприємства

Насамперед кандидату на посаду головного бухгалтера бажано уважно переглянути установчі документи підприємства, визначитися з його структурою. Потім слід ознайомитися з:

— наказами про облікову політику та про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві;

— наявними реєстраційними та дозвільними документами підприємства;

— актами останніх перевірок підприємства контролюючими органами та аудиторськими звітами (за наявності);

— укладеними господарськими договорами;

— схемою документообороту на підприємстві;

— наказами і документами, що регулюють взаємовідносини з найманими працівниками.

Але це ще не все. Вкрай важливо з’ясувати й інші моменти. І в першу чергу — чи подана попередником вся необхідна звітність на момент передачі справ наступнику?

Перевірка звітності минулих періодів

Обов’язок головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства, — забезпечити складання і подання у встановлені строки фінансової звітності (ч. 7 ст. 8 Закону про бухоблік*).

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

Заразом юридичні особи, резиденти або нерезидент України, які відповідно до ПКУ визначені платниками податків, а також їх посадові особи несуть відповідальність за (п.п. 47.1.1 ПКУ):

— неподання, порушення порядку заповнення документів податкової звітності;

— порушення строків їх подання контролюючим органам;

— недостовірність інформації, наведеної у зазначених документах.

Також органи статистики усю повноту відповідальності за порушення порядку подання або використання даних державних статистичних спостережень покладатимуть на власника або уповноважений орган (посадову особу).

Відтак, під час приймання справ

Адже певна звітність подається в різні строки після завершення звітного періоду. А отже, зміна головного бухгалтера цілком може припасти на той проміжок часу, коли звітний період закінчився, а звітність попередником ще не була подана. Тому має сенс прослідкувати, аби попередній головбух закрив звітні періоди, в яких він контролював облік, і подав звітність, щоб він і відповідав за помилки та недоліки в ній.

Заразом в акті приймання-передачі справ (детальніше про нього див. у статті «Процедура передання справ старим головбухом новому» // «Податки & бухоблік», 2024, № 43) слід зазначити, яка звітність (податкова, статистична та фінансова) уже подана колишнім головбухом, а яка ще ні. Це потрібно для того, щоб новий головний бухгалтер не відповідав за звітність, подану чи взагалі не подану з якихось причин попередником.

Хоча, на думку судів, якщо граничні строки подання декларацій припали на період, коли на посаді перебував попередній головбух, наступник не може бути притягнутий до адміністративної відповідальності за неподання цих декларацій (див. постанову Вінницького апеляційного суду від 12.02.2020 у справі № 138/3250/19).

Утім, коли порушення попередника тягнуть на кримінальну справу, фіскали намагаються зробити крайнім саме нового головного бухгалтера, інкримінуючи йому службову недбалість при прийнятті справ за ст. 367 ККУ. Докладно про відповідальність за помилки попередника див. у статті «Хто відповість за помилки попереднього головбуха?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 43.

Сплата податків за періоди, що минули

Новому головбуху важливо переконатися, чи є заборгованість або переплата перед бюджетом за податками та зборами. Для цього слід переглянути стан розрахунків із бюджетом в Електронному кабінеті платника податків. Адже цілком можливо, що податки платилися не в повному обсязі.

Нагадаємо: за нормами п. 57.1 ПКУ платник податків зобов’язаний самостійно сплатити задекларовану суму податкового зобов’язання протягом 10 календарних днів, що настають за останнім днем відповідного граничного строку, передбаченого ПКУ для подання податкової декларації. Якщо грошове зобов’язання визначили податківці, то сплатити нараховану суму потрібно протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання податкового повідомлення-рішення (п. 57.3 ПКУ).

Тут врахуйте! Якщо податківці за результатами документальної перевірки, яка була розпочата/відновлена після 01.08.2023, здійснили донарахування, то у разі сплати суми податкового зобов’язання (ПЗ) протягом 30 календарних днів з дня, наступного за днем отримання ППР, штрафні (фінансові) санкції (штрафи), нараховані на суму такого ПЗ, вважаються скасованими, а пеня не нараховується (п.п. 69.37 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

У разі ж несвоєчасної сплати податків платнику загрожують штрафи за п. 124.1 ПКУ:

— 5 % суми податкового боргу — при простроченні до 30 календарних днів включно, наступних за останнім днем строку сплати суми грошового зобов’язання;

— 10 % суми податкового боргу — якщо сплату прострочено більше ніж на 30 календарних днів.

Однак відбутися штрафом 5 % / 10 % може і не вдасться. Адже, як показала практика,

А це вже — 25 % від суми несплаченого грошового зобов’язання (див. статті «Задекларували податок, але не сплатили: що загрожує, чи можна уникнути відповідальності?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 24, «Штраф за несвоєчасну сплату податків: 5 % чи 25 %?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 59, «Як працює вина та умисел у податкових штрафах» // «Податки & бухоблік», 2022, № 82).

Тож новому головбуху слід убезпечити себе від можливих майбутніх штрафів за не свої порушення і зафіксувати факт несплати податків/зборів в акті приймання-передачі справ.

Правильність складання первинки

Хоча б вибірково новому головбуху варто перевірити наявність, стан і правильність оформлення первинних документів, що передаються попередником.

Позаяк, щоб документ було визнано первинним, він повинен мати такі обов’язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, див. статтю «Правила оформлення первинних документів» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55):

— назву документа (форми);

— дату складання;

— назву підприємства, від імені якого складено документ;

— зміст, обсяг та одиницю виміру господарської операції;

— посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких установлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;

— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.

Ну а оскільки первинка — це один з основних доказів реальності госпоперації (див., зокрема, постанову ВС від 16.04.2024 у справі № 808/1674/17), то фіскали досить прискіпливо ставляться до відсутності тих чи інших документів, а також до наявності недоліків у їх складанні (відсутності тих чи інших обов’язкових реквізитів, недостатньої деталізації госпоперації, підписання документа неуповноваженою, на думку податківців, особою тощо). Деталі див. у статтях «Первинка та реальність операцій: як вони пов’язані?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55, «До чого у первинці чіпляються фіскали?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55. Тому

А у разі, коли порушення не зафіксовані, в акті приймання-передачі не зайвим буде прописати, що всі наявні первинні документи оформлені відповідно до вимог чинного законодавства і всі вони відображені в регістрах аналітичного обліку. Тоді вся відповідальність за дії колишнього головбуха ляже на його плечі. А новий головбух відповідатиме лише за ті первинні документи, які будуть оформлені вже після прийняття ним справ.

Перевірка резерву відпусток

Створення забезпечення на оплату відпусток передбачено п. 12 НП(С)БО 11 «Зобов’язання» та п. 7 НП(С)БО 26 «Виплати працівникам». Причому у загальному випадку це обов’язок підприємства, а не його право (див. листи Мінфіну від 20.08.2009 № 31-34000-20-5/22614 та від 09.06.2006 № 31-34000-20-25/12321).

(див. статтю «Резерв відпусток» // «Податки & бухоблік», 2023, № 30). Однак про те, що мікропідприємство вирішило не створювати резерв відпусток, слід обов’язково зазначити в обліковій політиці.

Тож новий головбух має переконатися, що підприємство створює резерв відпусток. А якщо не нараховує резерв, то, по-перше, що підприємство належить до категорії мікро- і, по-друге, нестворення обумовлено його обліковою політикою. Як діяти, якщо мікропідприємство вирішило створювати резерв відпусток, читайте у статті «Мікропідприємство розпочинає створювати резерв відпусток» // «Податки & бухоблік», 2024, № 6 (ср. ).

Варто також з’ясувати, чи переглядався резерв відпусток щокварталу, і перевірити, чи було його проінвентаризовано станом на 31 грудня (див. статтю «Інвентаризуємо резерв відпусток» // «Податки & бухоблік», 2023, № 102).

Нагадаємо, що у податковому обліку жодних різниць ані при створенні, ані при використанні, ані при коригуванні резерву відпусток не виникає (п. 139.1 ПКУ). Відтак суми забезпечення на оплату відпусток працівникам напряму впливають на бухфінрезультат — об’єкт оподаткування податком на прибуток (п.п. 134.1.1 ПКУ).

Балансова вартість основних засобів

Малодохідники (з минулорічним бухобліковим доходом менше 40 млн грн), які відмовилися від різниць з розд. ІІІ ПКУ (відміткою про нерозрахунок різниць у річній декларації з податку на прибуток), узагалі не звертають уваги на податковий порядок нарахування амортизації основних засобів (ОЗ). Вони у всьому керуються бухобліковими правилами, визначеними НП(С)БО 7 «Основні засоби».

А от високодохідники і малодохідники-добровольці ведуть окремий податковий облік ОЗ. Інформацію про балансову вартість та нараховану податкову амортизацію (обчислену відповідно до п. 138.3, пп. 43 і 43¹ підрозд. 4 розд. ХХ ПКУ) вони відображають у додатку АМ до декларації з податку на прибуток (див. статтю «Додаток АМ — амортизація» // «Податки & бухоблік», 2024, № 7).

У графах 3 та 4 таблиці «Інформація щодо нарахованої амортизації» додатка АМ до декларації фіксують податкову балансову вартість відповідної групи ОЗ на початок і кінець звітного (податкового) періоду.

У загальному випадку податкова балансова вартість ОЗ визначається на початок звітного податкового року (виняток — підприємства, які стали платниками податку на прибуток посеред року). При цьому показник графи 3 додатка АМ до прибуткової декларації за звітний рік відповідатиме показнику графи 4 додатка АМ за попередній рік. Саме у цій рівності має переконатися новий головбух та з’ясувати причини незбігу (за його наявності). Позаяк

Ще варто дослідити, чи переглядалися на кінець звітного року строк корисного використання (експлуатації), ліквідаційна вартість та метод амортизації ОЗ, як того вимагають пп. 25, 28 НП(С)БО 7. Особливу увагу слід приділити повністю замортизованим об’єктам ОЗ (див. статтю «Якщо основні засоби повністю замортизовані» // «Податки & бухоблік», 2023, № 52). Та й взагалі не зайвим буде ознайомитися з наказами по підприємству, якими при визнанні об’єктів ОЗ активом (при зарахуванні на баланс) було встановлено їх строк корисного використання (експлуатації), ліквідаційну вартість, метод амортизації. Адже від них залежить розрахунок не тільки бухгалтерської, але й податкової амортизації (п.п. 138.3.1 ПКУ).

У разі якщо проводилася переоцінка об’єктів ОЗ, потрібно перевірити, чи не врахована часом така сума для цілей амортизації ОЗ у податковому обліку. Позаяк на розрахунок податкової амортизації переоцінки (уцінки, дооцінки) ОЗ не впливають (п.п. 138.3.1 ПКУ). Ба більше, податківці наполягають, що вартість ОЗ, яка амортизується в податковому обліку, не змінюється і на зменшення корисності таких ОЗ (див. лист ДПСУ від 07.05.2024 № 2619/ІПК/99-00-21-02-02). Проте, на наш погляд, нараховувати амортизацію ОЗ, щодо якого зменшено корисність, слід після проведення цієї процедури виходячи зі знеціненої вартості — за вирахуванням втрат від зменшення корисності (див. статтю «Активи на непідконтрольній території: правила відображення в обліку» // «Податки & бухоблік», 2023, № 91).

Від’ємне значення та інші ПДВ-моменти

Щодо ПДВ доцільно ознайомитися з останньою декларацією з цього податку. Якщо у рядку 21 такої ПДВ-декларації значиться перехідний мінус (перехідний залишок від’ємного значення з ПДВ попереднього/попередніх періодів), тоді новому головбуху слід з’ясувати:

— яким способом розшифровували ПДВ-мінус за періодами його виникнення у таблиці 1 додатка Д2 до декларації (див. «Від’ємний ПДВ: наслідки» // «Податки & бухоблік», 2022, № 66);

— яка сума від’ємного значення ПДВ задекларована — адже

(див. статтю «Перевірки бюджетного відшкодування та ПДВ-мінуса за п.п. 78.1.8 ПКУ» // «Податки & бухоблік», 2023, № 63). Також через від’ємне значення з ПДВ зростає ймовірність блокування ПН/РК;

— чи збігається сума відображеного у рядку 21 декларації ПДВ-мінуса з дебетовим сальдо, зафіксованим у бухобліку за аналітичним субрахунком 641/ПДВ «Від’ємне значення, що зараховується до складу ПК наступного місяця».

А якщо ПДВ було заявлено до бюджетного відшкодування, тоді слід звірити дані Реєстру заяв про повернення суми бюджетного відшкодування з дебетовим сальдо за аналітичними субрахунками 641/ПДВ «Сума ПДВ, заявлена до бюджетного відшкодування на рахунок у банку» і 641/ПДВ «Сума ПДВ, заявлена до бюджетного відшкодування у рахунок сплати грошових зобов’язань або погашення податкового боргу з інших платежів». Подробиці про бюджетне відшкодування див. у статті «Бюджетне відшкодування ПДВ: в які строки його зараз можна отримати?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 22.

Важливо також перевірити своєчасність реєстрації ПН/РК, подання документів на розблокування зупинених ПН/РК, скарг на рішення про відмову в реєстрації ПН/РК. Позаяк за всім цим можуть маячити штрафи за несвоєчасну реєстрацію та відсутність реєстрації ПН/РК (див. статтю «Не оскаржили відмову в реєстрації податкової накладної: чи буде штраф?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 32).

Ну і, звісно ж, слід переконатися, що за несвоєчасно зареєстрованими і розблокованими вхідними ПН/РК, митними деклараціями, замінниками ПН податковий кредит відображено правильно. Детальніше див. у статтях «Імпортний ПДВ: все про нього» // «Податки & бухоблік», 2024, № 31, «Відновлення строків з 01.08.2023: визначаємось з максимальним строком реєстрації ПН та відображення ПК» // «Податки & бухоблік», 2023, № 64 і «Податковий кредит за комунальними послугами на підставі рахунку: на що варто звернути увагу?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 18.

Перехідні збитки з податку на прибуток

Податкові збитки, які виникли за результатами поточного звітного періоду, відображають у рядку 04 звітної декларації з податку на прибуток у повній сумі. А от щодо можливості врахувати минулорічні збитки у зменшення об’єкта оподаткування в наступних звітних роках (у рядку 3.2.4 додатка РІ до прибуткової декларації), то тут усе залежить від того, належить прибутківець до великих платників податків чи ні (п.п. 140.4.4 ПКУ).

Нагадаємо, що для великих платників податків (п.п. 14.1.24 ПКУ) встановлено обмеження.

Тобто таким платникам збитки можна враховувати до повного погашення, але не більше 50 % щорічно (показувати 50 % збитків у ряд. 3.2.4 додатка РІ). Якщо сума збитків минулих років становить не більше 10 % від позитивного значення прибуткового об’єкта, то можна їх урахувати відразу в повній сумі. Приклади застосування цих правил наведені в інформаційному листі ДПСУ від 18.01.2022 № 1/2022 (див. статтю «Декларація з податку на прибуток: що змінилося після оновлення?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 30).

Прибутківці, які не є великими платниками, мають право врахувати від’ємне значення об’єкта оподаткування минулих звітних років у повному обсязі. Цю зменшуючу коригуючу різницю на суму збитків минулих податкових років показують у рядку 3.2.4 додатка РІ до прибуткової декларації.

Відтак, новому головному бухгалтеру варто перевірити наявність перехідних минулорічних збитків і з’ясувати процедуру їх перенесення до рядка 3.2.4 додатка РІ до декларації з податку на прибуток залежно від належності підприємства до великих платників податків. І якщо підприємство — великий платник, бажано зробити це починаючи з декларації за І квартал 2022 року.

Тут зауважте! На відміну від ПДВ-мінуса, залишок минулорічних прибуткових збитків у бухобліку не відображають. Їх величину фіксують суто в декларації з податку на прибуток. А якщо платник великий, то він має до того ж вести окремий податковий облік непогашеного від’ємного значення об’єкта оподаткування минулих років.

Ще запам’ятайте!

Як це зробити, див. у статті «Занизили дохід при прибутковому збитку: як виправити помилку?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 89.